Dalam rangka meningkatkan produktivitas tim dibutuhkan serangkaian proses yang disebut dengan workforce management. Ini merupakan bagian penting membangun interaksi dengan pelanggan dan menjaga kepuasan pelanggan.
Untuk menjaga workforce management ini digunakan contact center yang salah satu fungsinya adalah untuk membangun interaksi dengan pelanggan.
Lalu apa sebenarnya workforce management ini? Apa fungsi dan manfaat yang dimiliki oleh workforce management ini?
Pada artikel ini GakiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai workforce management mulai dari pengertian, fungsi, elemen, dan manfaatnya. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Pengertian Workforce Management?
Manajemen tenaga kerja atau workforce management (WFM) adalah serangkaian proses yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim. Dari call center hingga layanan kesehatan, banyak industri yang telah menggunakan workforce management untuk mengoptimalkan proses mereka dengan sukses.
Workforce management ini mencakup semua aktivitas yang diperlukan untuk mempertahankan tenaga kerja yang produktif. Metode ini terdiri dari berbagai teknik tenaga kerja termasuk:
- Manajemen sumber daya manusia (HRM)
- Manajemen sumber daya manusia (HCM)
- Manajemen kinerja
- Pengumpulan data
- Penganggaran dan prakiraan
Tugas manajemen tenaga kerja sering kali sangat mirip dengan tugas manajemen sumber daya manusia , yang merupakan kerangka kerja untuk merekrut, mengelola, dan mengembangkan nilai karyawan.
Perbedaan utama di antara keduanya adalah bahwa manajemen sumberdaya manusia bertujuan untuk memaksimalkan ROI sementara workforce management bertujuan untuk memaksimalkan kinerja dan produktivitas karyawan.
Baca Juga: Manajemen Skill: Pengertian, Contoh, dan Tips Meningkatkannya
Apa Fungsi dari Workforce Management?
Mulai dari perekrutan karyawan hingga peramalan, ada banyak bagian yang membentuk proses manajemen tenaga kerja.
Meskipun seorang manajer proyek tidak dapat mengelola semua tugas ini, akan sangat membantu untuk memastikan inisiatif utama berjalan dengan lancar dengan bermitra dengan para pemimpin departemen dan mengumpulkan umpan balik tim.
Hal ini sangat penting mengingat hampir 70% pekerja merasa bahwa mereka akan lebih siap untuk mencapai target jika mereka memiliki proses yang lebih jelas untuk mengelola pekerjaan.
Mari selami setiap elemen manajemen tenaga kerja dan cara kerjanya untuk menciptakan solusi yang dapat Anda terapkan untuk tim Anda:
1. Pelacakan waktu
Pelacakan waktu mungkin terlihat cukup sederhana, namun ada yang lebih dari sekadar pencatatan waktu. Pelacakan waktu tidak hanya baik untuk menganalisis efisiensi, namun juga membantu dalam mengidentifikasi pola lembur atau kekurangan waktu.
Menerapkan proses pelacakan waktu memastikan bahwa Anda:
- Melacak beban kerja di masa depan
- Mempekerjakan jumlah anggota tim yang sesuai
- Mendelegasikan tugas dengan benar
Pelacakan waktu yang efektif juga dapat membantu Anda meningkatkan kemampuan manajemen waktu dan menciptakan rutinitas harian yang produktif secara keseluruhan. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat manajemen kerja untuk melacak pekerjaan secara real time.
Dengan alat yang efektif dan praktik terbaik manajemen waktu yang baik, setiap anggota tim memiliki otonomi untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka.
Baca Juga: Performance Management Tools: Manfaat dan Contohnya
2. Penjadwalan staf
Selain pelacakan waktu, penting juga untuk memperkirakan dan menjadwalkan kebutuhan staf dengan tepat. Hal ini membantu menciptakan proses manajemen tenaga kerja yang sukses yang menawarkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Apakah Anda memiliki beberapa level staf dalam organisasi Anda atau mengelola tim pada level yang sama, penjadwalan karyawan bisa menjadi rumit.
Anda memerlukan sistem yang memperhitungkan variabel seperti liburan, ketersediaan, beban kerja, dan ketidakhadiran untuk membuat jadwal yang sesuai untuk seluruh tim.
Tanggung jawab penjadwalan WFM meliputi:
- Mengelola penjadwalan staf
- Menyelesaikan masalah kelebihan atau kekurangan staf
- Memperkirakan pertumbuhan tim
Dengan adanya sistem penjadwalan yang andal, perusahaan dapat yakin bahwa mereka tidak akan kekurangan staf selama masa-masa kritis atau kelebihan staf saat bisnis melambat.
3. Perkiraan dan penganggaran
Menganalisis data historis dapat membantu Anda memperkirakan kapan permintaan tenaga kerja berubah sehingga Anda dapat mengoptimalkan penempatan dan menyeimbangkan beban kerja. Sebagai contoh, toko ritel mungkin membutuhkan dua kali lebih banyak karyawan yang bekerja selama liburan daripada di luar musim.
Cara lain yang dapat Anda gunakan untuk menggunakan proses WFM untuk melakukan prakiraan atau workforce forecasting antara lain:
- Mengatasi tingkat perputaran karyawan yang tinggi
- Memperhitungkan “penyusutan” atau waktu yang tidak produktif yang dihabiskan
- Mempersiapkan hari atau acara khusus ketika beban kerja terpengaruh secara signifikan
Memeriksa data proyek sebelumnya untuk mendapatkan estimasi tenaga kerja dan sumber daya yang akurat
Anda juga dapat memasukkan perencanaan tenaga kerja ke dalam anggaran Anda. Bagi sebagian besar perusahaan, sumber daya manusia (karyawan Anda) mungkin merupakan pengeluaran yang paling mahal dan paling bervariasi.
Proses WFM mengotomatiskan penjadwalan, pertukaran shift, dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan untuk memastikan Anda tidak menghabiskan lebih dari yang Anda perlukan untuk biaya tenaga kerja. Faktanya, penelitian telah menunjukkan bahwa solusi manajemen tenaga kerja memiliki laba atas investasi tertinggi dari semua investasi teknologi SDM.
Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya
4. Ulasan karyawan
Meskipun tinjauan kinerja bisa memakan waktu, namun hal ini penting untuk mengevaluasi kinerja tim, produktivitas, dan pengalaman karyawan secara keseluruhan. Metrik ini juga dapat bermanfaat untuk mengukur kepuasan pelanggan berdasarkan kinerja anggota tim.
Mengelola kinerja tim melibatkan:
- Melacak pengalaman karyawan
- Mengukur produktivitas karyawan
- Mengukur pengalaman dan kepuasan pelanggan
Setiap tim memiliki cara yang berbeda dalam mengelola kinerja tim, meskipun melakukan tinjauan triwulanan adalah salah satu cara untuk mencapai hasil ini.
5. Penggajian dan tunjangan
Apakah Anda memiliki tim khusus untuk penggajian dan tunjangan atau tidak, ini adalah bagian penting lain dari rencana manajemen tenaga kerja yang lebih besar. Ini termasuk gaji dan tunjangan sehari-hari, namun juga bisa mencakup insentif tambahan yang Anda tawarkan kepada karyawan.
Ada berbagai tugas yang berasal dari penggajian, termasuk:
- Menganalisis biaya tenaga kerja
- Melacak cuti berbayar (PTO)
- Melacak lembar waktu
- Menawarkan insentif kepada karyawan seperti happy hour
Di luar kebutuhan untuk memproses gaji, meningkatkan penggajian dan tunjangan dapat menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan kinerja dan moral karyawan.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
6. Manajemen pelatihan
Membuat program pelatihan untuk karyawan baru dan yang sudah ada sangat penting untuk membangun tenaga kerja yang sukses. Anda tidak hanya harus membuat materi pelatihan untuk orientasi anggota baru, tetapi Anda juga harus memberikan kesempatan untuk pertumbuhan dan perkembangan yang berkelanjutan.
Materi pelatihan dapat mencakup:
- Materi orientasi
- Dukungan manajemen alat
- Berita industri
- Sumber daya pendidikan eksternal
Ketika membuat program pelatihan, penting untuk mengatur dokumen dan materi di ruang bersama di mana semua anggota tim dapat dengan mudah menemukan informasi. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan alat bantu digital atau bahkan folder bersama.
7. Kepatuhan terhadap peraturan
Sistem manajemen tenaga kerja dapat mempermudah kepatuhan terhadap undang-undang upah dan tenaga kerja, persyaratan lembur, dan kebijakan karyawan lainnya di daerah Anda.
Selalu tanyakan kepada tim hukum internal Anda untuk memastikan proses manajemen tenaga kerja Anda telah mempertimbangkan semua pertimbangan yang diperlukan.
Baca Juga: Mengenal Optimalisasi Tenaga Kerja, Contoh, Manfaat, dan Strateginya
Apa Saja Elemen dalam Workforce Management?
Dalam memberikan dukungan manajemen sumber daya manusia, workforce management memiliki beberapa elemen penting di dalamnya. Berikut elemen penting workforce management tersebut:
1. Penjadwalan dan pelacakan waktu
Bagian paling dasar dari workforce management adalah kemampuan untuk melacak waktu kerja karyawan Anda serta mendelegasikan tugas dengan cara yang paling efisien.
Tidak semua orang akan masuk kerja tepat waktu. Jadi, untuk mengurangi kesalahan dan ketidaksesuaian di sisi penggajian, Anda perlu menggunakan perangkat lunak yang sesuai dengan keunikan industri Anda.
Misalnya, jika Anda bergerak di bidang perbaikan sistem HVAC, perangkat lunak manajemen layanan lapangan akan sangat berguna dalam melacak jadwal dan mengurangi kesalahan.
2. Komunikasi dan manajemen proyek
Komponen utama dalam manajemen tenaga kerja adalah memastikan bahwa setiap orang secara aktif berkolaborasi dalam satu proyek. Komunikasi merupakan bagian integral dalam hal ini, jadi Anda perlu menciptakan lingkungan yang sangat responsif dan kolaboratif bagi karyawan Anda sehingga mereka tahu apa yang akan mereka lakukan.
Aplikasi seperti Slack, Trello, dan Podio sangat bagus untuk menjaga kekompakan dan melacak kemajuan setiap anggota tim. Aplikasi hebat lainnya untuk kolaborasi termasuk software HRIS GajiHub, yang sama hebatnya dalam hal memantau waktu kerja dan mengelola seluruh alur kerja.
Bagaimanapun juga, menggunakan alat yang tepat akan membantu Anda menghemat waktu dan energi serta mengurangi kesalahan yang merugikan karena redundansi.
Baca Juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya
3. Mentorship
Konsep manajemen tenaga kerja telah berubah selama bertahun-tahun. Jika di masa lalu, orang mengukur efisiensi tenaga kerja dari segi output, perusahaan modern lebih menekankan pada pemberian bimbingan dan arahan kepada seluruh tim.
Mentoring menjadi sangat penting karena organisasi mulai menghargai dimensi emosional dari manajemen tenaga kerja dan peran mentor di dalamnya. Dengan adanya program bimbingan, pekerja yang berpengalaman dapat berbagi pengetahuan dan memberdayakan pekerja baru dalam menghasilkan ide-ide berharga yang dapat bermanfaat bagi seluruh organisasi.
4. Pengembangan keterampilan
Memang, waktu terus berubah dan karyawan Anda harus mencari setiap kesempatan untuk mengikuti tuntutan teknologi baru. Sejalan dengan hal ini, organisasi Anda dapat banyak membantu dengan memberikan pelatihan keterampilan dan melacak karyawan saat mereka menaiki jenjang profesional mereka.
Hal ini juga memberikan banyak manfaat berharga saat organisasi Anda bersaing untuk mendapatkan bagian pasar yang besar. Memang, hanya dengan tenaga kerja yang modern, perusahaan Anda akan terus maju.
Baca Juga: Biaya Tenaga Kerja: Pengertian, Jenis, dan Cara Menghematnya
Apa Manfaat dari Workforce Management?
Menerapkan proses workforce management yang kuat dapat membantu tim Anda merasa diberdayakan untuk memberikan dampak.
Di dunia yang sempurna di mana semua bagian dari proses workforce management yang sukses sudah tersedia, Anda akan melihat dampak positif pada berbagai tugas dan departemen. Berikut ini adalah beberapa manfaat manajemen tenaga kerja terbaik:
1. Peningkatan produktivitas
Produktivitas mencapai titik tertinggi ketika pekerjaan didelegasikan dan dikomunikasikan dengan benar. Dengan memperkirakan beban kerja, melacak waktu, membayar secara adil, dan mengkomunikasikan kinerja, manajemen tenaga kerja dapat membantu produktivitas tim berkembang.
Dengan peningkatan produktivitas, tim Anda tidak hanya akan melihat peningkatan dalam jumlah pekerjaan yang dihasilkan, namun juga dalam kualitas pekerjaan. Ini merupakan keuntungan bagi organisasi dan anggota tim secara individu.
2. Komunikasi yang efektif
Proses workforce management yang efisien dapat meningkatkan komunikasi dan kemandirian, terutama saat bekerja dengan banyak tim. Meskipun satu orang mungkin bertanggung jawab atas sebagian besar tugas WFM, doronglah para pemangku kepentingan utama di seluruh organisasi Anda untuk berbagi pengamatan dan umpan balik untuk proses yang lebih efektif.
Dengan strategi WFM yang menghubungkan tugas, alur kerja, dan sistem, Anda dapat merampingkan saluran komunikasi dan mengurangi beban tim komunikasi internal Anda.
Komunikasi yang efektif tidak hanya akan membantu meningkatkan kolaborasi tim, namun juga dapat membantu pekerjaan tetap berada di jalur yang benar dan memenuhi standar kualitas.
3. Meningkatkan semangat kerja
Semangat kerja tim dapat dipengaruhi oleh sejumlah variabel-baik secara negatif maupun positif. Entah itu karena beban kerja, gaji dan tunjangan, penjadwalan, atau semua faktor ini, semangat kerja dapat membuat atau menghancurkan tim yang produktif.
Untungnya, ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan semangat kerja dengan bantuan rencana manajemen tenaga kerja. Rasa ingin tahu dan empati menciptakan dinamika yang menarik antara manajer dan anggota tim.
Atribut-atribut sederhana namun kuat ini dapat membantu meningkatkan lingkungan kerja secara keseluruhan untuk tim Anda dan berkontribusi pada semangat kerja yang tinggi.
Baca Juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?
4. Maksimalisasi sumber daya
Dengan peningkatan produktivitas dan komunikasi serta pelacakan yang lebih baik, Anda akan dapat memaksimalkan pemanfaatan sumber daya. Hal ini tidak hanya akan meningkatkan jumlah pekerjaan yang dapat Anda hasilkan, namun juga akan menurunkan biaya tenaga kerja.
Sumber daya dapat berupa apa saja, mulai dari produk berwujud hingga sesuatu yang tidak berwujud seperti waktu-keduanya tak ternilai harganya dan tidak boleh disia-siakan.
5. Mengurangi biaya
Mengotomatiskan pelacakan waktu, penjadwalan, dan penghitungan gaji tidak hanya menghemat waktu kerja manajer dan departemen penggajian, namun juga menghilangkan kesalahan manusia yang mahal dan risiko kepatuhan.
Waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang membosankan ini kemudian dapat digunakan untuk hal-hal yang lebih produktif.
Proses manajemen tenaga kerja juga memberikan organisasi data yang mereka butuhkan untuk menyesuaikan tingkat kepegawaian sesuai kebutuhan. Ketika perusahaan dapat memperkirakan naik turunnya beban kerja mereka, mereka dapat mengurangi biaya tenaga kerja dan lembur yang tidak direncanakan.
6. Pekerjaan yang berkualitas
Pada akhirnya, kualitas yang Anda keluarkan akan menghasilkan apa yang Anda dapatkan. Jadi, jika kualitas Anda tidak sesuai standar, Anda tidak akan melihat aliran pendapatan yang signifikan. Itulah mengapa meningkatkan kualitas merupakan bagian penting dari manajemen tenaga kerja.
Apakah Anda yakin kualitas pekerjaan Anda sudah yang terbaik atau belum, selalu ada ruang untuk perbaikan. Pengoptimalan proses dapat berupa apa saja, mulai dari perubahan produk hingga pengembangan situs web dan lainnya. Kemungkinannya benar-benar tidak terbatas.
Baca Juga: Tenaga Kerja Terlatih: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai workforce management yang bisa menjadi referensi Anda untuk meningkatkan interaksi dan menjaga kepuasan pelanggan. Workforce management ini dapat Anda temukan dalam software payroll dan aplikasi HRIS GajiHub.
GajiHub menjadi pilihan terbaik untuk manajemen tenaga kerja yang lebih baik. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang akan membantu memudahkan pengelolaan tenaga kerja di perusahaan Anda.
Dengan GajiHub, Anda akan mendapatkan berbagai fitur yang akan membawa kemudahan dalam pengelolaan karyawan. Mulai dari pengelolaan kehadiran, pengelolaan penggajian, pengelolaan BPJS, pengelolaan PPh 21, pengelolaan izin dan cuti, dan lainnya semuanya ada dalam GajiHub.
Tertarik menggunakan GajiHub untuk manajemen tenaga kerja yang lebih baik? Anda bisa mulai menggunakan GajiHub di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari!
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024