Laporan HRD menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan dari divisi SDM suatu perusahaan.
Laporan ini akan dibuat oleh HRD dalam periode bulanan atau tahunan dan isinya adalah rangkuman keadaan SDM perusahaan atau organisasi.
Nantinya laporan HRD ini akan diberikan kepada pemangku kepentingan organisasi sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan atau membuat suatu kebijakan.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai laporan HRD. Simak selengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Pengertian dari Laporan HRD?
Laporan HRD adalah laporan yang dibuat secara tertulis untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan pengelolaan SDM di sebuah perusahaan.
Laporan ini merupakan alat bantu analisis yang digunakan oleh departemen SDM organisasi untuk menilai keadaan SDM di perusahaan yang berupa fakta, wawasan, dan metrik.
Laporan-laporan ini biasanya mencakup fakta-fakta yang berguna, seperti tingkat kehadiran anggota staf, tingkat produktivitas tim tertentu, dan keterampilan utama anggota staf.
Bergantung pada sifat organisasi dan kebutuhannya, fitur-fitur dalam laporan karyawan ini dapat bervariasi.
Terlepas dari hal ini, semua metrik dalam laporan karyawan berfokus pada anggota staf dan kinerja mereka.
Biasanya manajer SDM bertanggung jawab untuk membuat laporan karyawan untuk semua orang dalam organisasi.
Terkadang, supervisor dan manajer lini dapat memainkan peran kunci dalam berkontribusi pada laporan ini.
Biasanya, laporan ini menunjukkan tingkat kinerja anggota staf dan membantu manajer untuk memandu anggota tim mereka sehingga mereka dapat berkembang menjadi karyawan yang efektif yang membantu organisasi mencapai tujuannya.
Baca Juga: 11 Kode Etik HRD dan Penerapannya yang Wajib Anda Ketahui
Apa Manfaat dari Laporan HRD?
Berikut manfaat yang dimiliki oleh laporan HRD:
1. Menemukan masalah-masalah organisasi
Salah satu manfaat paling signifikan dari penggunaan laporan karyawan adalah laporan ini memungkinkan para profesional SDM dan manajer untuk menentukan masalah-masalah di seluruh perusahaan.
Misalnya, laporan ini dapat mengidentifikasi departemen tertentu yang berkinerja buruk, sehingga memungkinkan manajer untuk membuat perubahan untuk memperbaiki area organisasi ini.
Perubahan ini dapat berupa pergantian staf atau menerapkan kursus pelatihan baru untuk memastikan bahwa setiap orang dalam organisasi bekerja dengan standar yang sama.
2. Melacak kinerja staf
Perusahaan juga menggunakan metode pelaporan karyawan untuk melacak kinerja anggota staf.
Sebagai contoh, untuk melacak tingkat produktivitas setiap anggota staf.
Melacak jenis data ini memungkinkan organisasi untuk memahami karyawan mana yang berkinerja dengan standar yang baik, di samping karyawan yang membutuhkan peningkatan.
Dengan informasi ini, perusahaan dapat menerapkan program pengembangan yang efektif untuk setiap anggota staf untuk memastikan bahwa ada kinerja yang konsisten di seluruh organisasi.
Selain itu, laporan ini memungkinkan manajer untuk dengan mudah mengidentifikasi siapa yang harus diberi penghargaan dalam tim mereka karena berkinerja baik, yang mungkin termasuk bonus, tanggung jawab tambahan atau promosi.
3. Menetapkan kebutuhan rekrutmen
Menggunakan metode pelaporan karyawan yang efektif juga berguna untuk memahami lebih jauh tentang kebutuhan rekrutmen organisasi.
Sebagai contoh, laporan karyawan dapat mengungkapkan bahwa karyawan tertentu memiliki beban kerja yang lebih besar dibandingkan karyawan lain yang bekerja pada level yang sama.
Dengan informasi ini, manajer bisa mendistribusikan ulang pekerjaan atau mempertimbangkan untuk merekrut anggota staf tambahan untuk meringankan beban kerja yang berat.
Baca Juga: 15 Cara Mengurangi Biaya HRD + 5 Tips Terbaiknya
4. Membuat rencana pengembangan
Laporan HRD juga ideal untuk mendorong peningkatan dari masing-masing anggota staf.
Sebagai contoh, jika seorang anggota staf berkinerja di bawah ekspektasi organisasi, berdasarkan metrik dalam laporan karyawan, perusahaan dapat membuat rencana pengembangan untuk mereka.
Hal ini melibatkan penggunaan kursus pelatihan dan memberikan panduan untuk memupuk keterampilan anggota staf dan mendorong mereka untuk berkinerja lebih baik di masa depan.
5. Memahami potensi perusahaan
Menggunakan sistem pelaporan karyawan secara efektif juga dapat mengungkapkan potensi organisasi secara keseluruhan.
Alasannya adalah karena tingkat kinerja dan kinerja buruk dari setiap anggota staf dapat dilihat dalam laporan HRD.
Dengan mempertimbangkan semua hal ini, sebuah organisasi dapat memperoleh gambaran yang lebih baik mengenai potensi pertumbuhan dengan anggota staf yang ada, yang bermanfaat untuk memandu strategi jangka panjangnya.
Sebagai contoh, informasi ini dapat membantu perusahaan untuk merencanakan strategi perekrutan dan peluncuran produk di masa depan dengan lebih akurat, karena mereka lebih memahami potensi pertumbuhan bisnis.
Baca Juga: 25 Istilah HR Ini Wajib Dipahami oleh HRD, Penting!
Apa Saja Jenis-Jenis Laporan HRD?
Berikut adalah beberapa jenis laporan HRD yang paling umum dengan contoh penggunaannya:
1. Laporan rekrutmen
Laporan rekrutmen secara khusus membahas sisi akuisisi talenta dalam bisnis dan dapat mencakup serangkaian metrik terkait proses rekrutmen organisasi.
Beberapa metrik yang paling penting dalam laporan ini termasuk waktu yang dihabiskan perusahaan untuk merekrut setiap kandidat, tingkat di mana perusahaan menawarkan peran kepada kandidat, dan persentase kandidat yang menolak tawaran pekerjaan.
Selain itu, laporan ini juga dapat mencakup data kualitatif, seperti alasan kandidat menolak tawaran pekerjaan.
Laporan rekrutmen bermanfaat bagi organisasi, karena memungkinkan mereka untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana mereka dapat meningkatkan proses rekrutmen mereka.
Contoh: Proses rekrutmen untuk posisi insinyur manufaktur telah berakhir pada hari Jumat lalu.
Selama proses ini, 47 kandidat melamar untuk tiga lowongan dan 18 orang masuk ke dalam daftar pendek.
Dari daftar ini, 10 orang menghadiri wawancara dan empat orang menerima tawaran pekerjaan.
Dua orang menerima tawaran tersebut dan dua kandidat lainnya menolak.
Alasan mereka menolak tawaran tersebut antara lain ‘Budaya yang sulit’ dan ‘Kompensasi yang tidak optimal’.
Karena hal ini, departemen manufaktur sedang mempertimbangkan untuk meningkatkan paket kompensasi untuk karyawan baru di masa mendatang.
2. Laporan informasi karyawan
Laporan-laporan ini secara khusus membahas informasi penting tentang karyawan organisasi.
Biasanya, laporan ini berisi data yang secara khusus berhubungan dengan karyawan itu sendiri dan waktu yang mereka habiskan di perusahaan.
Beberapa contoh metrik yang dapat Anda temukan dalam laporan ini termasuk berapa lama anggota staf biasanya bekerja di perusahaan, pendapatan yang diperoleh perusahaan per karyawan, statistik keragaman, dan tingkat kepuasan karyawan.
Metrik ini memandu keputusan individu dalam proses strategi SDM organisasi, seperti memungkinkan organisasi untuk mempertimbangkan cara meningkatkan tingkat kepuasan karyawan untuk mengurangi pergantian staf.
Contoh: Perusahaan ABC memperoleh pendapatan rata-rata $50.000 per karyawan. Ini merupakan peningkatan sebesar 12% dibandingkan dengan laporan terakhir.
Kepuasan staf juga meningkat dari 68% menjadi 81%, dengan masa kerja rata-rata meningkat empat bulan selama periode ini.
Berdasarkan data ini, HR merekomendasikan untuk berfokus pada peningkatan kepuasan karyawan sebagai bagian fundamental dari strategi pertumbuhan perusahaan.
Baca Juga: Berapa Gaji HRD? Berikut Kisarannya di Beberapa Perusahaan di Indonesia
3. Laporan kinerja
Laporan HRD dari departemen SDM dapat mencakup laporan yang secara khusus berfokus pada penilaian tingkat kinerja anggota staf dalam organisasi.
Hal ini mencakup pencatatan tingkat output anggota staf dan faktor kualitatif, seperti bagaimana mereka merespons pelanggan.
Beberapa metrik utama dalam laporan ini juga mencakup tingkat kehadiran mereka, seberapa cepat mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dan area kelemahan mereka.
Laporan evaluasi kinerja adalah alat penting yang memungkinkan manajer untuk dengan mudah mengidentifikasi anggota staf yang berkinerja buruk dan mengambil tindakan yang tepat, seperti memberikan panduan yang berguna, di samping menyediakan sesi pelatihan dan menyesuaikan rencana pengembangan profesional mereka.
Contoh: Karyawan A mengambil hari sakit 19% lebih banyak daripada anggota staf lainnya.
Di luar hari sakit ini, Karyawan A mencapai targetnya dan melampauinya dengan rata-rata 31%.
Catatan karyawan juga menunjukkan bahwa Johann terkadang menerima umpan balik negatif dari pelanggan.
Karena itu, HR merekomendasikan agar Karyawan A mengikuti sesi pelatihan layanan pelanggan tambahan.
4. Laporan kompensasi
Laporan kompensasi secara khusus membahas jumlah yang dihabiskan organisasi untuk memberikan kompensasi kepada anggota stafnya.
Laporan ini biasanya mencakup berbagai metrik, seperti gaji karyawan, bonus, dan biaya kenaikan gaji yang akan datang yang dapat diharapkan oleh organisasi.
Perusahaan menggunakan laporan ini untuk membantu penyusunan anggaran untuk periode mendatang, dan juga menggunakannya untuk memastikan bahwa anggota staf merasa dihargai dengan membayar mereka secara adil.
Contoh: untuk posisi ini, tingkat gaji industri rata-rata $25.000 per tahun, dengan kenaikan 2% per tahun untuk anggota staf yang diharapkan.
Perusahaan ABC saat ini menawarkan kepada anggota staf pada level ini gaji tetap sebesar $23.000 per tahun, dengan potensi bonus tahunan sebesar $3.000.
Karena itu, departemen SDM Perusahaan ABC menyarankan untuk menaikkan gaji setidaknya 3% agar tetap kompetitif dengan pasar lainnya, sambil mengurangi ketergantungan pada penerimaan bonus sebagai insentif.
Baca Juga: Jobdesk HRD, Syarat, Skill, Gaji, dan Contohnya
Bagaimana Cara Membuat Laporan HRD?
Untuk membuat laporan HRD, Anda dapat mengikuti cara berikut ini:
1. Lengkapi dengan OKR dan KPI
Cara membuat laporan HRD yang pertama adalah lengkapi dengan OKR dan KPI.
Lakukan evaluasi OKR, KPI, dan sasaran yang telah ditetapkan pada awal tahun dan buat ringkasan eksekutif atas tujuan yang berhasil dicapai.
Di sini Anda dapat menyertakan 4 atau 5 kesimpulan utama yang menjadi pembahasan dalam laporan.
Contohnya adalah adanya perubahan signifikan dalam jumlah karyawan.
2. Buat Laporan Sesuai Kebutuhan
Dalam membuat laporan ini, pertimbangkan untuk dan kepada siapa Anda membuat laporan dan sesuaikan informasi tersebut dengan kebutuhan dan kepentingan mereka.
Misalnya Anda membuat laporan ini untuk CEO, maka sesuaikan laporan berdasarkan kebutuhan dan kepentingan CEO.
Baca Juga: 18 Rekomendasi Buku Tentang HRM yang Wajib Dibaca HRD
3. Buat dalam Bentuk Data
Pastikan Anda membuat laporan ini dalam bentuk data untuk menyampaikan laporan pengelolaan SDM di perusahaan.
Tujuannya adalah agar laporan Anda bisa lebih objektif.
Dibandingkan membuatnya dalam bentuk statistik, ubahlah angka-angka yang ada menjadi bentuk narasi persuasif yang mampu mendorong tindakan.
Pastikan juga laporan yang Anda buat ini dapat mudah dipahami oleh stakeholder.
4. Buat Tujuan Anda di Tahun Berikutnya
Pada akhir laporan HRD, buat tujuan yang ingin dicapai di tahun berikutnya dan strategi untuk mencapainya.
Buat juga apa saja hal-hal yang dapat diukur dan sesuaikan dengan tujuan perusahaan Anda.
5. Lengkapi dengan Dashboard dalam Laporan
Anda bisa melengkapi laporan HRD dengan dashboard agar stakeholder yang membaca laporan dapat lebih mudah memahaminya.
Dashboard merupakan rangkuman dalam 1 (satu) halaman tentang data-data yang ada di dalam laporan.
Baca Juga: KPI HRD: Penjelasan Mendalam dengan Metrik & Contoh
Apa Saja Contoh Laporan HRD?
Berikut beberapa contoh laporan HRD untuk Anda:
1. Contoh Laporan HRD Absensi Karyawan
2. Contoh Laporan HRD Cuti Karyawan
3. Contoh Laporan Jumlah Karyawan
Baca Juga: 11 Program Kerja HRD yang Harus Anda Ketahui
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai laporan HRD yang dapat menjadi referensi bagi Anda yang masih bingung cara membuat laporan HRD.
Sebagai HRD, Anda memang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan karyawan dan untuk memudahkan pekerjaan, Anda membutuhkan dukungan sistem HRIS yang memadai.
GajiHub menjadi pilihan sistem HRIS terbaik yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang akan membuat pengelolaan karyawan bukan lagi hal yang menyita waktu dan tenaga.
Dengan sistem HRIS dari GajiHub Anda tidak perlu membuat laporan HRD secara manual karena semuanya akan ditampilkan secara otomatis.
Mulai dari membuat laporan absensi, cuti, hingga jumlah karyawan semuanya akan dilakukan secara otomatis oleh sistem.
Jadi, tanpa tunggu lama, ini saatnya Anda menikmati semua kemudahan pengelolaan karyawan dalam sistem HRIS terbaik dari GajiHub.
Klik tautan ini untuk daftar dan Anda akan mendapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Insentif Adalah: Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya - 23 December 2024
- Pajak Gaji Berapa Persen? Berikut Besarannya Sesuai Regulasi - 20 December 2024
- 25 Rekomendasi Kerja Online yang Wajib Anda Coba - 20 December 2024