Ada keadaan di mana perusahaan membutuhkan tenaga kerja secara mendesak dan untuk mengatasi keadaan ini, perusahaan memerlukan replacement planning.
Replacement planning merupakan perencanaan ketenagakerjaan yang dimiliki perusahaan ketika sedang membutuhkan posisi tertentu secara mendesak.
Ini sering dikaitkan dengan succession planning di mana sistemnya sama-sama memiliki fokus pada perencanaan tenaga kerja di perusahaan.
Namun replacement planning dan succession planning sejatinya memiliki dua program yang berbeda.
Oleh karenanya sebagai HR, Anda wajib memahami perbedaan keduanya.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai replacement planning mulai dari pengertiannya hingga perbedaannya dengan succession planning.
Untuk lebih lengkapnya Anda dapat menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan Replacement Planning?
Replacement planning merupakan proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi kandidat yang direncanakan sebagai pengganti di suatu posisi, baik itu untuk jangka panjang atau untuk jangka pendek.
Kandidat tersebut disiapkan untuk bisa mengisi posisi-posisi strategis atau sebagai ganti dari karyawan-karyawan dengan posisi penting di perusahaan.
Dalam perencanaan ini dilakukan identifikasi dari kandidat untuk disiapkan sebagai pengganti dari kekosongan yang ada di posisi kritis di perusahaan, namun posisi tersebut tidak memberikan kepastian untuk promosi jabatan dalam jangka waktu yang ditentukan.
Dalam perencanaan ini, fokus diberikan pada persiapan daftar kandidat untuk mengisi posisi yang kosong dalam jangka pendek.
Ini menjadi proses yang dilakukan untuk mengisi kebutuhan mendesak yang terjadi di perusahaan.
Baca Juga: Succession Management: Arti, Manfaat, Hingga Hambatannya
Apa Perbedaan antara Replacement Planning dan Succession Planning?
Sama-sama berkaitan dengan planning atau perencanaan, banyak yang mengaitkan replacement planning dengan succession planning bahkan banyak yang menganggapnya sama.
Padahal keduanya adalah dua hal yang berbeda, di mana perencanaan penggantian karyawan ini tidak bisa menjadi cadangan dari succession planning yang dimiliki perusahaan.
Agar Anda bisa membedakan antara perencanaan penggantian karyawan dengan succession planning, berikut 3 aspek yang membedakannya:
1. Perencanaan
Perbedaan yang pertama dari perencanaan penggantian karyawan dengan succession planning adalah dalam hal perencanaan yang dimilikinya.
Replacement planning melakukan rekrutmen secepatnya untuk mengisi posisi kritis atau penting yang ada di perusahaan.
Bagaimana pun posisi kritis ini sangat krusial bagi perusahaan dan bisa berdampak kepada perusahaan secara keseluruhan jika dibiarkan kosong.
Untuk mengisi posisi tersebut, perusahaan melakukan perekrutan untuk kandidat eksternal ataupun memiliki dari karyawan yang ada dengan keterampilan dan pengalaman yang sesuai.
Cara ini bisa dilakukan dengan lebih cepat dan cocok untuk keadaan yang mendesak.
Sedangkan succession planning merupakan proses jangka panjang dalam mengembangkan sekelompok karyawan dengan keterampilan dan kemampuan terbaik.
Perusahaan memberikan pelatihan kepada mereka bahkan sebelum ada posisi yang kosong di perusahaan.
Jika ada posisi yang kosong khususnya di posisi tinggi, nantinya karyawan yang telah dilatih dengan keterampilan dan kemampuan tersebut dapat menggantikan posisi yang kosong tersebut.
Baca Juga: Human Resource Planning: Pengertian, Tahapan, Manfaat, dan Alatnya
2. Pengambilan Keputusan
Selain dari sisi perencanaan, perbedaan antara rencana penggantian karyawan dengan succession planning juga ada dalam cara pengambilan keputusannya.
Rencana penggantian karyawan mempertahankan status quo dengan cara melakukan rekrutmen pengganti untuk posisi-posisi yang kosong.
Sedangkan pada succession planning menggunakan metode menentukan kandidat sesuai dengan peran yang dimilikinya.
Di sini perusahaan memilih kandidat sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan dari posisi yang kosong.
Baca Juga: Perencanaan SDM: Pengertian, Fungsi, dan Tahapannya
3. Hasil yang Didapatkan
Ketiga adalah perbedaan dari hasil yang didapatkan.
Di sini ada perbedaan di mana rencana penggantian karyawan dapat membatasi karyawan pada saat ini.
Ini dapat terjadi karena tidak adanya kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan pelatihan hingga karena tidak ada program pelatihan yang dapat diikuti.
Ini berbeda dengan succession planning di mana diberikan program pelatihan khusus untuk meningkatkan keterampilan karyawan dan untuk mengisi posisi yang kosong.
Melalui pelatihan ini, perusahaan dapat menciptakan tenaga kerja yang dapat berkembang dan memiliki keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Mutasi Kerja Karyawan: Pengertian, Alasan, dan Kebijakannya
Apa Manfaat dari Replacement Planning?
Melalui replacement planning, perusahaan dapat lebih mudah mendapatkan pengganti untuk mengisi kekosongan di suatu posisi atau kondisi yang terdesak.
Melalui cara ini, perusahaan bisa mendapatkan manfaat sebagai berikut:
1. Mengisi Posisi Kosong Secepat Mungkin
Manfaat yang pertama adalah untuk mengisi posisi yang kosong di perusahaan, khususnya untuk posisi krusial yang berdampak pada operasional perusahaan.
Melalui perencanaan ini Anda bisa mendapatkan karyawan yang sesuai untuk posisi yang kosong.
Baca Juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya
2. Menjaga Daya Saing
Melalui rencana penggantian karyawan ini juga Anda dapat menjaga daya saing, khususnya dalam hal kebutuhan talenta perusahaan.
Jadi, Anda tidak perlu bersaing dengan kompetitor untuk mendapatkan kandidat terbaik karena telah memiliki perencanaan yang matang.
3. Memudahkan Pertimbangan
Bagi perusahaan, replacement planning juga membantu memudahkan pertimbangan secara ekonomi.
Dibandingkan dengan melakukan rekrutmen dari awal, tentunya dengan memiliki perencanaan penggantian ini lebih hemat biaya dan membuat secara ekonomi lebih menguntungkan perusahaan.
Baca Juga: HR Life Cycle: Manfaat dan Tahapan Pentingnya
Seperti penjelasan sebelumnya, perencanaan penggantian karyawan ini dilakukan untuk posisi-posisi kritis di perusahaan.
Ini biasanya berhubungan langsung dengan pemenuhan kebutuhan pelanggan.
Melalui perencanaan ini Anda bisa memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga pelanggan tetap setia di perusahaan Anda untuk memenuhi kebutuhan mereka.
5. Mendukung Kemajuan Perusahaan
Manfaat terakhir adalah untuk mendukung kemajuan perusahaan.
Melalui adanya karyawan dengan kemampuan terbaik perusahaan dapat terus maju karena memiliki karyawan yang dapat memberikan kontribusi dan kinerja terbaiknya.
Baca Juga: HR Management: Pengertian, Fungsi, dan Skill yang Dibutuhkan
Bagaimana Cara Menerapkan Replacement Planning?
Memiliki individu yang diidentifikasi sebagai cadangan merupakan hal yang baik untuk bisnis.
Hal ini karena memiliki rencana cadangan untuk segala hal dalam hidup merupakan ide yang baik.
Ini seperti melindungi diri sendiri dan memastikan seluruh bangunan tidak runtuh hanya karena satu batu bata di fondasi telah rusak.
Ini juga seperti efek domino, di mana reaksi berantai terjadi dengan rencana penggantian yang baik, di mana talenta baru atau orang yang memang layak dan pantas untuk peran manajerial tertentu.
Pada akhirnya diakui sebagai orang yang tepat dan mendapatkan promosi, sementara manajer lama yang merusak dilepaskan.
Jika organisasi Anda menggunakan sesuatu seperti talent pool untuk pertumbuhan dan pengembangan karyawan, berikut adalah 7 langkah yang dapat memandu replacement planning di perusahaan Anda:
1. Identifikasi Posisi Kunci
Meskipun setiap posisi di organisasi Anda memiliki arti penting, beberapa peran tidak boleh dibiarkan kosong terlalu lam.
Hal ini karena dapat berdampak negatif pada pertumbuhan bisnis jangka panjang.
Menurut SHRM, rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi apa pun adalah 42 hari.
Jadi, jika lebuh dari itu bisa membuat operasional perusahaan menjadi terhambat, bahkan tidak dapat berjalan.
Penting bagi perusahaan untuk melakukan identifikasi posisi-posisi kunci melalui rencana program ini.
Dengan cara tersebut, perusahaan dapat segera mendapatkan pengganti ketika posisi tersebut sedang kosong.
Baca Juga: 12 Fungsi Human Resource Management (HRM)
2. Identifikasi Keterampilan Kritis di Setiap Peran
Ini adalah hal yang wajib dalam analisis tenaga kerja Anda.
Daftar kualitas yang harus dimiliki oleh siapa pun yang menduduki posisi tertentu, tanpa kecuali.
Ingat, bagian dari rencana penggantian di sini adalah untuk mengidentifikasi karyawan yang setidaknya memiliki keterampilan dasar, sehingga mereka dapat belajar keterampilan atau pengetahuan baru yang relevan atau terkait dengan peran baru yang dia tempati.
Ini dilakukan hingga terjadi pertumbuhan individu yang lebih besar.
3. Evaluasi Keterampilan yang Ada Saat Ini
Langkah berikut adalah melakukan evaluasi keterampilan yang ada saat ini.
Ini juga harus ada dalam analisis tenaga kerja Anda.
Namun, cara cepat untuk menilai keterampilan karyawan saat ini adalah dengan membandingkannya dengan konsultan eksternal atau freelancer yang pernah Anda hire.
Baca Juga: Siklus Sumber Daya Manusia dalam Bisnis yang Wajib Anda Tahu
4. Sesuaikan Keterampilan Kritis dengan Keterampilan Saat Ini
Agar replacement planning dapat dilaksanakan dengan baik, penting bagi Anda untuk menyesuaikan keterampilan kritis dengan keterampilan yang ada saat ini.
Rencanakan aktivitas berdasarkan keterampilan karyawan, bukan hanya berdasarkan jabatan.
Banyak karyawan saat ini mulai kurang peduli dengan jabatan mereka, dan lebih fokus pada fungsi pekerjaan yang dibutuhkan.
Memiliki karyawan yang peduli dengan keterampilan alih-alih jabatan yang dimiliki dapat membantu perusahaan dalam merencanakan penggantian karyawan ini.
Mereka dengan keterampilan dan kompetensi terbaik dapat menjadi kandidat untuk mengisi posisi yang kosong tersebut.
5. Identifikasi Pekerjaan yang Membutuhkan Pengganti
Mendeteksi pekerjaan yang membutuhkan perhatian darurat, biasanya berarti pekerjaan di mana tidak ada pengganti saat ini.
Di sini Anda dapat memberikan perhatian Anda secara menyeluruh untuk posisi-posisi yang ada di perusahaan.
Cari dan kumpulkan data posisi yang tidak memiliki pengganti dan segera buat daftar karyawan yang dapat menggantikannya.
Baca Juga: Manpower Planning: Manfaat, Jenis, Faktor, dan Langkahnya
6. Mengatasi Kesenjangan
Dalam mencari pengganti untuk posisi penting, tidak menutup kemungkinan terjadinya kesenjangan penguasa.
Ini dapat terjadi pada keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tertentu dan keterampilan yang dikuasai oleh karyawan.
Jika terjadi kesenjangan tersebut, maka perusahaan harus mengembangkan karyawan melalui pemberian pelatihan ataupun mentoring.
7. Lakukan Evaluasi
Secara berkala, Anda harus mengevaluasi rencana Anda berdasarkan kebutuhan akhir perusahaan.
Untuk posisi kunci, individu yang saat ini memegang peran tertentu harus ditugaskan untuk membantu mengidentifikasi pengganti mereka.
Kemudian melatih mereka setelah proses onboarding berhasil (dengan asumsi orang tersebut telah jelas menyatakan akan meninggalkan organisasi).
Jangan berpikir bahwa karyawan tidak akan pernah meninggalkan organisasi Anda atas kemauan mereka sendiri.
Perencanaan penggantian memberikan organisasi rencana cadangan jika karyawan penting meninggalkan perusahaan, sehingga bisnis tidak merasa dirugikan atau tertinggal.
Baca Juga: Perencanaan Kinerja: Pengertian, Proses, Metodologi, dan Contohnya
Kesimpulan
Itu penjelasan lengkap mengenai replacement planning yang dapat menjadi referensi Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan penggantian karyawan menjadi strategi yang perlu diterapkan oleh HR perusahaan.
Tentunya hal ini dibutuhkan persiapan yang matang dan perlu dukungan dari berbagai pihak, termasuk dukungan melalui pengelolaan karyawan terbaik.
Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk mendukung pengelolaan karyawan terbaik di perusahaan Anda.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Replacement Planning: Manfaat, dan 7 Cara Menerapkannya - 17 November 2025
- Jurusan Peternakan: Ini 7 Prospek Karier Paling Menarik - 14 November 2025
- Talent Acquisition Management: Proses dan Strateginya - 14 November 2025