Manajemen Biaya Tenaga Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tipsnya

Mengelola manajemen biaya tenaga kerja merupakan hal yang rumit, namun Anda tetap harus mengelola biaya tersebut untuk memastikan kesehatan finansial bisnis terjaga.

Biaya tenaga kerja sendiri mencakup berbagai komponen, seperti gaji, tunjangan, pajak, dan pengeluaran lainnya yang berhubungan dengan karyawan.

Dengan memahami komponen-komponen tersebut, perusahaan dapat memastikan tidak ada biaya yang terlewat dan anggaran tetap terkendali.

Jika dikelola dengan baik, manajemen biaya tenaga kerja juga dapat membantu mempertahankan kesehatan finansial bisnis serta mendorong keuntungan dan efisiensi dalam kegiatan operasional.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu manajemen biaya tenaga kerja, manfaat, rumus dasar, contoh perhitungan, dan tips mengelolanya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Biaya Tenaga Kerja?

Biaya tenaga kerja adalah jumlah yang dibayarkan oleh perusahaan untuk upah dan tunjangan karyawan, ditambah pajak dan tunjangan terkait penggajian.

Dengan memahami biaya tenaga kerja, perusahaan dapat menentukan harga produk mereka secara tepat.

Tanpa pemahaman mengenai biaya tenaga kerja, perusahaan mungkin akan kesulitan dalam menetapkan harga yang sesuai.

Biaya tenaga kerja biasanya dibagi menjadi dua, yaitu:

Tetap: Biaya tetap biasanya adalah biaya yang telah dikontrak tetapi bisa juga termasuk biaya penting yang bisa diprediksi.
Variabel: Biaya variabel akan naik dan turun tergantung pada permintaan produksi dan kondisi ekonomi.

Sementara itu, manajemen biaya tenaga kerja merupakan proses perencanaan, pengawasan, dan pengendalian biaya tenaga kerja untuk memastikan pengeluaran tenaga kerja tetap efisien.

Tujuan utamanya adalah untuk memaksimalkan efisiensi biaya dan produktivitas tenaga kerja tanpa mengorbankan kualitas atau kesejahteraan karyawan.

Proses ini melibatkan pengelolaan upah, tunjangan, pajak, serta biaya lainnya yang berhubungan dengan tenaga kerja, dan biasanya melibatkan penggunaan teknologi serta analisis data untuk memantau dan memprediksi tren biaya tenaga kerja.

Dengan manajemen yang baik, perusahaan dapat mempertahankan profitabilitas sekaligus memastikan kepatuhan UU ketenagakerjaan terbaru saat ini.

Bacaa Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya

Apa Saja Jenis Biaya Tenaga Kerja?

Ada 2 jenis biaya tenaga kerja yang wajib Anda hitung untuk memudahkan pengelolaannya. Berikut penjelasannya masing-masing:

1. Biaya Tenaga Kerja Langsung

Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya yang berasal langsung dari karyawan yang terlibat dalam rantai pasokan dan produksi.

Kelompok ini bisa termasuk perakit, manufaktur, pengguna mesin berat, pengrajin, kurir, dan logistik lainnya yang esensial untuk distribusi produk.

Contoh biaya tenaga kerja langsung antara lain:

Gaji per jam dari staf quality control (QC) yang mencakup tunjangan kesehatan dan tunjangan cacat jangka pendek.
Gaji tahunan dari staf produksi dari perusahaan manufaktur baja.
Pembayaran kepada perusahaan logistik yang bertugas mengirimkan barang ke seluruh wilayah.

2. Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung

Biaya tenaga kerja tidak langsung mengacu pada karyawan yang perannya tidak langsung terlibat dalam produksi produk.

Misalnya, posisi administratif, supervisi, dan keuangan yang penting bagi operasi perusahaan tetapi tidak terlibat langsung dalam rantai pasokan.

Contoh biaya tenaga kerja tidak langsung termasuk:

Gaji karyawan di departemen SDM.
Gaji, tunjangan, dan bonus untuk para staf produksi.

Selain dibagi ke dalam biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung, biaya ini juga terdiri atas biaya tetap dan biaya variabel. Berikut perbedaannya:

1. Biaya Tenaga Kerja Tetap

Biaya tenaga kerja tetap adalah biaya yang tidak mungkin berubah untuk periode tertentu.

Contoh biaya tenaga kerja tetap adalah gaji tahunan dari pekerja produksi dalam satu tahun tertentu.

Meskipun karyawan ini mungkin mendapatkan kenaikan gaji, perusahaan sudah memperkirakan waktu kenaikan tersebut.

2. Biaya Tenaga Kerja Variabel

Di sisi lain, biaya tenaga kerja variabel adalah biaya yang meningkat atau menurun seiring dengan produksi. Contoh umum biaya tenaga kerja variabel adalah tarif upah pekerja per jam.

Banyak industri yang menggunakan tenaga kerja variabel, terutama saat musim belanja ramai. Contohnya termasuk perusahaan manufaktur, restoran, dan pengecer.

Untuk memenuhi kebutuhan produksi selama musim puncak, bisnis biasanya mempekerjakan daily worker atau bekerjasama dengan agensi untuk menemukan pekerja sementara.

Contoh lain dari biaya tenaga kerja variabel adalah biaya terkait pekerja kontrak yang dibutuhkan untuk menangani kerusakan peralatan atau keadaan darurat yang penting untuk fungsi bisnis.

Apakah Perusahaan Perlu Melakukan Manajemen Biaya Tenaga Kerja?

Ya, penting, dengan manajemen biaya tenaga kerja perusahaan dapat menjaga finansial perusahaan, terutama yang berkaitan dengan gaji, upah, tunjangan, pajak, dan biaya lainnya.

Selain itu, berikut sejumlah manfaat dari manajemen biaya tenaga kerja:

1. Profitabilitas

Memahami biaya tenaga kerja membantu Anda mengambil keputusan yang tepat mengenai harga produk, kapasitas produksi, dan kebutuhan jumlah karyawan.

Hal ini dapat membuat bisnis Anda lebih menguntungkan. Misalnya, sebuah restoran kecil bisa menentukan harga menu dan menyesuaikan jumlah staf berdasarkan perhitungan biaya tenaga kerja yang cermat.

2. Pengelolaan Anggaran

Perhitungan biaya tenaga kerja yang akurat mendukung pembuatan anggaran yang efektif. Dengan anggaran yang terencana, Anda dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien dan menghadapi tantangan keuangan yang mungkin muncul.

Contohnya, toko grosir yang memiliki anggaran biaya tenaga kerja yang jelas akan lebih siap mengatasi lonjakan permintaan saat musim tertentu.

3. Kepatuhan Hukum

Memantau dan mencatat biaya tenaga kerja dengan benar membantu bisnis tetap patuh terhadap aturan ketenagakerjaan.

Dengan pencatatan yang rapi, misalnya untuk pembayaran BPJS Ketenagakerjaan dan iuran BPJS Kesehatan, bisnis Anda dapat terhindar risiko sanksi hukum.

Apa Saja Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Biaya Tenaga Kerja?

Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi biaya tenaga kerja dalam bisnis Anda meliputi:

1. Pengalaman dan Keahlian Karyawan

Karyawan yang lebih berpengalaman dan memiliki keterampilan khusus biasanya akan meminta gaji yang lebih tinggi.

Misalnya, social media specialist berpengalaman di perusahaan ternama tentu akan menerima gaji lebih besar dibandingkan koki pemula.

2. Kondisi Pasar Tenaga Kerja dan Aturan

Ada biaya-biaya wajib seperti pajak gaji, iuran BPJS, dan asuransi tenaga kerja. Semakin ketat aturan yang berlaku, semakin besar pula biaya yang harus ditanggung.

Di Indonesia, perusahaan wajib mendaftarkan karyawan untuk program BPJS Ketenagakerjaan, yang otomatis menambah biaya tenaga kerja.

3. Tunjangan Karyawan

Tunjangan seperti asuransi kesehatan, tunjangan hari raya (THR), dan cuti berbayar adalah biaya tambahan yang dapat meningkatkan biaya tenaga kerja.

Misalnya, memberikan THR adalah kewajiban di Indonesia yang harus diperhitungkan dalam anggaran.

4. Penggunaan Teknologi

Bisnis yang menggunakan teknologi untuk pelacakan waktu dan analisis produktivitas dapat mengurangi biaya tenaga kerja.

Contohnya, perusahaan ritel yang menggunakan aplikasi absensi online mungkin dapat menekan biaya lembur dengan memantau jam kerja karyawan secara efisien.

5. Industri dan Lokasi

Biaya tenaga kerja bisa bervariasi tergantung pada jenis bisnis dan lokasi. Misalnya, gaji karyawan di Jakarta cenderung lebih tinggi dibandingkan dengan daerah lain karena biaya hidup yang lebih tinggi di ibu kota.

Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?

Menghitung biaya tenagak kerja mungkin terasa agak rumit, namun sebenarnya ada rumus dasar yang bisa Anda gunakan dengan cukup mudah.

Rumus Dasar:

Total Biaya Tenaga Kerja = Total Biaya Tenaga Kerja Langsung + Total Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung

Komponen Biaya Tenaga Kerja Langsung

Biaya tenaga kerja langsung meliputi biaya yang berhubungan langsung dengan produksi barang atau jasa. Berikut contohnya:

Gaji dan upah karyawan yang terlibat langsung dalam produksi
Biaya tambahan yang terkait langsung dengan produksi
Komisi dan bonus

Komponen Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung

Biaya tenaga kerja tidak langsung adalah pengeluaran yang tidak langsung terhubung dengan produksi, seperti:

Gaji dan upah karyawan administrasi, staf kantor, atau petugas pemeliharaan
Tunjangan karyawan (asuransi, pensiun, dll.)
Biaya perekrutan
Biaya pelatihan
Pajak penggajian

Hal penting dalam perhitungan biaya tenaga kerja adalah menentukan apakah karyawan termasuk dalam kategori “exempt” (tidak berhak lembur) atau “non-exempt” (berhak lembur).

Karyawan “non-exempt” harus dibayar lembur jika bekerja melebihi jam kerja standar. Sementara itu, karyawan “exempt” dibayar gaji tetap tanpa perhitungan lembur.

Menghitung Biaya Tenaga Kerja per Jam dan per Hari

Perhitungan biaya tenaga kerja per jam atau per hari dapat membantu dalam mengelola keuangan dan efisiensi. Berikut rumusnya:

Biaya Tenaga Kerja Per Jam

Biaya Tenaga Kerja per Jam = (Total Biaya Tenaga Kerja) / (Total Jam Kerja)

Biaya Tenaga Kerja Per Hari

Biaya Tenaga Kerja per Hari = (Total Biaya Tenaga Kerja) / (Total Hari Kerja dalam Periode Tertentu)

Memahami biaya per jam dan per hari ini bisa menjadi dasar untuk mengelola biaya tenaga kerja lebih efisien.

Perhitungan Biaya Tenaga Kerja Berdasarkan Industri

Setiap industri memiliki pendekatan berbeda dalam menghitung biaya tenaga kerja. Mari kita bahas dua industri utama: konstruksi dan manufaktur.

Menghitung Biaya Tenaga Kerja di Industri Konstruksi

Dalam industri konstruksi, biaya tenaga kerja merupakan bagian besar dari total pengeluaran proyek, sehingga perhitungan yang akurat sangat penting. Berikut contoh biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung di industri ini.

Biaya Tenaga Kerja Langsung:

Gaji, upah, dan lembur untuk tukang kayu, tukang listrik, tukang ledeng, dan pekerja lainnya
Bonus atau insentif berdasarkan kinerja proyek
Pajak penggajian
Asuransi kompensasi pekerja
Biaya peralatan khusus proyek tertentu

Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung:

Gaji pengawas dan manajer proyek
Gaji staf administrasi yang mendukung operasi konstruksi
Tunjangan karyawan (asuransi, pensiun, cuti berbayar)
Biaya pelatihan, rekrutmen, perjalanan, dan perlengkapan keselamatan

Menghitung Biaya Tenaga Kerja di Industri Manufaktur

Di industri manufaktur, manajemen biaya tenaga kerja juga merupakan hal yang penting karena melibatkan banyak faktor.

Selain karyawan yang mengoperasikan mesin, juga terdapat biaya untuk karyawan yang memelihara dan mengelola peralatan serta proses produksi.

Biaya Tenaga Kerja Langsung:

Gaji, upah, dan lembur untuk pekerja di lini produksi dan operator mesin
Bonus atau insentif berdasarkan target produksi atau kualitas
Pajak penggajian seperti program jaminan sosial
Asuransi kompensasi pekerja
Biaya subkontraktor
Pembayaran berdasarkan hasil produksi (piece-rate)

Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung:

Gaji supervisor, teknisi, dan staf lain yang memelihara proses dan peralatan produksi
Tunjangan karyawan (asuransi, pensiun, cuti berbayar)
Gaji staf manajemen inventaris dan rantai pasokan
Gaji staf kontrol kualitas dan pemeliharaan
Biaya perekrutan dan pelatihan
Peralatan keselamatan umum

Contoh Penghitungan Biaya Tenaga Kerja

Sebuah pabrik mebel memproduksi 100 unit kursi kayu setiap bulan. Berikut rincian biayanya:

Biaya Tenaga Kerja Langsung

Gaji tukang kayu (3 orang): Rp4.000.000/orang
Biaya lembur tukang kayu: Rp1.500.000

Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung

Gaji supervisor produksi: Rp5.000.000
Biaya pelatihan pekerja baru: Rp1.000.000
Asuransi karyawan: Rp2.000.000

Contoh Perhitungan Total Biaya Tenaga Kerja

Rumus:

Total Biaya Tenaga Kerja = Biaya Tenaga Kerja Langsung + Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung

Perhitungan:

Biaya Tenaga Kerja Langsung = (3 × Rp4.000.000) + Rp1.500.000
= Rp12.000.000 + Rp1.500.000
= Rp13.500.000

Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung = Rp5.000.000 + Rp1.000.000 + Rp2.000.000
= Rp8.000.000

Total Biaya Tenaga Kerja = Rp13.500.000 + Rp8.000.000
= Rp21.500.000

Bagaimana Tips Mengelola Manajemen Biaya Tenaga Kerja?

Biaya tenaga kerja sering menjadi pengeluaran terbesar bagi perusahaan, bahkan bisa mencapai 70% dari total anggaran operasional.

Seiring waktu, biaya ini cenderung meningkat, terutama dengan kenaikan gaji minimum atau per jam di berbagai sektor.

Banyak pemilik bisnis menghadapi kesulitan menjaga margin keuntungan, dan salah satu solusi utama yang dipilih adalah mengurangi biaya tenaga kerja.

Oleh karena itu, diperlukan strategi yang lebih seimbang dan efektif untuk mengelola pengeluaran tenaga kerja sekaligus menjaga produktivitas.

Berikut ini 11 tips yang dapat Anda terapkan untuk mengontrol biaya tenaga kerja tanpa mengorbankan kualitas kerja atau kinerja perusahaan.

1. Ketahui Tingkat Beban Tenaga Kerja

Langkah pertama untuk mengelola biaya tenaga kerja adalah memahami berapa total biaya yang dikeluarkan untuk setiap karyawan, termasuk gaji pokok dan pengeluaran tambahan lainnya.

Jumlah ini dikenal sebagai tingkat beban tenaga kerja.

Untuk menghitungnya, tambahkan:

Gaji tahunan atau upah per jam setiap karyawan.
Bonus dan lembur yang diterima.
Pajak penggajian yang menjadi kewajiban perusahaan.
Asuransi kesehatan atau tunjangan lainnya seperti dana pensiun.

2. Optimalkan Penjadwalan Karyawan

Penjadwalan yang efisien tidak hanya membantu karyawan memahami tanggung jawab mereka tetapi juga menghindari pengeluaran tambahan seperti lembur yang tidak perlu.

Berikut beberapa tipsnya:

Analisis kebutuhan kerja pada jam-jam tertentu untuk memaksimalkan pendapatan dan efisiensi tenaga kerja.
Pertimbangkan jadwal kerja yang fleksibel, seperti 4 hari kerja per minggu bagi karyawan yang menginginkannya, untuk meningkatkan efisiensi biaya operasional.
Tinjau kebijakan bekerja dari rumah (work from home) karena dapat menghemat biaya kecil, seperti transportasi atau konsumsi energi di kantor.

3. Kurangi Keuntungan Tambahan

Keuntungan tambahan seperti asuransi kesehatan, program pensiun, atau akun pengeluaran fleksibel sering menjadi beban besar bagi perusahaan.

Untuk mengurangi biaya, Anda bisa:

Mengubah rencana pensiun menjadi berbasis keuntungan.
Membebankan kontribusi tambahan kepada karyawan untuk asuransi atau deduktibel yang lebih tinggi.
Pastikan kebijakan ini diterapkan merata di semua level, termasuk pada manajemen, untuk menjaga kepercayaan karyawan.

4. Gabungkan Cuti Sakit dan Liburan

Beberapa perusahaan mengelompokkan cuti sakit dan liburan menjadi satu kelompok paid time off (PTO). Kebijakan ini memiliki beberapa keuntungan:

Mendorong otonomi karyawan dalam mengatur waktu mereka.
Mengurangi biaya administrasi dan manajemen cuti.
Memberikan fleksibilitas lebih bagi karyawan, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas mereka.

5. Hindari Tumpang Tindih Tugas Antar Departemen

Efisiensi operasional dapat terganggu jika ada tugas yang dilakukan lebih dari satu orang atau oleh departemen yang berbeda. Tinjau ulang proses kerja di setiap bagian untuk memastikan:

Setiap tugas hanya dilakukan satu kali oleh pihak yang bertanggung jawab.
Tidak ada waktu atau sumber daya yang terbuang untuk hal-hal yang berulang
Proses ini membantu mengurangi biaya tenaga kerja tanpa perlu mengorbankan produktivitas.

6. Tingkatkan Produktivitas dengan Teknologi

Apakah perusahaan Anda sudah menggunakan teknologi yang tepat? Sebab, prosedur manual dapat menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga. Lakukan hal berikut:

Investasikan pada software atau teknologi terbaru untuk mempermudah pekerjaan.
Pastikan karyawan mendapatkan pelatihan yang cukup untuk memanfaatkan teknologi tersebut.

7. Prioritaskan Lembur daripada Rekrutmen Baru

Jika Anda membutuhkan tambahan tenaga kerja sementara, pertimbangkan membayar lembur bagi karyawan yang sudah ada sebelum merekrut staf baru. Perhatikan beberapa hal berikut:

Lembur sering kali lebih hemat dalam jangka pendek dibandingkan mempekerjakan karyawan baru, terutama jika kandidat yang tersedia tidak cukup memenuhi kualifikasi.
Hindari “panic hire” atau perekrutan mendesak yang dapat membawa orang yang tidak cocok ke dalam tim Anda.
Identifikasi prioritas utama dalam efisiensi tenaga kerja.
Lakukan evaluasi secara berkala untuk menyesuaikan strategi jika diperlukan.
Pendekatan ini memungkinkan Anda lebih fleksibel dalam menghadapi tantangan operasional.

8. Fokus pada Retensi Karyawan

Menarik dan mempertahankan karyawan yang tepat adalah investasi jangka panjang yang penting. Lakukan beberapa tips berikut:

Mulai dari proses rekrutmen dengan pencarian kandidat yang komprehensif.
Pastikan karyawan merasa nyaman di lingkungan kerja mereka, termasuk hubungan dengan manajer.
Sediakan peluang pengembangan karier yang jelas agar mereka tetap termotivasi.

Karyawan yang puas cenderung lebih produktif dan memiliki tingkat turnover yang lebih rendah, sehingga mengurangi biaya perekrutan ulang.

10. Latih Karyawan dengan Keterampilan Tambahan (Cross-Training)

Pelatihan lintas fungsi memberikan beberapa manfaat:

Karyawan lebih fleksibel dalam menangani pekerjaan yang berbeda jika ada rekan kerja yang absen.
Menambah nilai skill karyawan bagi perusahaan.
Membuat pekerjaan lebih menarik dan menantang, yang dapat meningkatkan semangat kerja.

11. Otomatisasi dan Alihkan Tugas

Tinjau kembali prosedur yang ada dan identifikasi area yang bisa diotomatisasi. Dengan otomatisasi:

Proses penjadwalan, penggajian, atau administrasi lainnya menjadi lebih cepat dan efisien.
Manajer dapat fokus pada tugas yang lebih strategis daripada terjebak pada tugas-tugas manual.

Misalnya, software manajemen data karyawan dapat memberikan laporan otomatis untuk membantu pengambilan keputusan berdasarkan data.

Software manajemen data karyawan terbaik yang bisa Anda gunakan adalah GajiHub. Melalui software ini, Anda dapat memantau tingkat disiplin karyawan dalam 1 dashboard.

Di sini, Anda bisa melihat laporan keterlambatan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan lainnya.

Tak hanya itu, Anda juga dapat memantau ringaksan gaji seluruh karyawan berdasarkan histori mulai dari gaji pokok, total tunjangan, total potongan hingga take home pay.

Anda juga bisa melihat ringkasan gaji per organisasi atau divisi dalam perusahaan. Dengan demikian, Anda adpat mengetahui departemen mana yang memiliki pengeluaran terbesar.

Berbagai data tersebut tentu akan sangat membantu Anda dalam menyusun strategi terkait manajemen biaya tenaga kerja.

Tertarik mencoba GajiHub? Klik gambar berikut dan dapatkan informasi selengkapnya:

Kesimpulan

Setelah membaca artikel di atas, dapat dipahami bahwa setiap perusahaan perlu mengoptimalkan manajemen biaya tenaga kerja untuk menjaga kesehatan keuangan bisnis.

Dengan manajemen yang baik, perusahaan dapat memastikan efisiensi biaya tanpa mengorbankan produktivitas dan kesejahteraan karyawan.

Proses manajemen biaya tenaga kerja melibatkan perencanaan, pengawasan, dan pengendalian biaya tenaga kerja menggunakan teknologi dan analisis data.

Melalui strategi yang tepat, bisnis juga dapat mengurangi pengeluaran berlebihan sambil tetap mempertahankan kinerja dan kualitas operasional.

Salah satu upaya untuk mengoptimalkan manajemen biaya tenaga kerja adalah dengan menggunakan software manajemen data karyawan dari GajiHub.

Ingin tahu fitur-fitur apa saja yang bisa membantu bisnis Anda? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.