Saat ini, rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk merekrut karyawan bisa mencapai 39 hari.
Padahal, kandidat terbaik biasanya hanya available di pasar kerja selama 10 hari saja.
Artinya, jika proses perekrutan berlangsung lama, kandidat terbaik bisa beralih ke perusahaan lain yang bergerak lebih cepat.
Lama tidaknya proses rekrutmen ini sering kali disebabkan oleh meningkatnya jumlah posisi yang membutuhkan keterampilan tinggi.
Posisi-posisi seperti ini memang membutuhkan proses seleksi yang lebih ketat dan mendalam agar perusahaan bisa benar-benar menemukan orang yang tepat.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mulai mencari cara agar proses screening karyawan bisa berjalan lebih cepat dan efisien, tanpa mengorbankan kualitas.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas cara cepat screening karyawan dan faktor memperlambat proses screening.
Apa Saja Faktor yang Membuat Proses Screening Berjalan Lambat?
Sebelum mengetahui cara cepat dalam melakukan screening karyawan, Anda perlu memahami terlebih dahulu sebenarnya apa yang membuat proses tersebut berjalan lambat.
Berikut beberapa penyebabnya:
1. Terlalu Banyak Tahapan Seleksi
Terkadang, perusahaan ingin benar-benar yakin sebelum memilih kandidat.
Itulah mengapa mereka mungkin akan memasukkan banyak tahapan screening seperti:
- Tes IQ
- Tes kepribadian
- Presentasi kelompok
- Wawancara lebih dari satu kali
- Pemeriksaan referensi
2. Informasi yang Terlalu Membingungkan
Saat proses screening dilakukan secara berlebihan, tim rekrutmen akan menerima terlalu banyak data terkait masing-masing kandidat.
Alih-alih membantu, informasi yang berlebihan ini justru dapat menyulitkan dalam pengambilan keputusan.
3. Menggunakan Proses Manual Tanpa Bantuan Teknologi
Masih banyak proses screening yang dilakukan secara manual, seperti dengan membaca resume satu per satu, mengatur jadwal secara manual, serta menjawab pertanyaan umum dari kandidat secara langsung.
Metode ini sangat menyita waktu dan tenaga.
Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan untuk memanfaatkan teknologi, seperti software rekrutmen atau chatbot untuk menyederhanakan proses rekrutmen.
Dengan demikian, tim rekrutmen bisa lebih fokus pada tahapan yang bersifat strategis.
3. Bias dan Proses Screening yang Tidak Terstruktur
Screening kandidat berdasarkan preferensi pribadi, latar belakang, atau faktor yang bersifat permukaan, seperti penampilan atau jenis kelamin dapat menyebabkan keputusan yang tidak adil dan membuat kandidat potensial tersingkir.
Selain itu, proses screening yang tidak terstruktur juga dapat menghasilkan penilaian yang tidak konsisten dan gagal mengukur potensi kandidat secara objektif.
4. Kurangnya Kriteria Kebutuhan Pekerjaan yang Jelas
Salah satu alasan umum mengapa proses screening kandidat berjalan lambat adalah karena tidak adanya kriteria pekerjaan yang jelas dan spesifik.
Tanpa pemahaman yang rinci mengenai skill, pengalaman, dan kualifikasi yang dibutuhkan, tim rekrutmen lebih mudah salah dalam menilai kemampuan kandidat.
Akibatnya, kandidat yang terpilih bisa saja tidak sesuai dengan kebutuhan sebenarnya dari posisi yang ditawarkan.
Contoh:
Untuk posisi software developer, jika lowongan kerja tidak mencantumkan dengan jelas bahasa pemrograman yang dibutuhkan atau tingkat pengalaman yang diharapkan, Anda bisa saja merekrut kandidat yang tidak memiliki keterampilan yang sesuai.
Baca Juga: Job Requisition: Arti, Tujuan, Manfaat, Hingga Tips Menulisnya
Bagaimana Cara untuk Membuat Proses Screening Karyawan Lebih Cepat?
Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat proses screening menjadi lebih cepat:
1. Buat Proses Rekrutmen yang Jelas Sejak Awal
Sebelum membuka lowongan, pastikan proses rekrutmen sudah tertata rapi.
Tentukan siapa yang terlibat, tugas masing-masing, tahapan seleksi, dan kapan keputusan akan dibuat.
Anda dapat bekerja sama dengan kepala departemen untuk menyusun deskripsi kerja yang sesuai kebutuhan.
Hal ini bisa mencegah perubahan mendadak yang bikin proses molor.
Pastikan juga semua yang terlibat siap memberikan feedback dan menjadwalkan wawancara tepat waktu.
2. Gunakan ATS untuk Menyaring Kandidat Lebih Cepat
Melakukan screening CV secara manual butuh waktu lama.
Dengan applicant traccking system, proses ini jadi otomatis dan jauh lebih cepat.
ATS membantu memilah pelamar, memberi peringkat pada kandidat, menyatukan komunikasi, dan menjaga semua proses tetap teratur.
Baca Juga: 10 Contoh CV ATS dan Cara Membuatnya
3. Buat Standar dan Sederhanakan Proses Wawancara
Wawancara sering menjadi salah satu penyebab utama lamanya proses screening kandidat.
Oleh karena itu, untuk menghindari keterlambatan, perusahaan bisa membuat kerangka wawancara yang lebih terstruktur, seperti:
- Menyusun daftar pertanyaan tetap untuk tiap posisi
- Menggunakan kriteria penilaian yang sama agar penilaian lebih objektif
- Menentukan jumlah tahap wawancara sejak awal
- Menyusun jadwal wawancara secara terorganisir agar tidak tertunda
Selain itu, wawancara video juga bisa mempercepat proses karena bisa dinilai kapan saja tanpa perlu mencocokkan jadwal semua pihak.
Dengan proses yang lebih efisien, wawancara bisa tetap berkualitas tanpa memperlambat rekrutmen.
4. Manfaatkan Program Employee Referral
Program employee referral atau rekomendasi karyawan bisa menjadi salah satu cara paling efektif untuk membuat proses screening karyawan lebih cepat.
Oleh karena itu, Anda perlu membuat program employee referral yang terstruktur dan berikan insentif kepada setiap karyawan yang berhasil merekomendasikan kandidat hingga diterima.
Hal ini tidak hanya memotivasi tim, tetapi juga membuat mereka lebih proaktif dalam mencari talent terbaik yang sesuai dengan budaya perusahaan.
Berdasarkan riset dari Jobvite, kandidat dari program referral memiliki tingkat konversi tertinggi, yaitu 40% dari kandidat menjadi karyawan.
Hal ini karena karyawan cenderung merekomendasikan orang yang mereka yakini akan cocok dan berkontribusi baik di perusahaan.
Selain itu, prosesnya juga bisa lebih cepat karena kandidat biasanya sudah mengenal perusahaan melalui temannya yang bekerja di sana.
5. Gunakan AI untuk Mempercepat Proses Screening
Teknologi AI semakin menjadi andalam dalam proses rekrutmen, terutama untuk tahap screening awal yang kerap menyita waktu.
Dengan bantuan AI, tugas administratif bisa diotomatisasi, sehingga memungkinkan tim rekrutmen lebih fokus pada hal-hal yang lebih strategis, seperti in-depth interview dan pengambilan keputusan.
Berikut ini tiga peran utama AI dalam membuat proses screening karyawan lebih cepat:
Screening otomatis dengan chatbot dan video interview
AI bisa digunakan untuk melakukan seleksi awal dengan bantuan chatbot atau video interview satu arah.
Kandidat akan menjawab pertanyaan yang telah ditentukan, dan sistem akan mengevaluasi jawabannya berdasarkan kriteria tertentu.
Hal ini dapat mempercepat proses seleksi awal tanpa harus melakukan panggilan satu per satu secara manual.
Analisis data kandidat
AI dapat memproses data dari CV, surat lamaran, hingga formulir aplikasi untuk mengidentifikasi skill, pengalaman, dan kualifikasi yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan.
Bahkan, AI juga bisa terhubung ke platform seperti LinkedIn untuk meninjau profil kandidat, melihat rekam jejak digital mereka, dan menilai apakah mereka cocok dengan budaya perusahaan.
Otomatisasi komunikasi
AI juga berperan dalam menjaga komunikasi tetap lancar dengan kandidat.
Mulai dari mengirim undangan wawancara, menjawab pertanyaan umum, hingga memberi kabar perkembangan proses seleks, semua bisa dilakukan secara otomatis.
Baca Juga: 5 Peran AI dalam Rekrutmen yang Dapat Memudahkan HR
7. Lengkapi CV dengan Tes Penilaian Kandidat
CV memang bisa memberikan gambaran awal tentang pengalaman dan latar belakang kandidat.
Namun, ada banyak hal penting yang tidak tertulis di dalamnya, seperti:
- Sikap kerja
- Kecocokan dengan budaya perusahaan
- Pola pikir
- Kepribadian
Untuk itu, menambahkan tes penilaian bisa menjadi langkah yang tepat.
Tes ini membantu Anda melihat langsung bagaimana kandidat menyelesaikan tugas, merespons situasi kerja, dan berinteraksi dalam skenario tertentu.
Dengan begitu, proses rekrutmen tidak hanya berdasarkan apa yang tertulis di atas kertas, tapi juga berdasarkan bukti nyata kemampuan dan karakter kandidat.
Selain itu, tes ini juga bisa mengurangi risiko bias tidak sadar dalam pengambilan keputusan.
Baca Juga: Ketahui Dampak dan Cara Menghindari Interviewer Bias
Apa Saja Tools yang Bisa Membantu Proses Screening Karyawan Menjadi Lebih Cepat?
Selain dengan melakukan cara di atas, berikut beberapa teknologi yang bisa Anda gunakan untuk mempercepat proses screening karyawan:
1. Gunakan Online Assessment
Online assessment memungkinkan Anda menilai keterampilan, pengetahuan, kepribadian, dan kecocokan kandidat dengan cepat.
Tes ini bisa digunakan untuk menyaring pelamar sejak awal, menilai kemampuan mereka secara objektif, dan membantu menentukan siapa saja yang layak masuk ke tahap berikutnya.
Jenis tes bisa disesuaikan dengan peran yang dibutuhkan, baik teknis, customer service, hingga manajerial, dan membantu menghemat waktu interview.
2. Gunakan Wawancara Video
Wawancara video, baik secara langsung maupun rekaman, memungkinkan Anda untuk menilai kemampuan komunikasi dan bahasa tubuh kandidat tanpa harus bertemu langsung.
Anda bisa menyiapkan pertanyaan yang relevan, termasuk situasional dan perilaku, untuk melihat bagaimana kandidat berpikir dan merespons skenario nyata.
Cara ini sangat cocok untuk posisi yang memerlukan interaksi atau kerja tim.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Screening Interview dalam Proses Rekrutmen
3. Manfaatkan Teknologi AI
Seperti yang telah disebutkan sebelmnya, AI bisa membantu menyederhanakan tahap screening awal dengan menganalisis CV, surat lamaran, dan profil media sosial.
Teknologi ini mampu mengidentifikasi keterampilan, pengalaman, dan pencapaian yang sesuai dengan kebutuhan posisi, serta mencocokkan kandidat berdasarkan data yang ada.
AI juga membantu mengurangi bias seleksi karena prosesnya lebih objektif dan berbasis data.
Baca Juga: Sosial Media Rekrutmen: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya
4. Gunakan Data Analytics
Data analytics memungkinkan Anda mengevaluasi efektivitas proses rekrutmen melalui metrik seperti waktu perekrutan, biaya, kualitas karyawan baru, dan tingkat retensi.
Dari data ini, Anda bisa mengetahui metode seleksi paling efektif, sumber kandidat terbaik, dan kriteria yang benar-benar relevan.
Hasilnya, proses screening bisa terus ditingkatkan dan jadi lebih strategis.
5. Gunakan Platform Rekrutmen Online
Platform rekrutmen online mempermudah Anda mengelola seluruh proses seleksi, mulai dari posting iklan lowongan pekerjaan hingga komunikasi dengan kandidat.
Informasi kandidat juga akan tersimpan rapi, sehingga meminimalkan risiko kehilangan data.
Selain itu, platform ini juga membantu menjaga alur komunikasi tetap terstruktur dan mempercepat tahapan rekrutmen secara keseluruhan.
Baca Juga: 10 Strategi untuk Meningkatkan Proses Rekrutmen Online
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa proses screening karyawan yang lambat tidak hanya menghambat proses perekrutan tetapi juga bisa berdampak pada produktivitas tim secara keseluruhan.
Untuk mengatasinya, Anda bisa melakukan beberapa cara seperti menyusun kriteria seleksi yang lebih jelas sejak awal, menyederhanakan proses wawancara, serta meningkatkan komunikasi antar tim perekrutan.
Namun, jika ingin hasil yang lebih maksimal dan efisien, Anda juga perlu mempertimbangkan penggunaan teknologi dalam proses screening.
Mulai dari online assessment, wawancara video, hingga AI dan data analytics bisa mempercepat proses sekaligus menjaga kualitas seleksi.
Platform rekrutmen digital juga memudahkan perusahaan mengelola data kandidat dan membuat proses rekrutmen lebih terstruktur.
Salah satu platform yang perlu Anda pertimbangkan adalah software HRIS GajiHub.
Dengan integrasi GajiHub dan Sekerja, Anda dapat dengan mudah menambahkan lowongan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, GajiHub juga dapat membantu tim HR dalam mengelola urusan administrasi seperti presensi, kelola cuti dan izin, hingga payroll karyawan.
Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi seperti proses rekrutmen.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- 20 Tanda Diterima Kerja Setelah Interview - 15 April 2025
- Value Chain Analysis: Manfaat, Langkah, Jenis, dan Contohnya - 14 April 2025
- 10 Cara Mengatasi Sifat Perfeksionis, Dampak, dan Tandanya - 14 April 2025