Pengertian Kaizen, Manfaat, dan Penerapan di Dunia Kerja

Jepang memiliki beberpa filosofi yang berhubungan dengan kehidupan dan pekerjaan, salah satunya adalah kaizen.

Pengertian kaizen adalah perbaikan yang dilakukan secara terus menerus.

Filosofi kaizen ini dikembangkan pada tahun 1950 dan telah diadopsi baik di negara Jepang maupun di negara lain dan dijadikan contoh di berbagai perusahaan.

Lalu sebenarnya apa pengertian lengkap kaizen ini dan bagaimana penerapannya ke dalam pekerjaan?

Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya mengenai pengertian kaizen dan penerapannya di dalam pekerjaan hanya di artikel ini. Baca selengkapnya di bawah ini:

Daftar isi show

Pengertian Kaizen

Kaizen merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang memiliki arti perbaikan yang dilakukan secara terus menerus.

Kaizen sendiri berasal dari dua kata yaitu KAI yang berarti perbaikan dan ZEN yang berarti bagus.

Dari arti dua kata ini bisa diartikan kaizen sebagai perbaikan bagus yang dilakukan secara terus menerus.

Kaizen memiliki fokus pada perbaikan yang berhubungan dengan pengembangan dan peningkatan secara berkelanjutan.

Kaizen dapat menjadi sistem yang dapat mengoreksi ketika terdapat kesalahan atau terjadi pelanggaran.

Di sini perusahaan memiliki peran menganalisis penyebab terjadinya masalah tersebut hingga pada akhirnya perusahaan bisa mencari solusi dan kebijakan untuk menangani permasalahan tersebut.

Setelah ditemukan solusi dan kebijakan tersebut, seluruh karyawan diwajibkan untuk menaati peraturan perusahaan tanpa terkecuali.

Ada beberapa bidang yang menjadi konsentrasi penerapan kaizen di dalam perusahaan, di antaranya:

Kualitas, yang terdiri dari kualitas produk, praktik terbaik, dan proses bisnis.
Biaya, yang terdiri dari bahan, energi, dan sumber daya.
Pengiriman, yang terdiri dari waktu pengiriman dan aktivitas nonnilai tambah.
Manajemen, yang terdiri dari pelatihan, sikap, alur kerja, dan dokumentasi.
Keselamatan dan kondisi kerja.

Mengapa Kaizen Penting

Setelah mengetahui pengertian dari kaizen, pertanyaan selanjutnya adalah mengapa kaizen ini penting untuk diterapkan di perusahaan?

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kaizen membuat seluruh karyawan yang ada di perusahaan turut terlibat.

Jadi ketika filosofi ini berhasil diterapkan dengan sukses, ada tiga kebutuhan esensial yang bisa diraih oleh kaizen, yaitu:

Munculnya perasaan saling terhubung dengan tujuan perusahaan, pekerjaan, dan juga rekan kerja.
Adanya kesempatan untuk mencari solusi atas permasalahan yang ada dengan cara berpikir kreatif dan praktis.
Munculnya perasaan memiliki dan kesadaran selama proses perbaikan berlangsung.

Kaizen ini bisa menjadi salah satu cara untuk melibatkan tim khususnya dalam hal mengembangkan budaya perusahaan yang berkelanjutan.

Dengan melibatkan tim untuk berpartisipasi, secara tidak langsung Anda membantu tim untuk bisa bekerja lebih efektif.

Prinsip-Prinsip Dasar Kaizen

Kaizen adalah filosofi kerja yang fokus pada perbaikan secara terus-menerus.

Banyak perusahaan menerapkan prinsip ini untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, dan kinerja tim. Berikut adalah prinsip-prinsip dasar Kaizen yang bisa diterapkan di tempat kerja:

1. Perbaiki Segalanya Secara Terus-Menerus

Ini dari Kaizen adalah: selalu ada ruang untuk menjadi lebih baik.

Bahkan, jika suatu cara sudah dinggap efektif, dengan prinsip Kaizen tetap penting untuk mengevaluasi dan mencari potensi perbaikan.

Contohnya, Toyota menggunakan pendekatan “5 Whys” untuk mencari akar masalah.

Contoh

Masalah: karyawan datang terlambat

5 Whys:

Kenapa? Bangun kesiangan.
Kenapa? Alarm tidak berbunyi.
Kenapa? Baterai ponsel habis.
Kenapa? Lupa mengisi daya.
Kenapa? Pulang larut dan langsung tidur.

Akar masalah: Tidur terlalu larut.

2. Libatkan Semua Orang (Top to Bottom)

Kaizen bukan hanya tugas seorang manajer atau pimpinan.

Semua orang, dari level tertinggi sampai staf paling bawah perlu dilibatkan dalam proses ini.

Setiap orang memiliki peran penting dalam menciptakan perubahan.

Ajak karyawan untuk memberi ide, ikut berdiskusi, dan terlibat langsung dalam mencari solusi.

Saat semua orang merasa dilibatkan, proses kerja jadi lebih selaras dan efektif.

3. Fokus pada Proses, Bukan Hanya Hasil Akhir

Hasil yang baik datang dari proses yang baik.

Dibandingkan hanya mengejar target, penting untuk memastikan setiap langkah dalam proses berjalan dengan benar.

Jika prosesnya efisien dan terkontrol, hasil yang diinginkan akan mengikuti.

Dengan berfokus pada proses juga dapat membantu mencegah kesalahan dan meningkatkan kualitas secara konsisten.

4. Gunakan Data, Bukan Asumsi

Keputusan yang baik datang dari data yang akurat.

Oleh karena itu, sebelum membuat perubahan, kumpulkan informasi dan analisis dengan cermat.

Dengan data, kita bisa melihat pola dan masalah secara objektif, bukan hanya berdasarkan perasaan atau dugaan.

Data juga membantu mengukur apakah perubahan yang dilakukan benar-benar memberikan dampak positif atau tidak.

5. Hilangkan Pemborosan (Waste)

Kaizen mengajarkan kita untuk selalu mencari cara kerja yang lebih efisien.

Setiap kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah, baik itu membuang waktu, tenaga, atau bahan, harus dikurangi atau dihilangkan.

Jangan melihat masalah sebagai hambatan, melainkan sebagai peluang untuk memperbaiki sistem kerja dan meningkatkan keuntungan.

Apa Hubungan antara Kaizen dan Six Sigma?

Sama seperti Kaizen, Six Sigma juga bertujuan untuk mengurangi kesalahan dalam proses produksi.

Keduanya sama-sama fokus pada peningkatan kualitas dan efisiensi kerja, tetapi pendekatannya berbeda.

Six Sigma dikenal sebagai metode yang mampu menghasilkan perubahan besar (breakthrough) dalam proses yang sudah ada.

Metode ini sangat analitis dan terstruktur, sehingga cocok untuk menyelesaikan masalah-masalah kompleks dalam skala besar.

Namun, sayangnya, manfaat dari proyek-proyek besar Six Sigma tidak selalu bertahan lama.

Kenapa begitu? Karena di banyak organisasi yang hanya mengandalkan Six Sigma, seringkali tidak ada perbaikan kecil dan pemeliharaan rutin yang terus dilakukan.

Six Sigma memang mendorong dibuatnya prosedur standar (SOP) dan meminta semua karyawan mematuhinya.

Tapi jika tidak disertai dengan pemantauan dan evaluasi berkelanjutan, proses yang sudah diperbaiki bisa kembali menurun seiring waktu.

Di sinilah Kaizen berperan penting.

Kaizen mendorong perbaikan kecil secara terus-menerus oleh semua orang di organisasi, dari level bawah sampai atas.

Jadi, ketika Six Sigma dan Kaizen digabungkan, hasilnya jauh lebih maksimal.

Six Sigma menangani permasalahan besar dengan pendekatan yang terstruktur, sementara Kaizen memastikan konsistensi dan keberlanjutan melalui perbaikan kecil sehari-hari.

Apa Hubungan antara Kaizen dan Lean Manufacturing?

Kaizen dan Lean Manufacturing saling melengkapi satu sama lain dalam menciptakan perbaikan yang berkelanjutan di tempat kerja.

Lean berfokus pada menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi untuk memberikan nilai lebih kepada pelanggan, sementara Kaizen memastikan proses perbaikan itu terus berjalan lewat langkah-langkah kecil yang dilakukan oleh semua karyawan setiap hari.

Tanpa Kaizen, Lean hanya jadi strategi dari manajemen tanpa keterlibatan langsung dari tim di lapangan.

Sebaliknya, Kaizen tanpa kerangka Lean bisa kehilangan arah dan tidak berdampak maksimal.

Ketika digabung, Kaizen memberikan budaya perbaikan terus-menerus, dan Lean menyediakan alat serta struktur untuk menjalankannya secara efektif.

Hasilnya adalah transformasi kerja yang tidak hanya efisien, tapi juga melibatkan seluruh organisasi secara aktif.

Kaizen di Dalam Dunia Kerja

Kaizen menjadi filosofi yang sering diterapkan di dunia kerja.

Ada beberapa prinsip kaizen yang bisa diterapkan di dalam dunia kerja:

1. Fokus kepada Pelanggan

Kaizen memiliki pandangan untuk fokus kepada pelanggan. Kebutuhan pelanggan menjadi fokus utama kaizen yang bersifat absolut atau tidak boleh diubah.

Ini dikarenakan dengan menjadikan pelanggan menjadi prioritas utama bisa membuat perusahaan mendapatkan kepuasan pelanggan yang baik.

2. Melakukan Perbaikan secara Berkelanjutan

Sesuai arti kaizen, di dalam dunia kerja kaizen juga memiliki peran untuk melakukan perbaikan secara berkelanjutan.

Perbaikan ini dilakukan secara terus-menerus sampai mendapatkan hasil yang diinginkan.

Melakukan perbaikan secara berkelanjutan memiliki dampak yang positif bagi dunia kerja.

Perusahaan dan tim kerja bisa terus memperbaiki diri dengan adanya perbaikan berkelanjutan ini.

3. Mengakui Masalah secara Terbuka

Prinsip kaizen mendorong perusahaan untuk bisa mengakui masalah yang ada secara terbuka.

Ini memiliki dampak yang baik untuk perusahaan itu sendiri ataupun untuk tim yang terlibat di dalamnya.

Ketika perusahaan bisa mengakui masalah yang ada secara terbuka, perusahaan bisa mencegah tim saling menyalahkan dan bisa fokus mencari solusi dari masalah tersebut.

4. Mendorong Keterbukaan

Selain bisa mengakui masalah secara terbuka, kaizen juga mendorong keterbukaan di antara anggota tim yang ada di perusahaan.

Keterbukaan ini bisa membuat tim lebih mudah berkomunikasi, jadi ketika ada masalah bisa diselesaikan bersama.

5. Menciptakan Tim Kerja

Kaizen juga dapat mendorong untuk menciptakan tim kerja yang baik.

Tim kerja yang baik adalah tim kerja yang bisa melakukan perbaikan secara terus-menerus dan ini sesuai dengan prinsip kaizen.

Manfaat Kaizen di Dunia Kerja

Berikut beberapa manfaat kaizen di dalam dunia kerja:

1. Membantu Meningkatkan Produktivitas

Manfaat yang pertama adalah kaizen mampu membantu karyawan meningkatkan produktivitas.

Kaizen mendorong karyawan untuk dapat mengidentifikasi bagian mana yang tidak efisien dan melakukan perbaikan.

2. Membantu Keamanan Fasilitas Perusahaan

Fasilitas perusahaan adalah hal yang menjadi tanggung jawab bersama.

Filosofi kaizen yang mendorong perbaikan secara berkelanjutan membantu keamanan fasilitas perusahaan.

Karyawan bisa terus melakukan perbaikan secara terus menerus, termasuk di dalam keamanan fasilitas perusahaan ini.

Termasuk untuk mencegah hal yang bisa membahayakan karyawan.

3. Membantu Menjaga Kualitas Produk

Kualitas produk menjadi cerminan kualitas perusahaan. Ini adalah value yang dimiliki oleh perusahaan.

Dengan menerapkan filosofi kaizen membantu perusahaan menjaga kualitas produk hingga meningkatkan kualitas produk menjadi lebih baik lagi.

4. Lebih Menghemat Biaya

Adanya evaluasi dan perbaikan secara berkelanjutan bisa membantu perusahaan untuk lebih menghemat biaya.

Perbaikan ini bisa dilakukan ketika perusahaan membuat anggaran setiap tahun.

Dengan adanya kaizen ini, perusahaan bisa mengetahui pengeluaran yang efisien dan yang tidak efisien, kemudian mengeluarkan kebijakan untuk menekan biaya yang harus dikeluarkan.

5. Menciptakan Komunikasi yang Baik

Kaizen juga memiliki manfaat dalam menciptakan komunikasi yang baik.

Ini sesuai dengan pengertian kaizen dimana melakukan perbaikan secara terus menerus.

Manajemen yang terus melakukan perbaikan akan berusaha sebaik mungkin dalam melibatkan karyawan. Dengan begini karyawan akan merasa diberdayakan sehingga bisa menekan angka employee turnover rate.

6. Sebagai Motivasi Karyawan

Kaizen juga memiliki manfaat dalam memberikan motivasi kepada karyawan.

Karyawan yang memiliki motivasi yang baik bisa meningkatkan kinerjanya dalam bekerja.

Ini tentunya akan memberikan dampak yang positif bagi perusahaan dan bisa membantu memajukan perusahaan.

7. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Kepuasan pelanggan menjadi hal penting yang menjadi fokus perusahaan ketika melakukan perbaikan.

Kepuasan pelanggan bisa menjadi tolak ukur baik atau tidaknya kualitas produk dan layanan.

Kaizen yang mendasari perusahaan melakukan perbaikan berkelanjutan akan membuat produk dan layanan terus berkembang menjadi lebih baik. Ini yang akan membantu meningkatkan kepuasan pelanggan.

Penerapan Filosofi Kaizen di Perusahaan

Berikut cara penerapan filosofi kaizen yang dapat Anda lakukan di perusahaan:

1. Analisis Performa Perusahaan Saat Ini

Cara menerapkan filosofi kaizen di perusahaan yang pertama adalah menganalisis performa perusahaan saat ini.

Analisis ini bertujuan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini, baik itu dalam hal kualitas produk, penjualan, hingga kualitas SDM atau tim kerja perusahaan.

Ketika melakukan analisis ini, pastikan Anda bersikap kritis agar bisa mengetahui dengan jelas mana bagian-bagian yang perlu dibenahi dan mana yang perlu diganti.

2. Tetapkan Tujuan

Setelah menganalisis performa, selanjutnya Anda harus menetapkan tujuan Anda melakukan perbaikan ini.

Buatlah tujuan yang jelas, spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan juga efisien.

Membuat tujuan akan membantu Anda mengetahui apa yang ingin Anda capai dan memudahkan untuk membuat langkah-langkah yang akan dilakukan.

3. Tetapkan Area yang Akan Diperbaiki

Selanjutnya adalah Anda menetapkan area mana yang akan diperbaiki.

Kita perlu ketahui, bahwa melakukan perbaikan tidak bisa dilakukan di seluruh area.

Selain bisa menghabiskan waktu, perbaikan di seluruh area juga bisa menghabiskan banyak biaya.

Jadi Anda harus menetapkan area yang akan diperbaiki secara spesifik.

Ini bisa dihubungkan dengan analisis performa. Anda bisa memilih area yang akan diperbaiki dari analisis performa yang menghasilkan performa kurang atau perlu ditingkatkan.

4. Perdayakan Karyawan

Filofosi kaizen membantu memperdayakan karyawan sehingga bisa membuaat perubahan pada proses kerja mereka.

Lalu bagaimana cara melakukan pemberdayaan karyawan ini?

Anda bisa melakukannya dengan cara memberikan pelatihan dan mendukung ide-ide yang diberikan karyawan.

Dengan cara ini karyawan bisa membuat perubahan yang lebih baik yang pastikan akan berdampak baik bagi perusahaan.

5. Jangan Jadikan Kesempurnaan sebagai Standar

Tidak ada perubahan yang sempurna.

Anda harus memahami hal ini ketika menerapkan filosofi kaizen di dalam perusahaan Anda.

Karena pada dasarnya filosofi kaizen tidak dibuat untuk mengejar kesempurnaan.

Mungkin ketika Anda menerapkan filosofi ini, Anda masih menemui kekurangan atau yang tidak sesuai. Tidak apa-apa.

Pada dasarnya kaizen adalah perbaikan secara terus-menerus, jadi kuncinya adalah terus melakukan perbaikan bukan mencari kesempurnaan.

6. Lakukan Evaluasi

Langkah terakhir yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan evaluasi.

Evaluasi membantu Anda mengetahui seberapa efektif perubahan yang telah dilakukan.

Evaluasi juga bisa membantu Anda untuk melakukan perubahan lagi.

Anda akan menemukan bagian yang kurang dan terus melakukan perbaikan.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai pengertian kaizen yang wajib Anda pahami.

Pada dasarnya kaizen merupakan filosofi yang akan membantu pengelolaan karyawan di perusahaan menjadi lebih baik.

Filosofi kaizen akan mendukung setiap bagian dari perusahaan untuk melakukan perbaikan secara berkelanjutan.

Selain menerapkan filosofi kaizen ini, Anda juga bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan, salah satu fitur andalan yang dimiliki GajiHub adalah absensi online.

Fitur absensi online ini akan memudahkan karyawan melakukan presensi langsung dari smartphone yang dimiliki.

Tidak hanya fitur absensi online, GajiHub masih dilengkapi fitur-fitur lainnya. Jika Anda penasaran Anda bisa klik link yang ada di sini.

Anda juga bisa berkonsultasi dengan Tim GajiHub di nomor WhatsApp +62 877 2064 8000 atau bisa klik link ini.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan nikmati semua kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.