8 Strategi Menerapkan Hiring Mass secara Efektif

Hiring mass merupakan salah satu metode perekrutan dengan prooses yang cukup kompleks dan memerlukan koordinasi lebih.

Biasanya, hiring mass dilakukan ketika perusahaan sedang berkembang pesat atau menjelang musim tertentu, seperti hari raya atau akhir tahun.

Sebagai contoh, perusahaan jasa ekspedisi membutuhkan lebih banyak kurir untuk memenuhi lonjakan permintaan menjelang hari lebaran.

Hiring mass juga bisa terjadi ketika sebuah bisnis membuka cabang baru.

Saat bisnis berkembang pada banyak lokasi sekaligus, kebutuhan akan tenaga kerja pun meningkat secara signifikan dalam waktu singkat.

Namun, sebenarnya apa yang disebut dengan hiring mass?

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas hal tersebut, cara melakukan, dan strategi menerapkan hiring mass.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Hiring Mass?

Hiring mass adalah proses merekrut, menerima, dan mengenalkan banyak karyawan baru dalam waktu singkat.

Jumlah karyawan yang direkrut serta durasinya dapat berbeda-beda tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan.

Misalnya, jika biasanya Anda hanya merekrut 5 orang dalam setahun, kemudian tiba-tiba merekrut 10 orang dalam 1 bulan, itu sudah bisa disebut dengan hiring mass.

Hiring mass bisa diterapkan di berbagai industri.

Umumnya, dilakukan saat perusahaan perlu merekrut banyak orang untuk posisi yang sama atau mirip, seperti beberapa staf customer service.

Metode ini juga bisa diterapkan saat perusahaan Anda membuka divisi baru dengan berbagai peran yang memiliki tanggung jawab dan keahlian yang berbeda-beda.

Apa Saja Manfaat dari Hiring Mass?

Jika Anda tenga mempertimbangkan untuk menggunakan metode ini, berikut beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan:

1. Menambah Jumlah Karyawan dengan Cepat

Hiring mass memudahkan Anda untuk menambah tenaga kerja dalam waktu singkat, misalnya untuk memenuhi lonjakan permintaan.

2. Lebih Hemat Biaya

Merekrut banyak orang sekaligus bisa mengurangi biaya iklan lowongan pekerjaan dan pelatihan karyawan.

Satu ikan lowongan bisa menjangkau banyak pelamar dan pelatihan kelompok untuk karyawan baru jauh lebih efisien dibandingkan pelatihan satu per satu.

3. Memenuhi Kebutuhan Musiman

Pada musim lonjakan, mass hiring memudahkan Anda untuk menambah tenaga kerja dalam waktu singkat.

4. Mendapatkan Lebih Banyak Kandidat

Proses rekrutmen dalam jumlah besar biasanya menarik lebih banyak pelamar, sehingga Anda punya lebih banyak pilihan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, Anda juga bisa membangun talent pool untuk kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

Bagaimana Cara Melakukan Hiring Mass?

Sebelum membahas strategi terbaik dalam menerapkan hiring mass, berikut langkah dasar yang perlu Anda lakukan:

1. Pahami Kebutuhan Hiring Mass

Sebelum memulai proses hiring mass, penting untuk memastikan bahwa Anda memang membutuhkannya.

Identifikasi posisi yang harus diisi dengan seberapa cepat Anda harus mengisinya agar proses tetap berjalan efisien.

Hal yang perlu dilakukan:

Tentukan berapa banyak posisi yang dibutuhkan dan kapan karyawan harus mulai bekerja.
Buat atau perbarui job description sebagai dasar proses rekrutmen.
Susun kriteria kandidat yang sesuai untuk masing-masing posisi, termasuk keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan.

2. Buat Timeline Rekrutmen yang Jelas

Timeline akan membantu Anda mengatur waktu pada setiap tahap rekrutmen agar tidak terburu-buru di akhir.

Dengan perencanaan yang matang, Anda bisa mempercepat bagian tertentu bila diperlukan tanpa mengorban kualitas prosesnya.

Langkah-langkah

Tentukan deadline: Kapan karyawan baru harus sudah mulai bekerja.
Susun mundur: Buat jadwal mundur dari hari mulai kerja hingga ke seleksi tahap awal seperti posting lowongan dan screening.
Manajemen waktu: Alokasikan waktu yang cukup untuk tiap tahapan dan sesuaikan jika perlu dipercepat.

3. Rancang Strategi Rekrutmen

Strategi rekrutmen yang tepat akan mempermudah Anda menjangkau banyak kandidat berkualitas dalam waktu singkat.

Gunakan kombinasi metode agar prosesnya lebih efektif.

Pilihan metode

Platform lowongan: Posting di job board seperti Jobstreet, LinkedIn, atau situs khusus industri.
Jaringan internal: Minta referensi dari karyawan yang sudah ada.
Hiring event: Adakan job fair, walk-in interview, atau virtual hiring day untuk mempercepat proses rekrutmen.

4. Buat Proses Screening yang Efisien

Karena hiring mass akan menarik banyak pelamar, Anda perlu sistem seleksi yang cepat tapi tetap akurat.

Penting bagi Anda untuk bisa menyaring kandidat tanpa membuang waktu dan tenaga terlalu banyak.

Cara screening pelamar

Gunakan tools: Manfaatkan sistem pemindai CV atau ATS (Applicant Tracking System).
Tentukan kriteria: Fokus pada hal-hal penting seperti pengalaman kerja, keterampilan teknis, dan kesesuaian budaya.
Langkah tambahan: Tambahkan tahapan seperti wawancara awal, tes, atau background check sesuai kebutuhan.

5. Siapkan Proses Wawancara yang Efisien

Wawancara tetap menjadi tahapan penting untuk menilai kecocokan kandidat.

Dalam menerapkan strategi hiring mass, Anda perlu menyusun alurnya agar efisien tanpa kehilangan esensi evaluasi.

Format wawancara yang bisa dilakukan

Jumlah & jenis: Tentukan berapa kali wawancara dilakukan dan siapa yang akan mewawancarai.
Wawancara kelompok: Jika merekrut banyak orang untuk posisi yang sama, pertimbangkan interview secara kolektif.
Pertanyaan relevan: Siapkan pertanyaan yang spesifik dan langsung menggali hal-hal penting dari kandidat.

6. Rencanakan Proses Onboarding yang Terbaik

Onboarding yang terstruktur membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat dan nyaman.

Dalam hiring mass, proses ini harus disusun agar tetap personal meskipun dilakukan dalam skala besar.

Hal yang perlu disiapkan:

Susun alur onboarding sejak sebelum hari pertama hingga beberapa bulan setelahnya.
Lakukan training secara kelompok jika memungkinkan.
Pahami bahwa tiap orang punya kecepatan belajar yang berbeda.
Libatkan anggota tim lainnya untuk membagi tanggung jawab dalam proses onboarding.

Bagaimana Strategi Menerapkan Hiring Mass yang Efektif?

Berikut beberapa strategi untuk menerapkan hiring mass secara efektif:

1. Siapkan Rencana Hiring Mass Sejak Awal

Langkah pertama yang perlu dilakukan sebelum memulai proses hiring mass adalah menyiapkan rencana yang matang.

Proses ini membutuhkan koordinasi, perencanaan waktu, dan pembagian tugas yang jelas agar semua tahapan berjalan efektif.

Anda juga perlu memerlukan bantuan tim, tidak harus banyak recruiter, tapi setidaknya orang-orang yang bisa membantu dalam proses screening karyawan.

Hal-hal yang perlu dipersiapkan:

Analisis kebutuhan posisi – Tentukan berapa banyak posisi yang perlu diisi dan jenis pekerjaan yang akan dilakukan. Pastikan target jumlah perekrutan bisa dicapai.
Pahami pasar kerja lokal – Kenali karakteristik kandidat di wilayah Anda. Ini penting agar Anda tahu potensi dan tantangan yang mungkin dihadapi saat mencari kandidat.
Jelaskan kriteria kandidat – Buat profil kandidat yang Anda cari dengan jelas. Bila memungkinkan, libatkan karyawan yang sudah berpengalaman di posisi tersebut untuk membantu menyusun analisis pekerjaan dan menentukan keterampilan utama yang dibutuhkan.
Buat jadwal yang realistis – Susun timeline perekrutan, mulai dari pengumuman lowongan, seleksi, hingga onboarding. Bagi proses ini menjadi beberapa tahapan agar lebih mudah dikelola.
Mulai lebih awal – Jangan menunggu terlalu dekat dengan waktu kebutuhan. Misalnya, untuk kebutuhan akhir tahun, idealnya lakukan perekrutan sejak bulan September.
Prioritaskan posisi tertentu – Beberapa posisi bisa jadi perlu diisi lebih cepat dibandingkan yang lain. Tentukan prioritas ini sejak awal.
Hitung anggaran dengan tepat – Hiring mass membutuhkan biaya yang lebih besar dibandingkan hiring biasa. Jangan hanya mengandalkan rata-rata cost per hire yang biasa Anda gunakan.

2. Perluas Sumber Pencarian Kandidat

Agar proses hiring mass berjalan sukses, Anda perlu menjangkau lebih banyak kandidat dengan memanfaatkan berbagai saluran.

Jangan hanya terpaku pada cara tradisional, gunakan strategi menerapkan hiring mass yang lebih luas dan efektif untuk menarik perhatian calon pelamar.

Cara memperluas sumber pencarian kandidat:

Gunakan iklan otomatis (programmatic ads) – Jenis iklan ini akan menargetkan orang-orang yang paling relevan berdasarkan data dan perilaku mereka secara online, sehingga lebih efisien dan tepat sasaran. Manfaatkan referensi dari karyawan melalui program employee referral yang sudah ada. Ajak karyawan Anda untuk merekomendasikan orang yang mereka kenal dan cocok untuk posisi yang dibutuhkan.
Sebarkan informasi ke jaringan Anda – Gunakan koneksi pribadi atau profesional untuk menyebarkan informasi lowongan kerja yang tersedia.
Aktif di media sosial – Berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan:
- Gabung dengan grup lokal di media sosial yang fokus pada lowongan kerja dan pasang iklan Anda di sana.
- Buat career page di akun media sosial perusahaan.
- Berikan pembaruan rutin seputar proses rekrutmen agar calon pelamar tetap tertarik dan terinformasi.
- Gunakan kolom komentar atau pesan langsung untuk menjawab pertanyaan dari para kandidat.

Adakan acara rekrutmen – Anda juga bisa melakukan acara rekrutmen seperti job fair atau hiring campus. Contohnya, sebuah hotel mengadakan acara makan siang dan job fair, dan berhasil mendapatkan lebih dari 1.000 pelamar dalam tiga hari. Dari jumlah itu, 300 orang langsung mendapat tawaran kerja bersyarat.
Terima lamaran langsung (walk-in) – Buka kesempatan bagi siapa saja yang datang langsung untuk melamar. Siapkan tim untuk menyambut mereka dan mencatat data pelamar agar tidak ada yang terlewat.
Bermitra dengan lembaga lokal – Bangun kerja sama dengan organisasi nonprofit, instansi pemerintah, program pelatihan kerja, hingga komunitas.Mitra seperti ini bisa membantu Anda menjangkau lebih banyak kandidat yang sudah siap kerja dan berpotensi tinggi.

3. Satukan Semua Kandidat dalam Satu Tempat

Jika Anda menggunakan banyak saluran untuk mencari kandidat, seperti media sosial, job fair, dan referral, pastikan semua pelamar terkumpul di satu tempat agar tidak ada yang terlewat.

Di tahap ini, Anda bisa menggunakan teknologi yang bisa membantu. Hal yang bisa Anda lakukan:

Otomatiskan bagian-bagian tertentu dari proses rekrutmen agar Anda bisa fokus menyaring kandidat terbaik tanpa overwhelmed.
Sediakan satu halaman pendaftaran online yang bisa diakses dari semua saluran, bisa lewat tautan atau QR code.
Jika Anda belum menggunakan sistem khusus, cukup minta email atau nomor HP pelamar, lalu kirimkan link pendaftaran online ke mereka.
Sistem ATS membantu screening kandidat yang tidak memenuhi kriteria sejak awal, jadi Anda bisa lebih hemat waktu.

4. Buat Proses Screening yang Cepat dan Efisien

Dalam hiring mas, Anda bisa menerima ratusan bahkan ribuan lamaran.

Oleh karena itu, proses screening harus cepat dan efisien agar tidak membuang waktu. Hal yang bisa Anda lakukan:

Gunakan sistem yang bisa mengumpulkan data dasar pelamar seperti ketersediaan kerja, pengalaman, dan keahlian.
Manfaatkan AI atau sistem pemeringkatan otomatis untuk mengurutkan kandidat berdasarkan tingkat kesesuaian.
Jika ada kualifikasi khusus yang Anda cari, Anda bisa menambahkan tes online. Hasilnya bisa langsung dianalisis sistem untuk mempercepat proses seleksi awal.

Dengan sistem seperti ini, Anda bisa screening kandidat yang tepat dengan cepat, tanpa harus mengecek lamaran satu per satu secara manual.

5. Hindari Wawancara Massal yang Terlalu Umum

Walaupun sedang melakukan perekrutan besar-besaran, hindari metode wawancara massal tanpa seleksi awal karena bisa membuat kandidat merasa tidak dihargai.

Fokuslah hanya pada kandidat yang sudah lolos tahap awal, seperti tes atau screening.

Gunakan wawancara yang terstruktur agar setiap kandidat mendapat pertanyaan yang sama.

Hal ini membantu Anda menilai secara objektif dan mengurangi risiko melewatkan kandidat terbaik.

6. Jangan Lupa Tindak Lanjuti Kandidat

Kandidat pasti ingin tahu perkembangan proses rekrutmennya.

Jadi, siapkan sistem follow-up yang jelas.

Beri tahu mereka kapan akan mendapat kabar, arahkan ke media sosial perusahaan untuk update, atau kirim email massal secara berkala.

Gunakan chatbot untuk menjawab pertanyaan umum secara otomatis.

Dan jangan lupa beri kabar ke kandidat yang tidak lolos, baik lewat telepon singkat atau email sopan.

Jika ada kandidat potensial untuk masa depan, beri tahu bahwa datanya akan disimpan.

7. Rencanakan Proses Training dan Onboarding

Jika Anda merekrut banyak orang untuk posisi yang sama, onboarding secara massal bisa jadi pilihan yang efisien.

Tapi jangan lupa, onboarding adalah bagian penting dari proses rekrutmen, jadi pastikan pengalamannya menyenangkan agar karyawan baru semangat bekerja.

Susun jadwal onboarding dari awal dan bagi karyawan baru ke dalam kelompok agar mereka bisa saling mengenal.

Cek juga perkembangan mereka secara berkala.

Jika sebelumnya Anda melibatkan karyawan lama saat proses rekrutmen, pertimbangkan untuk meminta bantuan mereka juga saat onboarding dan pelatihan.

8. Minta Rekomendasi dari Karyawan Baru

Jika Anda masih membutuhkan tambahan karyawan atau ingin mempersiapkan rekrutmen massal berikutnya, minta karyawan baru untuk merekomendasikan orang yang mereka kenal.

Proses ini bisa dimulai sejak onboarding.

Biasanya, orang hanya akan merekomendasikan kandidat yang menurut mereka cocok.

Jadi, Anda bisa mempertimbangkan untuk mempercepat proses rekrutmen bagi kandidat referensi ini.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami hiring mass membutuhkan perencanaan yang matang dan pendekatan yang terstruktur agar prosesnya berjalan efisien.

Mulai dari memperluas sumber pencarian kandidat melalui berbagai media, menggunakan teknologi untuk screening kandidat, hingga menyiapkan proses onboarding.

Selain itu, penting untuk merancang proses seleksi yang dipersonalisasi, meski jumlah pelamar sangat banyak.

Memberikan komunikasi yang jelas, proses wawancara yang adil, serta memanfaatkan referensi dari karyawan baru juga dapat membantu menyederhanakan proses sekaligus menjaga kualitas hiring mass.

Untuk membantu tim rekruter lebih fokus dalam menerapkan strategi hiring mass, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaaan software HRIS dari GajiHub.

Melalui software ini, Anda dapat mengelola berbagai tugas administrasi seperti payroll, presensi, hingga reimbursement secara otomatis dan lebih mudah.

GajiHub juga membantu dalam proses rekrutmen, mulai dari onboarding hingga offboarding, misalnya dalam hal penghitungan pesangon, pembayaran kompensasi, dan tunjangan di saat terjadinya pengunduran diri karyawan.

Tertarik mencoba software ini? Klik tautan berikut dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.