Email saat ini menjadi media komunikasi yang cukup efektif dalam dunia kerja. Email dianggap sebagai media yang tepat karena tidak mengganggu privasi Anda, khususnya dalam hubungan atasan dan bawahan. Nah, lalu bagaimana tips komunikasi melalui email yang efektif?
Kenyataannya tidak semua penerima email bersedia membaca dan membalas email yang Anda kirimkan. Terlebih jika Anda mengirimkan pesan ini ke atasan Anda. Anda membutuhkan tips komukasi melalui email yang efektif agar Anda tetap mendapatkan kesan sopan dan profesional.
Lalu apa saja tips komunikasi melalui email yang bisa Anda lakukan? Mengapa penting melakukan komunikasi email yang efektif di tempat kerja?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai tips komunikasi melalui email. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Mengapa Komunikasi Email yang Efektif Penting di Tempat Kerja?
Hampir tidak mungkin membayangkan masa sebelum adanya email. Email pertama kali dikirim pada tahun 1971, dan sejak saat itu, surat elektronik ini telah menguasai dunia.
Sekitar 300 miliar email dikirim setiap hari dan angka ini akan terus bertambah. Saat ini, hampir 4 miliar orang di dunia memiliki akun email – lebih dari separuh populasi global.
Lebih banyak akun email berarti lebih banyak email. Rata-rata pekerja menerima 121 email per hari, yang berarti email Anda harus menonjol, atau kemungkinan besar akan diabaikan.
Tetapi menulis email yang efektif itu mudah, bukan? Salah. Para peneliti yang mempelajari pemahaman email telah menemukan bahwa ada beberapa masalah serius – dan umum – yang dapat mempengaruhi komunikasi email.
Mereka telah mengklasifikasikan masalah email yang umum terjadi ke dalam kategori berikut ini:
- Tidak mengenal satu sama lain
- Kesulitan dalam berhubungan
- Kurangnya kepercayaan
- Kurangnya petunjuk interpersonal
- Penurunan kualitas komunikasi
- Ketidaknyamanan emosional dan psikologis
Temuan-temuan tersebut menyoroti betapa pentingnya menyampaikan pesan dengan benar. Namun, ini bukan hanya tentang kata-kata. Strukturnya juga penting.
Dalam penelitian lain tentang cara menggunakan email secara efektif dalam bisnis, para peneliti menemukan bahwa cara email Anda disusun, ditulis, dan disajikan berdampak pada bagaimana informasi disampaikan, diproses, dan dipahami.
Dari sini diketahui dari penelitian dan pengalaman kami di dunia nyata adalah menulis email yang efektif adalah keterampilan penting di tempat kerja modern.
Baca Juga: Komunikasi Internal: Pengertian, Manfaat, Contoh, dan Tips Membangunnya
Apa Saja yang Harus Diperhatikan dalam Komunikasi melalui Email?
Sebelum membahas mengenai tips komunikasi melalui email kepada atasan, Anda harus memperhatikan beberapa hal berikut ini:
1. Gunakan alamat email yang profesional
Alamat email Anda harus mencerminkan profesionalisme. Hindari menggunakan alamat email dengan nama samaran saat mengirim email yang berhubungan dengan pekerjaan. Sebagai gantinya, buatlah alamat email yang berisi nama depan dan belakang atau inisial Anda.
2. Gunakan poin-poin untuk menyoroti informasi penting
Orang-orang sibuk, dan mereka sering tidak punya waktu untuk membaca email yang panjang. Gunakan poin-poin untuk menyoroti informasi penting, seperti item tindakan atau poin-poin penting. Poin-poin dapat membantu memecah teks dan membuat email lebih mudah dibaca.
3. Langsung ke intinya
Saat menulis email, langsung saja ke intinya. Jangan buang waktu penerima dengan detail yang tidak perlu. Sebaliknya, berikan detail dan informasi yang relevan yang perlu diketahui oleh penerima. Jika Anda memiliki banyak informasi untuk dibagikan, pertimbangkan untuk melampirkan dokumen terpisah yang berisi lebih banyak detail.
4. Gunakan sapaan yang profesional
Saat menyapa penerima, gunakan sapaan profesional, seperti “Tuan Smith yang terhormat” atau “Halo, Dr. Jones.” Hindari penggunaan sapaan informal seperti “Hai” atau “Hai.” Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, gunakan sapaan umum seperti “Bapak/Ibu yang terhormat” atau “Kepada Yth.”
Baca Juga: Contoh Body Email Lamaran Kerja dan Tips Membuatnya
5. Berikan informasi kontak
Cantumkan informasi kontak di akhir email. Cantumkan nama, nomor telepon, dan alamat email Anda. Informasi ini dapat memudahkan penerima email untuk menghubungi Anda jika mereka perlu menindaklanjuti atau memiliki pertanyaan.
6. Mengoreksi email Anda
Sebelum menekan tombol kirim, periksa kembali email Anda. Periksa kesalahan ejaan dan tata bahasa, dan pastikan nada email sesuai. Anda tidak ingin mengirim email yang mengandung kesalahan, karena hal ini dapat berdampak buruk bagi Anda dan perusahaan.
7. Tindak lanjuti jika perlu
Jika Anda tidak menerima balasan email, jangan takut untuk menindaklanjutinya. Kirimkan email yang sopan atau lakukan panggilan telepon untuk mengecek dan memastikan apakah penerima menerima email Anda. Ingat, orang sibuk, dan terkadang email hilang atau terlewatkan.
Baca Juga: Cara Membalas Email Interview, Contoh, dan Manfaatnya
Apa Saja Tips Komunikasi Melalui Email yang Efektif?
Berikut 10 tips komunikasi melalui email khususnya di dunia kerja yang wajib Anda pahami:
1. Pahami audiens Anda
Kunci untuk mengembangkan keterampilan komunikasi email yang efektif adalah memahami audiens Anda dan menyesuaikan korespondensi Anda dengan mereka. Sebelum menulis email, luangkan waktu untuk memikirkan penerima email.
Dalam konteks di sini, audiens Anda adalah atasan Anda. Peran dan hubungan mereka dengan Anda akan menentukan pendekatan yang Anda lakukan. Hal ini juga akan memengaruhi nada email Anda, termasuk seberapa formal atau informal email tersebut.
Anda tidak akan mengharapkan email informal dari departemen Pemerintah, misalnya. Seorang kolega dan teman juga tidak akan menganggap email yang sangat formal sesuai jika Anda mengundang mereka untuk minum-minum.
Jika Anda tidak yakin bagaimana menyusun kalimat dalam email, biasanya lebih baik menggunakan kalimat yang lebih formal daripada informal. Baris pertama dan terakhir dari email Anda sangat penting untuk memberikan nada yang tepat. Jadi, pastikan Anda perhatikan hal ini.
2. Gunakan kalimat aktif
Ketika menulis email untuk bisnis, ada kecenderungan untuk menggunakan kalimat pasif. Menulis dengan cara ini mungkin terlihat formal dan profesional, namun dapat dengan mudah menyebabkan miskomunikasi dan kesalahpahaman.
Mari kita lihat sebuah contoh. Berikut ini adalah pernyataan dalam kalimat aktif: Saya ingin Anda menelepon Simon pada hari Kamis pukul 10:00 pagi.
Jelas bahwa pengirim meminta penerima untuk menelepon Simon pada pukul 10:00 pagi pada hari Kamis.
Bandingkan dengan kalimat yang ditulis dalam bentuk pasif: Seseorang harus menelepon Simon pada hari Kamis pagi.
Apakah Simon akan menerima telepon? Jika ya, dari siapa?
Pada tingkat yang paling dasar, menggunakan kalimat aktif adalah tentang kejelasan dan ketegasan. Jika Anda menulis email, harus jelas apa yang Anda minta. Penerima tidak boleh ragu tentang apa yang Anda ingin mereka lakukan dan kapan.
Suara aktif dapat terlihat sedikit kasar atau impersonal, tetapi sebenarnya ini adalah cara yang lebih profesional untuk berkomunikasi. Bonusnya, menulis dengan kalimat aktif dapat membuat pesan Anda menjadi lebih pendek dan dengan demikian komunikasi email Anda menjadi lebih efisien.
Bagi kita semua yang mengarungi ratusan email setiap harinya, hal ini akan sangat dihargai.
Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Email Permintaan Tidak Masuk Kerja
3. Jadilah cerdas secara emosional
Kecerdasan emosional atau emotional intelligence adalah tentang menciptakan hubungan dengan perasaan seseorang yang lebih dalam. Ini adalah alat pemasaran yang ampuh, seperti yang disimpulkan oleh Harvard Business Review dan ini juga membantu Anda dalam membuat email yang efektif.
Email yang cerdas secara emosional ditulis dengan mengenali perasaan penerima. Email ini ditulis dengan cara yang menimbulkan respons positif, menggunakan bahasa yang memanfaatkan emosi dasar kita.
Daripada menulis: Saya mengundang Anda untuk menghadiri rapat…
Mengapa tidak menggunakan: Saya akan menghargai perspektif Anda pada pertemuan ini. Bisakah Anda hadir?
Yang pertama adalah instruksi. Yang kedua adalah undangan. Keduanya ditulis dengan kalimat aktif, namun hanya satu yang cerdas secara emosional. Sederhananya, kecerdasan emosional adalah tentang memahami, merefleksikan, dan menghormati emosi seseorang.
Anda tidak perlu berlebihan di sini, tetapi luangkan waktu untuk merenungkan bagaimana email yang Anda tulis dapat membuat seseorang merasa.
Pendekatan yang cerdas secara emosional juga dapat membantu Anda membentuk komunikasi email yang efektif dengan klien. Hal ini sangat penting saat menangani keluhan. Dengan mengenali dan mengakui rasa frustrasi, gangguan, dan kekecewaan, Anda menunjukkan empati yang dapat membantu meredakan situasi.
4. Pilih baris subjek email yang menarik
Baris subjek email adalah judul cerita Anda. Baris subjek email yang paling efektif adalah yang cukup menarik untuk menarik perhatian seseorang, menciptakan keinginan untuk membuka email yang hampir tak tertahankan.
Jika judul email Anda tidak menarik, email Anda tidak akan dibuka. Itulah pelajaran yang bisa kita ambil dari dunia email marketing, di mana statistik menunjukkan bahwa kurang dari 20% penerima membuka email yang tidak diminta.
Meskipun Anda menulis kepada klien, kolega, atau teman yang berharga, kita bisa mengambil beberapa pelajaran dari para pemasar email profesional dalam membuat baris subjek.
Harus jelas, sederhana, dan lugas. Harus memberi tahu penerima dengan tepat tentang apa isi email tersebut dan mendorong mereka untuk membukanya.
Jika Anda menulis permintaan pertemuan, katakanlah demikian.
Kepada:
[email protected]
Permintaan Pertemuan: Capital Partners – 27 Juni pukul 10:00
Jika email Anda bersifat mendesak dan Anda membutuhkan tanggapan, mintalah tanggapan.
Kepada:
[email protected]
Mendesak Masalah Laporan Tahunan Capital Partners
Perlu sesuatu yang disepakati, jelaskan.
Kepada:
[email protected]
Perlu tanda tangan: Permintaan Cuti Tahunan
Sayangnya, masih cukup mudah bagi penerima untuk mengabaikan email, namun baris subjek yang baik dapat mengurangi hal ini secara dramatis.
Baca Juga: Cara Menolak Tawaran Kerja melalui Email, WhatsApp dan Telepon
5. Tetapkan tujuan untuk email tersebut
Dalam konteks profesional, setiap pesan yang Anda kirimkan harus memiliki tujuan. Ketika mengidentifikasi tujuan email Anda, tanyakan pada diri Anda sendiri tiga pertanyaan ini:
- Apa yang Anda minta untuk dilakukan oleh penerima?
- Apa yang Anda ingin mereka rasakan?
- Bagaimana seharusnya mereka merespons?
Berikut beberapa contoh jawaban atas pertanyaan di atas:
- Apa yang Anda minta untuk dilakukan oleh penerima: Tinjau permintaan cuti saya
- Apa yang Anda ingin mereka rasakan: Bahwa saya masuk akal dan profesional
- Bagaimana Anda ingin mereka merespons: Dengan mengabulkan permintaan cuti saya
Menggunakan pendekatan yang berorientasi pada tujuan dapat membantu Anda saat menulis email yang efektif di tempat kerja, memberikan struktur garis besar dan memengaruhi nada suara Anda, apakah formal atau informal, misalnya.
6. Aturlah pikiran Anda
Prinsip Piramida adalah pendekatan yang mapan untuk komunikasi email yang efektif. Pada tahun 80-an, para eksekutif McKinsey menciptakan prinsip ini untuk memberikan cara yang efisien untuk menyusun pemikiran dan meningkatkan komunikasi bisnis. Jika Anda ingin mengetahui cara menulis email bisnis yang efektif, pikirkanlah tentang piramida.
Menjelaskannya bisa memakan waktu cukup lama, namun prinsip dasarnya adalah Anda membuat poin (atau jawaban) yang paling penting di awal dan menyusun email Anda dengan tepat.
Misalnya, atasan Anda mengirimkan email yang menanyakan apakah Anda harus memperpanjang kontrak seorang rekan kerja.
Berikut ini adalah jawaban bisnis yang umum digunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut di bagian akhir: saya sangat menyukai Joe dan menganggap hasil kerjanya berkualitas. Namun, ada pertanyaan tentang apakah kita membutuhkan orang lain. Pada akhirnya, saya pikir kita harus melakukannya.
Dengan menggunakan prinsip piramida, kita bisa merestrukturisasi hal ini: saya pikir kita harus memperpanjang kontrak Joe. Pekerjaannya sangat berkualitas, dan kita tidak akan memiliki kapasitas yang cukup untuk mengelola tanpa mereka.
Pendekatan ini cukup formal dan tidak akan berhasil dalam setiap situasi. Namun jika Anda berurusan dengan permintaan eksplisit dari rekan kerja atau atasan, ini akan menghemat waktu semua orang dan memastikan tidak ada kesalahpahaman.
Baca Juga: 15 Etika Mengirim Email dan Contoh Email yang Baik
7. Berpikirlah secara mobile
Sejak tahun 2019, hampir 50% dari semua email dibuka di perangkat seluler. Angka tersebut kemungkinan besar akan meningkat karena semakin banyak dari kita yang menikmati kebebasan dan fleksibilitas kerja jarak jauh atau hibrida.
Kita semua tahu bahwa saat membaca email di ponsel, kita menggulirnya dengan cepat. Sulit untuk membaca teks yang panjang, dan bukti menunjukkan bahwa sebagian besar dari kita tidak mau repot-repot.
Jika email tidak diformat dengan benar, ada 70% kemungkinan seseorang akan menghapusnya dalam waktu tiga detik, menurut para peneliti.
Beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan orang saat menulis email antara lain:
- Gambar yang terlalu besar atau tidak pada tempatnya
- Terlalu banyak teks tanpa jeda yang cukup
- Tata letak beberapa kolom (tanpa templat yang responsif)
- Saat menulis email yang efektif untuk seluler, buatlah email yang singkat, manis, dan sederhana.
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat email seluler yang menarik:
- Jaga agar paragraf hanya terdiri dari satu atau dua kalimat
- Gunakan prinsip piramida untuk menyusun email Anda, dengan informasi penting di bagian atas
- Gunakan jenis huruf yang jelas dan mudah dibaca
- Jangan pernah menambahkan gambar
- Gunakan poin-poin untuk memecah teks
- Jangan gunakan tabel
- Sertakan semua informasi penting di dalam badan email, bukan di dalam lampiran
8. Berikan instruksi yang jelas
Jika Anda meminta seseorang untuk melakukan sesuatu, berikan instruksi yang jelas. Jika Anda meminta untuk mengadakan pertemuan, katakanlah. Jika Anda menginginkan tanggapan, mintalah tanggapan. Jika Anda membutuhkan seseorang untuk menyediakan sesuatu untuk Anda, katakan kepada mereka.
Berikut ini beberapa tips untuk membantu Anda:
- Cantumkan tanggal dan detail
- Gunakan paragraf kalimat tunggal
- Pisahkan hal-hal menjadi beberapa langkah
- Pertimbangkan untuk menggunakan poin-poin atau daftar bernomor untuk memperjelas informasi
- Jangan takut menggunakan huruf tebal untuk menonjolkan informasi penting
Baca Juga: Contoh Template Menghubungi Kandidat di Linkedin Terbaik
9. Pahami perbedaan antara penerima, CC, dan BCC
Berapa banyak email yang Anda terima yang tidak relevan? Jawabannya mungkin cukup banyak. Komunikasi email yang efektif adalah tentang mengirim email hanya kepada mereka yang perlu membacanya dan merespons.
Saat mengirim email, Anda memiliki tiga pilihan. Anda bisa mengirimkannya langsung ke seseorang, CC, atau BCC. Inilah arti dari istilah-istilah ini.
- Kirim ke: Orang yang Anda kirimi email. Mereka disebut penerima.
- CC: Tembusan email akan dikirimkan kepada orang tersebut. Mereka bukan penerima langsung email, namun informasinya mungkin relevan bagi mereka. Penerima dan orang lain yang di-CC-kan dapat melihat siapa saja yang telah menerima pesan tersebut.
- BCC: Salinan email yang tidak terlihat dikirim ke penerima. Mereka bukan penerima langsung, dan penerima (atau orang yang di-CC-kan) tidak dapat melihat bahwa orang tersebut telah menerima email.
Dalam banyak kasus, sudah jelas untuk siapa email itu ditujukan, namun memilih siapa yang akan di-CC bisa jadi lebih rumit. Ada kecenderungan untuk melakukan CC pada banyak orang, namun tanyakan pada diri Anda apakah mereka harus menerima email tersebut. Jika tidak, maka jangan.
10. Pilih waktu terbaik untuk mengirim email Anda
Sangat penting bagi Anda untuk membuat konten email dengan benar, namun mengirim pesan pada waktu yang salah dapat memengaruhi jumlah orang yang membuka dan membacanya. HubSpot menganalisis lebih dari 4 miliar email untuk menemukan waktu terbaik untuk mengirim.
Mereka menemukan bahwa rasio klik-ke-buka tertinggi ada pada:
- 10 PAGI
- 1 SIANG
- 6 SORE
Mereka menyimpulkan bahwa waktu-waktu tersebut adalah saat kebanyakan orang memulai atau mengakhiri hari kerja mereka dan memiliki waktu untuk memeriksa email mereka.
Ini bukan ilmu pasti, namun logika mengatakan bahwa mengirim email penting pada pukul 4:30 di hari Jumat sore sebelum akhir pekan yang merupakan hari libur bank mungkin merupakan ide yang buruk.
Baca Juga: Template Company Email Policy, Arti, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai tips komunikasi melalui email yang bisa menjadi referensi Anda. Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa komunikasi melalui email harus dilakukan secara efektif, terlebih jika email yang dikirim bertujuan kepada atasan Anda.
Jadi, pastikan Anda melakukannya dengan tepat ya! Untuk mendukung komunikasi yang efektif melalui email ini, Anda wajib melakukan pengelolaan karyawan yang baik.
Mengapa pengelolaan karyawan ini perlu dilakukan dengan sebaik mungkin? Karena dengan pengelolaan karyawan yang baik, Anda dapat mendukung kinerja karyawan menjadi lebih baik.
Karyawan juga bisa mendapatkan pelatihan terkait pekerjaan, salah satunya pelatihan komunikasi melalui email secara efektif. Untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024