Software HR merupakan alat yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk mengurangi tugas manual dan menekan biaya operasional. Selain itu, software ini juga mampu menyederhanakan proses kerja HR, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Namun, bagaimana cara memilih software HR terbaik?
Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, perlu Anda pahami bahwa dengan memilih software HR terbaik, tugas-tugas administratif seperti pengelolaan data karyawan, pelacakan absensi, hingga laporan performa karyawan bisa menjadi lebih otomatis.
Alhasil, sebagai tim HR, Anda dapat lebih fokus pada strategi pengembangan karyawan dan inisiatif perusahaan yang lebih besar.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas cara memilih software HR terbaik, fitur penting, dan manfaatnya.
Bagaimana Cara Kerja HR Software?
Software HR bertujuan untuk menggantikan dokumen manual dan membantu dalam berbagai tugas berikut:
- Memperbarui dan mengelola data karyawan dengan lebih rapi.
- Melacak waktu kerja dan mengukur kepuasan karyawan.
- Membuat laporan data sesuai kebutuhan.
- Memberikan feedback real-time dan memantau kinerja karyawan.
- Menyederhanakan pekerjaan administratif dan menciptakan alur kerja baru.
- Mengelola benefit untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.
Dengan otomatisasi, HR software membuat pekerjaan tim HR menjadi lebih ringan dan efisien. Data karyawan yang selalu terupdate juga membantu menciptakan kerjasama yang lebih baik.
Hasilnya, tim HR dapat lebih fokus pada hal-hal yang benar-benar penting tanpa terjebak pada proses yang memakan waktu.
Baca Juga: 13 Fitur Software HR yang Harus Ada untuk Bisnis Anda
Apa Saja Manfaat HR Software?
Menurut riset, 1 dari 3 karyawan baru meninggalkan pekerjaannya dalam 90 hari pertama jika pengalaman onboarding mereka buruk?
Salah satu penyebabnya adalah kurangnya teknologi HR yang dapat menyederhanakan proses perekrutan.
Namun, software HR bukan hanya untuk perekrutan. Software ini juga menawarkan manfaat lain yang bisa dirasakan oleh berbagai jenis bisnis, seperti:
1. Meningkatkan pengalaman karyawan
Software HR memudahkan komunikasi antar departemen dan memberikan akses informasi yang mudah, seperti slip gaji dan jadwal cuti. Hal ini membuat karyawan merasa lebih nyaman dan terhubung.
2. Data tersimpan di satu tempat
Dengan software HR, semua data karyawan tersimpan secara digital di satu lokasi, sehingga lebih mudah diakses dan dikelola dibandingkan dengan dokumen fisik.
3. Proses kerja lebih efisien
Alur kerja yang otomatis memungkinkan tugas-tugas HR diselesaikan dengan cepat tanpa hambatan. Anda juga bisa memantau status dokumen atau proses dengan lebih mudah.
4. Pengambilan keputusan lebih cepat
Dengan data yang terorganisir, tim HR dapat membuat keputusan bisnis yang lebih akurat dan efisien, sekaligus menghemat waktu serta biaya.
5. Keamanan data lebih baik
Mengelola data karyawan berarti menjaga kerahasiaan informasi pribadi. Dalam hal ini, software HR dilengkapi dengan fitur keamanan untuk melindungi data dari risiko serangan siber.
Baca Juga: Software Payroll Online vs Offline, Lebih Baik Mana?
Bagaimana Cara Memilih Software HR Terbaik?
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga penting untuk menjawab beberapa pertanyaan mendasar sebelum memilih software HR.
Software yang tepat dapat meningkatkan efisiensi, mendukung pengembangan karyawan, dan membantu perusahaan mencapai tujuannya. Berikut langkah-langkahnya:
1. Buat Daftar Kebutuhan Software HR Anda
Langkah pertama adalah menentukan apa saja yang Anda harapkan dari software HR tersebut.
Buatlah daftar tugas yang ingin Anda otomatisasi dan siapa saja yang akan menggunakan software ini.
Beberapa software HR dirancang untuk tugas tertentu seperti rekrutmen atau pelatihan karyawan, sementara yang lain menawarkan solusi all-in-one yang mencakup semua fungsi HR.
Sebagai contoh, seorang CEO mungkin membutuhkan laporan analitik dari software HR, sementara manajer HR lebih fokus pada manajemen data karyawan.
Oleh karena itu, penting untuk memahami kebutuhan masing-masing pengguna.
Jika Anda ingin solusi yang sesuai dengan alur kerja bisnis Anda tanpa banyak perubahan, Anda dapat memilih software HR yang bisa disesuaikan.
Namun, jika anggaran Anda terbatas, solusi standar dengan fitur-fitur bawaan mungkin lebih cocok. Pastikan software tersebut benar-benar dapat membantu mencapai tujuan utama Anda.
2. Pertimbangkan Siapa yang Akan Terdampak
Identifikasi area bisnis yang akan terkena dampak oleh penggunaan software HR. Hal ini penting untuk memastikan software yang Anda pilih dapat mendukung kebutuhan tersebut.
Beberapa departemen yang biasanya terpengaruh oleh software HR meliputi:
- HR dan penggajian, termasuk rekrutmen, onboarding, manajemen kehadiran, dan analisis kebutuhan tenaga kerja.
- Departemen lain, seperti keuangan (terkait penganggaran) dan IT (terkait integrasi sistem).
Dengan software HR yang tepat, proses manual dapat digantikan oleh sistem otomatis, sehingga tim HR memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas strategis seperti meningkatkan budaya kerja.
3. Konsultasikan dengan Tim HR Anda
Setelah memahami siapa saja yang akan terampak, langkah selanjutnya adalah berdiskusi langsung dengan tim HR. Mereka adalah pengguna utama software ini, sehingga masukan mereka sangat berharga.
Berikut beberapa pertanyaan yang bisa Anda ajukan kepada tim HR:
- Apa tantangan utama yang dihadapi saat ini?
- Apakah software HR yang ada saat ini sudah memenuhi kebutuhan? Jika belum, apa kekurangannya?
- Fitur apa yang paling sering digunakan dan mana yang jarang digunakan?
- Bagaimana software baru bisa membantu menyederhanakan pekerjaan?
- Apakah ada keluhan karyawan yang bisa diselesaikan dengan software HR?
Baca Juga: 7 Cara Memilih Software Payroll Terbaik dan Rekomendasinya
4. Riset Penyedia Software HR
Cara memilih software HR terbaik selanjutnya adalah, setelah mendapatkan masukan dari tim HR, lakukan riset untuk mencari penyedia software HR yang paling sesuai.
Anda bisa membaca ulasan pelanggan, testimoni, atau blog industri untuk memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing produk.
Pastikan untuk mencari tahu apakah penyedia software juga menawarkan dukungan tambahan seperti pelatihan atau layanan purna jual.
5. Uji Coba Software
Sebagian besar penyedia software HR biasanya menawarkan uji coba gratis. Gunakan kesempatan ini untuk mencoba fitur-fitur yang mereka tawarkan.
Jadi, pastikan software tersebut mudah digunakan oleh tim Anda dan memenuhi semua kebutuhan yang sudah Anda identifikasi sebelumnya.
Baca Juga: 8 Tips Memilih Software HR + 11 Fitur Pentingnya
6. Tetap pada Anggaran Anda
Langkah terakhir, dan mungkin yang paling penting, adalah menetapkan anggaran yang jelas untuk investasi software HR.
Pastikan Anda tidak hanya terpaku pada biaya awal pembelian, tetapi juga mempertimbangkan biaya jangka panjang seperti biaya lisensi, pemeliharaan, dan pelatihan karyawan.
Saat menetapkan anggaran, pertimbangkan beberapa hal berikut:
Harga Software
Apakah harga software sesuai dengan fitur yang ditawarkan? Jangan langsung memilih yang paling murah, tetapi fokus pada nilai yang Anda dapatkan.
Biaya Tambahan
Pastikan Anda memahami apakah ada biaya tambahan seperti biaya instalasi, pelatihan, atau pembaruan sistem di masa depan.
Diskusikan hal ini dengan penyedia software agar tidak ada kejutan di kemudian hari.
Skalabilitas
Pilih software yang fleksibel dan dapat tumbuh bersama bisnis Anda.
Misalnya, jika perusahaan Anda berkembang dan mempekerjakan lebih banyak karyawan, apakah software tersebut masih dapat mendukung kebutuhan Anda tanpa harus mengganti sistem sepenuhnya?
Manfaat Jangka Panjang
Software HR adalah investasi. Hitung manfaat jangka panjangnya, seperti penghematan waktu, efisiensi kerja, dan peningkatan produktivitas tim.
Dengan cara ini, Anda dapat melihat apakah software tersebut benar-benar layak dibeli.
Jangan tergoda untuk melebihi anggaran hanya karena ingin fitur tambahan yang sebenarnya tidak terlalu dibutuhkan.
Fokuslah pada kebutuhan utama dan pastikan Anda mendapatkan solusi yang seimbang antara harga dan manfaat.
Baca Juga: 13 Tips Memilih Software Absensi dan Fitur Pentingnya
Apa Saja Fitur Penting yang Wajib Dimiliki Software HR?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu cara untuk memilih software HR terbaik adalah dengan mempertimbangkan berbagai fitur yang tersedia.
Berikut adalah fitur-fitur penting yang umumnya dimiliki software HR:
1. Applicant Tracking System (ATS)
Pastikan software HRIS Anda memiliki applicant tracking system (ATS) bawaan. Fitur ini memudahkan proses rekrutmen dan perekrutan dengan menyimpan semua aplikasi, informasi, resume, dan kuesioner pelamar di satu tempat.
Proses rekrutmen menjadi lebih terorganisir, menarik talenta, dan menunjukkan kepemimpinan Anda dalam mengelola struktur organisasi dengan baik.
2. Pelatihan Karyawan
Sistem HRIS Anda sebaiknya mencakup dokumen dan video pelatihan. Ini memastikan semua karyawan memiliki pengetahuan yang sama tentang SOP dan keterampilan kerja.
Anda juga bisa melacak progres pelatihan mereka. Dengan ini, performa karyawan dapat meningkat, pelatihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, dan motivasi karyawan bertambah melalui visibilitas kemajuan mereka.
3. Penggajian
Penggajian sering kali memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan fitur otomatisasi penggajian yang dimiliki software HR, Anda dapat menghitung gaji, pajak, dan potongan dengan akurat tanpa risiko kesalahan yang mahal atau masalah hukum.
4. Succession Planning
Succesion planning memastikan posisi penting yang akan kosong dapat diisi dengan cepat. Dengan HRIS, Anda dapat mencatat kandidat potensial beserta kekuatan dan kelemahannya untuk setiap posisi tertentu.
Baca Juga: Cara Memilih Aplikasi HRIS Terbaik + Fungsi Pentingnya
5. Employee Self-Service
Fitur employee self-service (ESS) ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti, memantau saldo cuti sakit, dan mendaftar ke program tunjangan secara mandiri.
Manajemen dapat menghemat waktu karena sistem ini mendukung otomatisasi berbagai tugas administratif.
6. Manajemen Tunjangan
HRIS Anda harus memudahkan pendaftaran dan pengelolaan tunjangan karyawan. Dengan fitur ini, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan tunjangan mereka jika diperlukan.
7. Manajemen Kinerja
Pantau kinerja karyawan dengan fitur pelacakan performa yang terintegrasi langsung dalam HRIS Anda.
Data kinerja dapat dilihat dalam bentuk grafik atau tabel, memudahkan Anda mengambil keputusan berbasis data.
8. Manajemen Waktu dan Kehadiran
Fitur ini membantu melacak waktu kerja karyawan dengan akurat dan mengurangi potensi kecurangan seperti manipulasi jam masuk atau keluar.
9. Laporan dan Analitik
Software HR yang baik memungkinkan Anda membuat laporan kustom dan menganalisis tren seperti absensi, produktivitas, atau kesejahteraan karyawan.
10. Penyimpanan Catatan Karyawan
Simpan data karyawan masa lalu dan saat ini di satu tempat yang mudah diakses, seperti informasi kontak, gaji, atau catatan kedisiplinan.
Baca Juga: Cara Pengumpulan Data Karyawan, HR Wajib Tahu
11. Penyimpanan Dokumen
Dengan menyimpan dokumen secara digital di HRIS, Anda dapat menghemat biaya alat tulis dan menjaga keamanan data sensitif.
12. Feedback dan Survei
Software HR yang baik memiliki fitur untuk mengumpulkan dan menyimpan feedback atau hasil survei dari karyawan.
13. Pengumuman dan Berita Perusahaan
Pastikan semua karyawan mendapatkan informasi penting dan pengumuman terbaru melalui fitur komunikasi internal di HRIS.
14. Integrasi Aplikasi Pihak Ketiga
HRIS yang fleksibel memungkinkan integrasi dengan aplikasi lain yang Anda butuhkan tanpa harus mengganti vendor saat bisnis berkembang.
15. Onboarding
Automasi proses onboarding karyawan baru dapat menghemat waktu dan fokus pada membangun hubungan yang lebih personal.
16. Kepatuhan Hukum
Software HR dapat membantu melacak dan memastikan bisnis Anda mematuhi peraturan ketenagakerjaan, seperti jam kerja karyawan paruh waktu atau pengelolaan kompensasi cedera kerja.
17. Manajemen Cuti dan Ketidakhadiran
Lacak ketidakhadiran karyawan secara efektif dan pastikan setiap pengajuan cuti sesuai dengan peraturan yang berlaku.
18. Penjadwalan
Software HR dapat membantu Anda membuat jadwal kerja yang efisien, termasuk preferensi jadwal karyawan dan hari libur mereka.
19. Direktori Karyawan
Akses data karyawan dengan cepat melalui direktori karyawan yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
20. Aplikasi Mobile
Banyak sistem HRIS kini tersedia dalam bentuk aplikasi mobile, memudahkan karyawan untuk mengakses informasi seperti jadwal kerja atau pengajuan cuti kapan saja.
Baca Juga: Aplikasi Cuti Online: Pengertian Lengkap dan Manfaat Menggunakannya
Kelola HR Anda dengan GajiHub
Jika Anda mencari software HR terbaik, GajiHub menjadi salah satu pilihan yang paling direkomendasikan.
Dengan GajiHub, pengelolaan gaji karyawan menjadi lebih praktis, mulai dari perhitungan hingga pelaporan, semuanya dapat dilakukan dengan mudah.
Dirancang dengan teknologi modern dan interface yang user-friendly, GajiHub cocok digunakan oleh berbagai jenis bisnis, mulai dari UMKM hingga perusahaan besar.
Software ini membantu Anda menghemat waktu sekaligus mengurangi risiko kesalahan dalam penggajian.
Fitur Unggulan GajiHub:
- Sistem Payroll otomatis
- Pencatatan absensi karyawan
- Manajemen PPh 21
- Integrasi BPJS
- Pengelolaan akuntansi
- Employee Self-Service
- Manajemen cuti dan izin
- Analitik data HR
- Pengajuan reimbursement
- Fasilitas kasbon
Harga dan Uji Coba
Nikmati semua fitur GajiHub mulai dari Rp4.900 per karyawan per bulan, lengkap dengan uji coba gratis selama 14 hari untuk memastikan GajiHub adalah solusi terbaik untuk kebutuhan HR Anda.
Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa software HR merupakan alat penting yang dapat membantu perusahaan mengotomatiskan tugas-tugas administratif, seperti pengelolaan data karyawan, pelacakan absensi, hingga laporan performa karyawan.
Dengan teknologi ini, tim HR bisa lebih fokus pada strategi pengembangan karyawan dan inisiatif perusahaan.
Software HR juga menawarkan manfaat seperti meningkatkan efisiensi kerja, pengambilan keputusan berbasis data, dan menjaga keamanan informasi karyawan.
Untuk memilih software HR terbaik, perusahaan perlu memahami kebutuhan spesifik mereka, mempertimbangkan pengguna yang akan terdampak, serta melakukan riset mendalam tentang penyedia layanan.
Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan GajiHub, sebagai software HRIS yang menyediakan fitur lengkap dengan harga terjangkau, mulai dari Rp4.900 per karyawan per bulan.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024