Tips Mengelola Shifting Karyawan Bagi Pemilik Bisnis

Manajemen shifting karyawan yang baik tidak hanya meningkatkan produktivitas tenaga kerja Anda, tetapi juga meningkatkan retensi pekerja.

Karyawan yang tahu persis kapan mereka diharapkan masuk kerja memiliki kemungkinan lebih tinggi untuk bertahan dengan bisnis.

Di sisi lain, penelitian dari Deloitte menemukan bahwa karyawan 174% lebih mungkin untuk churn jika tidak ada sistem penjadwalan real-time.

Untuk lebih meningkatkan tingkat kehadiran shift, produktivitas dan kepuasan pekerja, kami telah menyusun daftar langkah yang dapat Anda pertimbangkan untuk mengoptimalkan proses shifting karyawan Anda agar kinerja karyawan Anda berjalan maksimal.

Manfaat Manajemen Shifting Karyawan

Manajemen shifting karyawan yang baik membantu pengusaha untuk memanfaatkan semua manfaat dari kerja shift.

Melacak jam kerja karyawan dengan kalender karyawan atau penjadwal shift dapat menghemat waktu dan sakit kepala.

Berikut adalah beberapa cara menggunakan alat untuk mengelola shift dapat bekerja untuk Anda:

Shift mendukung fleksibilitas karyawan

Saat ini, karyawan menghargai fleksibilitas. Shift kerja memungkinkan karyawan untuk mengatur waktu mereka dengan lebih baik.

Jika seorang karyawan memiliki tanggung jawab pengasuhan anak, mereka mungkin ingin bekerja shift awal sehingga mereka dapat tersedia untuk anak-anak mereka sepulang sekolah.

Mahasiswa mungkin lebih suka shift malam sehingga mereka bisa berada di kelas di pagi hari.

Shift yang dikelola dengan baik dapat memberi karyawan dengan jadwal yang tidak teratur kemampuan untuk bekerja penuh waktu.

Baca juga: Pengertian Manajemen, Jenis, Level, Fungsi, dan Tips Menjadi Manajer

Shift kerja dapat menyebabkan pertumbuhan perusahaan

Memiliki karyawan yang bekerja dalam shift berarti bisnis dapat tetap buka lebih lama dan memiliki staf yang baik selama jam sibuk.

Ini berarti lebih banyak waktu untuk produktivitas dan dapat membantu pertumbuhan bisnis berkembang.

Shift yang disesuaikan menjaga jam kerja optimal

Shifting membantu bisnis menyesuaikan jumlah staf dengan kebutuhan mereka.

Misalnya, di salah satu toko buku Jakarta, dua karyawan masuk untuk shift pembukaan pada pukul 10 pagi. Dua karyawan lagi masuk untuk masing-masing dari tiga shift berikut: jam 11 pagi, jam 1 siang, dan jam 3 sore.

Ini berarti bahwa pada sore hari yang sibuk ketika toko buku menghasilkan sebagian besar penjualannya untuk hari itu, ada delapan karyawan di lantai yang siap membantu pelanggan.

Pada pukul 6 sore, penjual buku shift awal pulang ke rumah dengan sisanya berangkat pada pukul 7 malam dan pukul 9 malam.

Dalam satu jam terakhir, ketika bisnis sedang sepi, hanya ada dua karyawan yang tersisa.

Sistem shift ini memaksimalkan efisiensi dan memungkinkan toko buku memanfaatkan jam sibuk sebaik mungkin sambil memangkas biaya saat keadaan berjalan lambat.

Pertimbangan saat Membuat Sistem Shifting Karyawan

Sistem shift seperti apa yang akan mendukung bisnis saat berkembang? Apa yang paling cocok untuk karyawan Anda?

Menciptakan sistem manajemen shift adalah tindakan penyeimbang yang membutuhkan pemikiran yang cermat.

1. Jadwal yang konsisten

Saat merancang jadwal shift, pengusaha harus mempertimbangkan waktu shift.

Apakah akan ada jadwal tetap, di mana karyawan masuk pada waktu yang sama setiap hari?

Atau akankah seorang karyawan mulai bekerja pada jam yang berbeda pada hari yang berbeda, tetapi tetap pada jadwal yang sama dari minggu ke minggu (yaitu bekerja 10-6 Senin dan Rabu dan 11-7 Selasa dan Kamis).

Apakah karyawan perlu melakukan rotasi shift? Itu mungkin berarti bahwa karyawan dapat mengambil shift awal selama beberapa minggu dan kemudian shift berikutnya selama beberapa minggu.

Penting untuk diingat bahwa sebagian besar karyawan lebih menyukai semacam sistem yang konsisten. Kuncinya adalah membuat jadwal se-rutin mungkin meski jamnya tidak teratur.

2. Perhatikan jam masuk dan pulang

Bagaimana jam kerja karyawan masuk dan keluar? Jika bisnis Anda masih melakukan hal-hal dengan cara kuno dengan sistem punch-card, mungkin sudah waktunya untuk memperbarui.

Dengan aplikasi manajemen shift seperti Gajihub, karyawan akan dapat masuk dan keluar langsung dari smartphone mereka.

Ini lebih nyaman bagi karyawan dan membantu memastikan bahwa mereka dibayar dengan adil untuk waktu mereka.

Catatan yang dihasilkan secara otomatis oleh jam waktu digital juga dapat membantu melindungi pemberi kerja dari perselisihan di kemudian hari.

Jika Anda tertarik untuk mencoba software payroll gajihub memudahkan pengelolaan shift karyawan dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

 Buat rencana cadangan untuk hal yang tidak terduga

Selalu pastikan Anda memiliki rencana untuk hal yang tak terduga! Pengusaha cerdas yang mengelola shift akan memastikan mereka memiliki rencana untuk ketidakhadiran yang tidak direncanakan.

Karyawan mungkin memerlukan waktu istirahat menit terakhir untuk hari sakit, lalu lintas padat, dll.

Selain memiliki pedoman tentang bagaimana karyawan dapat bertukar shift dan meminta waktu istirahat sebelumnya, bisnis juga memerlukan rencana untuk penggantian menit terakhir.

Dalam industri di mana sangat penting untuk selalu memiliki staf penuh, pemberi kerja dapat meminta karyawan untuk siap dipanggil satu hari dalam seminggu, siap untuk masuk jika ada sesuatu yang muncul.

Mereka dapat menawarkan pembayaran bonus kepada pekerja yang dipanggil pada menit terakhir.

Baca juga: 9 Daftar Aplikasi Absensi dan Tips Memilihnya

Tips Mengelola Proses Shifting Karyawan

1. Tentukan kebutuhan tenaga kerja

Pertama, pahami dengan jelas sumber daya tenaga kerja yang Anda butuhkan untuk memenuhi tujuan operasi.

Karena semuanya didasarkan pada jadwal induk yang dipetakan ke tujuan produksi Anda, perencanaan tenaga kerja sangat penting untuk dilakukan dengan benar.

Hal yang Anda perlukan:

Peta kebutuhan berdasarkan peran dan lokasi

Penting untuk menentukan sumber daya yang tepat yang diperlukan untuk setiap peran berdasarkan lokasi dan durasi shift.

Misalnya, seorang supervisor mungkin membutuhkan empat operator dan dua pekerja terampil lainnya dari pukul 06:30 hingga 15:00. untuk memenuhi tujuan produksi untuk shift pertama.

Ada banyak cara untuk menentukan lokasi (misalnya, departemen atau line), jadi pastikan Anda mengkategorikan lokasi dengan jelas dan konsisten.

Anda dapat mengatur sumber daya untuk setiap peran dalam banyak cara, seperti kisi di papan tulis, dalam spreadsheet, atau menggunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan.

Identifikasi histori data

Meninjau data dari periode penjadwalan sebelumnya dapat membantu Anda mengantisipasi kebutuhan dan menjadwalkan karyawan secara adil.

Analisis cepat tentang produksi atau riwayat volume mungkin menunjukkan bahwa bisnis Anda cenderung memiliki lebih banyak kebutuhan pada hari-hari tertentu dalam seminggu atau selama musim puncak, yang membenarkan keputusan untuk menjadwalkan lebih banyak karyawan dalam kerangka waktu tersebut untuk mendukung permintaan.

Menggunakan pengalaman masa lalu untuk membuat proyeksi tentang kebutuhan staf Anda akan membantu dalam perencanaan untuk waktu yang lebih sibuk – dan lebih lambat – sepanjang tahun.

Tentukan kualifikasi yang diperlukan

Ini adalah langkah yang diperlukan untuk setiap penugasan shift.

Jika Anda memiliki proses untuk memenuhi syarat orang untuk shift, Anda akan mendapatkan karyawan yang tepat dijadwalkan pada waktu yang tepat.

Sebagai contoh, katakanlah Anda membutuhkan total empat operator untuk shift ayun, tetapi setidaknya satu operator perlu dilatih pada mesin tertentu.

Memiliki rencana untuk memenuhi syarat pekerja yang tersedia sebelum Anda menjadwalkannya akan memastikan Anda memiliki karyawan yang tepat yang dijadwalkan pada waktu yang tepat.

Integrasikan waktu dan kehadiran

Menggunakan teknologi untuk melacak waktu dan kehadiran meningkatkan efisiensi proses penjadwalan tenaga kerja melalui otomatisasi.

Jika tempat kerja Anda tidak menggunakan aplikasi perangkat lunak waktu dan kehadiran, Anda mungkin ingin menyelidiki penambahan fungsi ini ke layanan perangkat lunak penjadwalan karyawan Anda.

Baca juga: Aturan Jam Kerja, Shift, Lembur, dan Cuti Menurut Undang-undang

2. Menilai kelompok pekerja

Setelah Anda memahami dengan tepat berapa banyak tenaga kerja yang Anda butuhkan, inilah saatnya untuk menilai apakah sumber daya tenaga kerja Anda saat ini sesuai dengan kebutuhan tersebut.

Selain pekerja per jam, Anda mungkin perlu mempertimbangkan sumber daya non-personil apa pun pada tahap ini.

Berikut adalah beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan saat Anda membuat penilaian:

Rencana ke depan

Liburan yang akan datang atau akhir pekan yang panjang dapat memengaruhi kumpulan tenaga kerja Anda yang tersedia.

Merencanakan perubahan ini sebelumnya akan membuat Anda tidak berebut untuk mengisi shift yang terlewat pada menit terakhir.

Analisis dan alokasikan sumber daya

Jika musim sibuk akan datang dan Anda memperkirakan peningkatan yang signifikan dalam kebutuhan sumber daya, nilai apa yang Anda perlukan berdasarkan peran, lokasi, dan ketersediaan.

Beri diri Anda ruang ekstra di luar permintaan yang diharapkan untuk memastikan Anda dapat mengalokasikan sumber daya yang cukup.

Sertakan semua sumber daya dalam jadwal

Misalnya, jika gudang menyediakan forklift untuk digunakan staf mereka, peralatan tersebut harus ditambahkan ke shift pada jadwal pekerjaan utama untuk memastikan cakupan yang tepat.

Pertimbangkan software shifting karyawan

Memprediksi kebutuhan sumber daya secara akurat sangat penting tetapi dapat menjadi rumit dengan cepat ketika sumber daya non-personil, kebut

uhan pekerja per jam, dan permintaan yang berfluktuasi semuanya berperan. Untuk lingkungan penjadwalan yang kompleks, teknologi penjadwalan tenaga kerja sangat membantu.

Baca juga: Shift Kerja: Pengertian, Jenis, Cara Hitung dan Regulasi yang Mengaturnya

3. Identifikasi aturan shifing karyawan

Senioritas, status lembur, lokasi, dan sertifikasi adalah faktor umum yang perlu tercermin dalam jadwal per jam.

Aturan penjadwalan berdasarkan faktor-faktor ini mungkin juga unik untuk organisasi Anda, jadi pedoman yang jelas sangat penting.

Untuk menghindari kebingungan, pastikan bahwa semua manajer memahami kebijakan atau aturan sebelum shift ditetapkan.

Kepatuhan terhadap hukum keselamatan, ketenagakerjaan, dan ketenagakerjaan

Pastikan staf tidak bekerja lebih lama dari yang diizinkan oleh undang-undang, aturan serikat pekerja, atau pedoman manajemen kelelahan. Anda juga harus melacak dan mematuhi batasan lembur internal atau eksternal.

Senioritas

Apakah status senioritas diberikan kepada karyawan untuk shift tertentu? Pedoman tersebut perlu tercermin selama penjadwalan juga.

Pelatihan dan Sertifikasi

Apakah shift tertentu memerlukan personel yang disertifikasi dengan pelatihan khusus? Jika demikian, tetapkan aturan untuk memastikan hanya orang dengan sertifikasi saat ini yang dipertimbangkan untuk penugasan selama shift tersebut.

Baca juga: HR Audit: Pengertian, Fungsi, dan Cara Melakukannya

4. Tetapkan shifting karyawan

Sekarang setelah jadwal karyawan Anda dipetakan, semua orang memahami pedomannya, dan Anda yakin bahwa Anda dapat memenuhi kebutuhan sumber daya Anda, inilah saatnya untuk mengisi shift terbuka.

Lokasi dan waktu harus sudah ditentukan oleh tahap ini. Setelah mereka, Anda dapat fokus untuk mendapatkan orang yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Sangat membantu pada tahap ini untuk mempertimbangkan pendekatan Anda. Apakah shift Anda ditugaskan oleh manajer, diminta oleh staf, atau sesuatu di tengah?

Pendekatan umum adalah penjadwalan top-down, di mana manajer membuat jadwal dan menetapkan shift yang memenuhi kebutuhan sumber daya dengan masukan karyawan minimal.

Pendekatan ini sering digunakan dalam jadwal mingguan yang statis dan berulang.

Penjadwalan bottom-up, di mana karyawan mendaftar untuk shift terbuka mereka memenuhi syarat untuk bekerja, adalah pendekatan pelengkap untuk penjadwalan top-down.

Strategi self service ini dapat secara drastis mengurangi waktu penjadwalan bagi para manajer.

Meskipun tidak praktis dalam semua kasus, penjadwalan bottom-up meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan dengan memberi pekerja lebih banyak otonomi atas jadwal kerja mereka.

Terlepas dari pendekatan yang Anda ambil, akan sangat membantu untuk mempertimbangkan bagaimana shift ditugaskan saat membuat jadwal karyawan.

Untuk memaksimalkan hasil Anda, pertimbangkan kriteria utama berikut:

Kualifikasi

Gunakan kriteria keterampilan dan kompetensi yang ditentukan untuk memastikan setiap karyawan yang ditugaskan pada shift memenuhi persyaratan untuk itu.

Menjadwalkan karyawan dengan kredensial kedaluwarsa dapat menimbulkan risiko hukum yang signifikan dan denda yang besar.

Penting untuk memastikan bahwa karyawan dalam kondisi baik sebelum menugaskan mereka ke shift.

Aturan penjadwalan

Terapkan semua aturan penjadwalan yang ditentukan. Anda mungkin perlu mempertimbangkan senioritas, lembur, atau aturan lain yang unik untuk organisasi atau industri Anda.

Kinerja karyawan

Terkadang, Anda membutuhkan orang-orang terbaik Anda di tempat kerja, tetapi mengidentifikasi mereka bisa jadi sulit.

Hal ini terutama berlaku dalam organisasi besar atau kompleks di mana staf mengisi berbagai peran. Lacak peringkat kinerja, sehingga Anda tahu siapa yang harus dijadwalkan pada saat yang paling penting.

Ketersediaan

Dari permintaan liburan hingga berbagai jenis cuti, masalah ketersediaan karyawan adalah penyebab utama perubahan jadwal.

Selama pandemi, pengusaha juga harus mempertimbangkan permintaan karyawan untuk perubahan jadwal karena jadwal sekolah yang berfluktuasi untuk anak-anak, merawat orang yang dicintai dengan COVID-19, dan ketika mereka terpapar dan diharuskan dikarantina.

Menggunakan alat yang menunjukkan ketersediaan real time – seperti yang tersedia Gajihub – dapat membuat semua perbedaan untuk membuat karyawan tetap senang sambil tetap membuat jadwal yang efektif.

Preferensi

Saat Anda mempertimbangkan preferensi karyawan, Anda mengurangi permintaan perubahan. Lebih penting lagi, Anda meningkatkan kepuasan karyawan sambil menurunkan ketidakhadiran dan pergantian.

Mengotomatiskan pergeseran tugas 

Menetapkan pergesaran shifting karyawan biasanya merupakan bagian yang paling memakan waktu dari proses penjadwalan.

Mencocokkan orang dengan posisi secara manual itu sulit dan menjaga semua detail tetap lurus itu menantang.

Software penjadwalan karyawan dapat membantu. Cari kemampuan untuk menetapkan shift secara otomatis berdasarkan berbagai aturan.

Fitur-fitur canggih seperti pertukaran shift dan pengisian siaga otomatis juga seringkali sangat membantu.

Penjadwalan staf yang buruk dapat memiliki konsekuensi besar untuk operasi yang selalu aktif, meskipun tidak terlihat seperti di permukaan.

Dalam lingkungan berisiko tinggi, kembangkan proses formal untuk meninjau biaya, kepatuhan, dan pengaruh utama lainnya.

Publikasikan dan komunikasikan jadwal sehingga semua orang tahu di mana dan kapan menemukannya.

Solusi penjadwalan online memastikan setiap orang akan memiliki akses ke jadwal mereka kapan saja dan di mana saja––dan mereka akan diberi tahu jika ada perubahan.

Baca juga: Analisis Beban Kerja: Pengertian dan Cara Manajemennya

5. Mengelola perubahan jadwal

Peristiwa dunia baru-baru ini telah membuktikan bahwa segala sesuatu dapat berubah dalam sekejap, yang berarti penjadwalan tidak pernah berhenti.

Tidak peduli seberapa sempurna jadwal Anda ketika diterbitkan, itu pasti akan berubah dari menit diposkan hingga tidak lagi aktif.

Manajemen shifting yang efektif berarti menangani perkembangan dengan cepat dan efisien. Ini juga membutuhkan komunikasi waktu nyata dengan tenaga kerja Anda. Perhatikan alasan umum berikut untuk perubahan jadwal:

Perubahan permintaan

Sepanjang periode penjadwalan, kebutuhan tenaga kerja bisa naik atau turun. Kumpulan siaga, yang terdiri dari pekerja paruh waktu atau kontingen yang dapat bekerja dalam waktu singkat, adalah solusi populer untuk mengelola lonjakan.

Di sisi lain, penurunan permintaan bisa lebih menantang. Jika Anda memiliki kolam siaga yang cukup besar dan fleksibel, Anda dapat mengatur 10-15% terakhir dari kebutuhan jadwal normal dengan staf lonjakan. Ini menyediakan penyangga untuk kenaikan dan penurunan permintaan.

Perubahan pada ketersediaan karyawan

Ketersediaan sering menjadi pendorong umum perubahan jadwal karyawan. Banyak organisasi mengharuskan karyawan untuk mengidentifikasi pengganti yang sesuai setelah jadwal diposting.

Ini dapat memiliki hasil yang beragam, tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi.

Software shifting dan penjadwalan karyawan yang menyediakan kemampuan pertukaran shift memungkinkan karyawan untuk mengirim dan menerima shift terbuka secara real-time.

Manajer dapat mengonfigurasi alur kerja ini untuk memproses perubahan secara otomatis atau memerlukan persetujuan.

Ini adalah fitur penting bagi karyawan yang mungkin memerlukan perubahan jadwal terkait kesehatan.

Ketidakhadiran karyawan

Bereaksi terhadap situasi menit terakhir membuat stres. Daftar panggilan dan pesan teks tidak akan menemukan Anda sub menit terakhir dengan cepat.

Kembangkan kumpulan “siap siaga” yang terdiri dari sejumlah kecil karyawan yang sangat fleksibel yang dapat langsung bergabung

. Kelompok ini sering kali mencakup staf paruh waktu, pekerja tidak tetap, dan bahkan karyawan penuh waktu yang haus akan peluang lembur.

Alat komunikasi

Komunikasi real-time yang ditargetkan juga penting untuk mengelola perubahan secara efektif.

Popularitas smartphone menjadikan pesan teks sebagai alat penting untuk terhubung dengan karyawan, sehingga akses seluler mungkin penting bagi Anda.

Menggabungkan kekuatan perangkat lunak penjadwalan dengan teknologi seluler adalah cara yang fantastis untuk meningkatkan komunikasi.

Apapun, Anda ingin memastikan manajer dan staf memiliki akses 24/7 ke jadwal mereka, sehingga mereka dapat langsung berinteraksi dan menyesuaikan dengan cepat.

Integrasi

Jika Anda menggunakan teknologi yang berbeda untuk mengelola karyawan dan jadwal mereka, integrasi antar sistem sangat penting.

Di banyak tempat kerja, jadwal adalah kunci untuk operasi sehari-hari. Software shifting seperti Gajihub terintegrasi dengan sistem penggajian dan manajemen sumber daya manusia untuk mengotomatisasi proses bisnis.

Baca juga: Mengenal Kompensasi Finansial dan Non Finansial untuk Karyawan

6. Ukur, pelajari & sesuaikan

Berakhirnya satu periode penjadwalan shift berarti periode baru akan segera dimulai. Titik transisi tersebut sering berfungsi sebagai pemicu untuk penggajian dan berbagai laporan operasional.

Pada titik transisi ini, melangkah mundur untuk menilai efektivitas penjadwalan tenaga kerja untuk periode sebelumnya sangat penting.

Tinjauan berkala ini harus melibatkan pemangku kepentingan dari lini bisnis, sumber daya manusia, dan keuangan. Pastikan untuk menyertakan area berikut dalam ulasan Anda:

Akurasi forecasting

Membandingkan perkiraan dengan permintaan sumber daya aktual adalah poin tinjauan utama. Sebagai penjadwal, Anda memiliki perspektif yang unik.

Gunakan untuk meninjau varians dan berkolaborasi di seluruh organisasi Anda untuk meningkatkan akurasi prediktif Anda. Peningkatan yang tampaknya kecil dapat berdampak besar pada bisnis Anda.

Mengevaluasi sumber daya

Sangat penting untuk memantau dan mengukur kesehatan kumpulan sumber daya tenaga kerja Anda. Pertimbangkan periode waktu dan permintaan yang diharapkan saat meninjau ketersediaan karyawan.

Misalnya, melihat lonjakan permintaan cuti yang tumpang tindih akan membantu Anda menyesuaikan jadwal secara proaktif.

Selain itu, memantau kumpulan sumber daya yang terkait dengan peran penting misi akan membantu memastikan Anda selalu mengisinya dengan talenta terbaik.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan, Anda memiliki sumber data yang kaya untuk diketuk, mulai dari peringkat keterampilan hingga data kehadiran.

Proses penjadwalan tenaga kerja

Tinjau proses utama dengan penjadwal, manajemen, dan karyawan lain dan secara teratur uji ide peningkatan apa pun.

Dalam lingkungan kerja berbasis shift, jadwal memiliki dampak yang signifikan terhadap produktivitas dan moral karyawan. Umpan balik karyawan akan mengungkap peluang yang mungkin sulit dilihat dari perspektif penjadwalan.

Analisis dan pelaporan

Software penjadwalan yang tepat akan mengumpulkan data yang Anda butuhkan untuk menilai dan mengungkapkan wawasan.

Dengan pemahaman baru tentang data Anda, Anda dapat sepenuhnya mengoptimalkan proses penjadwalan Anda.

Baca juga: Timesheet Karyawan: Pengertian Lengkap, Cara Buat, dan Template yang Bisa Anda Download

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai proses shifting karyawan dan cara melakukan shifting karyawan yang baik bagi bisnis.

Seperti yang kami telah bahas diatas, mengelola shifting karyawan memang merupakan proses yang rumit jika dilakukan secara manual.

Untuk itu, Anda membutuhkan sistem yang memudahkan Anda dalam membuat shifting karyawan seperti Gajihub.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jadi tunggu apalagi? Permudah proses manajemen shifting karyawan dalam bisnis Anda dengan menggunkan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.