Apakah saat ini Anda sudah menemukan jadwal kerja yang paling pas untuk bisnis Anda?
Dengan berbagai jenis jadwal kerja yang tersedia serta masing-masing kelebihan dan kekurangannya, Anda mungkin merasa kebingungan bagaimana memilih jadwal yang tepat.
Seperti yang Anda ketahui, menentukan jadwal kerja yang efektif sangat penting untuk kelancaran bisnis dan kesejahteraan karyawan.
Baik menggunakan sistem shift atau jadwal bergilir, pengaturan jadwal kerja yang tepat dapat membantu menjaga work life balance.
Jadwal kerja yang terstruktur juga memungkinkan perusahaan menempatkan karyawan berpengalaman untuk tugas yang sesuai, sehingga pekerjaan bisa lebih efisien.
Selain itu, penting bagi karyawan untuk mengetahui jadwal mereka jauh hari agar tidak terjadi kesalahpahaman mengenai jam kerja.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas komponen penting dan tips membuat jadwal kerja yang efektif, serta bagaimana jadwal kerja yang baik.
Apa yang Dimaksud dengan Jadwal Kerja?
Jadwal kerja adalah pengaturan waktu dan hari kerja karyawan dalam seminggu.
Jadwal ini memastikan setiap karyawan memiliki beban kerja yang seimbang dan bisnis tetap berjalan dengan lancar tanpa kekurangan staf.
Jadwal kerja bisa diperbarui setiap minggu, setiap bulan, atau dalam periode tertentu, yang terpenting adalah jadwal tersebut harus diumumkan terlebih dahulu agar karyawan dapat mengaksesnya dengan mudah.
Namun, tidak semua industri bisa menerapkan jadwal tetap.
Pola kerja dapat bervariasi tergantung jenis bisnis dan peran karyawan.
Jika memungkinkan, perusahaan sebaiknya menjelaskan jadwal kerja sejak awal sebelum menawarkan pekerjaan kepada calon karyawan.
Memiliki jadwal kerja yang jelas sangat penting, terutama bagi bisnis yang menerapkan sistem jam kerja fleksibel atau jam kerja yang bervariasi.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Pembuat Jadwal Shift Kerja
Bagaimana Jadwal Kerja yang Ideal?
Jadwal kerja yang baik harus bisa memastikan operasional bisnis berjalan lancar, pelanggan mendapatkan pelayanan terbaik, dan karyawan tetap nyaman dengan beban kerja mereka.
Untuk mencapainya, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan:
1. Jumlah Staf yang Sesuai
Setiap shift harus memiliki jumlah staf yang cukup sesuai dengan kebutuhan.
Misalnya, jika bisnis Anda bergerak di bidang food and beverages (FnB), mungkin Anda tidak membutuhkan barista saat makan siang di hari kerja.
Berbeda jika di malam minggu, mungkin Anda membutuhkan 3-4 barista untuk membuat minuman.
Selin itu, perhatikan juga faktor eksternal yang bisa mempengaruhi jumlah pelanggan, seperti konser, festival, atau reservasi dalam jumlah besar.
Dengan memastikan jumlah staf yang tepat, bisnis bisa tetap berjalan secara efisien tanpa kelebihan atau kekurangan tenaga kerja.
2. Bebas dari Kesalahan Penjadwalan
Kesalahandalam menyusun jadwal bisa menyebabkan kekacauan operasional dan ketidaknyamanan bagi karyawan.
Beberapa tipd membuat jadwal kerja dan kesalahan umum yang harus dihindari antara lain:
- Mnjadwalkan 1 karyawan untuk 2 posisi di waktu yang sama
- Menempatkan karyawan di posisi yang tidak sesuai dengan keahlian mereka
- Memberikan terlalu banyak atau terlalu sedikit shift kepada karyawa
Padahal, jadwal yang baik harus bisa memastikan bahwa setiap karayan bekerja sesuai dengan kemampuannya dan mendapatkan jam kerja yang seimbang.
Baca Juga: Jam Kerja, Shift, Lembur, dan Cuti Menurut Undang-undang
3. Seimbang untuk Bisnis dan Karyawan
Jadwal kerja yang baik tidak hanya memperhatikan kebutuhan bisnis, tetapi juga kenyamanan karyawan.
Karyawan yang mendapatkan jadwal seimbang akan lebih produktig dan loyal terhadap perusahaan.
Hindari memberikan terlalu banyak shift hingga mereka kelelahan, tetapi pastikan juga mereka mendapatkan cukup jam kerja agar tetap termotivasi.
Selain itu, pembagian shift yang adil juga membantu mengurangi biaya lembur yang bisa membebani bisnis.
Baca Juga: 20 Jenis Jadwal Kerja yang Bisa Perusahaan Terapkan
Apa Saja Komponen Penting dalam Membuat Jadwal Karyawan?
Penjadwalan karyawan adalah hal penting dalam operasional bisnis.
Berikut beberapa komponen utama yang perlu diperhatikan:
1. Shift Kerja
Jadwal kerja biasanya terdiri dari beberapa jenis shift, seperti pagi, siang, sore, atau malam. Durasi dan jam kerja setiap shift bisa berbeda tergantung kebutuhan perusahaan.
2. Jam Kerja
Jadwal menentukan jumlah jam kerja setiap karyawan dalam satu shift.
Hal ini bisa mencakup jam kerja reguler, overtime adalah lembur, atau kerja part time sesuai dengan kesepakatan kerja.
3. Hari Libur
Jadwal mencantumkan hari libur karyawan, termasuk akhir pekan, hari libur nasional, atau cuti yang telah disetujui.
4. Pembagian Tugas
Setiap karyawan ditugaskan pada shift atau tugas tertentu sesuai dengan keahlian mereka untuk memastikan pekerjaan berjalan dengan lancar.
5. Rotasi Shift
Beberapa perusahaan menerapkan sistem rotasi shift agar pembagian jadwal lebih adil dan tidak ada karyawan yang terus-menerus mendapatkan shift yang kurang diminati.
Baca Juga: Pengertian Rotasi Pekerjaan, Manfaat, dan Contohnya
6. Waktu Istirahat
Jadwal juga harus mencantumkan waktu istirahat agar karyawan mendapatkan waktu jeda yang cukup sesuai dengan aturan ketenagakerjaan.
7. Ketersediaan Karyawan
Karyawan bisa memberikan informasi mengenai jadwal yang mereka inginkan, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan penjadwalan dengan kebutuhan dan keterbatasan masing-masing individu.
8. Hari Libur dan Acara Khusus
Perusahaan perlu menyesuaikan jadwal saat ada hari libur nasional atau acara khusus yang memerlukan tambahan atau pengurangan jumlah staf.
Baca Juga: Man Power Adalah? Ini Peran, Contoh, dan Tips Pentingnya
9. Penggunaan Software Penjadwalan
Banyak bisnis kini menggunakan software atau aplikasi untuk membuat dan mengelola jadwal kerja dengan lebih mudah dan efisien.
Software ini dapat membantu mengatur jadwal secara otomatis dengan mempertimbangkan berbagai faktor.
10. Komunikasi Jadwal
Setelah jadwal dibuat, perusahaan harus memberitahukan karyawan secara jelas dan tepat waktu.
Hal ini bisa dilakukan melalui cetakan jadwal, email, aplikasi pesan, atau platform khusus untuk penjadwalan.
Penjadwalan yang baik membantu bisnis memastikan jumlah staf yang cukup dengan keterampilan yang sesuai di setiap shift.
Dengan sistem yang terencana, operasional bisnis menjadi lebih efisien, karyawan lebih puas, dan kualitas layanan pelanggan meningkat.
Baca Juga: 10 Jenis dan Cara Mengatasi Distraksi Saat Bekerja + Tipsnya
Bagaimana Tips Membuat Jadwal Kerja yang Efektif?
Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan dalam proses pembuatan jadwal karyawan.
Berikut adalah tips untuk membuat jadwal kerja yang efektif untuk karyawan:
1. Tentukan Kebutuhan Tenaga Kerja
Biaya tenaga kerja bisa mencapai 50% dari total pengeluaran bisnis.
Oleh karena itu, sebelum menyusun jadwal, Anda perlu menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan menyesuaikannya dengan anggaran yang tersedia.
Beberapa pertanyaan yang bisa membantu:
- Berapa anggaran tenaga kerja Anda? Ini akan menentukan jumlah jam kerja yang bisa dijadwalkan dalam seminggu, biasanya berdasarkan proyeksi penjualan.
- Kapan Anda membutuhkan lebih banyak staf?
Setiap bisnis memiliki jam sibuk tertentu.
Misalnya, restoran biasanya lebih ramai di malam akhir pekan, sehingga membutuhkan lebih banyak karyawan pada waktu tersebut.
Baca Juga: Manajemen Biaya Tenaga Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tipsnya
2. Kenali Tim Anda
Setiap karyawan memiliki keahlian dan kepribadian yang berbeda.
Dengan menempatakan mereka pada shift yang sesuai dengan kemampuan mereka, maka Anda dapat meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja.
Misalnya dengan melakukan:
- Karyawan yang ramah dan komunikatif lebih cocok bekerja di shift yang melibatkan interaksi dengan pelanggan.
- Karyawan yang lebih tenang dan teliti mungkin lebih efektif menangani tugas administratif atau inventaris.
- Kenali tim Anda dengan baik agar bisa menyusun jadwal yang lebih efektif.
3. Kumpulkan Informasi Ketersediaan Karyawan
Sebelum membuat jadwal, pastikan Anda mengetahui jam kerja yang tersedia untuk setiap karyawan.
Hal ini sangat penting dalam pekerjaan shift yang fleksibel, di mana setiap karyawan memiliki jadwal dan komitmen berbeda.
Contohnya:
- Ada karyawan yang tidak bisa bekerja di hari tertentu karena alasan tertentu.
- Ada yang hanya bisa bekerja di pagi atau malam hari karena harus mengurus anak.
Meskipun kepentingan bisnis tetap menjadi prioritas, memberikan fleksibilitas dalam jadwal dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas karyawan.
Baca Juga: Loyalitas dalam Pekerjaan, Bagaimana Cara Meningkatkannya?
4. Pahami Aturan Ketenagakerjaan
Tips membuat jadwal kerja selanjutnya adalah Anda harus mematuhi peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia, seperti yang diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan aturan turunannya.
Berikut beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:
Jam Kerja
- Untuk pekerja dengan sistem 6 hari kerja, maksimal jam kerja adalah 7 jam per hari atau 40 jam per minggu.
- Untuk sistem 5 hari kerja, maksimal jam kerja adalah 8 jam per hari atau 40 jam per minggu.
Lembur
- Jika karyawan bekerja lebih dari jam kerja yang telah ditentukan, mereka berhak atas upah lembur.
- Upah lembur dihitung berdasarkan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 102 Tahun 2004, dengan tarif 1,5 kali upah per jam untuk satu jam pertama, dan 2 kali upah per jam untuk jam-jam berikutnya.
Hari Libur dan Cuti
- Karyawan berhak atas satu hari libur dalam seminggu.
- Cuti tahunan minimal 12 hari kerja setelah bekerja selama 12 bulan berturut-turut.
Pekerja di Bawah Umur
Pekerja di bawah usia 18 tahun tidak diperbolehkan bekerja, kecuali dalam kondisi tertentu dengan pengawasan ketat.
Pastikan Anda memahami dan menerapkan aturan ini agar jadwal kerja yang disusun tetap sesuai dengan regulasi dan hak-hak karyawan tetap terlindungi.
Baca Juga: 4 Contoh Masalah Ketenagakerjaan di Indonesia, Apa Saja?
5. Pilih Cara Membuat Jadwal Kerja
Dahulu, jadwal kerja dibuat secara manual dengan menuliskannya di kertas.
Namun, sekarang semuanya dibuat lebih praktis dengan bantuan teknologi.
Anda bisa menggunakan Google Sheets untuk membuat template sederhana atau memakai software absensi karyawan dari GajiHub.
Melalui software ini, Anda dapat menerapkan peraturan jam kerja yang beragam atau memiliki pembagian shifting kerja.
Dengan demikian, Anda dapat menyusun jadwal kerja secara otomatis dan emmpermudah komunikasi dengan tim, sehingga Anda bisa lebih fokus dalam menjalankan bisnis.
Tak hanya itu, GajiHub juga menyediakan fitur yang Anda butuhkan seperti analisis kinerja karyawan secara real-time, mulai dari data kompensasi, demografi karyawan, sampai data produktivitas.
Data-data tersebut tentunya dapat membantu Anda untuk membuat jadwal kerja secara efektif.
6. Susun Jadwal Kerja
Tips menyusun jadwal kerja selanjutnya adalah menyusun jadwal kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Umumnya, jadwal kerja harus mencakup:
- Tanggal kerja
- Nama dan informasi karyawan
- Jam kerja dan durasi shift
- Total jam kerja per karyawan
- Catatan atau instruksi tambahan jika diperlukan
- Gunakan template jadwal kerja agar prosesnya lebih cepat dan efisien.
7. Periksa Kesalahan dalam Jadwal
Kesalahan dalam penjadwalan bisa berdampak besar, seperti kekurangan staf saat jam sibuk atau secara tidak sengaja melanggar aturan ketenagakerjaan.
Agar terhindar dari masalah ini, periksa kembali jadwal dan pastikan tidak ada kesalahan seperti:
- Menjadwalkan karyawan melebihi batas jam kerja yang diperbolehkan.
- Kurangnya tenaga kerja pada jam-jam sibuk.
- Menjadwalkan karyawan yang sudah mengajukan cuti atau izin.
- Memberikan dua shift di waktu yang sama untuk satu karyawan.
8. Bagikan Jadwal ke Tim
Setelah jadwal selesai, segera bagikan ke tim agar mereka bisa mempersiapkan diri.
Jika menggunakan aplikasi penjadwalan, biasanya ada fitur yang memungkinkan jadwal dikirim langsung ke seluruh karyawan.
Misalnya, melalui fitur employee self-service (ESS) dari GajiHub, Anda tidak hanya bisa mengirim jadwal kerja kepada karyawan.
Anda juga dapat mengirimkan pengumuman yang langsung dikirim ke device mereka.
Tertarik mencoba GajiHub? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Baca Juga: Cara Menghitung Jam Kerja Karyawan di Indonesia
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa menentukan jadwal kerja yang efektif merupakan langkah penting dalam menjalankan bisnis agar operasional berjalan lancar.
Jadwal kerja yang baik harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis, seperti jumlah staf yang sesuai dengan jam sibuk.
Tips membuat jadwal kerja yang efektif juga mencakup mengutamakan kenyamanan karyawan, seperti pembagian shift yang adil dan waktu istirahat yang cukup.
Untuk membuat jadwal kerja yang efektif, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor, seperti ketersediaan karyawan, keahlian masing-masing individu, dan penggunaan teknologi seperti software penjadwalan.
Dengan memanfaatkan teknologi, proses penjadwalan menjadi lebih efisien, mengurangi kesalahan, dan memudahkan komunikasi antara perusahaan dan karyawan.
Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan software absensi dari GajiHub.
Dengan fitur absensi yang dimilikinya, Anda dapat mengelola jadwal kerja karyawan dengan berbagai macam jenis shift.
Selain itu, karyawan juga dapat melakukan presensi secara mandiri, bahkan mengajukan cuti dan izin lewat smartphone mereka masing-masing.
Dengan demikian, perusahaan bisa lebih fokus pada kegiatan operasional bisnis.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- 8 Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan secara Efektif - 26 February 2025
- Employee Empowerment: Arti, Jenis, Manfaat, Cara, dan Tips - 25 February 2025
- Tes MBTI: Manfaat dan Kekurangan, Cotoh Soal, dan Caranya - 25 February 2025