Tips manajemen penggajian menjadi hal yang wajib diketahui oleh bisnis agar bisa melakukan proses penggajian dengan mudah.
Ini dilakukan untuk mencegah keterlambatan pembayaran gaji karyawan.
Keterlambatan pembayaran gaji nyatanya tidak hanya merugikan karyawan yang bersangkutan, tetapi juga bisa memberikan kerugian kepada perusahaan.
Karyawan yang tidak dibayar tepat waktu atau yang gajinya salah hitung akan segera mulai mencari pekerjaan baru, yang membuat bisnis memiliki posisi kosong dan menumpuk biaya perputaran, yang dapat mencapai 1,5 hingga 2 kali lipat dari gaji karyawan.
Singkatnya, penggajian adalah area bisnis di mana organisasi tidak boleh melakukan kesalahan.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai tips manajemen penggajian. Baca selangkapnya hanya di bawah ini:
Apa Pengertian Manajemen Penggajian?
Manajemen penggajian mengacu pada semua proses yang terkait dengan administrasi dokumen, laporan, dan proses terkait penggajian bisnis.
Dengan kata lain, manajemen penggajian adalah semua pekerjaan administratif di balik penggajian yang harus diselesaikan sebelum, selama, dan setelah penghitungan upah, gaji, dan potongan.
Tugas-tugas yang terkait dengan manajemen penggajian berkisar dari pengajuan jaminan sosial dan nomor identifikasi pajak yang diperlukan hingga mengumpulkan informasi karyawan yang diperlukan untuk memproses penggajian hingga menyimpan catatan penggajian yang terperinci.
Hal ini juga melibatkan pengaturan sistem penggajian dan mengembangkan prosedur penggajian yang paling sesuai untuk bisnis.
Baca Juga: Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya
Apa Saja Tips Manajemen Penggajian untuk Bisnis?
Dengan beragamnya peraturan hukum, jumlah langkah pemrosesan, dan semua tugas tambahan yang diperlukan dalam proses penggajian, mudah dipahami mengapa manajemen penggajian menjadi tantangan bagi bisnis, khususnya bisnis kecil dan startup.
Agar manajemen penggajian Anda dapat berjalan dengan baik dibutuhkan tips manajemen penggajian.
Berikut beberapa tips manajemen penggajian yang dapat Anda terapkan untuk bisnis Anda:
1. Selesaikan semua proses pendaftaran
Setiap negara mungkin memiliki aturan yang berbeda tentang berapa banyak proses registrasi yang diperlukan untuk menyiapkan penggajian, namun semuanya memiliki satu kesamaan.
Semuanya harus diselesaikan sebelum bisnis dapat mulai memproses penggajian.
Organisasi yang gagal melakukannya akan mengalami hambatan besar di kemudian hari, yang akan mengakibatkan pekerjaan tambahan, stres, dan waktu pemrosesan penggajian yang lebih lama .
Sebaliknya, jika semua pendaftaran telah diselesaikan, maka tidak ada rintangan untuk menjalankan penggajian pertama dan pajak yang dipotong serta potongan dari upah dan gaji karyawan dapat dilaporkan dan dikirimkan ke pihak berwenang dengan segera.
2. Pilih periode pembayaran
Ada beberapa periode gaji yang dapat dipilih oleh pengusaha, mulai dari harian, mingguan, dua mingguan, setengah bulanan, atau bulanan.
Periode gaji, yang juga dikenal sebagai jadwal gaji, menggambarkan seberapa sering karyawan dibayar.
Di sebagian besar negara, frekuensi penggajian diatur oleh hukum, biasanya mewajibkan pemberi kerja untuk membayar karyawan mereka setidaknya sekali per bulan, seperti yang terjadi di Jepang, misalnya.
Namun, bukan hanya batasan hukum yang perlu diingat oleh bisnis ketika memilih jadwal pembayaran.
Misalnya, membayar karyawan dalam interval yang lebih pendek dari yang ditetapkan oleh hukum adalah hal yang lazim, sehingga menawarkan periode gaji yang lebih pendek mungkin diperlukan untuk membantu menarik talenta, karena karyawan lebih suka dibayar lebih sering.
Namun, semakin sering Anda memproses penggajian, semakin banyak waktu yang harus Anda investasikan untuk memproses penggajian.
Dan karena waktu selalu menjadi barang berharga bagi pendiri startup dan pemilik usaha kecil, keputusan ini harus diambil dengan bijak.
Terutama karena tim akan terus berkembang di masa depan, sehingga semakin sulit untuk mengimbangi siklus penggajian yang semakin pendek.
Di sini yang harus Anda lakukan adalah mengikuti perkembangan periode penggajian yang ada di Indonesia dan mengikuti ketentuan yang telah dibuat oleh pemerintah.
Ada banyak negara yang saat ini sedang berupaya memodernisasi infrastruktur penggajian mereka dan menerapkan sistem baru bagi bisnis untuk mengirimkan dan melaporkan pajak penghasilan yang dipotong dan kontribusi jaminan sosial.
Perubahan ini sering kali disertai dengan persyaratan penggajian dan pelaporan baru yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika mereka ingin menghindari sanksi yakni berupa denda.
Pastikan Anda mengikuti semua ketentuan yang dibuat oleh pemerintah, termasuk ketentuan terkait UMP dan UMK yang ditetapkan pemerintah setiap tahunnya.
Baca Juga: Pedoman Penggajian Sesuai Undang-Undang di Indonesia
3. Sesuaikan pembayaran gaji dengan jam kerja dan beban kerja
Selain harus menyesuaikan dengan UMP atau UMK yang ditentukan oleh pemerintah, tips manajemen penggajian selanjutnya adalah menyesuaikan pembayaran gaji dengan jam kerja dan beban kerja.
Setiap karyawan pastinya ingin digaji sesuai dengan jam kerja dan beban kerja yang dimiliki.
Jika ini tidak bisa dipenuhi oleh perusahaan, karyawan akan mencari pekerjaan di perusahaan lain sehingga mendapatkan gaji yang layak sesuai beban kerja dan jam kerja.
Pembayaran gaji yang sesuai ini juga menjadi pertimbangan ketika kandidat melamar pekerjaan.
Jadi pastikan Anda memberikan gaji yang sesuai dengan jam kerja dan beban kerja yang dimiliki.
4. Mengklasifikasikan karyawan
Tips manajemen penggajian selanjutnya adalah mengklasifikasikan karyawan.
Kesalahan klasifikasi karyawan menjadi hal yang umum terjadi pada bisnis dari berbagai skala, dan konsekuensi dari salah mengklasifikasikan karyawan lebih dari sekadar reputasi buruk yang didapatkan perusahaan.
Yang tidak disadari oleh banyak perusahaan adalah bahwa klasifikasi pekerja juga berdampak langsung pada penggajian.
Karyawan dengan status full time pastinya mendapatkan gaji yang berbeda dengan karyawan yang bekerja secara part time atau freelance.
Ini termasuk pada karyawan dengan status karyawan kontrak dan karyawan tetap.
4. Tentukan uang lembur dan bonus
Ketika karyawan Anda melakukan pekerjaan melebihi jam kerja yang ditentukan, Anda harus memberikan upah atau uang lembur.
Ini termasuk ketika karyawan mencapai target pekerjaan, maka berikan bonus kepada karyawan.
Ini bisa menjadi cara untuk memberikan semangat kepada karyawan untuk bekerja dengan lebih baik.
Baca Juga: 15 Kesalahan Manajemen HR yang Wajib Anda Ketahui
5. Tentukan tunjangan yang didapatkan karyawan
Setelah menentukan uang lembur dan bonus yang didapatkan karyawan, Anda juga perlu menentukan berapa tunjangan yang didapatkan karyawan.
Tunjangan sendiri dibagi menjadi dua jenis yakni tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap.
Tunjangan tetap diberikan kepada karyawan dengan jumlah yang pasti setiap bulannya, misalnya tunjangan perumahan, tunjangan keluarga, dan lainnya.
Sedangkan tunjangan tidak tetap diberikan dengan jumlah tidak tetap setiap bulannya, misalnya tunjangan kehadiran, tunjangan makan, tunjangan transportasi, dan lainnya.
6. Buat kalender penggajian
Tips manajemen penggajian selanjutnya adalah dengan membuat kalender penggajian.
Kalender penggajian akan menjadi pencatatan kapan gaji karyawan harus dibayarkan dan ini harus terjadwal sesuai periode penggajian yang dimiliki.
Kalender penggajian ini akan membantu Anda mengetahui kapan waktu Anda harus membayarkan gaji karyawan dan mencegah terjadinya keterlambatan pembayaran gaji.
Baca Juga: 10 Manfaat Sistem Penggajian Otomatis dan Contoh Softwarenya
7. Jangan lupa tentang catatan penggajian
Karena terburu-buru menyelesaikan penggajian, banyak organisasi yang mengabaikan satu aspek penting dalam proses ini, yaitu perlunya menyimpan catatan penggajian karyawan.
Meski tampaknya sepele, namun pencatatan penggajian ini sangat penting untuk laporan bisnis Anda, khususnya yang berhubungan dengan pajak.
Pencatatan penggajian yang akurat akan memberikan wawasan yang tentang kinerja, produktivitas, dan aktivitas karyawan pada sebuah bisnis.
Di sini Anda dapat memberikan slip gaji kepada karyawan sebagai catatan penggajian yang dimiliki oleh karyawan.
Pemberian slip gaji ini sangatlah penting karena nantinya dapat digunakan oleh karyawan untuk pelaporan pajak penghasilan.
8. Gunakan software penggajian
Tips manajemen penggajian selanjutnya yang dapat Anda lakukan adalah menggunakan software penggajian.
Software penggajian atau software payroll menjadi pilihan terbaik yang memudahkan pengelolaan penggajian di perusahaan Anda.
Software payroll ini merupakan otomatisasi proses penggajian dimana ketika Anda menggunakan software payroll ini, Anda tidak perlu lagi melakukan pencatatan penggajian secara manual karena semua proses penggajian dilakukan secara otomatis.
Baca Juga: Pembukuan Gaji Karyawan: Cara Membuat, dan Contohnya
Apa Saja Data yang Dibutuhkan untuk Manajemen Penggajian?
Dalam membayarkan gaji kepada karyawan, bisnis membutuhkan data-data untuk mendukungnya.
Berikut 2 (dua) jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung manajemen penggajian bisnis Anda:
1. Data konstan
Data konstan merupakan data yang ada dalam sistem penggajian yang tidak berubah dan selalu tetap.
Data ini hanya perlu dimasukan satu kali yakni di awal dan tidak perlu dimasukan ke sistem secara berkala pada saat pembayaran gaji karyawan.
Data-data konstan ini seperti:
- Nama karyawan
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
- Status pernikahan dan jumlah tanggungan
- Jumlah penghasilan tidak kena pajak
- Jumlah gaji katyawan
- Divisi tempat kerja
- Pembayaran iuran BPJS
2. Data variabel
Berbeda dengan data konstan yang tidak berubah setiap periode pembayaran, data variabel merupakan data tidak tetap yang dapat berubah setiap periode pembayaran gaji.
data-data variabel ini terdiri dari:
- Jumlah jam kerja atau hari kerja karyawan
- Jumlah cuti, izin, dan sakit
- Jumlah hari libur
- Potongan pajak komulatif
Baca Juga: 7 Cara Memilih Software Payroll Terbaik dan Rekomendasinya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai tips manajemen penggajian untuk Anda.
Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa manajemen penggajian menjadi hal yang penting untuk dilakukan bisnis, karena ini akan memudahkan pengelolaan gaji dan memastikan pembayaran gaji sesuai dengan regulasi yang ada di Indonesia.
Untuk memudahkan proses penggajian, pastikan Anda menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan penggajian karyawan.
Selain dapat digunakan untuk mengelola penggajian karyawan, GajiHub juga mendukung kemudahan pengelolaan karyawan melalui fitur-fitur yang dimilikinya.
Misalnya dengan fitur cuti dan izin, dimana Anda bisa dengan mudah mengelola pengajuan cuti dan izin karyawan tanpa ribet.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Insentif Adalah: Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya - 23 December 2024
- Pajak Gaji Berapa Persen? Berikut Besarannya Sesuai Regulasi - 20 December 2024
- 25 Rekomendasi Kerja Online yang Wajib Anda Coba - 20 December 2024