Apakah Anda sedang mempertimbangkan posisi supervisor atau hanya ingin tahu tentang tanggung jawab manajer Anda dalam kaitannya dengan peran Anda, penting untuk memahami tugas dan fungsi supervisor di tempat kerja.
Supervisor adalah siapa saja yang mengawasi dan mengelola tim atau individu untuk memastikan bahwa mereka bekerja secara efektif dan puas dengan peran mereka. Istilah “penyelia” biasanya mengacu pada posisi manajerial tingkat bawah, dan para profesional ini sering kali mengomunikasikan informasi dari bawahan langsung mereka kepada personel manajemen senior.
Meskipun menjadi supervisor memiliki tantangannya sendiri, ini juga merupakan posisi yang bermanfaat di mana Anda dapat membantu individu mencapai tujuan karir pribadi. Berikut adalah beberapa informasi latar belakang untuk membantu Anda lebih memahami apa saja tugas seorang supervisor.
Apa yang Dilakukan Seorang supervisor?
Seorang supervisor mengawasi kinerja karyawan sehari-hari. Bergantung pada perusahaan, supervisor dapat mengelola tim, shift, atau seluruh departemen.
Supervisor yang sukses memiliki keterampilan organisasi dan komunikasi yang sangat baik. Keterampilan ini membantu mereka mentransfer informasi dari manajemen atas ke karyawan dan mengomunikasikan kinerja atau kebutuhan tim mereka kepada manajer tingkat tinggi.
Dalam kebanyakan kasus, supervisor adalah ahli di bidangnya dan sebagai hasilnya, dapat mengelola operasi sehari-hari secara efisien.
Baca juga: Contoh Surat PHK dan Cara Membuatnya
Apa Tugas Supervisor di Tempat Kerja?
Supervisor mengambil beberapa peran di tempat kerja. Mereka penting dalam mengelola efisiensi tim dan membangun lingkungan tim yang positif, tetapi spesifikasi tugas ini dapat bervariasi berdasarkan perusahaan.
Tanggung jawab dan tugas supervisor sering kali meliputi:
1. Mengelola alur kerja
Salah satu tanggung jawab supervisor yang paling penting adalah mengelola tim. Seringkali, supervisor membuat dan mengawasi alur kerja tim mereka, atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Supervisor harus menentukan tujuan, mengomunikasikan tujuan, dan memantau kinerja tim.
2. Melatih karyawan baru
Ketika seorang karyawan baru bergabung dengan tim, supervisor mereka harus membantu mereka memahami peran mereka dan mendukung mereka selama masa transisi mereka.
Ini mungkin termasuk memberikan orientasi tempat kerja dan menjelaskan kebijakan perusahaan atau tugas pekerjaan.
Supervisor dapat mengelola semua aktivitas orientasi, atau mereka dapat bekerja dengan departemen sumber daya manusia untuk memastikan karyawan baru menerima panduan dan informasi yang mereka butuhkan.
3. Membuat dan mengelola jadwal tim
Dalam beberapa kasus, organisasi telah menetapkan jam kerja untuk seluruh tenaga kerja mereka, dan supervisor tidak perlu menyesuaikannya.
Namun, ketika anggota tim bekerja dalam shift, supervisor biasanya bertanggung jawab untuk membuat jadwal. Misalnya, jika Anda adalah supervisor pelayan restoran, pastikan Anda memiliki jumlah server yang dijadwalkan untuk setiap shift.
Ini biasanya berarti menjadwalkan lebih banyak orang selama waktu tersibuk dan menyeimbangkan shift sehingga staf tidak merasa terlalu banyak bekerja.
Mengelola jadwal karyawan juga berarti bersikap fleksibel dan siap ketika karyawan perlu melakukan perubahan, seperti meminta hari libur, memanggil orang sakit atau menangani keadaan darurat keluarga.
Baca juga:Karyawan Tetap: Pengertian, Keuntungan, dan Bedanya dengan Kontrak
4. Melapor ke HR dan manajemen senior
Sebagai supervisor, Anda akan sering bertanggung jawab untuk melaporkan kinerja tim dan individu ke sumber daya manusia dan manajemen senior.
Anda mungkin perlu mengevaluasi setiap anggota tim Anda dan mencatat ketepatan waktu karyawan, kinerja pada tujuan, profesionalisme, masalah disiplin, kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan banyak lagi. Anda mungkin juga diminta untuk mengembangkan dan mengelola rencana peningkatan kinerja.
5. Mengevaluasi kinerja dan memberikan feedback
Supervisor sering ditugaskan untuk mengembangkan atau melaksanakan program umpan balik dan pengakuan karyawan.
Tanggung jawab ini mungkin termasuk menetapkan tujuan karyawan dan tim dan memilih penghargaan yang sesuai untuk pencapaian.
Misalnya, jika seorang tenaga penjualan melebihi kuota bulanan mereka, mereka mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan bonus. Waktu ini juga harus digunakan untuk memberikan umpan balik positif dan konstruktif.
6. Mengidentifikasi dan menerapkan peluang kemajuan karir
Karena supervisor bekerja sama dengan karyawan, mereka sering kali membantu memutuskan siapa yang memenuhi syarat untuk promosi.
Dalam beberapa kasus, supervisor dapat langsung memberikan promosi. Namun, bahkan ketika penyelia tidak memiliki wewenang untuk mempromosikan karyawan secara langsung, para profesional manajemen senior sering kali berkonsultasi dengan penyelia selama proses promosi.
7. Membantu menyelesaikan masalah dan perselisihan karyawan
Ketika karyawan tidak puas dengan pengalaman kerja mereka, mereka mungkin mendekati supervisor mereka sebelum berbicara dengan HR.
Supervisor harus menggunakan keterampilan mendengarkan secara aktif untuk memahami keluhan karyawan dan bekerja dengan mereka untuk mencapai solusi.
Jika seorang karyawan mengeluh bahwa karyawan lain atau anggota manajemen telah melanggar kebijakan perusahaan, supervisor mungkin perlu melaporkan masalah tersebut ke HR untuk penyelidikan.
Dalam kasus perselisihan kecil antara karyawan, supervisor dapat bertindak sebagai mediator dan membantu kedua belah pihak mencapai resolusi.
Baca juga: Multitasking dalam Bekerja: Pengertian, Kekurangan, dan Cara Menguranginya
Apa yang Dibutuhkan untuk Menjadi Supervisor?
Dalam banyak kasus, perusahaan mempromosikan individu dari peran non-manajerial setelah mereka membuktikan diri mampu memimpin orang lain dengan baik.
Saat memutuskan siapa yang akan maju ke peran supervisor, perusahaan sering mencari karyawan yang menunjukkan hal berikut:
- Keterampilan komunikasi yang sangat baik
- Keahlian dalam tim atau departemen
- Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan
- Pegang teguh kebijakan perusahaan
- Etos kerja yang kuat
- Keterampilan ketepatan waktu dan manajemen waktu
- Profesionalisme dan sikap positif
- Kemampuan berorganisasi
- Tertarik pada peluang kepemimpinan
Untuk meningkatkan kemungkinan promosi Anda ke peran supervisor, penting untuk fokus pada pengembangan keterampilan dan keahlian yang diperlukan.
Pertimbangkan untuk menghadiri seminar, konferensi, lokakarya, dan kelas online yang relevan atau mengejar gelar atau sertifikasi yang lebih tinggi.
Yang terpenting, bersikap profesional dan memberi contoh bagi orang lain dengan mengambil inisiatif pada tugas-tugas sulit. Ketika peluang untuk kemajuan muncul, beri tahu manajer Anda bahwa Anda tertarik dengan pertimbangan mereka.
Baca juga: Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya
Bagaimana Saya Bisa Menjadi Supervisor yang Baik?
Mendidik diri sendiri tentang cara sukses di posisi baru adalah proses penting. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menjadi supervisor yang lebih sukses:
1. Selalu dukung tim Anda
Pastikan Anda tersedia untuk anggota tim Anda dan berusaha untuk menyediakan lingkungan kerja terbaik. Atur kegiatan pembangunan tim untuk mendukung ikatan karyawan dan kerja sama tim.
2. Membantu karyawan dengan kemajuan karir
Dorong tim Anda untuk mencari pelatihan di lapangan dengan menyarankan kelas atau seminar online yang dapat membantu pengembangan profesional mereka.
3. Bertanggung jawab atas tim Anda
Jika tim membuat kesalahan, minta pertanggungjawaban Anda. Salah satu tanggung jawab utama supervisor adalah mengawasi alur kerja dan memantau kinerja, jadi Anda harus dapat menemukan masalah dan menyelesaikannya sebelum memengaruhi hasil.
4. Ciptakan budaya tim yang positif
Berikan contoh yang baik dengan menghindari gosip di tempat kerja dan tetap mengendalikan emosi Anda. Menawarkan kebijakan pintu terbuka bagi karyawan untuk mengekspresikan diri, dan secara aktif menangani perselisihan.
5. Berikan umpan balik yang konsisten
Umpan balik positif sangat penting untuk kinerja tim dan kepuasan kerja karyawan. Berlatihlah memberikan ulasan yang bermanfaat dan konstruktif yang bermanfaat bagi karyawan dan perusahaan secara keseluruhan.
Bekerja sebagai supervisor memungkinkan Anda untuk berkontribusi di tempat kerja Anda sambil membantu kemajuan karyawan dalam karier mereka.
Apakah Anda sedang mempertimbangkan untuk melamar posisi supervisor atau tertarik untuk mengejar peran kepemimpinan lainnya di masa depan, tips ini dapat membantu Anda mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk mendapatkan rasa hormat dari atasan dan tim Anda.
Baca juga: Surat Lamaran Kerja: Pengertian, Komponen, Cara Buat dan Contohnya
Mengenal Perbedaan Supervisor dan Team Leader
Supervisor dan pemimpin sama-sama memiliki pengaruh penting pada anggota tim dan dapat memberi mereka bimbingan.
Sementara kedua peran ini berbagi tugas pekerjaan yang serupa, tujuan keseluruhan mereka berbeda. Berikut beberapa hal yang membedakan posisi supervisor dengan posisi leader:
Tanggung jawab
Satu perbedaan utama antara supervisor dan team leader adalah jenis tugas yang mereka selesaikan. Supervisor menyelesaikan tugas teknis dan administratif. Mereka juga memastikan tim mereka memenuhi standar organisasi dan menyelesaikan proyek mereka tepat waktu.
Tanggung jawab pekerjaan seorang team leader sebagai perantara antara supervisor dan anggota tim lainnya. Mereka memberikan tugas kepada anggota tim tertentu dan membuat timeline untuk diikuti. Team leader juga mengomunikasikan arah strategis setelah supervisor membuatnya.
Fokus
Perbedaan lain antara supervisor dan team leader adalah tujuan utama mereka. Supervisor cenderung fokus pada tugas sehari-hari organisasi dan menciptakan pengoptimalan. Mereka juga memastikan kepatuhan dan akurasi organisasi untuk memastikan ketertiban dan prediktabilitas.
Team leader cenderung lebih berkonsentrasi pada sumber daya dan tujuan tim atau organisasi mereka. Fokus utama mereka adalah pada pertumbuhan dan perubahan organisasi.
Baca juga:General Affair: Pengertian, Tugas, dan Fungsinya dalam Bisnis
Posisi dalam sebuah organisasi
Team leaderdan supervisor memiliki tingkat kewenangan yang berbeda. Supervisor adalah jenis posisi manajemen yang bertanggung jawab atas hasil anggota tim mereka.
Organisasi mempekerjakan mereka untuk mengisi pekerjaan tertentu. Supervisor cenderung memiliki kontrol lebih dalam pengembangan aturan kerja, rencana pelatihan, evaluasi kinerja dan peraturan organisasi terkait lainnya.
Sementara para team leader juga memegang tingkat otoritas yang lebih tinggi daripada karyawan tradisional, mereka adalah posisi non-manajemen. Perusahaan sering menunjuk orang-orang ini secara informal berdasarkan keterampilan kepemimpinan mereka.
Akibatnya, banyak karyawan mungkin menjadi team leader, tetapi hanya sedikit yang menjadi supervisor. Para team leader biasanya memiliki pengaruh yang lebih kecil dalam hal keputusan perusahaan.
Karena status mereka lebih rendah dari supervisor, mereka cenderung bekerja lebih dekat dengan tim mereka daripada supervisor.
Pengalaman
Supervisor cenderung memiliki pengalaman mendalam dalam memimpin orang lain melalui penyelesaian kursus dan pelatihan terkait.
Selama program ini, mereka belajar teknik untuk manajemen bisnis dan administrasi kantor. Mereka mungkin kurang berpengalaman dalam tugas sehari-hari tim dan bidang studi mereka.
Team leader adalah pakar bidang subjek yang memiliki pengalaman langsung melakukan apa yang dilakukan tim. Biasanya mereka mulai sebagai karyawan dengan tim dan mendapatkan gelar sebagai team leader setelah menunjukkan kemampuan mereka.
Hal ini dapat memudahkan team leader untuk berhubungan dengan karyawan dalam tugas pekerjaan.
Arah strategis
Seorang supervisor membantu mengembangkan arah strategis sementara seorang team leader membaginya dengan anggota tim mereka.
Ini berarti bahwa seorang supervisor memiliki lebih banyak masukan dalam penciptaan visi dan pengambilan keputusan organisasi daripada seorang team leader.
Di beberapa organisasi yang lebih kecil, para pemimpin mungkin memiliki pengaruh yang lebih besar.
Baca juga: Pentingnya Profesionalitas Kerja dan Cara Meningkatkannya?
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai tugas supervisor dan perbedaanya dengan team leader. Menjadi supervisor memang membutuhkan keterampilan dan sifat kepemimpinan yang kuat, karena nantinya Anda akan membawahi anggota tim Anda.
Selain itu terkadang tugas seorang supervisor juga berhubungan dengan HR management dan pengelolaan data adminstrasi anggota tim Anda.
Untuk memudahkan hal tersebut, pastikan perusahaan Anda menggunakan software HR dan payroll terbaik yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau seperti Gajihub.
Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
- Surat Resign: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya - 2 December 2024
- 15 Kesalahan Manajemen HR yang Wajib Anda Ketahui - 13 November 2024
- Perilaku Gen Z dalam Dunia Kerja yang Wajib Dipahami HRD - 17 October 2024