Contoh SOP Rekrutmen, Komponen Penting, dan Cara Membuat

Proses onboarding yang terstruktur merupakan salah satu kunci efektif untuk mempertahankan karyawan berkinerja tinggi. Hal inilah yang membuat HR perlu menyusun SOP rekrutmen secara tepat.

SOP rekrutmen sendiri dapat diibaratkan seperti sebuah resep untuk menciptakan tim yang berkinerja tinggi.

Sama seperti resep yang dirancang secara detail untuk memastikan hasil masakan yang konsisten, SOP dapat menjadi panduan langkah demi langkah untuk menarik, menilai, dan memilih kandidat terbaik dengan pendekatan yang sudah terstandarisasi.

Dengan SOP yang disusun secara tepat, perusahaan dapat menyelaraskan proses seleksi sesuai kebutuhan bisnis, menciptakan candidate experience yang positif, dan memastikan keputusan rekrutmen yang lebih tepat sasaran.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pentingnya SOP dalam proses rekrutmen, cara membuat, dan contohnya.

Apakah SOP Rekrutmen Penting bagi Perusaahaaan?

Ya, penting. Berikut sejumlah asalan yang membuat SOP penting bagi organisasi yang ingin mendapatkan talenta terbaik:

1. Meningkatkan Kualitas Perekrutan

SOP yang terdefinisi dengan baik membantu menetapkan persyaratan pekerjaan dan kriteria seleksi yang jelas, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi kandidat yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang sesuai.

Hal ini mengurangi risiko keputusan perekrutan yang buruk dan memastikan Anda membawa talenta yang tepat ke dalam tim.

2. Meningkatkan Efisiensi

SOP merampingkan proses rekrutmen dengan menjabarkan langkah-langkah dan garis waktu yang jelas di setiap tahap.

Hal ini menghilangkan kebingungan dan menghemat waktu berharga bagi manajer perekrutan dan tim HR.

3. Mengurangi Risiko Hukum

SOP yang terdokumentasi dengan baik memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum dan undang-undang anti-diskriminasi selama proses rekrutmen.

Hal ini dapat meminimalkan risiko masalah hukum dan melindungi organisasi.

4. Mendorong Keadilan dan Transparansi

SOP yang standar memastikan setiap kandidat dipertimbangkan secara adil berdasarkan kualifikasi dan pengalamannya.

Hal ini menciptakan pengalaman kandidat yang positif dan memperkuat citra perusahaan sebagai pemberi kerja.

5. Meningkatkan Kerjasama

SOP dapat membantu mendefinisikan peran dan tanggung jawab dengan jelas untuk semua pihak yang terlibat dalam proses rekrutmen (hiring manager, HR, rekruter).

Hal ini mendorong kolaborasi dan komunikasi yang lebih baik, sehingga menghasilkan pengalaman perekrutan yang lebih lancar.

Dengan menerapkan SOP rekrutmen yang dirancang dengan baik, organisasi dapat memperoleh keunggulan kompetitif yang signifikan dalam menarik dan mempertahankan talenta terbaik.

Apa Saja Komponen Utama SOP Rekrutmen?

Berikut adalah komponen utama dalam kebijakan dan prosedur rekrutmen:

1. Tujuan dan Kebijakan

Jelaskan komitmen perusahaan terhadap perekrutan yang adil, serta mendukung keberagaman dan inklusi dalam tenaga kerja.
Sebutkan tujuan dari dokumen ini, yang dirancang untuk mendukung pelaksanaan SOP.

2. Tugas dan Tanggung Jawab

Jelaskan peran masing-masing pihak dalam proses rekrutmen, seperti manajer, supervisor, dan tim HR.

Contoh:

Hiring manager bertugas menentukan kebutuhan pekerjaan, melakukan wawancara, dan memberikan feedback terkait kandidat.

3. Proses dari Awal hingga Akhir

Jelaskan semua langkah proses rekrutmen, mulai dari perencanaan tenaga kerja dan anggaran hingga perekrutan dan orientasi.
Rincikan langkah-langkah pada setiap tahap SOP, termasuk pengelolaan lamaran, pemberitahuan penolakan, dan komunikasi dengan kandidat.
Akhiri dengan prosedur onboarding karyawan baru, penyelesaian dokumen administratif, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Bagaimana Langkah-Langkah Membuat SOP Rekrutmen?

Mengembangkan SOP rekrutmen yang komprehensif membutuhkan perencanaan yang matang dan kerjasama.

1. Bentuk Tim Pengembang SOP

Kumpulkan tim lintas fungsi yang terdiri dari perwakilan dari HR, manajer perekrutan, dan rekruter.

Tim yang beragam ini dapat memberikan wawasan berharga dan memastikan SOP mencakup kebutuhan semua pihak yang terlibat.

Contoh

Sebuah startup teknologi membentuk tim pengembang SOP yang terdiri dari Manajer HR, Senior Software Engineer (sebagai hiring manager), dan Talent Acquisition Specialist.

Tim ini membawa keahlian dalam praktik terbaik HR, penilaian keterampilan teknis, dan strategi pencarian kandidat.

2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Analisis tujuan dan sasaran bisnis organisasi secara keseluruhan.

Kemudian, identifikasi keterampilan, pengalaman, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk berbagai peran dalam perusahaan.

Pemahaman ini penting untuk menyusun SOP yang selaras dengan tujuan strategis Anda.

3. Pastikan Tujuan SOP Mudah Dipahami Semua Pihak

Selanjutnya, definisikan dengan jelas tujuan dan sasaran dari SOP rekrutmen Anda. Apa yang ingin Anda capai dengan menerapkan proses standar ini?

Komunikasikan tujuan ini dengan jelas kepada semua pihak yang terlibat dalam proses perekrutan.

Tujuan SOP rekrutmen umumnya meliputi:

Menarik dan mengidentifikasi talenta terbaik
Meningkatkan efisiensi perekrutan
Mendorong keadilan dan konsistensi
Meminimalkan risiko hukum
Meningkatkan citra perusahaan

4. Buat Panduan Penulisan SOP

Untuk menciptakan konsistensi dalam proses rekrutmen, mulailah dengan menyusun panduan penulisan SOP.

Panduan ini membantu membuat dokumen SOP yang jelas dan mudah dipahami, sehingga memudahkan siapa pun untuk mengikutinya.

Dengan adanya panduan ini, SOP rekrutmen akan memiliki format yang seragam dan dapat mempercepat proses pembuatan SOP baru.

Namun, apa saja Isi panduan bisa disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, seperti industri, gaya komunikasi yang digunakan, atau lokasi perusahaan.

Namun, berikut adalah beberapa elemen umum yang bisa dimasukkan:

Gunakan bahasa sederhana tanpa jargon

Pastikan SOP mudah dibaca dan dipahami oleh semua karyawan. Jika petunjuknya terlalu rumit, karyawan mungkin kesulitan mengikuti prosesnya.

Format dan struktur yang seragam

Tetapkan panduan mengenai format dokumen, seperti jenis font, ukuran font, penggunaan judul dan subjudul, poin-poin, serta penomoran. Tentukan juga struktur dokumen yang harus diikuti.

Bantuan visual

Tambahkan elemen visual seperti daftar periksa, diagram alur, atau gambar untuk mempermudah pemahaman, terutama untuk proses yang kompleks.

Sertakan juga panduan tentang cara menambahkan elemen visual ini serta alat yang bisa digunakan.

Istilah yang seragam

Buat daftar istilah dan singkatan yang digunakan dalam semua SOP, sehingga seluruh tim memiliki pemahaman yang sama.

5. Tinjau dan Validasi SOP

Pastikan SOP diperiksa oleh ahli yang memahami proses terkait. Tinjauan ini bertujuan untuk memastikan dokumen sudah lengkap dan akurat.

Dengan melibatkan beberapa pihak dalam pemeriksaan, potensi kesalahan atau kekeliruan bisa diminimalkan, sehingga SOP rekrutmen dapat digunakan sebagai panduan yang efektif untuk seluruh rekruter.

Bagaimana Contoh SOP Rekrutmen?

SOP rekrutmen bertujuan untuk menjelaskan tahapan utama dalam mencari dan memilih kandidat terbaik untuk mengisi posisi yang tersedia.

Berikut adalah contoh SOP rekrutmen sederhana yang bisa Anda jadikan referensi:

1. Menentukan Posisi

Membuat Deskripsi Pekerjaan

Tulis deskripsi pekerjaan yang jelas dan menarik. Deskripsi ini harus menjelaskan tanggung jawab, keterampilan, pengalaman, serta kualifikasi yang dibutuhkan.

Mengumumkan Lowongan

Pilih saluran yang paling efektif untuk mengiklankan lowongan, seperti situs lowongan kerja online, platform profesional, atau media khusus industri.

Menggunakan Applicant Tracking System (ATS)

Manfaatkan applicant tracking system untuk mempermudah proses penerimaan, mengelola data kandidat, dan memfasilitasi komunikasi dengan mereka.

2. Menilai Kandidat

Screening CV

Tetapkan kriteria yang jelas berdasarkan deskripsi pekerjaan untuk screening CV.

Pilih kandidat yang memiliki kualifikasi dan pengalaman yang sesuai. Anda juga bisa mencoba alat penyaring resume berbasis AI untuk proses yang lebih cepat dan akurat.

Melakukan Penilaian Keterampilan

Jika diperlukan, gunakan skill test untuk mengukur kemampuan teknis atau soft skills kandidat sesuai dengan kebutuhan posisi.

Proses Wawancara

Susun proses wawancara yang terstruktur, mulai dari wawancara awal melalui telepon, wawancara mendalam, hingga wawancara teknis atau interview panel jika diperlukan.

Pastikan pertanyaan yang diajukan relevan dengan kualifikasi, pengalaman, dan kesesuaian kandidat dengan budaya perusahaan.

3. Merekrut Kandidat

Menawarkan dan Negosiasi Gaji

Sampaikan tawaran kompensasi yang kompetitif, sesuai dengan pengalaman kandidat, kondisi pasar, dan kebijakan perusahaan.

Melakukan Background Check

Lakukan background check untuk memverifikasi riwayat pekerjaan, pendidikan, dan referensi kandidat.

Proses Onboarding

Buat program onboarding yang terencana dengan baik untuk menyambut karyawan baru, mengenalkan budaya perusahaan, dan memberikan sumber daya yang mereka butuhkan untuk sukses dalam pekerjaannya.

Berikut adalah rangkuman tahapan utama SOP rekrutmen:

Tahap	Penjelasan
Menentukan Posisi	Buat deskripsi pekerjaan, umumkan lowongan, gunakan ATS.
Menilai Kandidat	Screening CV, tes keterampilan, wawancara kandidat.
Merekrut Kandidat	Negosiasi gaji, background check, onboarding.

DOWNLOAD CONTOH SOP REKRUTMEN 1

DOWNLOAD CONTOH SOP REKRUTMEN 2

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa proses onboarding yang terstruktur dan SOP rekrutmen merupakan salah satu kunci penting untuk mempertahankan karyawan.

Melalui SOP rekrutmen, perusahaan dapat meningkatkan kualitas perekrutan, efisiensi, dan kepatuhan hukum, serta mendorong transparansi dan kerjasama antar tim.

Namun, penyusunan SOP membutuhkan perencanaan matang, panduan penulisan yang jelas, serta tinjauan ahli untuk memastikan keakuratannya.

Oleh karena itu, untuk mendukung penyusunan SOP rekrutmen, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan sistem HRIS dari GajiHub.

Melalui sistem HRIS ini, perusahaan dapat mengelola proses rekrutmen mulai dari onboarding hingga offboarding dengan lebih optimal dan memudahkan tim HR dalam penghitungan pesangon, pembayaran kompensasi, dan tunjangan saat ada karyawan yang resign.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.