Selain perlu mempertimbangkan strategi untuk merekrut karyawan baru, Anda juga perlu menghitung dan menyusun perkiraan budget terkait biaya rekrutmen.
Dengan menghitung biaya rekrutmen, Anda dapat mengelola berbagai jenis biaya yang dibutuhkan dalam proses perekrutand an juga memberikan perkiraan biaya.
Seperti yang Anda ketahui, ada banyak biaya yang berkaitan dengan rekrutmen karyawan baru, mulai dari biaya memasang iklan lowongan kerja hingga biaya proses interview.
Inilah yang membuat biaya rekrutmen menjadi metrik penting untuk mengukur kesuksesan rekrutmen perusahaan. Lantas, bagaimana cara menghitungnya?
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas cara menghitung biaya rekrutmen, jenis-jenis biaya, dan rumusnya.
Apa yang Dimaksud dengan Biaya Rekrutmen?
Biaya rekrutmen atau cost per hire adalah metrik rekrutmen yang mengukur biaya yang berkaitan dengan proses perekrutan karyawan baru.
Hal ini mencakup biaya seperti sourcing, iklan rekrutmen, onboarding, biaya employee referral, dan lain-lain.
Misalnya, jika Anda merekrut 50 orang dalam setahun dan menghabiskan sekitar Rp1,5 miliar untuk proses perekrutan, maka biaya rekrutmen Anda adalah Rp30 juta per karyawan.
Metrik ini membantu Anda menilai apakah proses rekrutmen Anda sudah efisien sesuai dengan industri dan posisi yang Anda cari.
Selain itu, metrik ini berguna untuk membandingkan antar-departemen setiap kuartal atau tahun untuk melihat tren yang signifikan.
Baca Juga: Hiring Bias: Arti, Jenis, dan Cara Mencegahnya
Apakah Penting untuk Menghitung Biaya Rekrutmen?
Ya, penting, dengan mengukur biaya rekrutmen Anda bisa mengoptimalkan proses rekrutmen. Selain itu, berikut beberapa manfaatnya:
1. Menentukan Anggaran Rekrutmen dan HR
Melacak data biaya rekrutmen membantu Anda memahami berapa biaya yang diperlukan untuk perekrutan di periode berikutnya.
Hal ini juga membantu dalam memproyeksikan biaya tahunan dan memberikan gambaran jelas tentang kontribusi rekrutmen terhadap kinerja bisnis.
Selain itu, menghitung biaya rekrutmen juga tidak hanya menghemat biaya, tetapi juga meningkatkan tingkat retensi karyawan, yang berdampak positif pada anggaran HR dan rekrutmen.
2. Mengelola Biaya
Anda tidak perlu harus menurunkan biaya rekrutmen, sebab beberapa peran yang sulit diisi memang akan memiliki biaya rekrutmen yang lebih tinggi.
Namun, pastikan bahwa biaya yang Anda keluarkan memberikan hasil yang sepadan.
3. Mengukur Kinerja Perekrut
Metrik ini juga memberikan gambaran tentang seberapa efisien perekrut dalam mengelola sumber daya.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan mengalami pertumbuhan bisnis yang pesat dan kebutuhan rekrutmen meningkat.
Mereka menyadari bahwa menggunakan agen rekrutmen eksternal tidak membantu memperkuat tim rekrutmen internal mereka.
Setelah mengendalikan sepenuhnya proses rekrutmen mereka, perusahaan ini berhasil menurunkan biaya perekrutan secara signifikan per karyawan.
Baca Juga: 15 Cara Mengurangi Biaya HRD + 5 Tips Terbaiknya
Apa Rumus untuk Menghitung Biaya Rekrutmen?
Berikut rumus sederhana untuk menghitung biaya rekrutmen:
Biaya Rekrutmen = (Biaya Rekrutmen Internal + Biaya Rekrutmen Eksternal) / Jumlah total perekrutan
Biaya internal
Biaya internal mencakup beberapa jenis biaya seperti:
1. Biaya kepatuhan
Biaya untuk memastikan semua dokumen sesuai dengan peraturan (misalnya, dokumen hukum, prosedur, dll.).
2. Biaya administrasi
Biaya untuk mendukung fungsi rekrutmen, seperti peralatan kantor, sewa, makanan, dan biaya hotel.
Jika tidak mungkin mengalokasikan biaya administrasi secara spesifik, Anda bisa menggunakan persentase dari total biaya administrasi berdasarkan jumlah perekrutan.
3. Pelatihan & Pengembangan
Biaya untuk melatih dan meningkatkan keterampilan staf rekrutmen, baik melalui kursus online maupun pelatihan offline.
4. Biaya staf rekrutmen/sourcing
Biaya yang mencakup gaji, bonus kinerja, dan tunjangan staf rekrutmen atau sourcing.
5. Biaya hiring manager
Biaya yang muncul ketika manajer perekrutan menghabiskan waktu untuk wawancara, yang berarti waktu tersebut tidak digunakan untuk tugas lain.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Menghitung Biaya HR bagi Perusahaan
Biaya eksternal
1. Pemeriksaan background check
Biaya background check untuk memastikan kandidat layak dipekerjakan, termasuk pemeriksaan kriminal, pendidikan, referensi, dan status imigrasi.
2. Biaya pre-screening
Biaya untuk memastikan kandidat memenuhi kriteria awal, seperti penilaian dan tes.
3. Biaya sourcing
Biaya untuk mendapatkan sumber daya, membeli basis data informasi, dan keanggotaan asosiasi profesional.
4. Biaya teknologi
Biaya yang terkait dengan teknologi rekrutmen, termasuk sistem pelacakan pelamar dan infrastruktur untuk memproses aplikasi.
5. Biaya perjalanan
Biaya perjalanan untuk kandidat dan perekrut, seperti tiket pesawat dan akomodasi.
6. Biaya pemasaran
Biaya yang terkait dengan pemasaran rekrutmen, seperti penggunaan media sosial, SEO, pembaruan situs web, dan iklan lowongan kerja.
7. Biaya employee referral
Jika ada program insentif untuk mendorong employee referral, maka biaya ini perlu diperhitungkan.
8. Biaya pihak ketiga
Biaya untuk asosiasi profesional atau agen eksternal yang membantu dalam mencari kandidat.
9. Biaya job fair
Biaya untuk menyelenggarakan job fair, termasuk sewa peralatan, pengiriman, desain, dan biaya booth.
Biaya lain yang perlu dipertimbangkan termasuk biaya relokasi, tes narkoba, atau biaya rekrutmen kampus.
Untuk menghitung biaya rekrutmen, Anda perlu menganalisis setiap bagian dari proses rekrutmen di perusahaan Anda sendiri untuk mengidentifikasi semua biaya yang relevan.
Beberapa biaya mungkin berlaku untuk Anda, sementara yang lain mungkin tidak.
Baca Juga: 10 Manfaat AI dalam Rekrutmen Ini Wajib Anda Ketahui
Jumlah total perekrutan
Untuk menentukan jumlah total perekrutan, Anda perlu mematok hasil yang ingin Anda capai.
Jumlah perekrutan bisa mencakup karyawan internaldan eksternal, serta staf sementara, freelancer, dan karyawan kontrak.
Jumlah perekrutan ini juga tergantung pada periode waktu yang Anda pilih untuk menghitung biaya rekrutmen.
Misalnya, Anda bisa melihat jumlah total perekrutan baru dalam satu kuartal tertentu atau dalam satu tahun kalender.
Baca Juga: 10 Kesalahan Rekrutmen yang Wajib Dihindari dan Solusinya
Bagaimana Cara Menghitung Biaya Rekrutmen?
Untuk menghitung biaya rekrutmen, Anda perlu mengumpulkan semua data terkait biaya internal dan eksternal.
Tentukan juga periode waktu yang akan dihitung, seperti bulanan, tahunan, atau triwulanan. Anda juga bisa menghitung rata-rata biaya rekrutmen per departemen atau per peran.
Berikut adalah langkah sederhana untuk menghitung biaya rekrutmen:
1. Kumpulkan Data Biaya
Pertama, temukan laporan pengeluaran untuk periode waktu tertentu. Usahakan untuk mendapatkan laporan ini dari tim keuangan dan pisahkan biaya khusus untuk tim rekrutmen.
2. Identifikasi Biaya Internal
Catat semua biaya rekrutmen internal dalam spreadsheet. Misalnya, berikut adalah biaya internal di sebuah perusahaan.
Contoh Biaya Internal:
- Biaya Sourcing: Rp 30.000.000
- Biaya Tim Rekrutmen: Rp 60.000.000
- Biaya Kepatuhan: Rp 7.500.000
- Peralatan Kantor: Rp 7.500.000
Total Biaya Internal: Rp 105.000.000
3. Identifikasi Biaya Eksternal
Catat semua biaya rekrutmen eksternal dalam satu kolom. Berikut contoh biayanya.
Contoh Biaya Eksternal:
- Pemeriksaan Latar Belakang: Rp 37.500.000
- Biaya Pra-screening: Rp 15.000.000
- Biaya Sourcing: Rp 30.000.000
- Biaya Teknologi: Rp 60.000.000
- Biaya Agen: Rp 30.000.000
- Biaya Pemasaran: Rp 75.000.000
Total Biaya Eksternal: Rp 247.500.000
4. Selesaikan Perhitungan
Misalnya, Anda melakukan 5 perekrutan pada bulan Oktober. Maka hasil perhitungannya akan sepertiL
- Biaya Internal: Rp 105.000.000
- Biaya Eksternal: Rp 247.500.000
- Jumlah Perekrutan: 5
Biaya Rekrutmen = (Rp 105.000.000 + Rp 247.500.000) / 5 = Rp 70.500.000
Hasilnya rata-rata biaya rekrutmen adalah sebesar Rp 70.500.000 per karyawan. Lantas, apakah angka ini tinggi atau rendah? Hal ini tergantung pada konteks.
Misalnya, jika Anda merekrut lima aktuaris, maka wajar jika biaya rekrutmen berada di atas rata-rata industri.
Sebaliknya, jika Anda merekrut untuk pekerjaan yang kurang spesifik, mungkin perlu meninjau proses Anda untuk mengurangi biaya rekrutmen.
Baca Juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?
Bagaimana Cara Memanfaatkan Biaya Rekrutmen?
Biaya rekrutmen adalah metrik penting dalam proses rekrutmen, karena dapat digunakan untuk perencanaan budget, pengembangan strategi rekrutmen, serta membandingkan kinerja dengan standar industri.
Berikut adalah cara menggunakan biaya rekrutmen dengan lebih efektif:
1. Perencanaan Anggaran
Saat menyusun anggaran, sertakan biaya rekrutmen untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
Misalnya, jika Anda kesulitan menarik talenta dan menemukan bahwa biaya rekrutmen Anda rendah, pertimbangkan untuk meningkatkan anggaran rekrutmen HR.
Dengan alokasi dana tambahan, Anda dapat memperkuat proses pencarian kandidat dan meningkatkan kualitas perekrutan.
2. Pengembangan Strategi Rekrutmen
Menggabungkan biaya rekrutmen dengan metrik dan data rekrutmen lainnya dapat membantu membangun strategi rekrutmen yang lebih efektif untuk bisnis Anda.
Biaya rekrutmen berfungsi sebagai alat untuk mengevaluasi penggunaan sumber daya dan biayanya.
Misalnya, jika Anda menghabiskan banyak biaya untuk rekrutmen eksternal namun hasilnya tidak sebanding, Anda bisa mempertimbangkan untuk lebih fokus pada sumber daya internal.
Dengan demikian, Anda bisa mengurangi biaya eksternal tanpa mengorbankan produktivitas.
Sebaliknya, jika rekrutmen internal lebih efektif, Anda bisa menyesuaikan proses rekrutmen sesuai kebutuhan.
3. Perbandingan dengan Standar Industri
Memahami posisi praktik dan efektivitas dengan bisnis lain yang sejenis merupakan hal yang penting.
Upaya ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kinerja bisnis Anda, serta memahami tantangan atau peluang yang ada.
Dengan begitu, Anda dapat menyesuaikan strategi rekrutmen agar lebih efektif.
Bagaimana Tips Mengurangi Biaya Rekrutmen?
Setiap industri dan perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda, namun ada beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk menekan biaya perekrutan.
Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda mengoptimalkan proses perekrutan:
1. Perbarui Data Secara Berkala
Pastikan data yang Anda gunakan selalu up-to-date. Mengukur biaya perekrutan berdasarkan data yang usang tidak akan memberikan hasil yang akurat.
Cek dan analisis biaya perekrutan Anda berdasarkan berbagai faktor seperti departemen, posisi, atau waktu yang dibutuhkan untuk perekrutan secara rutin.
Analisis ini akan memberikan estimasi yang lebih tepat dan dapat digunakan untuk perencanaan strategis.
2. Manfaatkan Jaringan Anda
Referensi masih menjadi metode paling efektif dalam merekrut karyawan; sekitar 45% perekrutan berasal dari referensi.
Menghubungi sebanyak mungkin orang dalam jaringan Anda adalah salah satu cara termurah untuk menemukan kandidat baru.
Manfaatkan juga jaringan setiap karyawan di perusahaan; cukup dengan memberi tahu mereka kriteria kandidat yang Anda cari, Anda sudah memperbesar peluang untuk menemukan orang yang tepat.
3. Gunakan Sumber Daya Internal
Jika belum ada, buatlah career page khusus sebagai bagian dari situs perusahaan Anda, dan publikasikan lowongan pekerjaan di sana.
Terkadang, langkah sederhana seperti meningkatkan visibilitas career page di situs web Anda, atau menambahkan pop-up “we are hiring” dapat memberikan dampak yang signifikan.
Jika perusahaan Anda sedang menjalankan kampanye pemasaran, manfaatkan kesempatan tersebut untuk menyebarkan informasi bahwa perusahaan Anda sedang membuka lowongan pekerjaan.
Baca Juga: Sosial Media Rekrutmen: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya
4. Manfaatkan Platform Online
Aktif di situs-situs seperti LinkedIn, atau menggunakan platform gratis untuk mengiklankan lowongan pekerjaan Anda, jauh lebih mudah dan murah dibandingkan dengan metode tradisional.
Anda juga bisa memposting lowongan di Facebook atau mengiklankan posisi terbuka di media sosial.
Dengan cara ini, Anda dapat menjangkau kandidat pasif yang tidak aktif mencari pekerjaan di job board, yang meningkatkan peluang mendapatkan talenta yang lebih beragam hingga 80%.
Iklan di media sosial memungkinkan Anda menargetkan iklan pekerjaan kepada audiens yang tepat serta memperbarui dan menyesuaikan campaign iklan sesuai kebutuhan.
5. Tingkatkan Alat Perekrutan & Otomatisasi Proses
Evaluasi alat perekrutan dan solusi berbayar yang Anda gunakan saat ini. Apakah alat tersebut efektif? Apakah ada alternatif yang lebih murah dan bekerja lebih baik?
Apakah ada alat baru yang bisa Anda tambahkan ke dalam proses perekrutan untuk membantu mengurangi biaya?
Hal sederhana seperti melakukan wawancara via Google Meet sudah bisa mengurangi biaya perekrutan.
Selain itu, jika Anda menggunakan applicant tracking system (ATS), pertimbangkan untuk memperluas fitur dengan menambahkan penyaringan kandidat otomatis.
Upaya ini dapat membantu menyaring kandidat yang tepat untuk wawancara langsung, sehingga Anda tidak membuang anggaran untuk kandidat yang tidak sesuai.
Baca Juga: 11 Tips Mengurangi Cost per Hire dan Cara Menghitungnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa penting untuk menghitung biaya rekrutmen dan mengelolanya secara efektif.
Dengan menghitung dan memantau biaya rekrutmen, Anda dapat merencanakan anggaran secara lebih akurat, memastikan bahwa setiap pengeluaran memberikan nilai yang sepadan, serta meningkatkan efisiensi kinerja perekrut.
Memahami metrik biaya rekrutmen juga memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan dan menyesuaikan strategi perekrutan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Selain biaya rekrutmen, Anda juga perlu menekan biaya HR lainnya, seperti biaya adminstrasi karyawan dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan harga mulai dari 0 rupiah, Anda sudah bisa mengakses berbagai fitur-fitur penting seperti absensi, manajemen karyawan, kelola izin dan cuti, hingga employee self service (ESS).
Misalnya, dengan fitur ESS, karyawan yang sudah bekerja di perusahaan Anda dapat melakukan presensi secara mandiri hingga mengajukan izin dan cuti melalui smartphone masing-masing.
Dengan demikian, karyawan dan tim HR tidak perlu terlibat dalam prosedur yang membingungkan dan cukup memakan waktu.
Melalui Gajihub, Anda pun dapat berfokus pada upaya mengembankan strategi rekrutmen untuk menghemat pengeluaran perusahaan.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024