Cara Mengurangi Miskomunikasi di Tempat Kerja

Apakah Anda atau rekan kerja Anda sering melakukan miskomunikasi di tempat kerja? Menurut Collins English Dictionary versi bahasa Inggris, definisi miskomunikasi adalah, “kegagalan untuk berkomunikasi secara efektif.” Kata-kata terkait dari tesaurus termasuk “mispersepsi” dan “salah tanggap”.

Meskipun ada kemungkinan besar Anda sudah mengetahuinya pada tingkat dasar, Anda mungkin tidak memikirkan bagaimana hal itu berkaitan dengan proses kerja dalam suatu organisasi.

Sebagai pemilik bisnis, Anda mengkhawatirkan segala sesuatu mulai dari pengembangan produk hingga mendapatkan modal dari investor. Salah satu aspek yang mungkin Anda abaikan adalah budaya perusahaan Anda.

Sayangnya, budaya perusahaan yang tidak berkembang dengan baik bisa membuat perusahaan Anda berada dalam masalah yang sama besarnya dengan transaksi keuangan atau kesalahan apa pun. Komunikasi yang buruk adalah salah satu tanda budaya perusahaan yang lemah.

Dalam artikel ini, kami akan merinci cara menghindari miskomunikasi di tempat kerja. Kita akan mulai dengan membahas penyebab umum miskomunikasi di tempat kerja. Kemudian kita akan membahas manfaat komunikasi yang baik dan tips yang dapat Anda terapkan untuk komunikasi yang efektif yang dapat membantu bisnis kecil Anda tumbuh dan sukses.

Penyebab Umum Miskomunikasi di Tempat Kerja

Sayangnya, miskomunikasi terlalu umum terjadi di tempat kerja. Entah itu terjadi di perusahaan Anda sendiri atau saat bekerja dengan klien, ada kemungkinan besar Anda dapat memikirkan setidaknya satu contoh komunikasi yang buruk yang pernah Anda alami dalam karier profesional Anda.

Mengidentifikasi penyebab miskomunikasi bisa sangat membantu untuk memastikan hal itu tidak terjadi lagi di masa depan.

Pertimbangkan penyebab umum miskomunikasi di tempat kerja berikut ini.

Membuat asumsi

Salah satu alasan terbesar miskomunikasi di tempat kerja adalah fakta bahwa karyawan cenderung sering membuat asumsi.

Misalnya, dokter. Ketika berbicara dengan bawahan, dokter mungkin berasumsi bahwa individu tersebut tahu apa yang sedang dibahas. Jika bawahan tidak mengetahui informasi ini, mereka akan membuat asumsi buta.

Dan, pasien mungkin tidak ingin berbicara karena takut malu. Dokter dengan mudah bisa menghindari situasi ini dengan memastikan bahwa semua orang berada di persepsi yang sama ketika dia mulai berbicara.

Seperti yang akan kami jelaskan di bawah ini, penyampaian pesan secara langsung dan komunikasi yang efektif akan sangat membantu mencegah hal ini.

Kurangnya akuntabilitas

Ketika terjadi kesalahan di tempat kerja, mudah bagi orang untuk berpaling dan saling menyalahkan. Yang sering terjadi, orang tidak menyadari peran mereka dalam suatu proyek.

Mungkin ada manajemen yang buruk yang tidak meminta pertanggungjawaban orang. Apa pun kasusnya, kurangnya akuntabilitas dapat menyebabkan miskomunikasi.

Misalnya, bayangkan sebuah proyek di mana tidak ada seorang pun yang mengambil alih. Akibatnya, satu langkah besar proyek tidak selesai.

Para pekerja dengan cepat melemparkan kesalahan. Satu orang mungkin menunjukkan bahwa mereka mengira “si A” yang akan melakukannya, sementara A mengatakan bahwa dia mengira “si B” yang akan menyelesaikannya.

Meminta semua orang untuk melangkah maju dan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka akan membantu menghindari miskomunikasi.

Tidak memahami rencana

Karyawan dan anggota tim harus memahami “mengapa” suatu proyek. Mengapa mereka mengerjakan proyek ini? Mengapa proyek ini penting? Karyawan harus memahami hal ini tidak hanya dalam jangka pendek tetapi juga dalam jangka panjang.

Yang sering terjadi, karyawan tidak memahami visi perusahaan dan bagaimana upaya mereka sehari-hari membantu perusahaan.

Akibatnya, mereka mungkin tidak termotivasi untuk bekerja, merasa bahwa peran mereka tidak ada gunanya atau membosankan.

Namun, jika karyawan termotivasi untuk datang bekerja, menikmati lingkungan tempat mereka berada, dan memahami arah perusahaan, mereka akan lebih memahami tujuan mereka.

Dengan memahami tujuan mereka, para pekerja akan lebih cenderung bekerja keras, menyelesaikan pekerjaan berkualitas tinggi secara tepat waktu.

Sebelum mempekerjakan seorang pekerja dan ketika memberikan tugas kepada pekerja, Anda harus menjelaskan dengan jelas mengapa pekerjaan tersebut sangat penting.

Tidak memahami komunikasi non-verbal

Isyarat non-verbal bisa mencakup hal-hal seperti:

Bahasa tubuh
Kontak mata
Sentuhan
Suara
Perilaku
Pakaian

Jauh lebih menantang untuk mengkomunikasikan isyarat non-verbal, yang berarti ada lebih banyak ruang untuk disalahartikan.

Contoh yang baik dari miskomunikasi nonverbal adalah jika Anda membungkuk selama presentasi dengan investor.

Meskipun Anda bersemangat tentang proyek Anda, membungkuk dapat memberikan kesan bahwa Anda malas, tidak termotivasi, atau apatis terhadap proyek tersebut.

Manfaat Komunikasi yang Baik

Jika Anda belum membangun budaya komunikasi yang baik, Anda perlu mempertimbangkan untuk melakukannya. Dengan begitu, perusahaan Anda bisa mendapatkan manfaat dari komunikasi yang andal.

Berikut adalah beberapa manfaat komunikasi yang baik dalam sebuah organisasi bisnis:

Membangun tim yang efektif

Mendorong anggota tim untuk berbicara secara terbuka satu sama lain bisa mencegah ketegangan. Jika karyawan senang berbicara satu sama lain, mereka akan lebih cenderung ingin datang bekerja. Komunikasi sangat penting untuk pengembangan tim.

Mengelola keragaman

Terkadang, miskomunikasi terjadi karena perbedaan budaya atau latar belakang. Sayangnya, mudah bagi seseorang dari satu latar belakang untuk secara tidak sengaja menyinggung seseorang dari latar belakang lain tanpa menyadari bahwa dia telah melakukannya.

Saat Anda tumbuh dan mengembangkan tempat kerja Anda, pastikan Anda memiliki ekspektasi yang jelas untuk budaya tempat kerja dan komunikasikan ekspektasi ini kepada semua karyawan baru Anda.

Menangani masalah

Masalah pasti akan muncul saat mengerjakan suatu proyek. Beberapa masalah bisa kecil, sementara yang lain bisa jauh lebih signifikan.

Apa pun jenis masalah yang Anda hadapi, komunikasi yang efektif bisa sangat membantu untuk menyelesaikannya.

Semakin lama Anda membiarkan masalah berlama-lama, semakin besar kemungkinan masalah itu tumbuh semakin parah.

Menghadapi masa-masa sulit dengan baik

Semua bisnis – terutama bisnis baru – pasti akan mengalami masalah. Selama masa-masa ini, karyawan bisa menjadi gelisah.

Mereka mungkin tergoda untuk pergi ke pekerjaan lain. Mungkin ada miskomunikasi di mana mereka berpikir bahwa situasi lebih buruk daripada yang sebenarnya.

Komunikasi yang efektif akan memungkinkan Anda untuk membangun kepercayaan dengan karyawan Anda, yang akan sangat membantu Anda mengarungi lautan yang keras sampai Anda mencapai perairan yang lebih tenang.

Tips untuk Meminimalisir Miskomunikasi di Tempat Kerja

Apakah Anda baru-baru ini mengalami masalah komunikasi di perusahaan Anda? Komunikasi yang tidak memadai dapat memperlambat operasi bisnis Anda hingga terhenti.

Pertimbangkan untuk menerapkan beberapa kiat ini di tempat kerja Anda untuk membantu menghindari miskomunikasi.

Berlatih mendengarkan secara aktif

Seni mendengarkan aktif termasuk memperhatikan dengan seksama apa yang dikatakan orang lain, kemudian memparafrasekan apa yang telah Anda dengar dan mengulanginya kembali.

Berkonsentrasilah pada percakapan yang sedang berlangsung dan hindari interupsi yang tidak diinginkan (panggilan telepon seluler, orang lain yang masuk ke kantor Anda, dll.).

Dengan berlatih mendengarkan aktif selama percakapan, Anda akan meningkatkan:

Konsentrasi
Pemahaman
Tanggapan
Memori percakapan

Mendengarkan secara aktif adalah teknik yang berguna yang dapat membantu memastikan karyawan berada pada halaman yang sama satu sama lain.

Gangguan mudah terjadi di tempat kerja. Menekankan mendengarkan secara aktif tidak hanya menciptakan lingkungan tempat kerja yang penuh rasa hormat, tetapi juga mengurangi miskomunikasi.

Diskusikan ekspektasi

Sebelum meluncurkan proyek baru, pemilik bisnis atau manajer proyek harus menemui setiap anggota tim yang terlibat dalam proyek dan membicarakan tugas dan tujuan spesifiknya.

Pemilik bisnis atau pemimpin harus mendefinisikan dengan jelas ekspektasi dan bagaimana pekerja akan cocok dengan anggota tim lainnya.

Izinkan anggota tim untuk mengajukan pertanyaan dan mengklarifikasi apa pun yang tidak jelas.

Anda harus melakukan ini setiap kali ada perubahan pada proyek. Semakin lama Anda menunggu untuk melakukan perubahan, semakin sulit karena pekerjaan sudah menjadi lebih permanen.

Bayangkan Anda sedang membangun sebuah rumah. Akan lebih mudah untuk memperbaiki sesuatu pada fondasi sebelum Anda memasang dinding dan atap daripada setelahnya.

Pertimbangkan analogi ini – Anda sedang berjalan ke target yang berjarak sepuluh meter. Namun, saat berjalan, Anda sedikit keluar dari jalur. Anda akhirnya mendekati target Anda, tetapi Anda berada beberapa inci di sebelah kanannya.

Ini bukan masalah besar, dan mudah diperbaiki. Namun demikian, bayangkan bahwa target berjarak 1.000 meter jauhnya, dan Anda melanjutkan perjalanan Anda. Pada saat Anda menempuh jarak 1.000 meter, target tidak akan terlihat.

Contoh ini menunjukkan, mengapa berkomunikasi itu sangat penting. Mengenali kesalahan di akhir proyek jauh lebih merugikan daripada mengenalinya sesegera mungkin.

Segera setelah Anda mengenali kesalahan, Anda harus mengkomunikasikan perubahan tersebut kepada seluruh tim.

Jika Anda hanya memberi tahu satu orang tentang perubahan tersebut, anggota tim lainnya masih rentan untuk membuat kesalahan yang sama berulang kali.

Bertanggung jawab

Dalam setiap miskomunikasi, setidaknya ada dua pihak yang terlibat. Untuk menghindari kesalahpahaman, bertanggung jawab untuk menjelaskan persyaratan proyek dengan jelas kepada orang lain.

Jika Anda melakukan ini dengan cara yang penuh kepercayaan dan non-konfrontatif, Anda akan mendorong orang lain untuk bertanggung jawab atas bagiannya.

Semakin banyak akuntabilitas yang Anda miliki dalam budaya tempat kerja Anda, semakin baik Anda akan menjadi lebih baik.

Perhatikan isyarat non-verbal

Contoh miskomunikasi tidak selalu melibatkan isyarat verbal. Setiap percakapan dilengkapi dengan sejumlah isyarat non-verbal – ekspresi wajah, bahasa tubuh, dll. – yang dapat ditafsirkan dengan cara yang salah secara tidak sengaja oleh seseorang.

Ini bisa sesederhana sesuatu seperti tidak sengaja memutar mata Anda ketika mengatakan sesuatu, sehingga tampak bahwa apa yang Anda jelaskan tidak penting.

Sebelum berbicara kepada anggota staf atau memimpin konferensi proyek, pikirkan baik-baik tentang bagaimana Anda melakukan kontak mata dan apa yang “dikatakan” oleh tubuh Anda. Konsisten di sepanjang presentasi Anda.

Perhatikan nada bicara dan penyampaian Anda

Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah nada suara yang Anda gunakan selama penyampaian Anda. Jika Anda terlalu riang, ramah, atau sarkastik, orang mungkin salah menafsirkan apa yang Anda katakan atau tidak menganggap serius pesan Anda.

Pastikan Anda menggunakan nada suara profesional saat menyampaikan pesan dan dorong tim Anda untuk melakukan hal yang sama.

Jelas dan langsung ke intinya

Jangan mengaburkan instruksi atau permintaan dengan detail yang tidak relevan, seperti masalah dengan proyek-proyek sebelumnya atau masalah dengan personel yang sudah lama resign.

Sebaliknya, bersikaplah lugas dan langsung untuk membantu menyampaikan pesan yang jelas. Nyatakan apa yang Anda butuhkan dan apa yang Anda harapkan.

Tanyakan, “Apakah ada yang punya pertanyaan?” Tunjukkan bahwa Anda lebih suka pertanyaan di muka sehingga semua orang bisa mendapatkan informasi yang sama.

Selain itu, pastikan Anda berbicara kepada audiens Anda. Jargon bisnis bisa menjadi tantangan bagi mereka yang tidak terbiasa dengannya.

Jika Anda seorang dokter, Anda tidak akan menggunakan istilah-istilah medis yang sangat canggih saat menjelaskan situasi kepada tetangga yang Anda temui di toko kelontong.

Hindari menggunakan kata-kata baru yang rumit saat menyampaikan pesan. Membuat pesan setransparan mungkin akan membuat orang lain lebih mudah memahaminya.

Berinvestasi dalam komunikasi di tempat kerja

Sebagai pemilik bisnis, Anda mengawasi segala sesuatu di perusahaan. Anda tidak hanya mengendalikan hal-hal yang nyata, seperti melacak dana bisnis, tetapi Anda juga mengelola dan memberi contoh mengenai hal-hal yang tidak berwujud juga.

Salah satu hal tak berwujud yang harus Anda upayakan untuk diperbaiki di perusahaan Anda adalah miskomunikasi.

Menciptakan budaya di mana karyawan berkomunikasi secara efektif satu sama lain dapat membantu bisnis Anda berkembang.

Dengan memahami lebih baik apa yang menyebabkan orang salah berkomunikasi dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegah hal-hal itu terjadi, Anda akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk meningkatkan budaya perusahaan Anda.

Kesimpulan

Miskomunikasi dalam bisnis memang terkadang tidak bisa dihindari, tugas kita sebagai pemilik bisnis adalah meminimalisir hal tersebut supaya tidak terjadi kerugian dalam proses bisnis.

Dengan memahami cara meminimalisir miskomunikasi dalam organisasi bisnis, Anda telah selangkah lebih maju untuk menciptakan budaya kerja yang lebih baik dan komunikasi yang efektif antar pegawai.

Selain itu, pastikan juga untuk proses pengelolaan manajemen karyawan yang lebih baik, gunakanlah tools yang tepat untuk memudahkan Anda dalam berkomunikasi antar karyawan sekaligus mengelola data.

Salah satu alat yang bisa Anda gunakan adalah software payroll dan HR dari Gajihub yang dirancang untuk memudahkan proses operasional bisnis mulai dari pengelolaan gaji, manajemen absensi dan cuti, slip gaji online, manajemen aset, hingga solusi akuntansi yang terintegrasi dengan software akuntansi terbaik di Indonesia, Kledo.

Gunakan Gajihub secara gratis untuk membangun komunikasi dan pengelolaan data HR yang lebih baik di perusahaan Anda melalui tautan ini.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun