xSebagai HR, saat Anda memasang iklan lowongan pekerjaan, mungkin akan banyak pelamar yang mendaftar, namun tentu tidak semuanya cocok dengan posisi tersebut. Untuk menemukan kandidat yang tepat, Anda perlu melakukan screening CV.
Screening CV sendiri merupakan tahap awal dalam proses perekrutan yang dapat membantu Anda memilih kandidat terbaik. Proses ini melibatkan peninjauan CV pelamar untuk menentukan apakah mereka sesuai dengan kriteria pekerjaan.
Dalam proses ini, Anda perlu melihat deskripsi pekerjaan, skill, sertifikasi, dan pengalaman sebagai dasar penilaian kandidat.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu screening CV, manfaat, tahapan, dan tips terbaiknya.
Apa yang Dimaksud dengan Screening CV?
Screening CV adalah proses yang dapat membantu hiring manager dalam memilih CV mana yang berpotensi untuk melanjutkan proses seleksi.
Screening CV biasanya menjadi langkah pertama untuk melihat apakah seorang kandidat memenuhi persyaratan pekerjaan.
Meskipun Anda tidak bisa mengetahui segala hal tentang kandidat hanya dari CV, CV berguna untuk menilai beberapa faktor sekaligus, seperti pengalaman, pendidikan, dan keterampilan.
Kandidat yang memenuhi syarat akan diproses lebih lanjut, misalnya melalui applicant tracking system (ATS) untuk tahapan penilaian berikutnya atau wawancara.
Sementara itu, kandidat yang tidak cocok akan disisihkan (tentunya setelah Anda memberi tahu mereka dengan sopan bahwa mereka tidak akan melanjutkan ke tahap berikutnya).
Baca Juga: Tahapan Screening Lamaran, Manfaat, dan Tips Terbaiknya
Apa Saja Manfaat dari Proses Screening CV yang Tepat?
Proses screening CV yang efisien dapat mempercepat proses perekrutan, sehingga Anda dapat mengisi posisi yang kosong secara cepat. Selain itu, berikut sejumlah manfaat dari screening CV:
1. Menghemat Waktu
Membaca CV dan membandingkannya satu per satu dengan persyaratan pekerjaan bisa memakan waktu. Sebagai gantinya, gunakan alat otomatis untuk memproses ratusan atau ribuan aplikasi dalam hitungan detik sehingga menghindari keterlambatan perekrutan.
Screening yang efisien mempercepat proses perekrutan, membantu Anda mengisi posisi dengan cepat.
Hal ini juga meningkatkan pengalaman pelamar dengan mengurangi waktu antara pengajuan aplikasi dan tanggapan dari tim perekrutan.
2. Meningkatkan Kualitas Perekrutan
Menemukan kandidat terbaik meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan karyawan yang sesuai. Screening CV secara manual rentan terhadap kesalahan.
Anda mungkin melewatkan detail kecil yang sebenarnya penting bagi peran dan kesuksesan kandidat dalam posisi tersebut.
Sementara itu dengan menggunakan alat screening CV otomatis, Anda dapat menilai setiap pelamar dan memastikan hanya kandidat terbaik yang masuk ke dalam daftar.
3. Mengurangi Bias dalam Perekrutan
Bias yang tidak disadari sering kali muncul dalam proses perekrutan. Alat penyaringan CV otomatis mengurangi bias ini dengan memperlakukan setiap kandidat secara setara.
Dengan begitu, perusahaan bisa mencapai target keberagaman karena memberikan kesempatan yang sama bagi kandidat dari berbagai latar belakang.
Baca Juga: Hiring Bias: Arti, Jenis, dan Cara Mencegahnya
4. Mengurangi Biaya Perekrutan
Proses penyaringan CV yang efisien membutuhkan lebih sedikit tenaga kerja, yang mengurangi biaya perekrutan secara keseluruhan.
Anda dan tim HR bisa fokus pada tugas lain, yang dapat membantu meningkatkan produktivitas mereka.
Merekrut kandidat yang tepat juga menghemat uang dengan mengurangi risiko turnover karyawan.
Jika Anda melakukan penyaringan dengan benar dan mengikuti proses perekrutan yang terencana, idealnya Anda tidak perlu sering-sering melakukan perekrutan ulang.
Baca Juga: 13 Cara Menghemat Biaya Rekrutmen untuk Bisnis Anda
Apa Saja Metode Screening CV?
Sebelum membahas langkah-langkah screening CV, perlu Anda ketahui bahwa untuk menyaring resume kandidat, Anda dapat melakukannya secara manual dan otomatis.
Keduanya memiliki kelebihan masing-masing, dan penggunaannya tergantung pada kebutuhan dan situasi perusahaan.
Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai screening CV secara manual dan otomatis beserta kelebihan dan kekurangannya.
Screening CV Manual
Screening CV manual berarti perekrut memeriksa setiap CV satu per satu tanpa bantuan sistem otomatis.
Kelebihan Screening Manual
Screening manual memungkinkan perekrut untuk lebih fleksibel dalam memahami detail, seperti sinonim kata kunci atau hal-hal yang tidak tertulis secara langsung di CV.
Mereka juga bisa menilai aspek lain seperti akal sehat, keterampilan interpersonal, dan pengalaman yang tidak selalu tertera dengan jelas.
Jika format CV tidak biasa dan mungkin tidak terbaca oleh sistem otomatis, penyaringan manual memastikan semua kandidat tetap mendapat kesempatan yang sama.
Kekurangan Screening Manual
Screening manual membutuhkan banyak waktu karena perekrut harus memeriksa setiap aplikasi secara individu dan memfilter sekitar 88% pelamar yang mungkin tidak memenuhi syarat.
Selain itu, ada risiko kesalahan manusia, seperti bias, kelelahan, atau kelupaan, yang bisa memengaruhi hasil penyaringan.
Baca Juga: Pre Screening: Manfaat dalam Rekrutmen hingga Tahapannya
Screening CV Otomatis
Screening otomatis menggunakan alat atau software yang biasanya berbasis artificial intelligence (AI), untuk memindai CV berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan.
Kelebihan Screening Otomatis
Sistem otomatis dapat mempercepat proses screening dan dengan cepat menyaring pelamar yang tidak memenuhi syarat.
Selain itu, screening otomatis menghilangkan bias manusia yang bisa muncul selama penyaringan manual.
CV akan disaring berdasarkan kata kunci (keyword) dan kualifikasi tertentu, sehingga memudahkan dalam menemukan kandidat yang sesuai dengan cepat.
Kekurangan Screening Otomatis
Sistem otomatis tidak bisa menilai aspek tak terlihat seperti kualitas penulisan atau desain CV. Selain itu, sering kali tidak mampu mengidentifikasi kandidat dengan latar belakang khusus.
Ada juga kemungkinan pelamar memasukkan kata kunci tertentu hanya untuk mengakali sistem agar CV mereka lolos.
Terakhir, screening otomatis membutuhkan biaya yang cukup tinggi dan meskipun bermanfaat, metode ini bukanlah solusi sempurna untuk semua proses perekrutan.
Baca Juga: 11 Tips Interview Kerja Lewat Telepon dan Template Pertanyaan
Apa Saja yang Perlu Diperhatikan dalam Proses Screening CV?
Saat melakukan penyaringan CV kandidat, berikut beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan:
1. Buat Daftar Kualifikasi Pekerjaan
Mulailah dengan membuat daftar kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tersebut atau gunakan profil rekrutmen sebagai referensi.
Saat membuat daftar kualifikasi pekerjaan, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan khusus dari posisi tersebut.
Contohnya, untuk posisi software engineer, mungkin dibutuhkan gelar dalam ilmu komputer, sedangkan untuk posisi sales, keterampilan interpersonal dan komunikasi yang luar biasa sangat penting.
Anda juga perlu memberi peringkat pada kualifikasi ini untuk menentukan mana yang paling krusial bagi posisi tersebut.
2. Buat Sistem Skor untuk CV
Anda dapat membuat sistem penilaian atau scorecard untuk membandingkan kualifikasi kandidat dengan persyaratan pekerjaan.
Scorecard ini dapat dikategorikan ke dalam persyaratan minimum, persyaratan rekomendasi, kredensial kandidat, dan skor keseluruhan.
Saat menyaring CV, Anda bisa memperbarui skor berdasarkan indikator-indikator berikut:
- Apakah CV tersebut mengandung kesalahan ejaan atau tanda baca?
- Apakah gaya komunikasi kandidat terlihat profesional dan sesuai?
- Apakah kandidat memiliki penghargaan, pencapaian, atau pengakuan untuk pekerjaannya?
- Apakah kandidat memenuhi syarat dari segi pengetahuan teknis dan pengalaman?
- Bagaimana pengalaman kerja kandidat dibandingkan dengan persyaratan pekerjaan?
- Apakah kandidat memiliki pencapaian atau sertifikasi lain yang relevan untuk peran tersebut?
Baca Juga: 12 Tips Melakukan Pemeriksaan Referensi Kandidat
3. Gunakan Kuesioner Pekerjaan
Kuesioner pekerjaan dapat membantu Anda dan hiring manager lainnya di perusahaan untuk lebih memahami bagaimana keterampilan dan pengalaman kandidat cocok dengan persyaratan pekerjaan.
Anda dapat menggali lebih dalam tentang kekuatan dan keterbatasan kandidat, serta kemampuan berpikir dan pengambilan keputusan mereka dengan mengajukan pertanyaan yang tepat.
Kuesioner pekerjaan juga bisa digunakan untuk menilai kecocokan kandidat dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan.
Hal ini sangat berguna untuk menentukan apakah kandidat cocok untuk organisasi Anda.
Selain itu, kuesioner pekerjaan dapat membantu Anda mengidentifikasi area di mana kandidat mungkin memerlukan pengembangan.
Jika kandidat belum memiliki pengalaman yang cukup atau keterampilan tertentu, kuesioner dapat menemukan area yang memerlukan pelatihan atau pengembangan lebih lanjut.
4. Periksa Riwayat Kerja Kandidat dengan Cermat
Anda harus memeriksa riwayat kerja kandidat dengan cermat untuk memastikan bahwa tidak ada hal yang aneh atau mencurigakan yang menunjukkan bahwa kandidat tidak cocok untuk posisi tersebut.
Jika Anda menemukan bahwa kandidat pernah bekerja dalam posisi yang sangat berbeda dari pekerjaan yang dilamar, pastikan untuk mengecek apakah mereka memiliki pengalaman dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Jika terdapat jeda waktu yang panjang dalam riwayat pekerjaan kandidat, perlu dilakukan riset lebih lanjut untuk mengetahui mengapa mereka tidak bekerja dalam periode tersebut.
Anda juga perlu memeriksa keseluruhan riwayat kerja mereka secara mendetail.
Secara keseluruhan, Anda perlu mengevaluasi riwayat karier kandidat untuk memastikan mereka memiliki kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan yang diperlukan untuk sukses dalam peran tersebut.
Jika kandidat direkomendasikan oleh seseorang, Anda harus meminta referensi untuk memberikan contoh konkret tentang kualitas teknis dan interpersonal kandidat.
Selain itu, mintalah tinjauan secara umum mengenai kinerja dan kemampuan kandidat dalam menjalankan tugas untuk membuat penilaian yang tepat terkait kecocokan kandidat dengan posisi yang dibutuhkan.
Baca Juga: 13 Informasi yang Tidak Relevan dan Tidak Perlu Cantumkan di CV
Bagaimana Tahapan Proses Screening CV?
Berikut adalah cara terbaik yang dapat Anda lakukan untuk memudahkan proses screening CV:
1. Buat Deskripsi Pekerjaan yang Akurat
Langkah pertama ini sangat mempengaruhi keseluruhan proses: buat deskripsi pekerjaan dengan benar.
Sistem screening bergantung pada informasi yang akurat dan jelas untuk menilai CV yang masuk.
Alat screening yang tidak memiliki kejelasan dan detail akan kesulitan membedakan kandidat yang baik dari yang tidak. Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:
- Sertakan persyaratan pekerjaan yang spesifik, seperti kualitas, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan oleh kandidat ideal.
- Sebutkan kualifikasi penting jika relevan.
- Buat title job yang jelas agar pelamar langsung tahu apa yang dimaksud.
- Kaitkan persyaratan peran dengan informasi penting tentang misi dan budaya perusahaan Anda.
- Perbarui job description untuk putaran rekrutmen mendatang.
2. Cantumkan Rentang Gaji
Menyertakan rentang gaji dalam daftar pekerjaan dapat menghemat banyak waktu.
Kandidat yang mencari gaji lebih tinggi akan mengundurkan diri dari proses perekrutan, dan hanya kandidat yang benar-benar tertarik yang akan bertahan.
Detail lokasi pekerjaan juga penting. Jika posisi tersebut tidak bersifat remote, screening CV dari kandidat yang tidak bisa pindah akan sia-sia.
Jika Anda menawarkan pekerjaan remote, sertakan informasi tersebut dalam deskripsi agar kandidat dapat mengelola pencarian kerja mereka secara efisien.
Informasi tentang manfaat karyawan juga bisa membantu menghindari ketidakcocokan di kemudian hari.
Misalnya, kandidat mungkin mengharapkan cakupan asuransi kesehatan yang lebih luas daripada yang bisa ditawarkan oleh perusahaan Anda.
Informasi yang jelas akan langsung mengeliminasi mereka dari kumpulan pelamar, menghemat waktu kedua belah pihak.
3. Fokus pada Keterampilan yang Dibutuhkan
Fokuslah pada keterampilan yang relevan dengan peran saat menyaring CV.
Alat screening CV memudahkan verifikasi keterampilan dengan cepat dan akurat. Kandidat dapat menyelesaikan tes keterampilan singkat saat mereka melamar.
Anda bahkan bisa menjadikan tes keterampilan sebagai syarat utama, meminimalkan kebutuhan untuk CV tradisional.
Misalnya, jika Anda sedang mencari kandidat untuk posisi pemasaran, tes singkat bisa mengukur keterampilan problem solving dan komunikasi mereka.
Melalui skill test, Anda bisa mengungkapkan hal-hal yang tidak bisa Anda ketahui hanya dari kualifikasi atau pengalaman kandidat.
Tes ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang potensi kandidat, memberi peringkat mereka di dalam sistem applicant tracking system (ATS) dan hanya melanjutkan kandidat potensial yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Merekrut Manajer Berkualitas, Ini Cara Lengkapnya!
4. Buat Standar Penilaian Kandidat
Cara keempat adalah menerapkan proses penilaian kandidat yang sistematis. Daftar periksa atau scorecard kandidat adalah cara yang baik untuk memasukkan informasi relevan ke dalam sistem pelacakan pelamar.
Daftar Periksa Kriteria Kandidat untuk Wawancara
Daftar periksa kriteria yang seragam membantu Anda mencentang persyaratan dasar saat menyaring setiap kandidat, sekaligus mengidentifikasi celah dalam CV kandidat.
Dengan menggunakan daftar yang sama untuk setiap pelamar, Anda dapat memastikan konsistensi dan membatasi bias, sehingga memungkinkan penilaian yang objektif.
Masukkan banyak detail, tetapi jangan berlebihan. Hanya fokus pada skill atau pengalaman yang relevan untuk menemukan pelamar yang paling memenuhi syarat untuk setiap peran.
5. Otomatisasi Proses Screening
Terakhir, otomatisasi proses screening CV tanpa menghilangkan pertimbangan dari tim HR dan hiring manager.
Gunakan alat screening untuk memindai dan mencatat informasi dalam CV. Gabungkan data ini dengan hasil tes keterampilan dan hasilkan skor kandidat secara otomatis.
Kemudian, periksa kembali CV dengan skor tinggi untuk mencari red flag seperti tata bahasa yang buruk (terutama jika Anda sedang merekrut untuk peran yang berkaitan dengan kepenulisan).
Anda juga bisa mendapatkan informasi berharga tentang kecocokan budaya dan sifat kepribadian kandidat.
Dengan mengikuti cara-cara di atas, Anda bisa membangun proses penyaringan CV yang lebih efisien dan akurat, menghemat waktu, serta menemukan kandidat terbaik.
Baca Juga: Collaborative Hiring: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa screening CV merupakan tahap awal dalam proses perekrutan yang bertujuan untuk menyaring kandidat berdasarkan kualidikasi yang telah ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan.
Proses ini penting karena membantu perekrut memilih kandidat terbaik yang sesuai dengan persyaratan seperti pengalaman, keterampilan, dan pendidikan, yang nantinya akan diproses lebih lanjut.
Dalam proses screening CV yang efektif, penting untuk membuat deskripsi pekerjaan yang jelas, menggunakan sistem penilaian, memeriksa riwayat kerja dengan teliti, dan mempertimbangkan penggunaan tools atau software tertentu.
Untuk mendukung tim HR dalam proses rekrutmen, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, tim HR dapat mengotomatisasi berbagai urusan administrasi karyawan, mulai dari absensi, payroll, reimbursement, hingga penghitungan PPh 21.
Sebagai contoh, dengan fitur absensi, karyawan dapat melakukan presensi melalui smartphone masing-masing tanpa melibatkan tim HR dan manajer.
Data presensi tersebut nantinya dapat dilihat pada fitur analisa data, termasuk data keterlambatan karyawan, data lembur, data cuti, dan masih banyak lagi.
Dengan demikian, tim HR dapat lebih berfokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi dan pertimbangan, seperti screening CV dalam proses rekrutmen tanpa mengabaikan tugas-tugas lainnya.
Tertarik mencoba? Klik tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024
- Manajemen Program: Manfaat, Faktor, dan Tips Pelaksanaannya - 24 October 2024