Mengelola tenaga kerja adalah kunci untuk mencapai produktivitas dan efisiensi perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu mengelola kebutuhan tenaga kerja dengan menghitung rasio tenaga kerja.
Rasio tenaga kerja merupakan salah satu metode untuk menghitung karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Dengan melakukan penghitungan, Anda dapat mengetahui apakah saat ini perusahaan sudah memiliki jumlah karyawan secara tepat atau perlu melakukan penyesuaian.
Selain itu, dengan mengelola jumlah tenaga kerja sesuai dengan rasio yang ideal, perusahaan juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan.
Artinya, mereka tidak akan terlalu terbabani atau terlalu santai dalam bekerja, sehingga dapat menghasilkan kinerja yang lebih efektif dan memuaskan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu rasio tenaga kerja, cara menghitung, contoh penerapan, hingga cara mengoptimalkannya.
Apa yang Dimaksud dengan Rasio Tenaga Kerja?
Rasio tenaga kerja adalah salah satu metode menghitung tenaga kerja dengan menggunakan perbandingan atau rasio antara jumlah karyawan dan volume pekerjaan atau produksi.
Metode ini melibatkan perhitungan rasio antara jumlah karyawan dan volume pekerjaan, kemudian membandingkannya dengan standar industri.
Contohnya, jika sebuah perusahaan memiliki rasio karyawan per unit produksi lebih rendah dari standar industri, maka mungkin diperlukan penyesuaian dalam rekrutmen untuk mencapai efisiensi yang optimal.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
Apakah Menghitung Rasio Tenaga Kerja itu Penting?
Ya, cukup penting. Dengan menghitung rasio tenaga kerja, Anda dapat merasaskan berbagai manfaat seperti:
1. Optimalisasi Sumber Daya
Dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan rasio, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia mereka.
Artinya, perusahaan akan memiliki jumlah karyawan yang tepat untuk volume pekerjaan tertentu, yang meningkatkan efisiensi operasional.
2. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Metode ini memberikan data yang konkret dan dapat diukur, yang membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik mengenai rekrutmen, pelatihan, dan pengelolaan tenaga kerja.
3. Peningkatan Produktivitas
Dengan menyesuaikan jumlah karyawan sesuai dengan rasio yang ideal, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas.
Hasilnya, karyawan tidak akan terlalu terbebani atau terlalu santai, sehingga mereka dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.
Baca Juga: 4 Contoh Masalah Ketenagakerjaan di Indonesia, Apa Saja?
4. Peningkatan Kualitas Kerja
Apabila jumlah karyawan tepat, beban kerja dapat didistribusikan secara merata, sehingga meningkatkan kualitas kerja dan mengurangi risiko kesalahan atau kelalaian yang disebabkan oleh kelebihan beban kerja.
5. Penyesuaian dengan Kebutuhan yang Dinamis
Metode rasio tenaga kerja memungkinkan perusahaan untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan volume pekerjaan atau produksi.
Hal ini membantu perusahaan tetap fleksibel dan adaptif terhadap perubahan kondisi pasar dan kebutuhan bisnis.
Baca Juga: Mengenal Optimalisasi Tenaga Kerja, Contoh, Manfaat, dan Strateginya
Bagaimana Cara Menghitung Rasio Tenaga Kerja?
Untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja menggunakan metode rasio tenaga kerja, Anda bisa menggunakan rumus dasar berikut:
Rasio Tenaga Kerja = Jumlah Karyawan / Volume Pekerjaan atau Produksi
Langkah-Langkah Menghitung Rasio Tenaga Kerja
Selanjutnya, bandingkan hasil rasio dengan standar industri untuk menentukan apakah jumlah tenaga kerja Anda sudah sesuai atau diperlukan penyesuaian.
1. Tentukan Volume Pekerjaan atau Produksi
Misalnya, sebuah pabrik mobil memproduksi 1.000 unit mobil dalam satu periode tertentu.
2. Jumlah Karyawan Saat Ini
Misalnya, pabrik tersebut memiliki 80 karyawan yang bekerja dalam produksi mobil.
3. Hitung Rasio Tenaga Kerja
Gunakan rumus di atas untuk menghitung rasio tenaga kerja.
Rasio Tenaga Kerja = 80 karyawan / 1.000 unit mobil = 0,08 karyawan per unit mobil
4. Bandingkan dengan Standar Industri
Misalnya, standar industri menyatakan bahwa setiap 100 unit mobil yang diproduksi memerlukan 10 karyawan (rasio 0,10 karyawan per unit mobil).
Jika rasio tenaga kerja kurang atau lebih dari standar industri, maka Anda perlu menyesuikan jumlah karyawan yang tersedia.
Baca Juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?
Apa Saja Metode Lain untuk Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja?
Selain metode rasio tenaga kerja, ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja perusahaan, yaitu:
1. Metode Peramalan
Metode ini melibatkan analisis data historis dan tren untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Langkah-langkahnya meliputi:
- Mengumpulkan data historis
- Mengidentifikasi tren dan pola
- Mempertimbangkan faktor-faktor eksternal seperti perubahan ekonomi atau teknologi.
Keuntungan dari metode ini adalah kemampuannya untuk merespons perubahan pasar. Namun, metode ini bisa kurang akurat jika faktor eksternal sulit diprediksi dan membutuhkan banyak sumber daya untuk analisis data.
2. Metode Keputusan Manajerial
Metode ini mengandalkan keputusan manajemen untuk menentukan jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan. Langkah-langkahnya mencakup:
- Mengidentifikasi tujuan perusahaan
- Meninjau rencana pengembangan
- Menganalisis lingkungan eksternal dan internal
- Menetapkan jenis pekerjaan dan jumlah karyawan yang diperlukan.
Kelebihannya adalah fleksibilitas dalam menghadapi perubahan. Namun, keputusan yang diambil bisa subjektif dan membutuhkan evaluasi terus-menerus.
3. Metode Analisis Gap
Metode analisis gap melibatkan identifikasi kesenjangan keterampilan antara karyawan saat ini dengan kebutuhan perusahaan. Langkah-langkahnya termasuk:
- Mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan
- Mengevaluasi keterampilan karyawan saat ini
- Menentukan kesenjangan keterampilan.
Metode ini membantu dalam pengembangan program pelatihan atau perekrutan karyawan dengan keterampilan yang sesuai.
Baca Juga: Performance Gap: Arti, Penyebab, hingga Cara Mencegahnya
4. Metode Kalkulator HR
Sesuai namanya, metode ini menggunakan alat kalkulator HR untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan parameter tertentu seperti volume pekerjaan atau pertumbuhan perusahaan.
Langkah-langkahnya meliputi:
- Memasukkan data yang relevan
- Menganalisis hasil dari kalkulator HR
- Menyesuaikan rencana rekrutmen atau pelatihan berdasarkan hasil tersebut.
Keuntungan dari metode ini adalah kecepatan dan efisiensi. Namun, akurasinya bergantung pada data yang dimasukkan dan mungkin tidak memperhitungkan faktor-faktor kontekstual.
5. Metode Benchmarking
Metode benchmarking melibatkan perbandingan kinerja sumber daya manusia perusahaan dengan standar industri atau perusahaan sejenis. Langkah-langkahnya meliputi:
- Mengidentifikasi parameter kinerja
- Memilih perusahaan benchmark
- Membandingkan kinerja sumber daya manusia.
Kelebihan metode ini adalah pandangan objektif terhadap kinerja dan pembelajaran dari praktik terbaik.
Namun, kesulitannya bisa muncul dari perbedaan konteks bisnis yang mempengaruhi validitas perbandingan.
6. Metode Workload Analysis
Metode workload analysis melibatkan analisis beban kerja saat ini dan masa depan untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja. Langkah-langkahnya termasuk:
- Meninjau pekerjaan yang ada
- Mengidentifikasi tugas-tugas
- Menghitung waktu yang diperlukan
- Membandingkan dengan kapasitas kerja karyawan saat ini.
Jika analisis menunjukkan karyawan kekurangan waktu untuk menyelesaikan tugas, perusahaan mungkin perlu merekrut tenaga kerja tambahan.
Baca Juga: Manfaat Analisis Produktivitas dan Metrik untuk Mengukurnya
Bagaimana Cara Lain untuk Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja?
Selain menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan berbagai metode di atas, Anda juga dapat mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan melalui langkah-langkah berikut:
1. Memeriksa KPI Anda
KPI membantu Anda untuk melihat penilaian kinerja bisnis dan karyawan, ada 5 KPI penting yang berkaitan dengan kebutuhan tenaga kerja, yaitu:
- Pendapatan per karyawan
- Rata-rata kehadiran
- Retensi klien
- Margin keuntungan
- Rata-rata kehadiran harian
2. Meninjau Karyawan Saat Ini
Untuk memutuskan apakah perusahaan Anda perlu mengurangi atau melakukan rekrutmen kembali, Anda perlu melakukan tinjauan mendetail tentang bagaimana karyawan Anda saat ini berkinerja.
Anda dapat melakukan ini dengan menghitung revenue per karyawan, dan Anda juga harus meluangkan waktu untuk berdiskusi mengenai tujuan dan kekhawatiran mereka.
Dengan demikian, Anda dapat mengetahui apakah pekerjaan mereka terlalu berat atau bahkan mereka tertantang untuk mengambil lebih banyak tugas.
2. Mempertimbangkan Kebutuhan Anda
Meskipun penting untuk mendengarkan kebutuhan karyawan, Anda juga perlu memeriksa kebutuhan perusahaan Anda dari perspektif Anda sebagai pemilik atau manajer.
Jika beberapa pekerja memberi tahu Anda bahwa mereka terlalu banyak bekerja sementara yang lain tidak merasa berat, mungkin Anda perlu mengevaluasi karyawan berkinerja rendah dan bahkan menggantikannya dengan karyawan baru.
Baca Juga: Workforce Forecasting: Arti, Manfaat, Cara, dan Metodenya
3. Menganalisis ROI Karyawan
Untuk melihat bagaimana karyawan Anda berkinerja, Anda dapat menganalisis ROI karyawan, sehingga Anda akan mengetahui:
- Pendapatan/jam yang dibayar
- Biaya tenaga kerja/jam yang dibayar
- ROI pada total biaya tenaga kerja/jam yang dibayar
Baca Juga: Cara Menghitung ROI HR dan Tips Meningkatkannya
Bagaimana Cara Mengoptimalkan Rasio Tenaga Kerja terhadap Pendapatan?
Setelah mengetahui rasio tenaga kerja, berikut adalah beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkannya:
1. Investasi dalam Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Melakukan investasi dalam pelatihan dan pengembangan karyawan bukan hanya baik untuk pengembangan profesional dan karier mereka, tetapi juga meningkatkan keterlibatan dan moral karyawan.
Hal ini juga membantu karyawan menjadi lebih efisien dalam pekerjaan mereka, meningkatkan produktivitas dan kinerja bisnis.
Dengan mendukung tenaga kerja sepanjang employee life cycle dari onboarding hingga succession planning, perusahaan dapat meningkatkan retensi karyawan dan menurunkan biaya pergantian yang terkait.
2. Mengotomatisasi Proses
Teknologi dapat sangat membantu dalam merampingkan dan mengotomatisasi proses. Karyawan dapat fokus pada tugas yang lebih kompleks ketika proses yang mudah diotomatisasi dihilangkan, yang sebelumnya memakan waktu mereka.
Hal ini memungkinkan karyawan lebih produktif dan menghasilkan lebih banyak pendapatan untuk bisnis.
Teknologi juga dapat digunakan untuk merampingkan inisiatif pelatihan, mengembangkan kemampuan karyawan sehingga mereka dapat berkinerja lebih baik dan lebih produktif, yang pada akhirnya meningkatkan pendapatan.
Salah satu perkembangan teknologi yang perlu Anda adopsi adalah penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, Anda dapat menghilangkan proses manual dalam pengelolaan administrasi karyawan, mulai dari absensi hingga payroll, yang dapat meningkatkan efisiensi pada kinerja tim HR.
Misalnya, melalui fitur ESS, karyawan dapat dengan mudah melakukan presensi hingga pengajuan cuti dan izin secara mandiri melalui smartphone masing-masing.
Dengan demikian, tim HR tidak perlu repot-repot menyediakan form pengajuan cuti dan mengurus berbagai dokumen, karena semuanya tersimpan dan terintegrasi pada sistem Gajihub.
Selain itu, mereka juga bisa lebih fokus dalam melakukan berbagai tugas lainnya yang membutuhkan strategi dan pertimbangan lebih, misalnya seperti rekrutmen hingga pengembangan karyawan.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
3. Membangun Keterlibatan di Tempat Kerja
Karyawan yang lebih terlibat dalam pekerjaan mereka cenderung mencapai hasil kinerja yang lebih baik dan menghasilkan pendapatan yang lebih besar untuk bisnis.
Keterlibatan karyawan atau employee engagement dapat meningkatkan motivasi, memungkinkan mereka tidak hanya berkinerja lebih baik tetapi juga mempertahankan dan menerapkan pelatihan dengan lebih baik.
Anda dapat meningkatkan keterlibatan dengan:
- Menawarkan peluang pengembangan
- Memberikan kompensasi dan tunjangan yang wajar
- Menghargai masukan karyawan dalam pengambilan keputusan dan operasi sehari-hari
- Menciptakan lingkungan dan budaya kerja yang positif
- Memberikan pekerjaan yang menantang
Baca Juga: Work Engagement: Arti, Ciri-ciri, Aspek, Dampak, dan Strateginya
4. Meningkatkan Retensi
Merekrut karyawan baru menghabiskan biaya yang cukup tinggi. Selain itu, produktivitas yang hilang selama proses onboarding dan adaptasi karyawan baru mempengaruhi profitabilitas.
Oleh karena itu, Anda perlu berfokus pada peningkatan retensi sangat penting untuk mengurangi biaya tenaga kerja yang meningkat akibat pergantian.
5. Memantau dan Menyesuaikan Biaya Tenaga Kerja Secara Teratur
Mengevaluasi biaya tenaga kerja langsung seperti tunjangan dan kompensasi karyawan serta biaya tenaga kerja tidak dapat secara langsung memastikan perusahaan Anda beroperasi pada tingkat yang sebanding dengan industri lainnya.
Jika total biaya tenaga kerja Anda terhadap pendapatan lebih kecil dibandingkan dengan pesaing, itu bisa berarti tenaga kerja Anda sangat efisien.
Namun, hal tersebut juga bisa berarti karyawan Anda tidak menerima kompensasi yang sesuai, yang dapat menyebabkan ketidakpuasan kerja dan penurunan produktivitas.
Oleh karena itu, Anda perlu meninjau biaya tenaga kerja secara teratur, agar dapat menciptakan lingkungan yang sehat untuk bisnis dan karyawannya.
6. Menetapkan Tujuan dan Melacak Kinerja Utama
Untuk mengetahui apakah karyawan Anda beroperasi dengan efisien, Anda perlu menetapkan tujuan yang nyata dan terukur.
Anda dapat menggunakan KPI untuk melacak kinerja, yang akan membantu Anda menentukan apakah biaya tenaga kerja terhadap pendapatan Anda berkelanjutan.
Ingatlah untuk terus melacak kinerja dari waktu ke waktu.
Dengan cara ini, Anda akan dapat melihat pola dan tren dalam biaya tenaga kerja bisnis Anda, yang dapat menunjukkan masalah yang perlu diatasi atau perbaikan dalam rasio tenaga kerja.
Baca Juga: KPI HRD: Penjelasan Mendalam dengan Metrik & Contoh
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa menghitung rasio tenaga kerja dalam pengelolaan SDM dapat membantu Anda mengoptimalkan sumber daya, mengambil keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan produktivitas.
Dengan memahami dan menggunakan metode ini, perusahaan juga dapat memastikan bahwa mereka memiliki jumlah karyawan yang tepat untuk memenuhi volume pekerjaan atau produksi yang ada.
Untuk mengoptimalkan rasio tenaga kerja, ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan, salah satunya adalah mengotomatisasi proses.
Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang dapat memudahkan tim HR dalam mengelola administrasi karyawan, termasuk absensi, payroll, reimbursement, hingga penghitungan PPh 21.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024