Staffing Plan: Manfaat dan Cara Membuatnya

Dalam pengelolaan sumber daya manusia, perusahaan membutuhkan perencanaan penempatan tenaga kerja atau dikenal dengan staffing plan.

Rencana penempatan tenaga kerja ini membantu perusahaan dalam melakukan identifikasi dan mengevaluasi kebutuhan tenaga kerja sehingga dapat mencapai tujuan strategis.

Perusahaan juga dapat lebih mudah mencari karyawan dengan keterampilan yang sesuai.

Buat Anda yang bekerja di bidang sumber daya manusia, penting bagi Anda untuk memahami staffing plan ini untuk membantu menemukan kandidat terbaik untuk posisi yang dibutuhkan perusahaan.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai staffing plan, mulaid ari pengertian, manfaat, dan cara membuatnya.

Baca penjelasan lengkapnya hanya d bawah ini:

Apa yang Dimaksud dengan Staffing Plan?

Staffing plan atau rencana penempatan tenaga kerja adalah sebuah perencanaan strategis yang digunakan perusahaan untuk melakukan identifikasi kebutuhan sumber daya manusia.

Dari proses yang dilakukan ini, perusahaan dapat memahami jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Contohnya adalah ketika perusahaan membuat rincian terkait pengelolaan tenaga kerja, mulai dari rekrutmen, training, hingga penempatan karyawan sesuai kebutuhan perusahaan.

Dengan adanya rencana penempatan tenaga kerja ini, perusahaan dapat memastikan mereka memiliki sumber daya manusia yang cukup dan kompeten untuk mendukung efektivitas operasional.

Mengapa Perusahaan Melakukan Staffing Plan?

Dalam pengelolaan perusahaan, rencana penempatan tenaga kerja memegang peranan penting.

Ini dikarenakan rencana tersebut dapat mendukung perusahaan dengan memastikan mereka memiliki jumlah karyawan yang cukup, melalui keterampilan yang sesuai dan dalam peran yang tepat.

Tanpa adanya planning yang baik, perusahaan dapat mengalami masalah, seperti terjadinya kekurangan atau kelebihan karyawan, yang dapat mengganggu produktivitas dan kegiatan operasional di dalam perusahaan.

Tidak hanya itu, rencana penempatan tenaga kerja juga memiliki peran dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan juga produktif.

Ini terjadi ketika karyawan merasa cocok dengan pekerjaan mereka, maka karyawan tersebut dapat meningkatkan motivasi dan dapat memberikan kontribusi terbaik mereka untuk mendukung kesuksesan perusahaan.

Ini artinya melalui staffing plan ini dapat membantu perusahaan sehingga bisa mencapai tujuan melalui cara yang lebih terstruktur dan juga efisien.

Apa Manfaat Staffing Plan bagi Perusahaan?

Dengan staffing plan, sebuah perusahaan dapat lebih mudah untuk menganalisis, memeriksa, dan merencanakan cara sehingga lebih mudah mencapai tujuan.

Sedangkan untuk manfaatnya adalah sebagai berikut:

1. Merekrut Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Manfaat pertama yang didapatkan dari staffing plan adalah perusahaan dapat merekrut sesuai kebutuhan.

Ini membuat perusahaan lebih memahami apa kebutuhan yang dilakukan melalui analisis kebutuhan rekrutmen.

Dengan begitu perusahaan juga dapat mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan calon karyawan dan menerapkan rekrutmen yang lebih baik lagi.

2. Pengurangan Biaya

Melalui rekrutmen yang berkualitas, maka dengan sendirinya Anda dapat mengurangi biaya yang berkaitan dengan proses rekrutmen.

Di sini Anda dapat menggunakan rencana staffing plan untuk merestrukturisasi posisi yang ada, di mana dapat membantu menghebat biaya melalui rekrutmen dari internal.

Selain itu, dengan memiliki perencanaan penempatan tenaga kerja yang terintegrasi juga dapat meningkatkan kinerja dan efisiensi.

3. Meningkatkan Retensi Karyawan

Rencana penempatan tenaga kerja juga memberikan manfaat dalam meningkatkan retensi karyawan.

Hal ini terjadi karena perusahaan dapat memelihara karyawan dengan lebih baik.

Perusahaan di sini dapat lebih mudah dalam mengevaluasi ide-ide pelatihan dan pengembangan.

Dengan cara ini juga dapat membantu anggota tim mencapai keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung keberhasilan perusahaan.

Dengan begitu, karyawan dapat berkembang dengan baik dan betah bekerja di perusahaan.

4. Mendukung Pertumbuhan Perusahaan

Manfaat keempat dari staffing plan adalah memberikan dukungan terhadap pertumbuhan perusahaan.

Perusahaan yang ingin bertumbuh memerlukan rencana penempatan tenaga kerja ini karena melalui strategi ini perusahaan dapat meningkatkan produktivitas melalui tenaga kerja yang berkualitas.

Bagaimana Cara Membuat Staffing Plan?

Setelah memahami manfaat dari rencana pengembangan tenaga kerja, berikut cara membuatnya yang wajib untuk Anda pahami:

1. Pahami Tujuan Anda

Dalam membuat rencana pengembangan tenaga kerja, penting bagi Anda untuk memahami tujuan.

Tujuan ini penting karena dapat berpengaruh pada proses rekrutmen yang ditetapkan oleh perusahaan.

Contohnya adalah perusahaan Anda memiliki rencana melakukan ekspansi ke pasar baru, maka pertimbangkan bagaimana hal tersebut dapat berpengaruh pada tujuan penempatan tenaga kerja di perusahaan Anda.

Dengan memahami ekspektasi dapat membantu Anda menyelaraskan tujuan penempatan tenaga kerja dengan tujuan strategis organisasi.

2. Evaluasi Staf yang Ada

Kedua, Anda dapat memahami kebutuhan penempatan tenaga kerja dengan cara menyusun daftar deskripsi pekerjaan yang ada saat ini.

Ini termasuk melakukan analisis staf saat ini, seperti jumlah karyawan yang bekerja, jumlah tim, dan kompensasi untuk setiap anggota tim.

Cara ini dapat membantu dalam menganalisis tugas yang dilakukan oleh berbagai karyawan secara lebih mendalam.

Termasuk membantu mengidentifikasi celah keterampilan ataupun departemen yang membutuhkan lebih banyak tenaga kerja.

Mulailah dengan membuat daftar deskripsi pekerjaan saat ini yang dapat digunakan sebagai referensi berguna pada saat proses rekrutmen.

3. Lakukan Analisis Perubahan Tenaga Kerja

Cara kedua adalah dengan melakukan analisis perubahan tenaga kerja.

Melalui cara ini Anda dapat mengembangkan rencana tenaga kerja yang juga memperhitungkan perubahan sehingga dapat memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan dengan lebih baik.

Contohnya adalah perusahaan yang mengalami musim sibuk membutuhkan rekrutmen untuk tim tambahan.

Dengan melakukan analisis pola penempatannya, Anda dapat lebih mudah membuat rencana yang memprediksi kebutuhan tersebut.

Berikut adalah beberapa perubahan yang mungkin terjadi dan perlu dimasukkan dalam rencana penempatan tenaga kerja Anda:

Pertumbuhan pekerjaan yang diharapkan
Pensiun yang akan datang
Cuti melahirkan dan cuti ayah
Promosi yang akan datang

4. Buat Proyeksi Tenaga Kerja

Setelah Anda melakukan analisis pola tenaga kerja, Anda dapat mempertimbangkan membuat proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

Cara ini membantu Anda dalam merencanakan posisi yang tersedia.

Berikut adalah 4 teknik yang dapat digunakan dalam proyeksi tenaga kerja ini:

Rule of thumb: digunakan untuk memprediksi kebutuhan potensial berdasarkan struktur yang ada. Contohnya jika Anda memiliki satu manajer untuk setiap tiga karyawan, metode ini mengharuskan Anda merekrut satu manajer tambahan untuk setiap tiga posisi baru yang diisi.
Teknik Delphi: Teknik ini menggunakan pendapat ahli dari kelompok terpilih manajer tingkat atas dan konsultan untuk menentukan prediksi kebutuhan tenaga kerja. Mereka mendasarkan pendapat mereka pada pengalaman sebelumnya di perusahaan, dan seorang koordinator mengumpulkan pendapat dan saran mereka secara anonim, lalu kelompok tersebut memilih untuk menetapkan rencana tenaga kerja yang disukai.
Rasio produktivitas: Rasio ini menghitung berapa banyak pekerjaan yang dihasilkan oleh satu karyawan dan kemudian menentukan kebutuhan perekrutan di masa depan berdasarkan pertumbuhan produktivitas yang diprediksi.
Analisis regresi statistik: Analisis ini membandingkan data tenaga kerja dan penempatan karyawan sebelumnya dengan prediksi masa depan. Teknik ini sering digunakan untuk memprediksi kemampuan dalam menempatkan karyawan sesuai tingkat penempatan karyawan sebelumnya.

5. Melakukan Analisis Kesenjangan Keterampilan

Cara membuat rencana penempatan tenaga kerja berikutnya adalah dengan melakukan analisis kesenjangan keterampilan.

Ini merupakan metode yang mengevaluasi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan di masa depan melalui identifikasi perbedaan antara keterampilan yang diinginkan karyawan dan keterampilan yang saat ini mereka miliki.

Dengan begitu, perusahaan dapat memperbarui rencana tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan.

Anda dapat mempertimbangkan daftar keterampilan yang saat ini tidak dimiliki staf yang dibutuhkan di masa depan,

Kemudian, temukan beberapa anggota tim yang memiliki keterampilan tambahan untuk dibawa ke peran baru mereka.

Dengan cara ini dapat membantu Anda dalam menemukan tim dengan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

6. Pertimbangkan Faktor Internal

Jangan lupa untuk mempertimbangkan faktor eksternal yang ada di dalam staffing plan.

Faktor eksternal ini seperti tren di dalam industri, kondisi ekonomi saat ini, hingga perubahan yang ada di dalam pasar tenaga kerja yang dapat berpengaruh pada planning yang telah dibuat.

7. Rencanakan Pelatihan

Untuk mendukung rencana penempatan tenaga kerja, Anda juga bisa merencanakan pelatihan.

Terapkan rencana ini pada sistem pelatihan karyawan baru atau karyawan yang sudah ada.

Melalui cara ini, Anda dapat menciptakan tim yang lebih efektif di mana mereka dapat mengembangkan keterampilan dengan lebih baik.

Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan menggunakan penilaian kinerja dan survei karyawan untuk mengidentifikasi area potensi pertumbuhan dan membantu karyawan menemukan peluang pengembangan profesional.

Dengan menggunakan data dari alat-alat ini, Anda dapat membantu tim meningkatkan kinerja mereka.

8. Analisis Budaya Kerja

Setelah memenuhi kebutuhan perekrutan dan merencanakan kebutuhan masa depan, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memperhitungkan kepuasan karyawan untuk meningkatkan retensi karyawan.

Menganalisis budaya organisasi dapat membantu Anda merumuskan cara untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih menyenangkan dan meningkatkan proses sumber daya manusia.

Budaya yang positif dapat membantu karyawan lebih terlibat dalam perusahaan.

Untuk menganalisis budaya organisasi dan kepuasan karyawan, pertimbangkan untuk mengembangkan survei atau memberikan karyawan cara untuk memberikan umpan balik secara anonim.

9. Kembangkan Strategi Kepegawaian

Cara selanjutnya adalah dengan mengembangkan strategi kepegawaian.

Di sini Anda dapat membuat pertimbangan apakah akan merekrut karyawan baru, meningkatkan keterampilan karyawan yang ada saat ini, atau menggunakan tenaga kerja fleksibel.

Lakukan identifikasi saluran terbaik yang dapat membantu Anda menemukan kandidat potensial dan buat rencana proses seleksi dengan sebaik mungkin.

10. Laksanakan dan Pantau

Cara terakhir adalah dengan melaksanakan dan memantau seluruh strategi staffing plan yang telah Anda buat.

Ini dilakukan untuk menyesuaikan rencana kepegawaian telah sesuai dengan perubahan yang mungkin terjadi atau sesuai dengan tantangan yang tidak terduga.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai staffing plan yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa staffing plan dibutuhkan perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia yang ada di perusahaan dengan lebih baik.

Tentunya hal ini harus didukung dengan fasilitas terbaik khususnya dalam hal pengelolaan karyawan di perusahaan.

Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.