Seorang sekretaris memiliki peran penting dalam memastikan berbagai tugas administrasi dan operasional kantor berjalan dengan lancar.
Sebagai sekretaris, Anda akan menjadi orang yang membantu atasan dan tim dalam mengelola pekerjaan sehari-hari, mulai dari mengatur jadwal hingga menangani dokumen penting.
Itulah mengapa seorang sekretaris perlu memiliki berbagai skill agar dapat bekerja secara efektif.
Tuga seorang sekretaris sendiri dapat bervariasi tergantung pada jenis perusahaan atau industri tempat Anda bekerja.
Namun, secara umum, ada beberapa tugas utama yang selalu menjadi bagian dari pekerjaan seorang sekretaris.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas tugas sekretaris, skill penting yang harus dimiliki, persyaratan, hingga gajinya.
Apa yang Dimaksud dengan Sekretaris?
Sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang bertanggung jawab dalam mengelola berbagai tugas kantor, mengatur dokumen, serta membantu menjalankan prosedur dan operasional perusahaan.
Tugas seorang sekretaris bisa mencakup berbagai hal, tergantung tempat mereka bekerja.
Misalnya, sekretaris di perusahaan swasta mungkin lebih berfokus pada manajemen dokumen dan koordinasi jadwal para eksekutif.
Sementara itu, sekretaris di firma hukum tugasnya bisa meliputi penyusunan dokumen hukum dan koordinasi dengan klien.
Dengan tanggung jawab yang luas, seorang sekretaris harus memiliki skill komunikasi yang baik, kemampuan organisasi yang tinggi, serta pemahaman terhadap sistem administrasi.
Baca Juga: Ketahui Macam-Macam Job Desk Administrasi di Berbagai Bidang
Apa Saja Tugas Seorang Sekretaris?
Sekretaris memiliki banya tugas yang mencakup aspek administrasi dan operasional dalam sebuah perusahaan.
Berikut adalah beberapa tugas utama mereka:
1. Menjawab dan Meneruskan Panggilan Telepon
Sekretaris biasanya bertanggung jawab untuk menerima telepon masuk dan meneruskannya ke orang yang tepat.
Sebagai sekretaris, Anda harus bisa menyaring panggilan yang penting dan mendesak serta mencatat pesan jika orang yang dituju sedang tidak tersedia.
Misalnya, seorang sekretaris di firma hukum sering menerima panggilan dari klien terkait kasus mereka dan harus memastikan panggilan tersebut diarahkan ke pengacara yang tepat.
2. Mengelola dan Mendistribusikan Pesan
Tugas penting lainnya adalah menyusun dan menyampaikan memo, catatan, atau pesan kepada orang yang berkepentingan.
Itulah mengapa sekretaris perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik agar dapat menyampaikan informasi dengan jelas.
Misalnya, seorang sekretaris eksekutif yang bekerja untuk CEO perlu memilah pesan yang paling mendesak untuk segera ditindaklanjuti.
3. Menjadwalkan Agenda Perusahaan
Sekretaris sering bertanggung jawab dalam mengatur jadwal dan agenda para eksekutif atau tim dalam perusahaan.
Dengan kata lain, Anda harus memastikan semua pertemuan, rapat, dan konferensi terjadwal dengan baik serta mengingatkan pihak-pihak terkait.
Misalnya, sekretaris di sebuah digital advertisement harus mengatur jadwal pertemuan klien, vendor, dan influencer agar tidak terjadi bentrokan.
Baca Juga: 10 Contoh Agenda Rapat dan Cara Menyusunnya
4. Mengelola Dokumen dan Arsip
Sekretaris bertugas menyusun, menyimpan, dan mengatur dokumen agar mudah diakses saat dibutuhkan.
Dalam banyak perusahaan, dokumen kini disimpan dalam format digital, sehingga sekretaris juga harus memiliki keterampilan dalam mengelola sistem penyimpanan digital.
Misalnya, sekretaris di bidang medis harus memastikan catatan medis pasien tersimpan dengan rapi dan aman.
5. Menyambut Klien dan Tamu Bisnis
Selain tugas administratif, sekretaris juga bertindak sebagai resepsionis.
Anda perlu menyambut klien yang datang ke kantor, memberikan informasi awal, serta membantu mereka merasa nyaman.
Seorang asisten eksekutif, misalnya, harus menyambut tamu bisnis dengan ramah dan profesional agar mencerminkan citra positif perusahaan.
Baca Juga: Manajemen Klien: Pengertian, Manfaat dan Keterampilannya
6. Mencatat Informasi Keuangan
Sekretaris juga dapat ditugaskan untuk mendokumentasikan pengeluaran, pendapatan, atau data keuangan lainnya.
Misalnya, sekretaris di perusahaan penjualan harus mencatat laporan pendapatan tim penjualan serta biaya operasional agar laporan keuangan perusahaan tetap terorganisir dengan baik.
7. Mengelola dan Memesan Perlengkapan Kantor
Sekretaris bertanggung jawab untuk memastikan persediaan perlengkapan kantor tetap mencukupi.
Sebagai sekretaris, Anda harus mencatat stok barang seperti kertas, tinta printer, alat tulis, dan lainnya, serta memesan kembali jika stok mulai menipis.
8. Mengatur dan Menyelenggarakan Rapat
Selain menjadwalkan rapat, sekretaris juga bertugas memastikan rapat berjalan dengan lancar.
Artinya, Anda akan bertanggung jawab atas persiapan dokumen, mengatur tempat rapat, serta mencatat poin-poin penting selama pertemuan berlangsung.
Misalnya, seorang sekretaris eksekutif harus memastikan CEO memiliki semua informasi yang diperlukan sebelum bertemu dengan klien penting.
Baca Juga: Tips Mengadakan Rapat Kerja yang Efektif dan Efisien
9. Membantu Eksekutif dalam Proyek-Proyek Tertentu
Terkadang, sekretaris diminta untuk membantu dalam proyek-proyek khusus yang dikelola oleh atasan mereka.
Jadi, Anda mungkin harus menyiapkan laporan, mengatur dokumen, atau bahkan melakukan riset terkait proyek yang sedang berlangsung.
10. Mengawasi Staf dan Karyawan Baru
Tugas sekretaris selanjutnya membimbing dan melatih karyawan baru, terutama dalam hal administrasi dan prosedur kerja di perusahaan.
Anda perlu membantu memastikan bahwa staf baru memahami sistem kerja dan kebijakan perusahaan dengan baik.
11. Berkoordinasi dengan Perusahaan atau Organisasi Lain
Dalam beberapa situasi, sekretaris harus menjalin komunikasi dengan pihak eksternal seperti vendor, mitra bisnis, atau organisasi lain.
Misalnya, sekretaris di perusahaan manufaktur harus menghubungi kontraktor atau desainer untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana.
Baca Juga: Komunikasi Eksternal: Manfaat, Jenis, dan Cara Mengembangkan
12. Menjalankan Prosedur Administratif
Sekretaris juga bertanggung jawab untuk memastikan prosedur administratif perusahaan berjalan dengan baik.
Anda mungkin harus menyusun pedoman kerja, mengembangkan sistem pengarsipan, atau mengatur tata cara komunikasi internal agar lebih efisien.
Dengan banyaknya tugas yang harus dilakukan, seorang sekretaris harus memiliki skill komunikasi, organisasi, dan manajemen waktu yang baik agar dapat bekerja secara efektif.
Baca Juga: Tugas Admin HRD dan Skill yang Dibutuhkan
Apa Saja Skill Penting untuk Seorang Sekretaris?
Dengan banyaknya tugas sekretaris, mereka harus memiliki sejumlah skill penting untuk bisa bekerja secara efektif, yaitu:
1. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Seorang sekretaris harus bisa berkomunikasi dengan jelas karena tugasnya melibatkan banyak interaksi dengan tim, klien, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya.
Selain itu, mengelola tugas administratif juga membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik, terutama karena sekretaris sering berperan dalam mengawasi berbagai proses kerja.
2. Mahir Menggunakan Teknologi
Di era digital, hampir semua pekerjaan administratif dilakukan menggunakan komputer dan berbagai software,
Oleh karena itu, sekretaris perlu menguasai teknologi, mulai dari komputer, laptop, hingga aplikasi khusus seperti pengolah kata, email, kalender, dan platform penjadwalan.
Baca Juga: 12 Digital Savvy Skills yang Perlu Dikuasai dan Tipsnya
3. Profesional dan Ramah
Sebagai orang yang sering berhubungan langsung dengan klien dan rekan kerja, sekretaris harus selalu bersikap profesional, sopan, dan ramah.
Hal ini disebabkan karena Anda akan dianggap sebagai wajah perusahaan, sehingga penting untuk menjaga sikap dan memberikan layanan terbaik.
4. Terampil dalam Mengatur dan Mengelola Dokumen
Sekretaris menangani banyak informasi setiap hari, seperti jadwal rapat, dokumen penting, dan database perusahaan.
Oleh karena itu, Anda harus bisa mengatur dan mengelola semua informasi dengan rapi agar pekerjaan berjalan lancar.
5. Manajemen Waktu yang Baik
Karena sering menangani banyak tugas sekaligus, sekretaris harus bisa mengatur waktu dengan baik.
Kemampuan untuk menyusun jadwal, menentukan prioritas, dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu sangat penting dalam peran ini.
Baca Juga: 6 Strategi Manajemen Waktu untuk Tingkatkan Produktivitas
6. Cepat Menyelesaikan Masalah
Sekretaris sering menghadapi berbagai kendala, seperti perubahan jadwal mendadak atau klien yang sulit.
Itulah mengapa Anda harus memiliki kemampuan berpikir cepat dan problem solving dengan cara yang efektif.
7. Mampu Merencanakan dengan Baik
Seorang sekretaris perlu memiliki kemampuan merencanakan berbagai hal, mulai dari jadwal kerja tim, penyediaan perlengkapan kantor, hingga proses onboarding karyawan baru.
Dengan perencanaan yang matang, pekerjaan menjadi lebih terorganisir dan efisien.
8. Bersikap Proaktif
Sekretaris yang baik tidak hanya menunggu perintah, tetapi juga bisa mengambil inisiatif untuk menyelesaikan pekerjaan lebih awal.
Sikap proaktif ini membantu menghindari masalah yang bisa menghambat jalannya operasional kantor.
Baca Juga: Inisiatif Adalah: Pengertian, Tujuan, dan Cara Meningkatkan
9. Menjaga Kerahasiaan
Karena sering menangani informasi penting dan dokumen rahasia, sekretaris harus bisa menjaga kepercayaan perusahaan dengan tidak menyebarkan informasi yang bersifat pribadi atau sensitif.
Keterampilan ini sangat dihargai dan dapat meningkatkan peluang mendapatkan posisi yang lebih baik.
Baca Juga: 10 Jenis dan Cara Mengatasi Distraksi Saat Bekerja + Tipsnya
Apa Saja Persyaratan Menjadi Seorang Sekretaris?
Syarat menjadi seorang sekretaris bisa berbeda-beda tergantung industri, perusahaan, dan tingkat tanggung jawab.
Namun, secara umum, berikut adalah beberapa persyaratan yang sering dibutuhkan:
- Minimal lulusan SMA atau setara
- Sertifikat atau diploma di bidang administrasi perkantoran, administrasi bisnis, atau bidang terkait
- Gelar sarjana di bidang yang relevan mungkin lebih disukai atau menjadi syarat untuk posisi tertentu
- Menguasai Microsoft Office dan aplikasi komputer lainnya
- Kecepatan mengetik minimal 40 kata per menit
- Memahami prosedur dan etika kantor
- Memiliki wawasan tentang industri dan organisasi
- Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik
- Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang baik
- Teliti dan memiliki ketepatan dalam bekerja
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim
- Kemampuan multitasking dan menentukan prioritas kerja
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan menghadapi tenggat waktu
- Mampu beradaptasi dengan perubahan kebutuhan dan situasi kerja
Baca Juga: Tugas Kasir, Skill Penting yang Harus Dimiliki, dan Kisaran Gajinya
Berapa Gaji Seorang Sekretaris di Indonesia?
Gaji sekretaris di Indonesia bervariasi tergantung lokasi, pengalaman, dan perusahaan tempat bekerja.
Menurut informasi dari Jobstreet, gaji bulanan sekretaris di DKI Jakarta berkisar antara Rp 6.000.000 – Rp 9.000.000.
Berikut rata-rata gaji sekretaris di beberapa kota besar:
- Jakarta Barat & Tangerang – Rp 7,3 juta
- Jakarta Pusat – Rp 7 juta
- Jakarta Utara – Rp 6,8 juta
- Jakarta Selatan – Rp 6,5 juta
- Jakarta Timur – Rp 6,4 juta
- Bogor – Rp 6,3 juta
- Bekasi & Surabaya – Rp 5,5 juta
- Bandung – Rp 4,3 juta
Baca Juga: Berapa Gaji Customer Service di Indonesia? Ini Rata-ratanya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa sekretaris memegang peran krusial dalam menjalankan operasional dan administrasi perusahaan.
Tugasnya mencakup berbagai aspek, mulai dari mengatur jadwal, mengelola dokumen, hingga berkomunikasi dengan klien dan pihak eksternal.
Untuk menjalankan tugas-tugas tersebut, seorang sekretaris perlu memiliki skill seperti komunikasi yang baik, kemampuan organisasi, manajemen waktu, serta tech savvy.
Persyaratan untuk menjadi sekretaris umumnya meliputi latar belakang pendidikan minimal SMA atau diploma di bidang administrasi, serta penguasaan aplikasi komputer seperti Microsoft Office.
Untuk meningkatkan efisiensi sekretaris, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software absensi dari GajiHub.
Melalui software ini, baik sekretaris maupun tim HR dapat lebih mudah dalam mengelola jadwal karyawan dengan lebih baik.
Terlebih jika perusahaan Anda menerapkan peraturan jam kerja yang beragam atau memiliki pembagian shift.
Karyawan juga dapat melihat jadwal kerja mereka melalui aplikasi GajiHub yang tersedia di Google Playstore dan Apps Store.
Tak hanya itu, software ini juga memungkinkan berbagai tugas HR, seperti presensi, payroll, cuti dan sebagainya dikelola dalam 1 platform yang sudah terintegrasi.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Kepemimpinan Visioner: Karaketristik, Kelebihan, dan Tipsnya - 14 February 2025
- 12 Tugas Sekretaris, Skill Penting, Gaji, dan Persyaratannya - 13 February 2025
- 11 Interpersonal Skill Penting dan Tips Meningkatkannya - 13 February 2025