Downsizing adalah salah satu langkah yang dilakukan oleh perusahaan saat menghadapi masalah keuangan atau ingin melakukan restrukturasi organisasi agar lebih efisien.
Dalam proses ini, manajer akan berusaha tetap berpikir positif serta mengumpulkan berbagai informasi untuk menentukan cara terbaik untuk mengurangi jumlah karyawan di perusahaan tanpa mengganggu operasional bisnis.
Dengan perencanaan yang tepat, downsizing dapat membantu perusahaan bertahan dalam situasi sulit sekaligus mampu meningkatkan efisiensi kerja.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pengertian downsizing di dalam perusahaan, manfaat, dampak, dan cara melakukannya.
Apa yang Dimaksud dengan Downsizing?
Downsizing adalah proses pengurangan jumlah karyawan dalam sebuah perusaahaan dengan tujuan menekan biaya operasional dan meningkatkan efisiensi.
Istilah ini sering digunakan saat perusahaan mengahdapi tantangan besar, seperti resesi, ekonomi, wabah seperti pandemi COVID-19 kemarin, merger atau akuisisi, atau restrukturisasi organisasi lainnya.
Dalam proses downsizing, perusahaan akan mengevaluasi karyawan dan departemen yang kontribusinya dianggap paling rendah terhadap bisnis, lalu mengurangi atau menghapus posisi tersebut.
Proses ini bisa dilakukan melalui berbagai cara, seperti pensiun dini atau pemutusan hubungan kerja (PHK).
Namun, meski sering disamakan, downsizing dan PHK sebenarnya memiliki perbedaan.
PHK adalah salah satu cara dalam melakukan downsizing, sementara downsizing sendiri merupakan strategi yang lebih luas dan bertujuan mengurangi jumlah karyawan secara permanen.
PHK biasanya terjadi saat perusahaan menghadapi kesulitan ekonomi dan dapat bersifat sementara atau permanen.
Di sisi lain, downsizing juga bisa dilakukan tanpa mengurangi karyawan, misalnya dengan tidak merekrut karyawan baru setelah ada yang pensiun atau resign.
Pada dasarnya, downsizing adalah langkah restrukturisasi yang bersifat permanen dan bertujuan menyesuaikan ukuran organisasi agar lebih efisien dan berkelanjutan dalam jangka panjang.
Baca Juga: 12 Penyebab Layoff serta Dampak Positif dan Negatifnya
Apa Saja Manfaat dari Downsizing untuk Perusahaan?
Selain dengan mengurangi jumlah karyawan, strategi downsizing juga termasuk menjual aset dan menyusutkan operasi untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya.
Meskipun tidak mudah, langkah ini bisa memberikan banyak manfaat jika dilakukan dengan cara yang tepat.
Berikut adalah beberapa manfaat utama downsizing bagi perusahaan:
1. Menghemat Biaya
Salah satu keuntungan terbesar dari downsizing adalah pengurangan biaya tenaga kerja, yang biasanya menjadi pengeluaran terbesar perusahaan.
Dengan berkurangnya gaji, tunjangan, dan biaya administrasi, keuangan perusahaan bisa lebih stabil.
Baca Juga: Biaya Tenaga Kerja: Pengertian, Jenis, dan Cara Menghematnya
2. Meningkatkan Efisiensi
Dengan mengurangi jumlah karyawan dan menyederhanakan kegiatan operasional, perusahaan bisa menghilangkan tugas yang tumpang tindih.
Karyawan yang tersisa dapat bekerja lebih fokus dan produktif, sehingga perusahaan lebih responsif terhadap perubahan pasar.
Contohnya, perusahaan teknologi HP berhasil meningkatkan efisiensinya setelah downsizing.
Dengan tim yang lebih kecil dan lebih fokus, mereka bisa mengambil keputusan lebih cepat dan menyelesaikan proyek lebih efisien.
3. Meningkatkan Layanan Pelanggan
Downsizing memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada produk atau layanan utama, sehingga mereka bisa meningkatkan pengalaman pelanggan.
Karyawan yang tersisa pun bisa bekerja secara optimal untuk memberikan layanan terbaik.
Sebagai contoh, setelah melakukan downsizing Ford lebih fokus pada inovasi dan strategi yang berorientasi pada pelanggan.
Hasilnya, kepuasan pelanggan meningkatkan dan kepercayaan terhadap brand mereka semakin kuat.
Baca Juga: UU Cipta Kerja Tentang PHK: Proses dan Hak-Hak Karyawan
4. Memperkuat Posisi di Pasar
Dengan operasi yang lebih sederhana, perusahaan bisa lebih cepat beradaptasi dengan tren pasar, berinvestasi dalam inovasi, dan fokus pada sektor yang paling menguntungkan.
Contohnya, IBM melakukan downsizing dan mengalihkan fokusnya ke layanan cloud computing dan artificial intelligence (AI).
Keputusan ini membuat mereka lebih unggul di industri dan teknologi.
5. Fokus pada Inti Bisnis
Downsizing memaksa perusahaan untuk lebih fokus pada bisnis utama yang paling menguntungkan.
Dengan begitu, perusahaan bisa lebih produktif dan inovatif dalam bidang yang paling penting.
Baca Juga: 10 Strategi Manajemen Operasi untuk Bisnis
6. Lebih Fleksibel dan Adaptif
Tim yang lebih kecil dan struktur organisasi yang lebih sederhana membuat perusahaan lebih mudah menyesuaikan diri dengan perubahan pasar tanpa terhambat birokrasi yang rumit.
Sebagai contoh, saat pandemi COVID-19, Airbnb melakukan downsizing dan mengalihkan fokus ke penyewaan jangka panjang untuk menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan pelanggan.
Baca Juga: Contoh Template Business Continuity Plan, Arti, dan Manfaatnya
Apa Saja Aspek Utama dalam Downsizing?
Downsizing adalah langkah strategis yang dilakukan perusahaan untuk mengurangi jumlah karyawan atau skala operasional demi meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, atau menyesuaikan bisnis dengan perubahan tujuan.
Beberapa aspek utama dalam downsizing meliputi:
1. Pengurangan Karyawan
Mengurangi jumlah tenaga kerja melalui PHK, pensiun sukarela, atau program pensiun dini guna menekan biaya gaji.
2. Pengelolaan Biaya
Memangkas pengeluaran dengan menyederhanakan operasional, mengurangi aset seperti properti, atau menggabungkan departemen dan tugas kerja.
3. Efisiensi Operasional
Menghilangkan pekerjaan yang tumpang tindih dan mengoptimalkan proses agar lebih produktif serta fokus pada hal-hal penting.
Baca Juga: Apa itu Efisiensi? Ini Arti, Manfaat, Jenis, dan Cara Meningkatkan
4. Penyesuaian Strategi
Mengalihkan fokus bisnis ke bidang yang lebih menguntungkan atau menyesuaikan diri dengan perkembangan pasar dan teknologi.
Downsizing biasanya dilakukan sebagai respons terhadap tekanan internal maupun eksternal, seperti masalah keuangan, perubahan pasar, merger perusahaan, atau kemajuan teknologi.
Baca Juga: Technostress pada HR: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya
Bagaimana Langkah Melakukan Downsizing?
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ambil saat memutuskan melakukan downsizing:
1. Kurangi Jumlah Karyawan
Biaya tenaga kerja sering kali menjadi pengeluaran terbesar dalam bisnis.
Namun, jika bisnis Anda sedang mengalami penurunan aktivitas, secara alami Anda akan membutuhkan lebih sedikit karyawan.
Beberapa cara untuk menghemat biaya tenaga kerja antara lain:
- Tidak merekrut ulang karyawan yang keluar karena pengunduran diri atau pensiun.
- Mengganti karyawan full time dengan karyawan part time untuk tetap memenuhi kebutuhan operasional tanpa biaya besar.
- Menawarkan opsi kerja part time kepada karyawan daripada harus melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK).
Sebelum mengambil keputusan, pastikan untuk memahami peraturan ketenagakerjaan di wilayah Anda.
Beberapa kriteria yang bisa digunakan dalam menentukan PHK antara lain:
- Lama bekerja (senioritas)
- Hasil penilaian kinerja
- Keahlian khusus yang dibutuhkan perusahaan
- Karyawan yang memilih pensiun dini
- Karyawan yang bersedia mengundurkan diri secara sukarela
2. Pindah ke Tempat yang Lebih Kecil
Jika ruang kantor atau tempat usaha Anda terlalu besar untuk kebutuhan saat ini, pindah ke lokasi yang lebih kecil bisa memangkas biaya operasional secara signifikan.
Cara mengoptimalkan ruang bisnis:
- Jika jumlah karyawan berkurang atau stok barang lebih sedikit, pertimbangkan pindah ke lokasi yang lebih kecil.
- Jika memungkinkan, ubah sistem kerja hybrid atau sepenuhnya remote working untuk menghilangkan kebutuhan kantor fisik.
3. Hentikan Operasional yang Merugikan
Tinjau kembali semua aspek bisnis Anda untuk melihat mana yang menguntungkan dan mana yang justru membebani keuangan.
Contoh:
Toko fisik vs. toko online
Jika bisnis ritel Anda lebih sukses secara online, tetapi toko fisik jarang dikunjungi pelanggan, menutup toko fisik dan fokus pada e-commerce bisa menjadi pilihan yang lebih menguntungkan.
Workshop di toko
Jika Anda memiliki toko kerajinan yang menawarkan kelas atau workshop, tetapi jumlah peserta selalu sedikit dan biaya pengajar lebih tinggi daripada pendapatan dari kelas tersebut, maka menghentikan kelas bisa menjadi solusi.
Baca Juga: Manajemen Hubungan Pelanggan: Strategi dan Tantangannya
4. Pangkas Pengeluaran
Mengurangi pengeluaran bisa membantu meningkatkan keuntungan atau setidaknya membuat bisnis tetap berjalan.
Beberapa cara untuk menghemat biaya bisnis:
- Tinjau kembali semua pengeluaran dan eliminasi yang tidak penting tanpa mengurangi produktivitas atau kualitas layanan pelanggan.
- Cari pemasok dengan harga lebih murah untuk bahan baku atau perlengkapan kantor.
- Gunakan layanan outsourcing jika lebih efisien daripada mempekerjakan karyawan tetap.
- Evaluasi peralatan dan fasilitas kantor.
5. Kurangi Produksi
Jika bisnis Anda kesulitan memenuhi permintaan pasar, mungkin sudah waktunya untuk mengurangi produksi.
Alasan mengurangi produksi:
- Produksi berlebihan tanpa permintaan yang cukup bisa menyebabkan penumpukan stok dan pemborosan biaya.
- Jika kualitas produk mulai menurun karena produksi yang terlalu cepat, lebih baik mengurangi kuantitas agar tetap mempertahankan kualitas yang baik.
Baca Juga: Manajemen Pengadaan: Manfaat, Tahap, Elemen, dan Tipsnya
6. Fokus pada Niche Tertentu
Beberapa bisnis mencoba menawarkan banyak produk atau layanan untuk menjangkau lebih banyak pelanggan.
Namun, strategi ini bisa membuat bisnis kehilangan fokus dan justru tidak maksimal.
Alih-alih mencoba menjangkau semua orang, lebih baik fokus pada satu niche tertentu atau produk yang paling menguntungkan.
Dengan cara ini, bisnis Anda bisa lebih dikenal sebagai ahli di bidang tersebut, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengurangi biaya operasional yang tidak perlu.
7. Tunda Proyek Baru
Sebagai pengusaha, tentu Anda ingin terus berinovasi.
Namun, menjalankan terlalu banyak proyek baru sekaligus bisa membuat sumber daya bisnis tersebar terlalu tipis dan meningkatkan pengeluaran.
Jika Anda sedang mengalami kesulitan finansial, tunda proyek-proyek baru sementara waktu.
Bahkan jika proyek tersebut sudah dalam tahap awal, lebih baik menundanya demi untuk memastikan bisnis utama tetap stabil.
Baca Juga: Project Timeline: Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
Apa Saja Kriteria Karyawan yang Harus Diberhentikan dalam Proses Downsizing?
Salah satu tantangan tersulit dalam melakukan downsizing adalah menentukan siapa yang harus di-PHK.
leh karena itu, HR perlu menetapkan kriteria seleksi yang objektif dan adil agar keputusan yang diambil tetap menguntungkan bagi perusahaan.
Berikut beberapa metode seleksi yang dapat digunakan:
1. Masa Kerja (Seniority)
- Karyawan yang terakhir bergabung akan menjadi yang pertama terkena PHK.
- Metode ini membantu menghindari tuntutan diskriminasi dan mempermudah proses seleksi.
- Namun, berisiko kehilangan karyawan baru yang sebenarnya memiliki potensi besar bagi perusahaan.
2. Status Karyawan
Memprioritaskan karyawan tetap dibandingkan karyawan kontrak atau paruh waktu.
Metode ini membantu menjaga citra perusahaan, karena posisi kontrak dan paruh waktu biasanya lebih mudah digantikan.
3. Kinerja
- Memilih karyawan berdasarkan evaluasi kinerja.
- Metode ini sering disukai oleh manajemen karena dapat mempertahankan karyawan yang lebih produktif.
- Namun, karena bersifat subjektif, metode ini perlu diterapkan dengan hati-hati agar tidak menimbulkan sengketa atau tuntutan hukum.
Baca Juga: Tahapan Offboarding dan Checklist Penting yang Harus Dilakukan
4. Keahlian (Skill Set)
Memilih karyawan berdasarkan keahlian yang paling dibutuhkan perusahaan. Dengan cara ini, perusahaan dapat tetap mempertahankan talenta terbaik tanpa mengorbankan kualitas kerja.
5. Kombinasi Kriteria
- Metode paling efektif dengan menggabungkan beberapa kriteria seleksi yang diberikan bobot sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Karyawan kemudian dinilai berdasarkan kriteria tersebut, dan mereka yang memiliki skor terendah akan terkena PHK.
Baca Juga: Deduction Adalah: Pengertian dan Jenis-Jenisnya
Apa Saja Tantangan dalam Downsizing dan Bagaimana Cara Mengatasinya?
Jika tidak dilakukan dengan hati-hati, proses downsizing adalah hal yang dapa menimbulkan berbagai tantangan yang berdampak negatif pada perusahaan.
Berikut beberapa tantangan umum dan cara mengatasinya:
1. Penurunan Semangat dan Motivasi Karyawan
Setelah downsizing, karyawan yang masih bertahan mungkin merasa cemas akan keamanan pekerjaan mereka.
Hal ini bisa menurunkan semangat kerja, mengurangi produktivitas, dan meningkatkan risiko mereka mencari pekerjaan di tempat lain.
Solusi:
- Jelaskan alasan downsizing secara terbuka dan bagaimana dampaknya bagi bisnis ke depannya
- Sediakan layanan konseling atau pelatihan untuk membantu karyawan beradaptasi dengan perubahan. Contohnya, Google memiliki program “Job Placement Support” untuk
- Berikan penghargaan kepada karyawan yang masih bertahan agar mereka tetap termotivasi dan merasa dihargai.
Baca Juga: 15 Cara Memotivasi Karyawan dan Keuntungannya
2. Kehilangan Karyawan Berbakat
Pengurangan jumlah karyawan dapat menyebabkan hilangnya tenaga kerja berpengalaman, yang berisiko menciptakan kesenjangan keahlian dalam perusahaan.
Solusi:
- Prioritaskan mempertahankan karyawan dengan keterampilan penting bagi bisnis
- Terapkan program mentoring agar karyawan yang keluar bisa berbagi ilmu dengan tim yang masih bertahan.
- Berikan pelatihan tambahan bagi karyawan yang masih bertahan agar mereka bisa mengambil alih tugas yang ditinggalkan oleh rekan kerja mereka.
Baca Juga: High Performance Culture: Manfaat, Ciri-ciri, dan Cara Membangunnya
3. Dampak terhadap Layanan Pelanggan
Ketika jumlah karyawan berkurang, menjaga layanan pelanggan yang baik bisa jadi sulit.
Jika tidak ditangani dengan baik, pelanggan bisa kecewa dan bisnis bisa kehilangan mereka.
Solusi:
- Gunakan teknologi untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin, seperti chatbot AI untuk menjawab pertanyaan dasar pelanggan. Ini bisa menghemat waktu dan tenaga karyawan.
- Latih karyawan agar bisa mengerjakan beberapa tugas sekaligus, supaya mereka lebih fleksibel dalam membantu pelanggan.
- Buat sistem feedback seperti survei agar masalah pelanggan bisa cepat diketahui dan segera diperbaiki.
Baca Juga: Manajemen Hubungan Pelanggan: Strategi dan Tantangannya
4. Pertimbangan Hukum dan Etika
Jika pengurangan karyawan tidak dilakukan dengan benar, bisa ada masalah hukum, terutama soal hak karyawan dan aturan ketenagakerjaan.
Solusi:
- Konsultasikan dengan pakar hukum agar semua proses sesuai aturan dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
- Pastikan keputusan dibuat secara adil, bukan karena faktor pribadi. Berikan kompensasi yang layak bagi karyawan yang terkena dampak.
- Jalin komunikasi dengan serikat pekerja atau perwakilan karyawan sejak awal agar prosesnya lebih transparan dan tidak menimbulkan konflik.
5. Kerusakan Reputasi Perusahaan
Jika pengurangan karyawan dikelola dengan buruk, reputasi perusahaan bisa rusak.
Hal ini bisa membuat pelanggan kehilangan kepercayaan dan calon karyawan enggan bergabung di masa depan.
Solusi:
- Sampaikan alasan pengurangan karyawan dengan jujur dan positif agar tidak menimbulkan spekulasi negatif.
- Ikut serta dalam kegiatan sosial dan mendukung komunitas untuk tetap menunjukkan tanggung jawab perusahaan.
- Tetap fokus pada kualitas layanan dan produk, serta berikan pembaruan mengenai langkah-langkah yang diambil agar kepercayaan pelanggan tetap terjaga.
Baca Juga: Outplacement: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami downsizing merupakan langkah strategis yang kerap diambil perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya operasional, terutama dalam situasi ekonomi yang sulit.
Meskipun proses ini dapat memberikan manfaat seperti penghematan biaya, peningkatan efisiensi, dan fokus pada bisnis inti, downsizing juga memiliki dampak negatif jika tidak dikelola dengan baik.
Tantangan seperti penurunan moral karyawan, kehilangan talenta berbakat, dan risiko kerusakan reputasi perusahaan harus diatasi dengan perencanaan yang matang dan komunikasi yang transparan.
Untuk membantu perusahaan dalam mengelola dampak downsizing, perusahaan dapat menggunakan software HRIS dari GajiHub.
Melalui fitur kelola BPJS misalnya, sebagai tim HR Anda dapat menghitung dan mendapatkan laporan terkait pembayaran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan dalam satu platform.
Hal ini juga berkaitan dengan upaya meminimalisir dampak layoff pada karyawan, di mana pemerintah memberikan Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP) melalui BPJS Ketenagakerjaan untuk para karyawan yang mengalami layoff.
Dengan demikian, jika perusahaan memang harus melakukan layoff, Gajihub dapat membantu dalam mengurus BPJS Ketenagakerjaan karyawan yang terdampak.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Downsizing Adalah? Ini Manfaat, Dampak, Cara Mengatasinya - 4 March 2025
- 9 Tanda Employer Branding Berhasil dan Trennya di Tahun 2025 - 4 March 2025
- Technostress pada HR: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya - 3 March 2025