Tahapan interview kerja jadi bagian penting dalam proses rekrutmen. Bagi Anda yang sedang mencari pekerjaan, Anda wajib memahami tahapan interview kerja ini agar Anda bisa menyiapkan diri dengan sebaik-baiknya.
Memahami setiap tahapan-tahapan ini akan membuat Anda lebih siap dalam menghadapi interview kerja yang penuh tantangan. Bagi perusahaan, dengan mengetahuinya Anda bisa menyiapkan pertanyaan untuk setiap tahapan dengan baik. Lalu apa saja tahapan yang ada di dalam interview kerja ini?
Yuk simak penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Itu Tahapan Interview Kerja?
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai tahapan-tahapan dalam interview kerja, apakah Anda sudah memahami apa itu tahapan interview kerja? Ini merupakan proses langkah demi langkah yang digunakan oleh pemberi kerja untuk menyaring dan memilih karyawan baru.
Tahapan-tahapan ini dilakukan dengan tujuan agar perusahaan bisa mendapatkan kandidat terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Melalui setiap tahapan dalam wawancara kerja ini tentunya penuh tantangan, tidak hanya bagi kandidat tetapi juga bagi perusahaan.
Meski penuh tantangan, namun perusahaan harus melalui setiap tahapan dalam wawancara kerja ini agar bisa menemukan kandidat sesuai kebutuhan perusahaan.
Meskipun persyaratan yang menjadi bagian dari tahap wawancara dapat bervariasi sesuai dengan industri atau jenis posisi yang Anda lamar, namun perkembangan keseluruhan tahap penyaringan sebagian besar tetap sama.
Secara umum ada 10 tahapan interview kerja yang bisa Anda simak di bawah ini:
Baca Juga: 20 Pertanyaan dan Jawaban Interview Panel dan Tips Menghadapinya
Apa Saja Tahapan Interview Kerja?
Berikut penjelasan tentangan tahapan-tahapan dalam interview kerja yang wajib Anda pahami:
1. Wawancara Penyaringan
Proses wawancara penyaringan adalah wawancara singkat dan terarah yang dilakukan untuk memastikan kandidat memenuhi syarat untuk pekerjaan yang Anda lamar. Pewawancara akan memeriksa apakah kualifikasi formal, keterampilan, dan pengalaman kandidat sesuai dengan persyaratan pekerjaan sehingga Anda dapat melanjutkan ke tahap yang lebih mendalam.
Wawancara penyaringan sering kali dilakukan dalam bentuk wawancara kelompok atau wawancara terbuka di acara perekrutan atau bursa kerja.
2. Wawancara Telepon
Jika jumlah pelamar kerja banyak, tim perekrut akan menggunakan wawancara telepon untuk mengurangi jumlah kandidat yang akan mereka undang untuk wawancara langsung.
Pada kerja jarak jauh atau remote ini berarti perusahaan lebih bergantung pada wawancara telepon atau video untuk menentukan kesesuaian kandidat. Pada tahapan ini, kandidat bisa berbicara tentang pengalaman dan keahlian yang dimiliki kepada manajer perekrutan.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Screening Interview dalam Proses Rekrutmen
3. Wawancara Video
Kandidat sering kali diundang untuk wawancara melalui Zoom atau platform konferensi video lainnya. Ini juga dapat digunakan sebagai format wawancara utama.
Beberapa pelamar mungkin diminta untuk berpartisipasi dalam wawancara video yang direkam. Format ini terdiri dari kandidat yang merekam jawaban mereka atas pertanyaan wawancara yang diberikan oleh pemberi kerja.
Dari wawancara video ini, tim perekrutan kemudian meninjau video tersebut dan mendiskusikan kandidat yang akan lolos tahap wawancara selanjutnya.
4. Penilaian Keterampilan
Penipaian keterampilan diperlukan untuk mengevaluasi keterampilan praktis atau teknis penting yang diperlukan untuk suatu pekerjaan. Ini bisa dalam bentuk tes yang dilakukan secara online atau di kantor.
Cara lain untuk menilai kandidat adalah dengan memberi mereka tugas, seperti tulisan, yang nantinya akan dianalisis oleh tim perekrut.
5. Wawancara Pertama
Manajer perekrutan biasanya melakukan wawancara tatap muka pertama. Wawancara tahap pertama berfokus pada kualifikasi, riwayat pekerjaan, dan pengalaman kandidat.
Jika berhasil, kandidat akan maju ke tahap wawancara berikutnya dengan manajer dan anggota staf.
Baca Juga: 5 Cara Menjawab Pekerjaan yang Tidak Disukai Saat Interview
6. Wawancara Kedua
Wawancara kedua yang lebih panjang ini ditawarkan kepada beberapa kandidat yang sesuai dan lebih mendalam dan eksploratif. Manajer perekrutan dapat memimpin wawancara ini, tetapi kemungkinan juga melibatkan anggota staf lain seperti tim leader dari bagian pekerjaan yang bersangkutan.
Kandidat kemungkinan diminta untuk menunjukkan contoh pekerjaan (portofolio) atau mendiskusikan proyek yang pernah dikerjakan di masa lalu.
7. Wawancara Ketiga
Jika persaingan di antara para pelamar yang tersisa cukup ketat, wawancara ketiga mungkin diperlukan untuk memilih karyawan baru. Hal ini tidak umum dilakukan dan dapat digunakan sebagai kesempatan untuk melihat sekali lagi calon karyawan baru sebelum menawarkan pekerjaan.
Sebagai bagian dari proses wawancara ini, Kandidat akan diminta datang ke tempat kerja dan diberi kesempatan untuk bertemu dengan tim.
8. Pemeriksaan Latar Belakang
Proses wawancara juga dapat mencakup pemeriksaan latar belakang dan kredit kandidat. Jika Anda pernah mendengar isu mengenai tim perekrutan memeriksa riwayat kredit kandidat, di sinilah proses pemeriksaan tersebut.
Pemeriksaan latar belakang dan riwayat kredit bertujuan untuk meminimalisir risiko-risiko yang akan terjadi di masa depan. Khususnya jika pekerjaan yang ditawarkan berkaitan dengan keuangan dan juga aset perusahaan.
9. Tawaran Pekerjaan
Kandidat yang berhasil akan diberikan tawaran pekerjaan. Biasanya pada tahap ini, persyaratan kerja, termasuk gaji dan tunjangan, akan diberitahukan kepada kandidat.
Jika kandidat menerima tawaran pekerjaan, tim perekrutan akan memberikan kontrak kerja dan kandidat perlu mempelajari kontrak dan ketentuannya. Jika ada sesuatu yang ingin disesuaikan, kandidat bebas bernegosiasi dengan tim perekrutan sebelum menandatangani kontrak.
Baca Juga: Interview Feedback: Panduan Lengkap untuk HR
Apa yang Harus Dilakukan Saat Wawancara Kerja?
Berikut beberapa hal yang harus dilakukan saat wawancara kerja sedang berlangsung:
1. Perkenalan dan Percakapan Santai
Hal pertama yang dilakukan dalam proses wawancara kerja adalah perkenalan dan percakapan santai. Sebagai tim rekrutmen, Anda akan bertugas untuk meminta kandidat memperkenalkan diri.
Pertemuan akan dimulai dengan pewawancara mengidentifikasi dan memperkenalkan diri kepada kandidat, biasanya dengan jabat tangan. Tahap ini adalah tentang mencairkan suasana dan membangun hubungan yang baik.
Di sini, manajer perekrutan akan menilai kemampuan interpersonal kandidat. Pewawancara biasanya akan menjaga agar percakapan tetap ringan dan positif, mungkin termasuk informasi tentang pekerjaan atau tur tempat kerja.
2. Presentasi Profesional
Kebanyakan pewawancara akan mengajukan pertanyaan terbuka ‘Ceritakan tentang diri Anda,’ yang memberikan kesempatan kepada kandidat untuk berbicara tentang siapa kandidat dan mengapa kandidat adalah karyawan yang tepat untuk perusahaan.
Pada tahap ini kandidat bisa berlatih menjawab pertanyaan ini, baik dengan berlatih di depan cermin atau dengan meminta teman dan keluarga untuk mewawancarai. Semakin baik persiapan kandidat, akan semakin baik penilaian manager perekrutan.
Sebagai bagian dari tim rekrutmen, Anda boleh saja memberikan kesan menekan namun alangkah baiknya jika Anda bersikap ramah karena tidak hanya Anda yang menilai kandidat, kandidat juga akan menilai perusahaan.
Presentasi profesional berisi alasan kandidat melamar pekerjaan di perusahaan, kualifikasi kandidat, pengalaman masa lalu, pencapaian dan kualitas pribadi yang membuat kandidat menjadi kandidat yang ideal.
Baca Juga: Peer Interview: Panduan Praktis untuk HR
3. Tanya Jawab
Sesi tanya jawab adalah tahap terpanjang dalam proses wawancara. Pewawancara akan mengajukan serangkaian pertanyaan yang mencakup berbagai bidang dan mengevaluasi jawaban kandidat. Jenis pertanyaan yang diajukan oleh pewawancara biasanya akan mencakup salah satu dari area-area utama berikut:
- Pertanyaan perilaku: bentuk pertanyaan ini digunakan untuk memahami reaksi kandidat terhadap situasi kerja tertentu. Kandidat mungkin ingin menjawabnya dengan memberikan contoh-contoh dari riwayat pekerjaan mereka.
- Pertanyaan situasional: pertanyaan situasional dirancang untuk mengetes kemampuan pemecahan masalah dan kemampuan kandidat untuk berpikir kritis, dengan mengaitkan jawaban kandidat dengan pengalaman nyata yang pernah dialami. Pewawancara akan memberikan masalah dan meminta kandidat untuk menyelesaikannya.
- Pertanyaan umum: pertanyaan umum mungkin terkait dengan peran, sektor yang ingin kandidat kerjakan, atau rencana kandidat untuk pengembangan karier.
- Pertanyaan yang tidak biasa: ini adalah pertanyaan tak terduga yang mendorong Anda untuk berpikir kreatif. Banyak dari pertanyaan-pertanyaan ini tidak memiliki jawaban yang benar, namun digunakan untuk menguji kemampuan Anda untuk berpikir cepat dan logis.
Pada tahap ini Anda bisa menyiapkan pertanyaan yang akan diajukan kepada para kandidat. Anda bisa mendiskusikannya kepada tim perekrutan sebelum melakukan wawancara kepada kandidat.
Anda juga bisa membuat standar penilaian untuk setiap pertanyaan yang diberikan. Anda bisa memberikan penilaian sendiri dan juga penilaian bersama tim perekrutan. Lalu bagaimana dengan calon kandidat, apa yang harus disiapkan?
Kandidat bisa mempersiapkan diri untuk bagian wawancara ini dengan melakukan riset dan berlatih memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan wawancara yang umum. Hal ini dapat membantu kandidat tetap percaya diri dan memberikan jawaban yang terukur dan bijaksana selama wawancara.
4. Menutup Wawancara
Akhir dari proses wawancara biasanya datang dengan kesempatan untuk mengajukan beberapa pertanyaan kepada manajer perekrutan atau berbagi pemikiran penutup. Anda juga harus menyiapkan diri untuk setiap pertanyaan yang diajukan oleh kandidat.
Jawab setiap pertanyaan kandidat dengan jujur. Ini adalah saat di mana penelitian yang sesungguhnya tentang perusahaan dan apakah kandidat akan meneruskan bekerja di perusahaan atau tidak.
Seperti yang telah dijelaskan, kandidat juga memiliki kesempatan menolak tawaran pekerjaan jika memang apa yang ditawarkan perusahaan tidak sesuai dengan yang diharapkannya.
5. Menindaklanjuti Wawancara
Setelah melakukan wawancara dengan kandidat, selanjutnya adalah menindaklanjuti wawancara yang telah dilakukan. Cara Anda menghubungi kandidat juga masuk ke dalam penilaian oleh para kandidat.
Penindaklanjutan wawancara ini memerlukan beberapa persiapan, misalnya mempersiapkan kontrak kerja dan menentukan kapan kandidat akan memulai pekerjaanya.
Baca Juga: Ketauhi Dampak dan Cara Menghindari Interviewer Bias
Bagaimana Tips Agar Tahapan Interview Berjalan dengan Baik?
Melakukan wawancara kerja dengan kandidat pastinya bukan hal yang mudah. Sebagai tim perekrutan Anda harus mempersiapkan diri dengan baik agar bisa mendapatkan kandidat yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan agar tahapan interview dapat berjalan dengan baik:
1. Siapkan Pertanyaan
Tips pertama yang harus dilakukan agar tahapan wawancara dapat berjalan dengan baik adalah dengan menyiapkan setiap pertanyaan yang akan diajukan kepada calon kandidat. Anda bisa mendiskusikan pertanyaan-pertanyaan ini kepada tim perekrutan karena setiap pertanyaan harus memiliki bobot yang akan menentukan kandidat layak atau tidak.
Jangan sampai Anda mengajukan pertanyaan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan akan kandidat yang dicari. Selain buang-buang waktu, pertanyaan yang tidak sesuai juga akan menjadi penilaian yang buruk di mata kandidat.
2. Baca CV dan Dokumen Kandidat
Sama seperti kandidat yang diminta untuk mengenal perusahaan yang dilamar, tim perekrutan juga sebaiknya membaca CV dan dokumen kandidat sebelum melakukan wawancara. Bagaimana Anda bisa memberikan pertanyaan yang efektif jika tidak mengetahui tentang kandidat yang akan diwawancarai?
3. Buat Jadwal yang Tepat
Kandidat selalu diminta untuk mempersiapkan diri dengan baik, lalu bagaimana dengan tim perekrutan? Hal pertama yang harus disiapkan oleh tim perekrutan adalah membuat jadwal yang tepat.
Jadwal yang tidak akan berubah sewaktu-waktu. Berapa banyak curhatan calon kandidat di luar sana yang disulitkan karena tim perekrutan yang mengubah jadwal tanpa konfirmasi kepada kandidat.
Sama seperti tim perekrutan yang sibuk dengan pekerjaan, kandidat juga memiliki kesibukan sendiri. Jadwal yang berubah-ubah juga akan menjadi penilaian yang buruk di mata kandidat. Ini bisa menunjukan bahwa perusahaan tidak profesional dalam melakukan rekrutmen karyawan.
4. Siapkan Ruangan dan Peralatan yang Memadai
Tips terakhir yang sebaiknya dilakukan oleh tim perekrutan adalah menyiapkan ruangan peralatan yang memadai. Ini termasuk platform meeting jika wawancara dilakukan secara online.
Pemilihan ruangan akan mempengaruhi efektif atau tidaknya wawancara yang akan dilakukan. Ruangan yang kondusif akan membuat proses wawancara menjadi lebih efektif.
Mempersiapkan ruangan juga termasuk ruangan dimana kandidat akan menunggu giliran wawancara.
Baca Juga: 7 Panduan Interview Kerja yang Harus HR tahu Dan Templatenya
Kesimpulan
Dari artikel di atas dapat diketahui bahwa tahapan interview kerja adalah bagian penting dimana akan menyaring kandidat terbaik sesuai kebutuhan perusahaan. Seperti halnya kandidat yang harus mempersiapkan wawancara dengan baik, tim perekrutan juga harus menyiapkan setiap tahapan interview ini dengan baik agar proses wawancara dapat berjalan dengan efektif.
Untuk memudahkan proses pengelolaan karyawan, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang didalamnya dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.
Tertarik menggunakan GajiHub? Yuk kunjungi tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.