Cara Menghitung Produktivitas dan Rumus Menghitungnya

Mengetahui rumus dan cara menghitung produktivitas adalah hal penting yang harus diketahui pemilik bisnis. Produktivitas adalah ukuran efektivitas kerja yang digunakan bisnis untuk menentukan hal-hal seperti jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, atau tindakan yang dapat diambil untuk meningkatkan efektivitas organisasi.

Memahami produktivitas memungkinkan karyawan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Karena alasan ini, banyak orang dalam peran yang berbeda mungkin menemukan diri mereka menghitung produktivitas, untuk diri mereka sendiri atau orang lain. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara menghitung produktivitas beserta rumus untuk menghitungnya dengan cepat dan mudah.

Apa itu Produktivitas Tenaga Kerja?

Produktivitas tenaga kerja adalah ukuran ekonomi suatu negara atau output organisasi berdasarkan barang dan jasa yang disediakan sebagai fungsi dari jumlah total jam kerja.

Untuk tujuan ekonomi, informasi ini dapat membantu menentukan standar hidup umum bagi penduduknya dan membandingkan informasi tersebut dengan negara lain.

Untuk organisasi, produktivitas tenaga kerja dapat membantu mengukur perubahan produktivitas untuk basis karyawan tertentu dari waktu ke waktu.

Bisnis dapat melihat perubahan dalam produktivitas tenaga kerja mereka ketika karyawan mereka menjadi lebih berpengalaman atau jika mereka mengalami pergantian yang signifikan.

Baca juga: Tenaga Kerja Terlatih: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya

Mengapa Harus Mengukur Produktivitas?

Produktivitas karyawan adalah hal yang berdampak finansial bagi bisnis untuk diukur. Memahami produktivitas membantu bisnis beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan cara-cara yang menghasilkan produktivitas lebih besar yang menghemat uang dan menghasilkan pendapatan tambahan.

Produktivitas karyawan adalah jumlah pekerjaan yang mereka selesaikan dalam waktu yang terukur. Banyak faktor eksternal yang memengaruhi produktivitas termasuk ekonomi, persaingan, dan lainnya.

Pengaruh sistemik ini berada di luar kendali organisasi, namun, menghitung produktivitas dapat membantu pengusaha memahami dan mengoptimalkan tenaga kerja mereka saat ini dan menjadi lebih gesit dalam menghadapi perubahan produktivitas.

Baca juga: Slip Gaji Online: Pengertian dan Keuntungan Menggunakannya

Rumus untuk Mengukur Produktivitas

Perhitungan dasar untuk produktivitas itu sederhana:

Produktivitas = total output / total input

Misalnya, jika Sarah adalah seorang karyawan QA tutup botol di sebuah gudang besar dan dia memeriksa 800 tutup botol dalam 8 jam.

Outputnya adalah 8 jam, dan jumlah waktu yang dia selesaikan adalah inputnya. Dalam kasus ini, yaitu 8 jam. Dengan informasi ini, kita bisa menghitung produktivitas Sarah:

800 / 8 = 100

Dalam hal ini, produktivitas Sarah adalah 100 tutup botol per jam. Jika perusahaan ini melakukan penghitungan yang sama untuk 1.200 karyawan, mereka dapat menggunakan kumpulan data untuk memahami bagaimana kinerja karyawan individual jika dibandingkan dengan produktivitas rata-rata untuk posisi mereka, perusahaan, atau bahkan industri jika datanya tersedia.

Perusahaan juga dapat menggunakannya untuk menyesuaikan inisiatif yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas, kemudian membandingkan sampel dari periode yang berbeda untuk melihat apakah tindakan tersebut berhasil.

Baca juga: Apa Itu UMK? Ini Pengertian, Manfaat, dan Peraturan di Indonesia

Hal Penting yang Perlu Anda Ketahui Saat Menghitung Produktivitas Karyawan

Meskipun melakukan penghitungan produktivitas dengan tangan, menggunakan kalkulator tradisional atau dalam spreadsheet adalah proses yang mudah, ada beberapa pertimbangan lain yang harus Anda buat ketika menentukan cara menghitung produktivitas. Ini adalah:

Industri

Dalam beberapa kasus, nilai output mungkin mewakili uang. Hal ini terutama berlaku dalam industri seperti penjualan dan pemasaran di mana posisi berhubungan langsung dengan produksi pendapatan.

Namun, dalam industri lain, seperti manufaktur, jumlah item yang diselesaikan mungkin merupakan ukuran yang lebih akurat.

Industri jasa memberikan berbagai tantangan baru tentang bagaimana produktivitas diukur karena output tidak berwujud.

Dalam kasus ini, pengukuran kinerja berdasarkan tugas yang diselesaikan mungkin lebih masuk akal daripada jumlah barang atau uang yang dihasilkan. Bersiaplah untuk mengubah cara Anda merepresentasikan nilai berdasarkan standar industri untuk mengukur produksi.

Target dan tolok ukur perusahaan

Target produktivitas dapat didasarkan pada tolok ukur yang telah ditetapkan atau yang dibuat dalam organisasi Anda.

Di beberapa industri, seperti pusat panggilan, tolok ukur umum produktivitas mungkin 100 panggilan telepon selama 8 jam shift. Tetapi di industri lain, tolok ukur mungkin tidak jelas.

Misalnya, perusahaan rintisan teknologi berbasis layanan mungkin tidak memiliki tolok ukur yang ada untuk jenis produk yang mereka buat atau untuk industri tertentu. Dalam kasus ini, perusahaan melihat data yang ada tentang produksi mereka sendiri dan mulai dengan itu.

Baca juga: Surat Perjanjian Kerjasama dan Unsur yang Ada di Dalamnya

Ukuran efisiensi

Produktivitas memberi tahu Anda berapa banyak output selama periode waktu yang terukur, namun tidak memberi tahu Anda seberapa baik tugas diselesaikan. Untuk memahami seberapa kuat tenaga kerja Anda, Anda perlu menghitung efisiensi dan produktivitas.

Manfaat Menghitung Produktivitas

Berikut ini beberapa manfaat potensial dari pengukuran produktivitas tenaga kerja di organisasi Anda sendiri:

Melacak perubahan dari waktu ke waktu

Mengukur produktivitas tenaga kerja dapat membantu Anda mengukur perubahan tren output dari waktu ke waktu.

Ketika Anda mengidentifikasi pola peningkatan atau penurunan produktivitas per jam kerja, Anda dapat menerapkan perubahan yang berarti jika perlu.

Misalnya, jika Anda melihat bahwa penurunan produktivitas berkorelasi dengan perubahan tata letak fasilitas Anda, Anda dapat menganalisis lebih lanjut ruang Anda untuk memaksimalkan efisiensi.

Perencanaan dan penerapan pelatihan

Memperhatikan tren dalam produktivitas tenaga kerja dapat membantu mengidentifikasi peluang untuk pelatihan karyawan tambahan.

Jika Anda melihat peningkatan produktivitas setelah memberikan jenis pelatihan tertentu, misalnya, Anda dapat menemukan cara untuk mengintegrasikan peluang tersebut lebih sering dan untuk lebih banyak personel.

Penurunan produktivitas mungkin berkorelasi dengan proses atau prosedur baru, dalam hal ini Anda dapat merencanakan dan menerapkan pelatihan yang sesuai untuk memaksimalkan produktivitas karyawan.

Menentukan alokasi sumber daya

Ketika Anda menghitung produktivitas tenaga kerja, Anda mungkin melihat cara-cara untuk mendukung produktivitas karyawan menggunakan sumber daya operasional dan fiskal tambahan.

Misalnya, jika permintaan untuk produk tertentu melebihi tingkat di mana karyawan yang berkualifikasi tinggi dapat mengoperasikan peralatan tertentu, Anda mungkin memilih untuk meningkatkan materi atau proses tersebut untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja.

Anda mungkin juga mengalokasikan sumber daya untuk otomatisasi, tergantung pada industri Anda, yang juga dapat meningkatkan output secara keseluruhan.

Baca juga: HRBP Adalah: Pengertian, Tugas, Manfaat, dan Sertifikasinya

Mengurangi pergantian karyawan

Anda mungkin memperhatikan bahwa pola dalam produktivitas tenaga kerja sesuai dengan pergantian karyawan.

Misalnya, Anda mungkin mendapati bahwa produktivitas menurun setelah karyawan yang berpengalaman mengundurkan diri. Jika demikian, Anda dapat memilih untuk mengambil tindakan mitigasi pergantian karyawan menggunakan data dari alat bantu seperti survei karyawan.

Tahapan dalam Mengukur dan Menghitung Produktivitas Tenaga Kerja

Mengetahui cara mengukur dan menghitung produktivitas tenaga kerja dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis yang tepat.

Misalnya, ukuran produktivitas tenaga kerja dapat membantu Anda memutuskan berapa banyak pelatihan yang harus diberikan kepada karyawan, berapa banyak karyawan yang harus dipekerjakan pada waktu tertentu, dan bagaimana mengatasi perputaran atau gesekan yang mungkin dihadapi bisnis Anda.

Untuk mengukur dan menghitung produktivitas tenaga kerja, cobalah langkah-langkah berikut ini:

1. Identifikasi nilai barang dan jasa

Langkah pertama untuk menghitung produktivitas tenaga kerja adalah mengukur nilai barang dan jasa yang ingin Anda analisis.

Jika Anda mengukur produktivitas tenaga kerja untuk seluruh organisasi Anda, ini dapat mencakup semua unit bisnis dan inventaris yang berkontribusi pada pendapatan Anda secara keseluruhan.

Anda mungkin juga mengukur produktivitas tenaga kerja untuk unit atau divisi tertentu, dalam hal ini Anda akan mengumpulkan nilai barang dan jasa dalam kategori tertentu.

Perhatikan item dan aktivitas mana yang akan dimasukkan dalam perhitungan nilai keseluruhan Anda. Misalnya, inventaris akhir, atau inventaris yang tersisa di akhir siklus inventaris, mungkin bukan merupakan faktor dalam perhitungan ini.

Pertimbangkan untuk berkolaborasi dengan para pemimpin bisnis lainnya, terutama mereka yang berada di bidang keuangan, untuk menentukan cara terbaik untuk mengukur nilai barang yang Anda hasilkan dan layanan yang Anda berikan.

Baca juga: Tugas HRD dan Kualifikasi HRD yang Wajib Anda Ketahui

2. Ukur jumlah total jam kerja

Selanjutnya, identifikasi karyawan yang relevan dengan perhitungan produktivitas tenaga kerja Anda. Jika Anda mengukur produktivitas tenaga kerja untuk seluruh perusahaan Anda, misalnya, itu berarti menemukan setiap individu yang berkontribusi pada keseluruhan nilai barang dan jasa organisasi Anda.

Jika Anda mengukur produktivitas tenaga kerja untuk unit bisnis tertentu, identifikasi hanya karyawan yang perannya berkontribusi pada output unit tersebut. Tabulasi jam kerja karyawan ini untuk periode waktu yang diinginkan, seperti seminggu, sebulan atau seperempat.

3. Terapkan rumus produktivitas tenaga kerja

Terakhir, gunakan rumus produktivitas tenaga kerja untuk menentukan berapa banyak nilai yang dihasilkan organisasi Anda atau unit yang dipilih per jam kerja.

Bagilah nilai total barang dan jasa dengan jumlah total jam kerja yang relevan dengan menggunakan rumus ini:

Produktivitas tenaga kerja = nilai barang dan jasa ÷ jumlah total jam kerja

Anda kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk menginformasikan keputusan bisnis dan organisasi Anda, terutama mengenai tingkat personel dan produktivitas.

Baca juga: Manajemen Mikro (Micromanage): Pengertian, Dampak Buruk, dan Cara Menghindarinya

Metode Penghitungan Produktivitas

Dalam beberapa kasus, para pemimpin bisnis memilih cara yang berbeda untuk menghitung produktivitas. Karena sifat produktivitas yang sangat terkait dengan output karyawan, ada beberapa cara yang bisa dilakukan. Di bawah ini adalah beberapa metode alternatif untuk menetapkan metode dasar produktivitas:

Meminta umpan balik

Salah satu cara umum yang dapat digunakan oleh sebuah bisnis untuk menentukan produktivitas karyawan adalah dengan melakukan umpan balik dari karyawan lain.

Metode ini terjadi ketika pemberi kerja mensurvei penyelia, rekan kerja, dan bawahan karyawan dan meminta mereka untuk mengevaluasi kontribusi anggota tim dalam langkah-langkah spesifik yang mencakup survei tertulis, komunikasi verbal, dan pelatihan tentang cara melakukan peninjauan terhadap karyawan lain.

Dengan mendapatkan sampel yang mencakup banyak orang, Anda dapat membantu memperhitungkan bias selama proses ini, sehingga bisa sangat efektif untuk mendapatkan pemahaman dasar tentang produktivitas individu.

Metode penjualan total

Jika mensurvei karyawan bukanlah hal yang bisa Anda lakukan, persamaan lain yang mungkin Anda gunakan untuk mendapatkan pemahaman yang luas tentang produktivitas adalah total penjualan selama periode tertentu dibagi dengan total jam kerja dalam periode itu.

Katakanlah, misalnya, Anda adalah bisnis dengan dua karyawan yang masing-masing bekerja 40 jam seminggu. Itu berarti 80 jam kerja dalam satu minggu tertentu. Selama minggu tertentu ini, kita akan menganggap bahwa jumlah total penjualan adalah 3.000.000.

Untuk sampai pada perhitungan yang masuk akal untuk produktivitas karyawan, Anda dapat mengambil total penjualan Anda dan membaginya dengan jumlah jam kerja karyawan seperti ini:

3.000.000 / 80 = 37.5000 / jam

Baca juga: Pengertian HSE, Manfaat, dan Sertifikasi yang Dibutuhkan untuk Profesional HSE

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai cara menghitung produktivitas beserta rumus penghitungannya yang bisa Anda gunakan untuk memastikan tingkat produktivitas karyawan Anda berjalan selalu optimal.

Jika Anda memiliki masalah dengan proses pengukuran dan rumus penghitungan produktivitas dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan solusi HR modern seperti software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa mengurangi beban kerja bagian HRD dalam proses penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Jadikan proses penghitungan produktivitas lebih mudah dengan menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan dengan Gajihub dan proses pendistribusian feedback yang menyeluruh secara online hanya dalam satu aplikasi yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.