Standar kinerja perusahaan menguraikan ekspektasi karyawannya, termasuk peran mereka dan bagaimana mereka harus bertindak saat berada di tempat kerja. Pemberi kerja biasanya memberikan standar ini kepada karyawan baru saat mereka orientasi untuk menjelaskan sasaran dan persyaratan umum karyawan.
Anda mungkin tertarik untuk mempelajari apa itu standar kinerja sehingga Anda dapat membuat atau merevisi pedoman karyawan Anda untuk memasukkan standar kinerja.
Dalam artikel ini, kami membahas apa itu standar kinerja dengan mendefinisikannya, menjelaskan mengapa hal itu penting, dan membuat daftar jenis-jenis yang berbeda, beserta tipsnya.
Apa yang Dimaksud dengan Standar Kinerja?
Standar kinerja atau performance standards adalah pedoman yang diberikan perusahaan kepada karyawannya untuk menguraikan apa yang diharapkan perusahaan dari mereka sebagai bagian dari timnya.
Standar ini menjelaskan tugas-tugas dan kualitas pekerjaan dan kualitas apa yang harus diselesaikan oleh karyawan. Meskipun perusahaan menggunakan standar kinerja untuk semua karyawan, mereka biasanya memberikan pedoman ini kepada karyawan baru untuk membantu mereka memahami peran dan tanggung jawab mereka.
Pemberi kerja juga dapat menggunakan standar kinerja untuk membantu mengevaluasi anggota tim. Standar kinerja harus memperlakukan semua karyawan secara setara dan harus spesifik, terukur dan mudah dipahami.
Ada tiga tingkat umum manajemen kinerja:
- Strategis: Tingkat ini mengacu pada tujuan pada tingkat organisasi, atau perusahaan. Standar strategis harus selaras dengan visi, tujuan dan nilai-nilai perusahaan.
- Operasional: Tingkat manajemen kinerja ini menekankan bagaimana aktivitas departemen bekerja untuk mencapai sasaran perusahaan. Perusahaan dapat membuat standar kinerja yang berlaku untuk departemen perusahaan.
- Individu: Level ini berfokus pada individu karyawan untuk memastikan bahwa semua karyawan melakukan tugas mereka dengan baik. Standar individu mengevaluasi pekerjaan karyawan dan berusaha meningkatkan kualitas kinerja mereka.
Meskipun mungkin ada beberapa standar kinerja inti yang dapat diterapkan di banyak perusahaan, namun berbagai industri mungkin memiliki ekspektasi yang berbeda untuk karyawan mereka. Misalnya, standar kinerja seorang sales mungkin berbeda dari standar kinerja akuntan.
Baca juga: Cara Membuat Perencanaan Komisi Business Development
Mengapa standar kinerja itu penting?
Performance standards penting karena standar ini memberikan kerangka kerja kepada karyawan tentang bagaimana perusahaan mengharapkan mereka bekerja. Hal ini memungkinkan komunikasi terbuka antara pemberi kerja dan karyawan, yang dapat membantu karyawan memahami tanggung jawab mereka.
Hal ini juga menjelaskan bagaimana karyawan dapat memenuhi tujuan-tujuan ini. Misalnya, komunikasi mungkin menjadi standar kinerja, dan kemudian pemberi kerja dapat menjelaskan apa arti komunikasi bagi perusahaan dan bagaimana karyawan dapat memenuhi standar ini. Standar kinerja juga penting karena pemberi kerja dapat menggunakannya sebagai alat evaluasi.
Jenis-jenis Standar Kinerja
Berikut ini beberapa jenis standar kinerja umum yang bisa Anda gunakan untuk perusahaan Anda:
Profesionalisme
Standar ini mengacu pada bagaimana seorang karyawan bertindak di tempat kerja. Banyak perusahaan menghargai tempat kerja yang penuh hormat dan serius, yang berarti bahwa karyawan harus bertindak secara profesional.
Profesionalisme di tempat kerja dapat mencakup sikap tenang dan tenang, sopan dan mendukung anggota tim lainnya. Profesionalisme juga bisa mengacu pada aspek lain dari budaya tempat kerja, seperti tepat waktu dan berpakaian sesuai dengan aturan berpakaian perusahaan.
Profesionalisme bisa menjadi sangat penting di perusahaan tempat karyawan bekerja sebagai tim atau bekerja dengan pelanggan. Misalnya, penting bagi guru untuk bersikap profesional di sekitar siswa mereka.
Contoh: Karyawan menunjukkan sikap profesional di tempat kerja, termasuk tindakan dan bahasa mereka. Karyawan juga menjaga hubungan yang saling menghormati dengan karyawan lain, manajemen dan pelanggan.
Baca juga: 12 Tantangan Manajemen Kinerja yang Harus Dipahami
Kerja tim
Pemberi kerja dapat menyertakan standar kinerja mengenai kerja tim jika karyawan mereka sering bekerja bersama. Kerja tim adalah kemampuan untuk berkolaborasi dan bekerja sama dengan baik dengan orang lain untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu.
Dalam lingkungan kerja di mana karyawan dapat menyelesaikan proyek bersama, kerja tim adalah standar kinerja yang berharga untuk disertakan.
Perusahaan mungkin mengharapkan karyawan untuk saling membantu ketika diperlukan. Misalnya, karyawan harus bersedia berbagi informasi terkait pekerjaan kepada tim mereka saat mengerjakan proyek. Pemberi kerja dapat menekankan bahwa tempat kerja harus kolaboratif dan karyawan berkomitmen untuk saling membantu.
Contoh: Karyawan secara aktif membantu anggota tim lain jika diperlukan dan sesuai. Karyawan dapat meminta bantuan atau memberikan bantuan kepada karyawan lain.
Komunikasi
Ini adalah kemampuan untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan jelas kepada orang lain. Komunikasi mengacu pada percakapan tertulis atau lisan, seperti menulis email atau mempresentasikan suatu topik.
Hal ini membutuhkan bahasa yang jelas dan keterampilan menulis yang kuat. Pemberi kerja dapat menyertakan standar kinerja ini untuk mempromosikan jalur komunikasi yang terbuka di antara karyawan.
Dalam banyak situasi, komunikasi adalah keterampilan yang berharga untuk dimiliki karyawan karena dapat meningkatkan produktivitas dan kolaborasi. Ketika karyawan bekerja bersama, mereka sering berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas. Komunikasi juga dapat merujuk pada berbicara dengan klien, yang penting untuk posisi layanan pelanggan.
Contoh: Karyawan berkomunikasi dengan jelas dengan manajer, anggota tim, dan pelanggan. Karyawan mengkomunikasikan informasi yang akurat jika sesuai.
Pemecahan masalah
Pemberi kerja dapat menambahkan pemecahan masalah sebagai performance standards juga. Pemecahan masalah adalah kemampuan untuk menilai suatu masalah dan memberikan solusi yang mungkin berdasarkan situasi.
Ini adalah standar umum karena sebagian besar pekerjaan membutuhkan keterampilan pemecahan masalah terlepas dari industrinya. Misalnya, seorang ahli diet mungkin harus memecahkan masalah untuk membuat diet yang sesuai dengan kebutuhan spesifik klien.
Seorang manajer perekrutan mungkin menggunakan pemecahan masalah untuk membuat jadwal yang sesuai untuk beberapa karyawan. Standar pemecahan masalah dapat mengevaluasi bagaimana seorang karyawan bereaksi dan menyelesaikan tantangan.
Contoh: Karyawan menunjukkan keterampilan pemecahan masalah yang kuat ketika dihadapkan dengan suatu masalah. Karyawan tersebut dapat memikirkan solusi kreatif dan fleksibel saat memecahkan masalah.
Baca juga: Cara Melakukan Pengukuran Kinerja Perusahaan
Akuntabilitas
Ini mengacu pada tanggung jawab atas tindakan seseorang. Akuntabilitas adalah standar kinerja yang penting karena menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka memiliki kepemilikan atas keputusan mereka.
Performance standards ini juga menginformasikan kepada karyawan bahwa perusahaan mengharapkan mereka untuk bekerja secara mandiri. Perusahaan biasanya menghargai ketika karyawan bertekad dan dapat menyelesaikan tugas tanpa manajemen langsung.
Akuntabilitas juga dapat berarti bahwa karyawan memahami peran dan tanggung jawab mereka sebagai anggota tim. Pemberi kerja dapat menggunakan akuntabilitas untuk mengevaluasi kemandirian dan kemampuan karyawan untuk bertanggung jawab.
Contoh: Karyawan bertanggung jawab saat bekerja, yang berarti mereka mengambil kepemilikan atas tindakan dan kewajiban mereka. Karyawan mampu bekerja secara mandiri dengan pengawasan terbatas dari manajemen.
Manajemen waktu
Ini adalah kemampuan untuk menyelesaikan serangkaian tugas yang diberikan sesuai tenggat waktu. Manajemen waktu sering kali membutuhkan keterampilan organisasi dan penentuan prioritas.
Pemberi kerja dapat menyertakan manajemen waktu sebagai standar kinerja untuk menunjukkan bahwa mereka mengharapkan karyawan menyelesaikan tugas mereka pada waktu yang ditentukan.
Manajemen waktu adalah performance standards yang penting karena banyak pekerjaan yang mengharuskan karyawannya untuk melakukan dan menyelesaikan banyak tugas selama hari kerja atau minggu. Pemberi kerja dapat menggunakan standar kinerja ini untuk mengevaluasi bagaimana karyawan mereka menghabiskan waktu mereka saat bekerja.
Contoh: Karyawan menyelesaikan tugas-tugas mereka dengan tenggat waktu yang diberikan. Karyawan menggunakan prioritas untuk menentukan tugas mana yang harus mereka selesaikan terlebih dahulu untuk menyelesaikan proyek mereka tepat waktu.
Baca juga: 4 Jenis dan 17 Indikator Penilaian Kinerja Karyawan
Tips untuk Menetapkan Standar Kinerja
Jika Anda tertarik untuk membuat atau merevisi standar kinerja untuk perusahaan Anda, maka Anda bisa mengikuti tips berikut ini untuk menetapkannya:
Spesifik dan terukur
Usahakan Anda membuat performance standards yang spesifik dan terukur. Karyawan Anda harus tahu persis apa yang Anda harapkan dari mereka setelah membaca standar.
Untuk membuat standar yang spesifik, buatlah daftar sasaran perusahaan, dan gunakan sebagai titik awal untuk standar Anda. Gunakan standar yang terukur jika memungkinkan. Ini berarti Anda bisa mengukur kinerja karyawan Anda selama periode waktu tertentu.
Gunakan bahasa yang jelas
Ketika menulis standar kinerja, gunakan bahasa yang jelas. Ini berarti Anda menjelaskan apa standarnya dan bagaimana karyawan dapat mencapainya. Menggunakan bahasa yang jelas dapat membantu karyawan Anda dengan mudah memahami tujuan perusahaan Anda.
Anda dapat menerapkan bahasa yang jelas dengan menggunakan kata-kata sederhana yang secara ringkas menyatakan makna standar. Coba gunakan kata kerja aktif dan kalimat atau frasa pendek juga.
Baca juga: Manfaat Penilaian Kinerja Bagi Perusahaan dan Karyawan
Pastikan standar yang Anda buat rasional
Ini berarti bahwa standar Anda tidak terlalu mudah atau terlalu sulit untuk dicapai. Tingkat kesulitan yang tepat dapat menantang karyawan Anda dengan cara yang produktif.
Jika sasarannya terlalu mudah, maka atasan Anda mungkin mulai kurang tekun. Jika terlalu sulit, maka tingkat kinerja mereka bisa menurun. Anda dapat menentukan tingkat kesulitan yang tepat dengan mengevaluasi kinerja karyawan Anda berdasarkan standar Anda saat ini.
Sertakan tugas-tugas penting
Aspek penting dalam membuat standar kinerja adalah hanya menyertakan tugas-tugas penting. Meskipun Anda menginginkan standar yang cukup untuk mencakup sasaran dan nilai perusahaan, Anda mungkin juga ingin membatasi berapa banyak standar yang bisa ditambahkan. Anda bisa menyeimbangkan ini dengan hanya menyertakan tugas-tugas yang penting bagi perusahaan.
Baca juga: Evaluasi Kinerja: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Tahapannya
Kesimpulan
Mengetahui dan membuat standar kinerja dalam perusahaan akan memastikan seluruh proses dalam bisnis berjalan secara efisien dan memudahkan setiap karyawan Anda mengetahui target yang telah ditetapkan perusahaan.
Namun, membuat performance standards memang bukanlah hal yang mudah, dibutuhkan komunikasi yang baik antara manajer, stakeholders, dan seluruh karyawan Anda untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan semua pihak.
Agar semua berjalan sesuai dengan rencana, Anda juga bisa menggunakan alat yang tepat untuk memudahkan semua proses pencapaian standar, salah satunya adalah dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, semua karyawan Anda bisa melakukan pencatatan kehadiran, manajemen absensi, dan berkomunikasi dengan seluruh karyawan dengan lebih mudah lewat fitur ESS dari Gajihub.
Proses pengelolaan payroll, tunjangan, sampai penghitungan BPJS Ketenagakerjaan juga jauh lebih praktis, dan akan memudahkan proses kerja tim HR dalam bisnis Anda.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Surat Resign: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya - 2 December 2024
- 15 Kesalahan Manajemen HR yang Wajib Anda Ketahui - 13 November 2024
- Perilaku Gen Z dalam Dunia Kerja yang Wajib Dipahami HRD - 17 October 2024