13 Fitur Software HR yang Harus Ada untuk Bisnis Anda

Software HR saat ini menjadi kebutuhan sebuah bisnis. Dengan fitur software HR sebuah bisnis akan mendapatkan kemudahan dalam pengelolaan karyawan.

Di era yang serba digital seperti saat ini, siapa sih bisnis atau perusahaan yang tidak ingin lebih mudah dalam mengelola karyawan? Terlebih karyawan adalah aspek penting yang akan mendukung kemajuan sebuah perusahaan.

Lalu sebenarnya apa saja fitur yang dimiliki oleh software HR ini? Pada artikel ini GajiHub akan membahas secara lengkap mengenai fitur software HR yang pastinya bisa menjadi referensi Anda yang masih bingung untuk menggunakan sofwtare HR untuk bisnis Anda.

Tanpa tunggu lama, dapatkan penjelasan lengkapnya hanya di penjelasan yang ada di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Itu Software HR?

Sebelum membahas mengenai fitur-fitur yang dimiliki oleh software HR, sebenarnya apa sih software HR ini? Software HR atau perangkat lunak SDM merupakan perangkat lunak yang memiliki fungsi memudahkan perusahaan dalam mengelola SDM (karyawan).

Bagaimana pun SDM ini menjadi bagian penting yang harus dikelola dengan baik. Karyawan atau SDM ini akan menjadi garda terdepan dalam memajukan perusahaan.

Ketika perusahaan ingin memiliki karyawan dengan kinerja yang baik, maka perusahaan harus melengkapi karyawan dengan fasilitas-fasilitas yang bisa mendukungnya, termasuk software HR.

Dengan adanya software HR perusahaan bisa dengan mudah mengelola karyawan, mulai dari kehadiran karyawan, perhitungan gaji karyawan, BPJS, analisis data, pengelolaan cuti dan izin, hingga untuk layanan mandiri karyawan.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Software HR?

Mengapa bisnis membutuhkan software HR? Untuk menjawab ini, kita harus mengetahui bahwa karyawan memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah perusahaan.

Perusahaan tidak akan bisa berdiri dan berkembang tanpa adanya peran karyawan. Perusahaan membutuhkan talenta terbaik yang dimiliki karyawan untuk mendukung perusahaan menjadi lebih maju.

Untuk mewujudkannya, perusahaan harus melakukan pengelolaan karyawan dengan baik. Anda bisa melakukan pengelolaan karyawan yang baik ini dengan dukungan software HR.

Dengan penggunakan software HR Anda bisa lebih efektif dalam mengelola karyawan di perusahaan. Tidak hanya itu, dengan software HR Anda juga lebih hemat waktu dan lebih hemat biaya karena harga yang dimiliki software HR sangatlah terjangkau.

Ingin mendapatkan informasi software HR terbaik dengan fitur terlengkap? Anda bisa klik link ini atau bisa klik gambar di bawah ini:

Apa Saja Fitur Software HR yang Harus Ada?

Berikut fitur software HR yang harus ada:

1. Basis data SDM

Bukan fitur yang begitu penting, namun merupakan fondasi bagi fitur-fitur lainnya, HRMS menyimpan catatan karyawan Anda. Hal ini dapat berupa data dasar seperti nama, alamat, nomor telepon, dan peran pekerjaan, hingga catatan kerja yang lengkap, termasuk penilaian manajemen kinerja dan pelatihan yang dilakukan.

Ini mungkin fitur yang paling sederhana yang dimiliki oleh software HR, namun di sisi lain, fitur ini juga yang paling penting karena menyimpan informasi pribadi (mungkin termasuk rincian bank untuk tujuan penggajian) dan pertanyaan tentang keamanan data sistem adalah hal yang mendasar.

2. Absensi online

Fitur kedua yang harus ada dalam software HR adalah absensi online. Absensi ini akan menjadi fitur yang mencatat kehadiran karyawan.

Pengelolaan karyawan pastinya tidak bisa dilepaskan dari kehadiran karyawan. Semakin disiplin karyawan dari perusahaan Anda, maka karyawan tersebut akan datang tepat waktu dan tidak pernah melakukan absen.

Jadi jika Anda membutuhkan software HR untuk bisnis Anda, pastikan software HR Anda memiliki fitur absensi online ini.

3. Orientasi

Setelah Anda mendapatkan karyawan baru, mereka perlu dipandu melalui prosedur orientasi dan induksi organisasi Anda. Proses ini bisa mendapatkan manfaat dari otomatisasi, secara signifikan mengurangi beban manajer dan tim SDM, seperti karyawan baru bisa ‘diperkenalkan’ kepada orang-orang yang diperlukan dan kepada organisasi itu sendiri; mungkin ada pemberitahuan otomatis ke departemen terkait untuk masalah seperti akses gedung, akun pengguna, izin masuk, dan lain-lain.

Dalam sistem yang ideal, fungsi orientasi juga terhubung dengan modul kinerja dan manajemen talenta. Fitur-fitur modul orientasi yang umum meliputi:

Persiapan sebelum hari pertama
Penyiapan catatan karyawan yang akurat dengan mudah (dan tanpa kertas)
Penyediaan informasi penting tentang perusahaan dan personel kunci
Pembelajaran berbasis game
Penjadwalan otomatis untuk pertemuan penting
Kepatuhan terhadap mandat legislatif
Penetapan tujuan sebagai dasar untuk masa percobaan

4. Manajemen kinerja

Mengotomatiskan proses penilaian, merekam dan melacak tujuan dan target, modul ini harus menggabungkan kerangka kerja kompetensi, standar pekerjaan, dan/atau sistem lain yang relevan.

Fitur-fitur modul manajemen kinerja yang umum meliputi:

Menetapkan dan mengelola sasaran kinerja pribadi
Tautan ke kerangka kerja kompetensi
Penjadwalan pertemuan penilaian dan tinjauan
360 umpan balik kinerja
Alat bantu umpan balik ‘pada saat itu juga’
Pengumpulan Big Data untuk mendapatkan gambaran yang lebih luas tentang kinerja individu
Tautan ke manajemen talenta dan fungsi perencanaan suksesi

5. Administrasi tunjangan

Manajemen tunjangan adalah tentang menyediakan informasi yang tepat waktu dan membantu karyawan untuk membuat pilihan yang tepat untuk keadaan mereka. Fitur ini harus mengelola dan memantau tunjangan karyawan, perawatan kesehatan, paket pensiun/kesejahteraan, melacak pilihan pendaftaran, dan segala implikasi keuangan.

Fitur-fitur modul administrasi tunjangan yang umum meliputi:

Komunikasi otomatis mengenai pilihan dan informasi pendaftaran
Alat perbandingan rencana untuk membantu pilihan karyawan, termasuk rincian biaya dan kontribusi
Manajemen peristiwa otomatis dari siklus hidup manfaat
Kepatuhan terhadap undang-undang

6. Manajemen tenaga kerja

Terutama fungsi penjadwalan, software HR ini harus terkait erat dengan (dan sering kali digabungkan dengan) manajemen waktu dan kehadiran dan cuti. Demikian pula, fungsionalitas real-time dapat melibatkan hubungan dengan sistem intelijen bisnis lain seperti ERP dan CRM untuk menyesuaikan penempatan tenaga kerja dengan perubahan kebutuhan.

Fitur-fitur modul manajemen tenaga kerja yang umum meliputi:

Penjadwalan dan manajemen shift
Pemantauan alur kerja
Dasbor manajemen dengan data dan metrik waktu nyata

7. Waktu dan kehadiran

Di samping penggajian, ini mungkin merupakan salah satu fungsi SDM otomatis yang paling lama ada: pencatatan waktu. Dewasa ini, sistem semacam itu sering kali menggunakan identifikasi biometrik untuk menghindari praktik ‘buddy punching’ dan akan terhubung langsung ke (atau menjadi bagian integral dari) modul manajemen tenaga kerja, dengan tautan informasi ke perangkat lunak penggajian dan akuntansi Anda.

Fitur-fitur modul waktu dan kehadiran yang umum meliputi:

Pelacakan kehadiran karyawan
Manajemen jam kerja
Sistem biometrik
Fungsionalitas untuk pekerja jarak jauh dan pekerja mobile
Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan (misalnya, waktu istirahat minimum yang diwajibkan)

8. Pengelolaan cuti dan izin

Sekali lagi, sering kali terkait dengan fungsi manajemen waktu dan kehadiran dan tenaga kerja, modul manajemen cuti Anda merupakan cara otomatis untuk mengalokasikan, memesan, menyetujui, melacak, dan memantau ketidakhadiran di tempat kerja.

Mungkin untuk liburan, alasan kasih sayang, sakit, cuti orang tua, atau bahkan tugas juri. Proses permintaan dan persetujuan harus disederhanakan dan hasilnya dimasukkan ke dalam kalender tim jika diperlukan.

Fitur modul manajemen ketidakhadiran dan cuti yang umum meliputi:

Permintaan cuti mandiri
Integrasi dengan manajemen tenaga kerja (penjadwalan) dan fungsi waktu dan kehadiran
‘Manajemen akun’, melacak waktu dan penggunaan cuti yang masih harus diambil.
Metrik dan analitik, termasuk tingkat ketidakhadiran dan tren

9. Manajemen talenta

Berfokus pada identifikasi individu yang berpotensi, modul ini akan membantu dalam menyiapkan jalur talenta untuk memastikan organisasi Anda terhindar dari kekurangan keahlian dan pengalaman penting yang dapat memengaruhi kinerja.

Hubungan antara rekrutmen, pembelajaran dan pengembangan, serta manajemen kinerja harus berjalan mulus.

Fitur-fitur modul manajemen talenta yang umum meliputi:

Penyelarasan dengan tujuan bisnis strategis organisasi
Identifikasi jalur karier dan perencanaan karier individu
Integrasi dengan kampanye rekrutmen utama
Pembandingan imbalan (internal dan eksternal)

10. Analisis data SDM

Sering kali digabungkan sebagai fungsi dalam modul lain, analisis data SDM menyediakan kemampuan pelaporan (sering kali dalam bentuk perpustakaan metrik dan tolok ukur SDM) yang menilai dan menganalisis data yang dikumpulkan dan disimpan dengan HRMS (dan sistem bisnis lainnya) untuk memberikan wawasan strategis dan prediktif yang dapat digunakan untuk memandu strategi bisnis organisasi.

11. Penggajian atau payroll

Fungsi penggajian dasar akan menghitung dan membayar gaji untuk setiap karyawan, memotong pajak dan potongan yang sesuai, dan mengatur pencetakan dan pengiriman gaji atau pembayaran melalui setoran langsung ke rekening bank karyawan.

Secara tradisional, penggajian otomatis biasanya ditangani oleh perangkat lunak yang terpisah dan berdedikasi. Namun, semakin umum untuk melihat fungsionalitas penggajian digabungkan dalam HRMS Anda.

Manfaat yang jelas adalah bahwa data karyawan penting yang diperlukan saat menjalankan penggajian Anda mungkin sudah disimpan oleh HRMS (identifikasi pribadi, rincian perbankan, catatan jam kerja, dll.)

Manfaat lain dari penggajian berbasis HRMS adalah keamanan dan keakuratan data, kemungkinan kesalahan yang lebih kecil, kepatuhan terhadap peraturan, dan semua otomatisasi yang berhubungan dengan karyawan dapat diakses melalui satu portal atau titik akses.

12. BPJS

Selama beberapa tahun terakhir, kesehatan karyawan telah menjadi prioritas yang meningkat bagi banyak organisasi dan departemen SDM mereka; bisa dibilang lebih penting lagi mengingat adanya pandemi global. Di Indonesia pemerintah telah kewajibkan setiap perusahaan memberikan asuransi kesehatan melalui BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

Software HR dapat digunakan untuk mengelola dan melacak keterlibatan dengan inisiatif tersebut, menetapkan tujuan kesehatan, dan menyebarkan informasi penting dan anjuran kesehatan. Ada juga opsi untuk menerapkan penghargaan dan tunjangan terkait kesehatan sebagai bagian dari paket kompensasi Anda secara keseluruhan.

13. Layanan mandiri karyawan

Sebagai catatan terakhir, bukan merupakan fitur yang berbeda melainkan fitur yang mendasari (dan penting), saat ini tidak ada HRMS yang lengkap tanpa layanan mandiri karyawan atau Employee Self Service (ESS). Bahkan, fitur ini wajib ada jika Anda ingin dampak dan manfaat HRMS Anda lebih dari sekadar departemen SDM dan ruang rapat.

Mungkin sesederhana setiap karyawan dapat mengajukan permintaan cuti berbayar. Atau lebih jauh lagi, seperti portal SDM lengkap dengan dasbor individual untuk setiap pekerja, memberikan mereka akses ke berbagai layanan SDM, mulai dari memilih opsi tunjangan hingga memesan (dan menghadiri) pelatihan dan pengembangan terbaru.

Dengan adanya fitur ESS ini karyawan di perusahaan Anda bisa melakukan layanan mandiri tanpa harus menunggu dari pihak HR untuk membantu kebutuhan mereka.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai fitur software HR yang harus ada. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa software HR akan memudahkan bisnis memudahkan pengelolaan karyawan.

Pengelolaan lebih efektif, efisien, hemat waktu, dan juga hemat biaya dengan adanya software HR ini.

Apakah Anda membutuhkan rekomendasi software HR? Buat Anda yang membutuhkan rekomendasi software HR dengan fitur terlengkap, Anda bisa memilih software HR GajiHub.

GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, mulai dari pengelolaan kehadiran, pengelolaan BPJS, PPh 21, integrasi akuntansi, analisis data, pengelolaan cuti dan izin, Employee Self Service (ESS), reimbursement, dan kasbon.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.