Masa onboarding merupakan periode yang sangat penting, khususnya pada 7 hari pertama.
Sebuah riset mengungkapkan 70% karyawan baru menentukan apakah mereka akan bertahan atau meninggalkan perusahaan hanya dalam waktu 1 bulan.
Oleh karena itu, tim HR perlu membangun proses onboarding yang terstruktur dan matang.
Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan menyusun template checklist onboarding untuk karyawan baru.
Dengan checklist tersebut, tim HR akan lebih mudah untuk memastikan setiap detail dalam proses onboarding tidak ada yang terlewat.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas cara menyusun dan template checklist onboarding karyawan baru yang bisa diunduh secara gratis.
Apa Komponen Penting dalam Checklist Onboarding Karyawan Baru?
Checklist onboarding adalah dokumen yang merangkum tugas-tugas yang perlu diselesaikan untuk membantu karyawan baru sukses dalam peran barunya.
Checklist ini tidak hanya menjadi panduan bagi karyawan selama minggu pertama bekerja, tetapi juga membantu perusahaan mempersiapkan karyawan dengan baik.
Oleh karena iu, checklist onboarding sebaiknya mencakup tugas-tugas yang membantu karyawan mengenal lingkungan kerjanya, memahami kebijakan prosedur perusahaan, mengikuti jadwal pelatihan, serta melengkapi dokumen administrasi.
Berikut beberapa hal penting yang wajib ada dalam checklist onboarding karyawan baru:
1. Tur Kantor
Penting untuk memperkenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru, mulai dari lokasi meja kerja, ruang meeting, toilet, hingga tempat makan bersama jika memang tersedia.
2. Onboarding Document
Sebagai tim HR, Anda juga perlu memperhatikan onboarding document, seperti offer letter, kontrak kerja, NDA, dan sebagainya.
Proses administratif ini adalah bagian penting dari onboarding, jadi pastikan checklist Anda memuat semuanya secara lengkap.
Baca Juga: Tahapan Offboarding dan Checklist Penting yang Harus Dilakukan
3. Buku Panduan Karyawan (Employee Handbook)
Dengan menyediakan buku panduan karyawan selama masa onboarding, karyawan baru akan lebih udah dalam mengakses kebijakan, prosedur, dan ekspektasi perusahaan.
Buku ini juga menjadi referensi penting untuk membantu karyawan memahami hak dan tanggung jawab mereka, seperti kebijakan cuti dan kode etik perusahaan.
4. Jadwal Pelatihan
Anda juga perlu memberikan jadwal pelatihan yang jelas dan rinci untuk memastikan bahwa karyawan mengetahui kapan dan di mana pelatihan berlangsung.
Dengan demikian, mereka bisa mengikuti pelatihan dengan baik dan siap menjalankan tugas secara tepat.
Baca Juga: Rencana 30-60-90 Hari Onboarding: Arti, Struktur, dan Contohnya
Apa Saja Checklist Onboarding yang Perlu Dipersiapkan?
Dengan begitu banyak hal yang harus disiapkan, proses onboarding bisa terasa sulit dan membingungkan tim HR.
Untuk membantu Anda, berikut beberapa checklist yang perlu diperhatikan selama masa onboarding karyawan baru:
1. Checklist Email Sambutan
Email sambutan yang baik dapat menciptakan kesan pertama yang positif dan membuat karyawan baru merasa antusias bergabung dengan perusahaan.
Kirimkan email yang hangat dan informatif untuk memulai langkah awal mereka dengan baik, dengan menyiapkan hal berikut:
- Sapa karyawan dengan nama dan ucapkan selamat datang
- Cantumkan tanggal, waktu, dan lokasi hari pertama kerja
- Berikan informasi parkir dan peta gedung (jika diperlukan)
- Sertakan rundown aktivitas hari pertama
- Lampirkan daftar dokumen yang perlu dibawa
- Tunjuk kontak person yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan
- Jelaskan aturan berpakaian (jika ada)
2. Checklist Pra-Onboarding
Checklist ini membantu memastikan semua persiapan telah dilakukan sebelum hari pertama karyawan bekerja.
Berikut beberapa hal yang perlu disiapkan:
- Siapkan semua dokumen yang perlu diisi oleh karyawan
- Umumkan kedatangan karyawan baru lewat email ke seluruh perusahaan
- Siapkan meja kerja dan perlengkapan yang dibutuhkan
- Buat ID card dan akses masuk (kartu atau pin)
- Siapkan paket sambutan (welcome kit)
- Pasangkan karyawan baru dengan mentor yang sudah berpengalaman
- Pesan seragam atau T-shirt sesuai ukuran karyawan
- Koordinasi dengan tim IT untuk akses ke sistem, gedung, dan tools kerja
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
3. Checklist Hari Pertama
Buat kesan yang tak terlupakan di hari pertama karyawan bekerja dengan beberapa hal berikut:
- Sambut karyawan baru saat tiba di kantor
- Ajak tur keliling kantor dan tunjukkan area kerja
- Perkenalkan karyawan dengan atasan, rekan kerja, dan mentor
- Lengkapi pengisian dokumen HR yang diperlukan
- Atur 1-on-1 meeting dengan atasan langsung
- Kenalkan budaya dan nilai-nilai perusahaan
- Jadwalkan sesi perkenalan informal seperti coffee break atau makan siang tim
- Pastikan semua akses login dan sistem berjalan dengan baik
Untuk memudahkan tim HR dalam pengelolaan administrasi karyawan, terutama terkait presensi, perusahaan dapat menggunakan fitur absensi dari GajiHub.
Melalui fitur ini, karyawan baru dapat dengan melakukan presensi secara mandiri dan tim HR maupun manajer dapat memantau produktivitas mereka di hari-hari pertama bekerja.
Selain itu, manajemen juga dapat mengakses laporan lain seperti keterlambatan dan juga izin kerja.
Tertarik mencoba GajiHub? Klik gambar di bawah ini untuk mendapatkan coba gratis selama 14 hari:
4. Checklist Minggu Pertama
Minggu pertama merupakan masa adaptasi di mana karyawan perlu menyerap berbagai informasi.
Oleh karena itu, penting untuk memiliki to-do-list yang jelas, seperti:
- Jadwalkan coffee break atau makan siang bersama tim
- Pastikan dokumen penting seperti payroll dan tunjangan sudah diurus
- Cek kembali akses ke sistem dan perangkat kerja
- Perkenalkan karyawan ke divisi-divisi lain yang berkaitan
- Bahas tujuan kerja jangka pendek dan ekspektasi posisi
- Review proyek atau tugas yang akan datang
- Atur 1-on-1 meeting akhir minggu untuk evaluasi dan tanya jawab
- Tambahkan karyawan ke grup chat, jadwal meeting, dan acara perusahaan
- Cek progres pelatihan secara berkala
- Bahas kembali buku panduan dan kebijakan perusahaan
Baca Juga: 25 Contoh Kata-Kata untuk Menyambut Karyawan Baru
5. Checklist Bulan Pertama
Di bulan pertama, pastikan karyawan benar-benar merasa nyaman dan mulai menyatu dengan tim.
Lakukan evaluasi rutin dan berikan arahan tambahan bila diperlukan, misalnya dengan:
- Minta karyawan mengisi survei pengalaman onboarding
- Jadwalkan pertemuan tim di mana karyawan baru memperkenalkan diri
- Atur pertemuan evaluasi dengan atasan langsung
- Lakukan sesi 1-on-1 untuk mendengar pendapat dan masukan
- Verifikasi apakah semua pelatihan kerja telah selesai
- Pastikan pelatihan kepatuhan dan etika sudah diikuti
- Pastikan buku panduan telah dipahami dan disetujui
- Jadwalkan pelatihan lanjutan jika diperlukan
Bacaa Juga: Mengenal Buddy System Bagi Karyawan Baru
Bagaimana Template Checklist Onboarding Karyawan Baru?
Selain melalui checklist di atas, untuk mempermudah Anda dalam proses ini, berikut template checklist onboarding karyawan baru yang bisa Anda unduh:
DOWNLOAD TEMPLATE CHECKLIST ONBOARDING KARYAWAN BARU
Template checklist onboarding karyawan baru ini memuat daftar tugas yang harus dilakukan mulai dari sebelum karyawan mulai bekerja hingga masa evaluasi awal mereka.
Checklist ini juga mencakup pengumpulan dokumen penting seperti kontrak kerja, formulir pajak, dan data kontak darurat, serta pengaturan administratif seperti pembuatan akun email, akses kantor, dan pengisian data ke sistem payroll.
Selain itu, ada juga bagian untuk memastikan pelatihan keselamatan kerja, penyerahan buku panduan karyawan, dan jadwal onboarding selama minggu pertama.
Baca Juga: 6 Tips Menghadapi Hari Pertama Kerja
Mengapa Perusahaan Perlu Menyusun Checklist Onboarding Karyawan Baru?
Checklist onboarding yang lengkap dapat membantu perusahaan menjalankan proses pengenalan yang lebih terstruktur dan efisien.
Hal ini sangat penting, terutama untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau remote working.
Dengan onboarding yang tepat, karyawan dengan sistem kerja apa pun tetap merasa terhubung dan siap bekerja sesuai budaya serta tujuan perusahaan.
Studi dari Harvard Business Review menunjukkan bahwa hingga 20% karyawan baru resign dalam 45 hari pertama, karena onboarding yang buruk, di mana mereka merasa bingung dan tidak diterima.
Sementara itu, karyawan yang mengalami onboarding yang baik 11 kali lebih mungkin merasa berkembang dan bahagia di tempat kerja.
Dengan demikian, dapat dipahami bahwa checklist onboarding membantu memastikan karyawan baru mendapatkan:
- Akses ke alat kerja yang dibutuhkan
- Pelatihan yang sesuai
- Dukungan yang tepat dari tim dan atasan
Baca Juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Retensi Karyawan
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa template checklist onboarding adalah alat penting untuk memastikan proses adaptasi karyawan baru berjalan lancar.
Checklist ini membantu tim HR mengatur setiap tahapan onboarding mulai dari pra-kedatangan, hari pertama kerja, minggu pertama, hingga bulan-bulan awal.
Melalui daftar tugas yang jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan baru menerima informasi yang mereka butuhkan, mendapatkan akses ke sistem kerja, serta memahami peran dan ekspektasi yang diemban sejak awal.
Dengan banyaknya tugas terkait onboarding yang perlu dikerjakan, tentu tim HR akan merasa overwhelmed jika harus mengurus karyawan lainnya.
Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui software ini, karyawan yang sudah ada di perusahaan dapat melakukan presensi secara mandiri melalui fitur employee self-service (ESS), sehingga tidak perlu melibatkan tim HR.
Tim HR juga bisa lebih fokus pada proses onboarding tanpa melupakan kewajibannya untuk mengurus penggajian, karena GajiHub juga menyediakan fitur payroll.
Dengan fitur tersebut, gaji karyawan akan terhitung secara otomatis lengkap dengan komponen-komponennya, serta slip gaji yang bisa di-custom.
Tertarik mencoba GajiHub? Klik tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Download Template Checklist Onboarding Karyawan Baru - 21 May 2025
- 10 Daftar Daerah UMR Tertinggi di Indonesia tahun 2025 - 21 May 2025
- Career Plateau: Jenis, Penyebab, dan Cara Mengatasinya - 21 May 2025