Salah satu upaya yang bisa Anda lakukan untuk menjaga tim adalah dengan melakukan penilaian atau assessment karyawan untuk mengukur kemampuan dan area yang perlu ditingkatkan.
Melalui penilaian tersebut, perusahaan juga dapat memotivasi karyawan dan mengembangkan keterampilan atau mendorong tindakan yang relevan untuk mencapai kesuksesan.
Dengan melakukan assessment karyawan, sebagai manajer Anda juga bisa mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan setiap anggota tim, serta menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja mereka.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu assessment karyawan, manfaat, cara, hingga tips mengoptimalkannya.
Apa yang Dimaksud dengan Assessment Karyawan?
Assessment atau penilaian karyawan adalah penilaian atau tes yang dilakukan oleh manajer atau supervisor untuk mengetahui keterampilan, kemampuan, dan kinerja karyawan.
Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda terkait penilaian karyawan. Misalnya, beberapa perusahaan mungkin akan melakukannya satu kali setiap tahunnya atau setiap kuartal, setiap setengah tahun, dan sebagainya.
Tujuan utama dari assessment karyawan adalah untuk mengukur kemajuan atau progress karyawan dan membantu mereka untuk lebih meningkatkan keterampilan dan kemampuan yang relevan.
Baca Juga: 8 Tips Mengoptimalkan Manajemen Penilaian Karyawan
Apakah Assessment Karyawan itu Penting?
Ya, sangat penting. Salah satu penyebabnya adalah karena karyawan ingin mendapatkan feedback untuk mengetahui apakah mereka telah melakukan pekerjaan dengan baik.
Sebuah riset bahkan menyatakan bahwa feedback yang akurat dapat membuat 68% karyawan merasa puas di tempat kerja.
Selaain itu, berikut sejumlah manfaat dari assessment karyawan:
1. Membantu Mengembangkan Standar yang Konsisten
Saat Anda menerapkan strategi penilaian, Anda perlu mengembangkan standar metrik kinerja untuk karyawan.
Standar tersebut berfungsi untuk memperjelas harapan Anda, sehingga karyawan memahami cara melakukan pekerjaan dengan efektif.
Sebagai hasilnya, Anda akan melihat peningkatan pada kualitas pekerjaan karena mereka memiliki standar yang jelas untuk dicapai.
2. Membantu Keputusan Terkait Promosi
Biasanya, perusahaan akan melakukan penilaian tahunan untuk menentukan apakah karyawan layak mendapatkan promosi atau kenaikan gaji.
Jika seorang karyawan secara konsisten mendapatkan nilai tinggi dalam penilaian kinerja dan melebihi standar yang telah ditetapkan, hal ini dapat memberikan bukti kuat dan mendukung keputusan Anda untuk memberikan promosi atau kenaikan gajji tersebut.
3. Menentukan Kebutuhan Pelatihan
Melalui penilaian rutin, Anda dapat mengetahui apa yang dibutuhkan karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.
Hasil dari penilaian tersebut memungkinkan Anda untuk memutuskan jenis pelatihan spesifik yang perlu diterapkan atau sumber daya yang dibutuhkan.
Dengan memberikan pelatihan yang tepat, Anda dapat memperkuat tim dan mempermudah perusahaan dalam mencapai tujuannya.
4. Meningkatkan Motivasi Karyawan
Melalui proses penilaian karyawan, Anda dapat memberikan feedback tentang kinerja dan menetapkan tujuan spesifik untuk mereka.
Saat karyawan menerima feedback positif dan melihat kemajuan mereka dalam mencapai tujuan, motivasi karyawan pun meningkat dan mereka akan terdorong utnuk bekerja keras.
5. Mengurangi Tingkat Turnover
Terakhir, assessment karyawan dapat membantu meningkatkan retensi karaywan, karena memberikan kesempatan bagi manajemen perusahaan untuk membangun hubungan yang lebih kuat dengan para staf.
Dengan melakukan pertemuan rutin, Anda pun dapat lebih memahami tim Anda dan kemampuan mereka dengan lebih baik.
Pertemuan rutin ini juga membuat karyawan merasa didengar, baik ketika menyampaikan kekhawatiran ataupun saat menerima apresiasi atas pekerjaan mereka.
Sebagai akibatnya, mereka mungkin akan merasa lebih dihargai di tempat kerja dan cenderung untuk bertahan lebih lama di perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Turnover Karyawan, Rumus, dan Tips Menurunkan Tingkat Turnover
Apa yang Dinilai dalam Assessment Karyawan?
Dengan melakukan assessment karyawan, ada beberapa hal yang bisa Anda nilai dalam masing-masing karyawan. Di antaranya adalah:
1. Produktivitas
Produktivitas adalah seberapa banyak pekerjaan yang telah diselesaikan oleh seorang karyawan.
Jika penilaian menunjukkan produktivitas yang tinggi, artinya karyawan tersebut sudah bekerja dengan baik dan membantu kinerja perusahaan menjadi lebih baik.
2. Kualitas Pekerjaan
Hal ini mengacu pada seberapa baik pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan. Penilaian kualiitas kerja merupakan hal yang penting karena dapat mempengaruhi pertumbuhan dan reputasi perusahaan.
3. Inisiatif
Selain menyelesaikan tugas tepat waktu, penting juga bagi karyawan untuk mengambil inisiatif, seperti memberikan nilai tambah pada pekerjaan atau mengambil tanggung jawab baru.
Hal ini membantu perusahaan melihat kemampuan kepemimpinan dan manajemen karyawan.
4. Perbaikan atau Peningkatan
Perusahaan juga perlu melihat seberapa jauh karyawan telah berkembang dari waktu ke waktu. Penilaian karyawan membantu mengukur kemajuan mereka dan mengetahui area yang perlu ditingkatkan.
Baca Juga: Manfaat Penilaian Kinerja Bagi Perusahaan dan Karyawan
Apa Saja Jenis Assessment Karyawan?
Ada beberapa jenis assessment karyawan yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karaywan, seperti:
1. Performance Reviews (Ulasan Kinerja)
Ulasan kinerja adalah penilaian formal yang dapat dilakukan manajer pada frekuensi tertentu, seperti tahunan atau setengah tahunan, untuk menemukan kekuatan dan kelemahan karyawan serta upaya menanganinya.
Proses ini dapat menjadi kesempatan bagi manajer untuk menjelaskan langkah-langkah berikutnya dan harapan untuk karyawan di masa depan.
Setelah melakukan penilaian, biasanya manajer akan mengirim dokumentasi penilaian ke bagian HR.
2. Penilaian Keterampilan (Skill Assessments)
Penilaian keterampilan adalah proses untuk melihat keterampilan apa saja yang dimiliki oleh karyawan saat ini, termasuk area di mana mereka bisa mengembangkan diri untuk meningkatkan kinerja.
Sebagai manajer, Anda dan tim HR dapat menggunakan hasil penilaian untuk membuat program pelatihan individu bagi karyawan atau mengembangkan program pelatihan untuk seluruh tim.
3. Penilaian Kepribadian (Personality Assessments)
Penilaian kepribadian dapat mengukur berbagai sifat kepribadian untuk memahami gaya kerja karyawan.
Hasil dari penilaian ini juga dapat menunjukkan bagaimana seorang individu bekerja dengan rekan kerja mereka, yang dapat membantu Anda dan tim HR dalam meningkatkan budaya perusahaan.
4. Penilaian Bakat (Aptitude Assessments)
Penilaian bakat atau yang dikenal juga dengan tes kemampuan kognitif adalah penilaian yang mirip dengan skill assessment.
Hanya saja, tes ini lebih fokus untuk mengukur keterampilan seseorang terkait peran tertentu dibandingkan keterampilan umum.
Tes ini dapat dilakukan dengan berbagai format untuk membantu mengukur keterampilan, misalnya dengan menukur kemampuan seorang karyawan dalam memprioritaskan tugas.
Baca Juga: Sasaran Kinerja Karyawan: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
Bagaimana Cara Melakukan Assessment Karyawan?
Berikut langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengelola assessment karyawan menjadi lebih produktif dan efisien:
1. Gunakan Metrik yang Spesifik
Saat melakukan penilaian karyawan, tentukan metrik yang paling penting bagi tim atau organisai Anda.
Salah satu teknik yang bisa Anda gunakan adalah menggunakan skala penilaian untuk menilai kinerja mereka pada setiap metrik, misalnya dari 1-5, dengan angka 5 yang menunjukkan kinerja tinggi.
Berikut beberapa contoh area kinerja yang perlu Anda ukur:
- Kehadiran
- Perilaku
- Produktivitas
- Kemajuan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
- Keterampilan
Anda bisa membuat metrik spesifik berdasarkan peran karyawan.
Misalnya dengan menggunakan deskripsi pekerjaan untuk membantu menentukan keterampilan atau perilaku mana yang perlu difokuskan, sebab berbagai keterapilan tersebut biasanya merupakan prioritas penting dari peran tersebut.
Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub untuk memudahkan Anda dan tim HR dalam melacak kehadiran dan produktivitas karyawan.
Melalui fitur absensi yang dimiliki Gajihub, Anda dapat memantau kehadiran karyawan secara akurat, karena fitur ini didukung oleh sistem GPS dan face recognizition.
Data kehadiran tersebut juga secara otomatis tercatat pada sistem dan bisa diakses melalui fitur analisa data.
Dengan fitur tersebut, Anda bisa melihat laporan keterlambatan, laporan lembur, laporan izin dan cuti, yang memudahkan Anda dalam menilai produktivitas karyawan.
Di sisi lain, karyawan juga tidak perlu khawatir karena fitur absensi dari Gajihub juga menyediakan fitur pencatatan lembur, yang memungkinkan mereka untuk melaporkan waktu lemburnya dengan lebih mudah melalui aplikasi Gajihub.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
2. Persiapkan Pertemuan
Sebelum melakukan assessment karyawan, catat hal yang ingin Anda sampaikan mengenai kinerja atau kemampuan karyawan.
Anda bisa mengisi formulir penilaian dan juga membuat catatan tambahan untuk memastikan semua feedback tercatat rapi.
Formulir penilaian tersebut dapat menjadi panduan pertemuan Anda dan membantu diskusi agar tetap fokus dan terarah.
3. Lakukan Diskusi Dua Arah
Jangan hanya memberikan feedback kepada karyawan secara satu arah, Anda juga perlu mendorong karyawan untuk membicarakan apa saja hambatan dan kesulitan yang ia lalui selama bekerja.
Dalam pertemuan ini, Anda bisa meninjau setiap metrik yang telah ditentukan sebelumnya dan membahas kinerja bersama-sama.
Hal ini dapat membantu Anda dan karyawan saling memahami dan dapat menentukan cara bekerja sama.
Berikut adalah contoh pertanyaan yang bisa Anda gunakan untuk mendorong karyawan berbicara:
- Apa tujuan jangka panjang Anda? Apa yang bisa dilakukan untuk mendukung Anda dalam mencapainya?
- Apakah ada area di mana Anda merasa bisa lebih baik?
- Apakah ada keterampilan yang ingin Anda kembangkan?
- Bagaimana Anda menilai progress Anda sejak penilaian terakhir?
- Pencapaian apa yang membuat Anda bangga akhir-akhir ini?
4. Berikan Ulasan yang Langsung dan Jelas
Sampaikan ulasan kinerja secara jujur dan pastikan detailnya. Hal ini penting agar karyawan memahami secara jelas apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana penilaian atas kinerja mereka.
Misalnya, jika karyawan mendapatkan skor rendah pada suatu aspek atau kurang dalam suatu keterampilan seperti komunikasi, jelaskan dengan tegas apa yang menjadi masalah dan berikan contoh konkret yang dapat mendukung penilaian tersebut.
5. Tentukan Tujuan yang Spesifik
Di akhir pertemuan, Anda dapat berdiskusi tentang tujuan masa depan karaywan atau bagaimana mereka ingin berkembang.
Kemudian, diskusikan bagaimana Anda atau perusahaan bisa membantu mereka dalam mencapainya, misalnya melalui pelatihan atau alat yang tepat.
Selain itu, Anda juga perlu mendengarkan ide-ide karyawan, karena mereka mungkin saja memiliki saran untuk meningkatkan kinerja mereka.
Jangan lupa untuk menetapkan tujuan yang jelas dan bisa diukur atau dengan SMART goals, sehingga karyawan dapat mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan Anda bisa melacak progress mereka.
6. Jadwalkan Assessment secara Teratur
Meskipun sebagian besar melakukan penilaian setiap tahun, Anda dapat mempertimbangkan untuk melakukan evaluasi lebih sering setiap tahunnya.
Penilaian ini bisa dilakukan secara santai dan tidak terlalu formal, misalnya satu kali dalam satu minggu, bulan, atau per tiga bulan.
Penilaian yang dilakukan secara rutin ini, dapat membantu Anda melacak progress karaywan dengan lebih baik dan dapat langsung memberikan feedback saat masalah muncul, tanpa harus menunggu sampai penilaian tahunan.
Apa Saja Alat untuk Assessment Karyawan?
Berikut adalah beberapa alat penilaian karyawan yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan informasi tentang kinerja karyawan:
1. Survei
Manajer bisa membuat survei untuk mengevaluasi keterampilan dan bakat karyawan. Survei juga bisa membantu menilai sifat-sifat kepribadian seseorang.
Anda bisa membuat survei ini dalam bentuk kertas atau menggunakan platform digital untuk dibagikan kepada anggota tim dan meninjau jawaban mereka setelahnya.
2. Penilaian Diri
Anda bisa menggunakan penilaian diri bersama dengan penilaian formal.
Alat ini memungkinkan karyawan untuk berbagi bagaimana mereka menilai kinerja mereka sendiri dan apa yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja.
Anda bisa membandingkan penilaian ini dengan observasi Anda dan feedback dari orang lain.
3. 360 Degree Feedback
360 degree feedback adalah proses untuk mengumpulkan feedback dari beberapa orang di perusahaan untuk seorang karyawan, termasuk manajer, rekan kerja, dan supervisor.
Alat ini dapat memberikan feedback yang lebih lengkap tentang kinerja mereka dan area yang perlu diperbaiki.
Selain itu, feedback positif yang diberikan juga dapat meningkatkan motivasi karyawan untuk bekerja dengan lebih baik.
4. Wawancara Terstruktur
Wawancara terstruktur adalah wawancara yang dilakukan antara karyawan dan manajer tentang kinerja dan masalah pekerjaan.
Meskipun terasa lebih formal, wawancara ini memungkinkan adanya diskusi dua arah.
5. Tes Psikometrik
Tes psikometrik adalah alat untuk memahami kemampuan kognitif dan sifat kepribadian seseorang serta bagaimana mereka sesuai dengan posisi dan budaya kerja perusahaan.
Biasanya, tes ini diberikan kepada calon karyawan sebelum mereka diterima bekerja.
Baca Juga: Manajemen Bakat: Pengertian, Proses, dan Strateginya
Apa Saja Tips untuk Mengoptimalkan Assessment Karyawan?
Selain dengan melakukan beberapa cara dan menggunakan alat yang telah dijelaskan sebelumnya, ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan proses assessment karyawan, seperti:
1. Bagikan Salinan Feedback
Saat pertemuan, berikan salinan atau copy terkait feedback kepada karyawan.
Dengan begitu, mereka bisa melihat salinan tersebut untuk mengingat area yang perlu ditingkatkan dan dapat melacak progress mereka hingga assessment berikutnya.
2. Catat secara Rutin
Selain menggunakan lembar evaluasi, Anda juga perlu mencatat berbagai hal seperti pencapaian karyawan dan hal hal yang perlu diperbaiki.
Untuk menuliskan feedback, Anda tidak perlu menunggu sampai penilaian berikutnya, melainkan Anda bisa mencatatnya kapan pun untuk membantu mengingatnya saat pertemuan.
3. Fokus pada Kinerja Karyawan
Saat Anda menemukan area yang perlu diperbaiki, fokuslah pada tindakan karyawan, bukan sifat pribadinya.
Misalnya, dibandingkan mengatakan bahwa karyawan tidak pengertian, Anda dapat menyebutkan kejadian saat mereka menghambat kerja tim.
Berikan feedback dengan cara yang positif yang menunjukkan dukungan Anda terhadap kesuksesan mereka.
4. Jangan Membandingkan Karyawan
Saat assessment karyawan, fokuslah pada individu dan bagaimana kinerja mereka sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Jangan menyebutkan karaywan lain yang mungkin memiliki kinerja yang lebih baik, karena hal tersebut dapat menciptakan persaingan dan merusak hubungan dalam tim.
Oleh karena itu, fokuslah pada masing-masing karyawan agar mereka merasa dihargai.
Baca Juga: Employee Feedback: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
Kesimpulan
Assessment karyawan adalah alat penting dalam manajemen SDM yang membantu perusahaan memahami kinerja, keterampilan, dan kebutuhan pelatihan setiap karyawan.
Dengan melakukan penilaian secara rutin, perusahaan dapat mengembangkan standar kinerja yang konsisten, membuat keputusan promosi yang adil, serta menentukan jenis pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan kemampuan tim.
Selain itu, penilaian karyawan juga dapat meningkatkan motivasi kerja dan mengurangi tingkat turnover, karena karyawan merasa dihargai dan didukung dalam perkembangan karier mereka.
Untuk memudahkan Anda dalam melakukan proses assessment karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, manajer dapat memantau kehadiran dan produktivitas karyawan, serta memudahkan tim HR dalam melakukan seluruh proses administrasi karyawan mulai dari payroll hingga pengelolaan cuti dan izin.
Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.