Surat rekomendasi karyawan berfungsi sebagai alat untuk menunjukkan kelebihan, kepribadian, dan prestasi seorang profesional. Surat ini membantu calon pemberi kerja untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan rekomendasi yang dapat dipercaya.
Dengan memahami pentingnya surat rekomendasi, sebagai profesional HR Anda berperan penting dalam membentuk masa depan tenaga kerja dan mendorong pertumbuhan perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu surat rekomendasi karyawan, tipe surat, cara menggunakan surat, hingga contoh dan template gratisnya.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Rekomendasi Karyawan?
Surat rekomendasi karyawan atau surat referensi adalah dokumen yang diminta oleh mantan karyawan saat mereka melamar pekerjaan baru.
Pemberi kerja potensial juga bisa menghubungi perusaahaan lama kandidat dan meminta surat rekomendasi untuk memperoleh pandangan lain tentang kinerja, kebiasan, dan etika kerja yang valid dari kandidat tersebut.
Melalui surat referensi ini, kandidat dapat menunjukkan kualitas dan kemampuan yang dimiliki, sehingga pemberi kerja dapat memastikan apakah kandidaat tersebut cocok dengan budaya perusahaan dan dapat memenuhi persyaratan yang diperlukan.
Baca Juga: Pentingnya Employee Journey bagi Karyawan dan Perusahaan
Mengapa HR Harus Memberikan Surat Rekomendasi Karyawan?
Sebagai profesional HR, untuk menulis surat rekomendasi mungkin Anda harus menghubungi berbagai manajer dan rekan kerja agar mendapatkan gambaran lengkap tentang mantan karyawan.
Selain itu, Anda juga mungkin akan diminta untuk memberikan panduan kepada manajer atau atasan mengenai jenis surat referensi, dan apa saja yang perlu disampaikan pada surat tersebut.
Jika Anda dapat menulis surat rekomendasi yang positif untuk mantan karyawan, karena mereka memberikan kontribusi terbaik dan menunjukkan skill serta nilai-nilai yang Anda kagumi, maka perusahaan juga akan merasakan manfaatnya.
Karyawan yang mendapatkan surat rekomendasi yang memuaskan, kemungkinan besar perusahaan Anda ingin mempekerjakannya kembali di masa depan. Memberikan surat rekomendasi yang positif dapat menjaga hubungan yang baik dengan mereka.
Selain itu, karyawan yang luar biasa cenderung mudah bergaul dan membentuk relasi dengan individu sejenis mereka, yang diharapkan memberikan pandangan baik tentang perusahaan.
Terakhir, Anda dapat menulis surat referensi atau meminta atasan karyawan untuk melakukannya sebagai bagian dari proses pemutusan hubungan kerja.
Hal tersebut tidak hanya memberikan pengalaman yang baik bagi karyawan yang keluar, tetapi juga dapat memperkuat citra perusahaan.
Baca Juga: Buku Panduan Karyawan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
Jenis-Jenis Surat Rekomendasi Karyawan
Sebelum menulis surat rekomendasi untuk karyawan, Anda perlu memahami jenis-jenis surat yang bisa Anda gunakan.
Sebagian besar surat rekomendasi memiliki elemen penting yang serupa, yaitu mencakup:
- Peran yang diemban oleh karyawan.
- Durasi kerja.
- Tanggung jawab utama dalam peran mereka.
- Kemampuan atau keahlian khusus yang menonjol.
- Informasi kontak Anda, jika diperlukan tindak lanjut.
Berikut jenis-jenis surat referensi untuk karyawan:
1. Surat Referensi Karakter
Surat referensi karakter atau surat referensi pribadi bertujuan untuk mengonfirmasi karakter, nilai, dan kaulitas pribadi seseorang.
Berbeda dengan surat referensi profesional yang ditulis oleh HRD, mantan perusahaan, ataupun manajer, surat referensi karakter biasnya ditulis oleh orang-orang terdekat, seperti teman atau anggota keluarga.
Selain itu, surat referensi profesional umumnya digunakan untuk melamar pekerjaan, sementara surat referensi karakter mungkin diperlukan untuk keperluan pribadi.
2. Surat Rekomendasi Karyawan Profesional
Surat rekomendasi profesional atau surat referensi kerja ini memberikan penilaian tentang kualifikasi, keterampilan, kinerja, dan prestasi seorang karyawan.
Surat ini umumnya ditulis oleh kontak profesional, seperti HRD, manajer, ataupun rekan kerja yang telah bekerja sama dengan karyawan tersebut. Surat ini digunakan untuk melamar pekerjaan.
Untuk menulis surat rekomendasi yang profesional, ikuti langkah berikut:
1. Bersikap Profesional
Penting untuk menggunakan gelar formal dan bahasa yang profesional, serta ingatlah bahwa Anda mewakilkan perusahaan tempat Anda bekerja.
2. Perkenalkan Diri dan Informasikan Hubungan dengan Kandidat
Penting bagi penerima surat untuk mengetahui siapa Anda, peran Anda, dan bagaimana Anda mengenal kandidat. Jelaskan secara singkat, namun pastikan Anda tetap memberikan detail penting yang dibutuhkan penerima.
3. Fokus pada Keterampilan dan Prestasi yang Relevan
Gunakan contoh konkret untuk menggambarkan kelebihan karyawan, dan bagaimana mereka berkontribusi pada proyek atau tugas.
4. Berikan Penjelasan Mendetail
Semakin detail, maka akan semakin baik. Dalam hal ini, Anda perlu menunjukkan bagaimana keterampilan yang dimiliki karyawan dapat memberikan nilai tambah untuk perusahaan.
Melalui penjelasan tersebut, penerima surat akan semakin percaya dan memahami tentang nilai dan kemampuan kandidat yang direkomendasikan.
5. Tetap Singkat dan Fokus
Surat rekomendasi yang baik seharusnya tidak lebih dari satu halaman, atau paling banyak dua halaman. Oleh karena itu, Anda perlu fokus pada poin-point terpenting dan relevan agar penerima tetap memahami tujuan dari surat tersebut.
6. Tekankan Potensi Kandidat
Tunjukkan kemampuan karyawan dengan menyoroti potensi yang ia miliki, terkait pertumbuhan dan keberhasilan dalam posisi baru. Melalui hal ini, Anda dapat meyakinkan penerima bahwa mereka mampu beradaptasi dan berhasil dalam situasi yang berbeda.
Baca Juga: Surat Paklaring Kerja: Arti, Fungsi, Syarat hingga Templatenya
3. Surat Rekomendasi Karyawan untuk Promosi
Surat referensi untuk promsoi adalah dukungan tertulis yang diberikan oleh atasan, manajer, atau rekan kerja dalam perusahaan, bagi seorang karyawan yang mengajukan permohonan promosi.
Surat ini bisa ditulis oleh atasan yang merekomendasikan promosi atau oleh departemen yang telah mengidentifikasi karyawan tersebut sebagai calon potensial. Perbedaan utama antara surat rekomendasi promosi dan umum terletak pada konteksnya.
Surat rekomendasi lebih berfokus pada kontribusi karyawan dalam organisasi, kesiapan mereka terhadap tanggung jawab yang lebih besar, dan bagaimana mereka menunjukkan potensi untuk berhasil dalam peran yang lebih tinggi.
4. Surat Rekomendasi Sederhana
Surat rekomendasi sederhana dapat digunakan dalam beberapa situasi. Pertama, surat rekomendasi profesional tidak diperlukan karena konteksnya lebih informal dibandingkan aplikasi pekerjaan.
Surat rekomendasi sederhana lebih cocok digunakan untuk situasi tidak resmi, seperti rekomendasi untuk kesempatan menjadi relewan atau keanggotaan tertentu.
Namun, dalam lingkungan profesional, surat sederhana juga dapat digunakan untuk mengkonfirmasi pekerjaan seseorang tanpa memberikan penilaian tentang kinerja atau kemampuan mereka.
Hal tersebut bisa terjadi ketika pemberi kerja hanya ingin memastikan bahwa kandidat pernah bekerja di perusahaan untuk peran tertentu, serta dengan gaji yang dapat dipertanggungjawabkan.
Alasan lainnya, sebagai profesional HR Anda dapat menggunakan surat jenis ini saat Anda diminta memberikan surat referensi, namun individu tersebut memiliki kinerja yang buruk.
Dibandingkan memberikan dukungan terhadap nilai atau kemampuan kandidat, dalam kasus seperti ini lebih baik Anda berfokus pada informasi yang lebih faktual.
Cara menulis surat rekomendasi sederhana yang baik:
- Tetap pada fakta. Sertakan jabatan mantan karyawan, periode kerja mereka, dan tanggung jawab utama yang mereka emban.
- Hindari memberikan penilaian subjektif. Hindari membuat penilaian atau pendapat tentang kinerja mereka, karena hal tersebut dapat mempengaruhi peluang mereka di masa depan atau bahkan menyebabkan masalah hukum jika individu merasa bahwa mereka telah diperlakukan secara tidak adil, yang dapat merusak reputasi atau prospek karier mereka.
Baca Juga: Ketahui Macam-Macam Job Desk Administrasi di Berbagai Bidang
Komponen dalam Surat Rekomendasi Karyawan
Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda cantumkan dalam surat rekomendasi:
1. Pengenalan Diri
Sebuah paragraf singkat yang memperkenalkan diri Anda sebagai penulis surat rekomendasi. Jelaskan hubungan Anda dengan karyawan yang direkomendasikan, seperti posisi Anda di perusahaan dan dalam kapasitas apa Anda mengenal mereka.
2. Deskripsi Karyawan
Gambarkan karyawan secara positif, menyebutkan kualitas, keterampilan, dan pencapaian yang relevan. Berikan contoh konkret atau cerita sukses yang menggambarkan kemampuan dan kontribusi mereka.
3. Rekomendasi
Jelaskan dengan jelas rekomendasi Anda untuk karyawan tersebut, seperti rekomendasi untuk posisi tertentu atau kesempatan kerja lainnya.
4. Kesimpulan
Tegaskan kembali rekomendasi Anda dan sampaikan keyakinan Anda bahwa karyawan tersebut akan berhasil di posisi atau perusahaan baru.
5. Penutup Surat
Sampaikan salam penutup yang sesuai, seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih atas perhatian Anda”.
6. Tanda Tangan
Tandatangani surat dengan tinta di bawah salam penutup. Selain itu, sertakan informasi kontak Anda, seperti alamat email, nomor telepon agar penerima surat dapat menghubungi Anda jika memerlukan informasi tambahan.
Baca Juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi
Cara Mengajukan Surat Rekomendasi Karyawan
Jika Anda seorang karyawan yang ingin meminta surat referensi untuk kebutuhan melamar ke perusahaan lain, berikut langkah-langkah yang perlu Anda lakukan:
1. Pilihlah Orang yang Tepat
Anda tidak boleh meminta rekomendasi kerja ke sembarang orang. Mintalah kepada orang yang menduduki posisi kredibel, serta mengetahui bagaimana kinerja Anda selama di perusahaan. Misalnya, seperti HRD, manajer, atau pemimpin tim.
Dengan memilih orang yang tepat, Anda pun bisa mendapatkan surat rekomendasi yang objektif namun tetap positif.
2. Ajukan Permintaan Surat dengan Waktu Cukup
Ajukan permintaan surat rekomendasi setidaknya 2 minggu sebelum Anda membutuhkannya. Berikan waktu yang cukup kepada mereka yang memberikan referensi, untuk mempersiapkan dan menulis surat rekomendasi dengan baik.
3. Ajukan Permintaan Surat dengan Sopan
Mintalah surat rekomendasi secara langsung dengan menyebutkan tujuan surat, serta batas waktu pembuatannya. Ingatlah bahwa pemberi referensi sebenarnya tidak wajib memberikan rekomendasi, jadi usahakan untuk sopan saat memintanya.
4. Berikan Informasi yang Diperlukan
Bantu pemberi referensi dengan memberikan informasi yang diperlukan tentang pekerjaan yang Anda lamar. Jelaskan kembali tentang keterampilan dan kualifikasi Anda, serta sampaikan dengan jelas apa yang Anda harapkan dalam surat rekomendasi.
Untuk memberikan konteks kepada referensi Anda, Anda bisa mencantumkan informasi berikut dalam permintaan Anda:
- Resume terbaru.
- Aktivitas atau pekerjaan yang Anda lakukan saat ini.
- Tujuan dari surat rekomendasi.
- Alasan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut.
- Prestasi atau keterampilan yang relevan.
- Batas waktu pengiriman surat rekomendasi.
6. Berikan Kesempatan untuk Menolak
Ingatlah bahwa rekan kerja atau atasan tidak memiliki kewajiban memberikan surat rekomendasi kepada Anda. Oleh karena itu, jangan membuat mereka merasa terbebani untuk memberikan rekomendasi.
Berikan juga kepada mereka kesempatan untuk menolak, jika mereka tidak bisa memberikan surat rekomendasi karyawan.
Baca Juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Contoh Surat Rekomendasi Karyawan
Untuk lebih memahami surat rekomendasi karyawan, perhatikan contoh-contoh berikut:
Contoh Surat Rekomendasi Karyawan 1
Raymond Rodriguez
Manager
ABCD Company
717 Calhoun Street
Farmington, CT 12112
March 21, 2022
Victoria Chen
Account Manager
NSI, Inc.
123 Miles Road
Hartford, CT 54321
Dear Ms. Chen,
It is my pleasure to recommend Laura Woods for employment with your organization. I have known Laura for over two years, during which time she worked as a communications assistant in my office.
I have been consistently impressed with Laura’s attitude and productivity during the time that she has worked in the office.
Laura is both very bright and quite motivated. I am confident that she will devote herself to a position with your organization with a high degree of diligence. She is a quick learner and has shown the ability to digest large volumes of information. Ms. Woods has demonstrated the ability to articulate information and ideas in both verbal and written forms.
Laura has also been effective in her efforts to engage the media we outreach to. She has been able to write interesting press releases and articles and convince editors to publish those pieces. Ms. Woods is willing to take risks. She will reach out to people and involve them with projects. I particularly appreciate Laura’s willingness to take the initiative to help the office serve its constituents more fully.
I recommend Ms. Woods without reservation. I am confident that she will establish productive relationships with your staff and constituents. Please let me know if you need additional information about this outstanding young woman.
Sincerely,
Signature (hard copy letter)
Raymond Rodriguez
Contoh Surat Rekomendasi Karyawan 2
SURAT REKOMENDASI
Jakarta, 14 Februari 2022
PT Maju Jaya, Jl. Mars No.71 Bandung, Jawa Barat
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Amelia Wijaya
HRD
PT Bintang Kembar
Dengan ini ingin memberikan rekomendasi untuk Maher Aditya, yang telah bekerja di PT Bintang Kembar sebagai Designer Graphic selama periode Juni 2020 – Juli 2022. Selama bekerja bersama, saya telah mengamati kinerja, dedikasi, dan kemampuan Maher Aditya dengan seksama.
Maher Aditya telah menunjukkan integritas dan etika kerja yang tinggi selama masa kerjanya. Dia adalah seorang karyawan yang bertanggung jawab dan selalu menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik dan tepat waktu. Dia juga memiliki kemampuan untuk bekerja sama dalam tim dan menjalin hubungan kerja yang baik dengan kolega dan atasan.
Selain itu, Maher Aditya memiliki keterampilan yang relevan dengan pekerjaan yang dilakukan. Dia telah menguasai tugas-tugas yang diembannya dan mampu menghadapi tantangan dengan baik. Saya juga ingin menyoroti kemampuannya dalam [sebutkan keterampilan khusus yang relevan].
Saya percaya bahwa Maher Aditya akan menjadi aset yang berharga bagi perusahaan / instansi Anda. Dia memiliki potensi untuk terus berkembang dan memberikan kontribusi yang signifikan dalam pekerjaannya. Oleh karena itu, dengan keyakinan penuh, saya merekomendasikanMaher Aditya untuk kesempatan kerja atau promosi yang sesuai dengan kualifikasi dan potensinya.
Jika Anda membutuhkan informasi tambahan atau ingin membahas lebih lanjut tentang Maher Aditya, jangan ragu untuk menghubungi saya melalui informasi kontak yang tercantum di bawah ini.
Terima kasih atas perhatian dan kesempatan untuk memberikan rekomendasi ini. Saya yakin bahwa Maher Aditya akan menjadi aset yang berharga bagi perusahaan / instansi Anda dan akan berhasil dalam tugas-tugas yang diembannya.
Hormat saya,
Amelia Wijaya
HRD
085157199851
Contoh Surat Rekomendasi Karyawan 3
Contoh Surat Rekomendasi Karyawan 4
Contoh Surat Rekomendasi Karyawan 5
SMA Harapan Putra
Jl. Kalisari No. 17, Bandung, Jawa Barat
Telp. 0225478939
Bandung, 23 Oktober 2019
Surat Referensi Kerja
No : 9/10/12ITUDIA/2019
Dengan ini saya menerangkan bahwa saudara
Nama : Muhammad Alfiansyah
Jabatan : Guru bahasa Indonesia
Bahwasanya benar adanya saudara yang bersangkutan merupakan salah satu karyawan di Sekolah SMA Harapan Putra selama 5 tahun atau pada tanggal 3 januari 2014 sampai dengan 4 januari 2019.
Beliau adalah sosok guru pekerja keras, penuh dengan motivasi dan sangat menjunjung tinggi etika kesopanan. Selama bekerja di Lembaga pendidikan ini beliau tidak pernah melakukan kesalahan yang merugikan dan membuat nama sekolah buruk.
Keluarnya beliau dari lembaga ini didasarkan atas keinginan nya sendiri dengan alasan hendak melanjutkan pendidikan yang lebih tinggi. Semoga kelak beliau dapat bekerja di lembaga pendidikan yang lebih maju dan sukses.
Demikian surat referensi ini saya perbuat dengan sebagaimana adanya. Terimakasih atas perhatiannya dan mohon atas segala kekurangan
Mengetahui
Kepala Sekolah SMA Harapan Bangsa
Joko Priyatno
Baca Juga: Surat Penolakan Lamaran Kerja: Pengertian, Komponen, dan Contohnya
Template Surat Rekomendasi Karyawan
Untuk mempermudah Anda dalam membuat surat rekomendasi karyawan, berikut template yang bisa Anda unduh:
Download Template Rekomendasi Karyawan bahasa Indonesia
Download Template Rekomendasi Karyawan bahasa Inggris
Baca Juga: Download Contoh Surat Cuti Melahirkan Karyawan
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa surat rekomendasi karyawan membantu calon pemberi kerja untuk mengetahui gambaran secara lengkap mengenai karyawan yang bersangkutan.
Dengan demikian, pemberi kerja dapat mempertimbangkan keputusan sesuai rekomendasi yang diberikan.
Untuk membantu Anda dalam mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan, Anda dapat menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR. Dengan Gajihub, Anda dapat mengelola gaji, absensi, cuti, dan masih banyak lagi.
Jika Anda tertarik menggunakan Gajihub untuk proses pengelolaan HR dan payroll yang lebih baik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
Catatan Kaki:
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024