Sistem Payroll: Cara Kerja, Jenis, dan Cara Memilihnya

Mengelola proses penggajian karyawan adalah bagian penting dalam operasional bisnis.

Dengan sistem payroll yang terstruktur, setiap karyawan bisa menerima gaji dengan jumlah yang benar dan tepat waktu.

Selain memenuhi hak karyawan, hal ini juga berperan dalam menjaga semangat kerja dan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

Namun kenyataannya, proses payroll sering kali bersifat repetitif, memakan waktu, dan cukup merepotkan jika dikerjakan secara manual.

Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk memahami apa itu sistem payroll, cara kerja, dan manfaatnya bagi perusahaan.

Yuk, simak penjelasan selengkapnya berikut ini.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Sistem Payroll?

Sistem payroll adalah sistem yang mengatur seluruh proses pembayaran kompensasi karyawan, baik berupa upah per jam, gaji pokok, maupun komisi.

Sistem ini secara otomatis menghitung dan memotong pajak penghasilan serta potongan lain yang diperlukan, lalu melakukan pembayaran kepada karyawan melalui transfer bank atau cek.

Saat ini, banyak perusahaan yang mulai menggunakan software payroll, sehingga karyawan dapat menggunakan employee self-service (ESS) untuk mencatat jam kerja, memantau absensi, melihat slip gaji, hingga memperbarui data pribadi.

Bagi perusahaan, sistem payroll membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan, serta menjaga agar seluruh data administrasi karyawan tetap akurat dan aman.

Hal ini sangat penting untuk memastikan bisnis tetap berjalan sesuai undang-undang ketenagakerjaan.

Selain itu, sistem payroll juga mampu mengotomatisasikan berbagai tugas administrasi yang kompleks, sehingga perusahaan tidak perlu menyewa jasa akuntan eksternal atau layanan payroll yang mahal.

Dengan begitu, tim HR bisa lebih fokus pada pengembangan karyawan dan manajemen SDM tanpa terbebani urusan teknis penggajian.

Mengapa Sistem Payroll Penting?

Setiap perusahaan wajib memastikan proses penggajian berjalan lancar dan sesuai ketentuan.

Karyawan berhak menerima gaji tepat waktu dengan jumlah yang benar sesuai hak dan ketentuan yang berlaku.

Keterlambatan atau kesalahan dalam penggajian tidak hanya merugikan karyawan, tetapi juga dapat menurunkan kepercayaan terhadap perusahaan.

Oleh karena itu, keberadaan sistem payroll sangat penting karena memberikan berbagai manfaat berikut:

1. Menghemat Waktu dan Meningkatkan Efisiensi

Proses penggajian secara manual membutuhkan waktu lama untuk menghitung gaji pokok, tunjangan, potongan, dan pajak setiap karyawan.

Dengan sistem payroll, perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dan lebih cepat, sehingga tim HRD atau keuangan dapat lebih fokus pada tugas strategis lainnya.

2. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Ketepatan jumlah gaji dan ketepatan waktu pembayaran merupakan faktor penting bagi kesejahteraan dan kepuasan karyawan.

Sistem payroll membantu perusahaan memastikan gaji diterima sesuai jadwal dan jumlahnya tepat, sehingga menjaga kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

3. Mempermudah Administrasi dan Pencatatan

Sistem payroll dilengkapi dengan fitur pembuatan slip gaji, laporan pajak, dan rekap data penggajian.

Fitur ini memudahkan perusahaan dalam memenuhi kewajiban administrasi, pencatatan keuangan, serta pelaporan kepada instansi terkait sesuai peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku.

4. Menghitung Pajak dan Komponen Gaji Secara Otomatis

Perhitungan pajak, lembur, bonus, dan potongan karyawan cukup kompleks jika dilakukan manual.

Dengan sistem penggajian, seluruh komponen tersebut dapat dihitung secara otomatis sesuai ketentuan yang berlaku, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan memudahkan proses pelaporan.

Bagaimana Cara Kerja Sistem Payroll?

Proses payroll merupakan serangkaian kegiatan untuk membayarkan gaji kepada karyawan atas pekerjaan yang mereka lakukan.

Setiap periode penggajian, perusahaan wajib menghitung dan membayarkan upah karyawan.

Selain itu, perusahaan juga harus memotong berbagai kewajiban seperti PPh 21, iuran BPJS Ketenagakerjaan, dan berbagai potongan lainnya.

Setelah semua perhitungan dan potongan dilakukan, perusahaan harus membayarkan gaji bersih kepada karyawan sesuai jadwal.

Proses ini bisa menjadi cukup rumit apabila tidak ditangani dengan sistem yang teratur.

Salah satu alasan proses payroll bisa menjadi kompleks adalah karena sistem pembayaran karyawan dapat berbeda-beda tergantung posisi dan jenis industrinya.

Secara umum, ada empat cara kerja dari sistem payroll:

1. Upah Per Jam (Hourly)

Karyawan dibayar berdasarkan jumlah jam kerja yang mereka lakukan.

Struktur ini umum digunakan di sektor ritel, restoran, dan layanan pelanggan, di mana jumlah jam kerja bisa berbeda setiap minggunya.

2. Gaji Tetap (Salary)

Karyawan menerima jumlah gaji tetap per tahun yang dibagi menjadi beberapa periode pembayaran, bisa mingguan, dua mingguan, atau bulanan.

Sistem ini banyak diterapkan pada posisi kantor, manajerial, dan jabatan di perusahaan.

3. Komisi (Commission)

Penghasilan karyawan dihitung berdasarkan pencapaian, biasanya berkaitan dengan jumlah penjualan atau target yang tercapai.

Struktur ini umum ditemukan di bidang seperti properti, perekrutan, dan penjualan.

4. Upah per Unit atau Tugas (Piece Rate)

Karyawan dibayar berdasarkan jumlah tugas, produk, atau unit kerja yang berhasil diselesaikan.

Sistem ini umum digunakan untuk pekerja pabrik, penulis lepas yang dibayar per artikel, atau pekerja lepas berbasis proyek.

Karena proses payroll cukup menyita waktu dan membutuhkan ketelitian, sebagian besar pemilik usaha memilih untuk tidak menangani payroll secara manual.

Mereka biasanya menggunakan sistem penggajian internal di perusahaan atau menyerahkan proses penggajian kepada penyedia layanan payroll profesional.

Apa Saja Jenis-Jenis Sistem Payroll?

Berikut beberapa jenis-jenis sistem payroll yang sering digunakan perusahaan, yaitu:

Jenis Sistem Payroll	Pengertian	Kelebihan	Kekurangan
Manual	Proses penggajian dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet atau pencatatan tertulis.	Biaya operasional rendah, cocok untuk bisnis kecil.	Berisiko terjadi human error, memakan waktu, kurang efisien jika karyawan banyak.
Software Payroll Berbasis Desktop	Menggunakan aplikasi payroll yang diinstal di komputer kantor.	Lebih cepat dan akurat dibanding manual, tidak perlu koneksi internet.	Data hanya tersimpan di komputer tertentu, update sistem harus manual.
Software Payroll Berbasis Cloud	Sistem payroll berbasis online yang bisa diakses kapan saja melalui internet.	Praktis, aman, data terintegrasi, bisa diakses jarak jauh.	Membutuhkan koneksi internet stabil, biasanya ada biaya langganan.
Outsourcing Payroll	Proses payroll dikelola oleh pihak ketiga atau vendor penyedia layanan payroll.	Mengurangi beban kerja internal, dikerjakan oleh tenaga profesional.	Biaya layanan lebih tinggi, ketergantungan pada pihak luar.

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Sistem Payroll?

Sistem payroll memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, terutama dibandingkan dengan menggunakan cara manual atau sistem tradisional lainnya.

Berikut sejumlah kelebihan dan kekurangan sistem payroll.

Kelebihan Sistem Payroll

Menghemat Biaya Operasional

Merekrut staf khusus untuk mengurus gaji seperti HR atau akuntan bisa memakan biaya besar, karena harus membayar gaji, tunjangan, dan fasilitas lainnya.

Dengan sistem payroll, biaya jadi lebih efisien karena biasanya hanya membayar biaya tetap setiap bulan. Ini sangat cocok untuk bisnis kecil hingga menengah.

Mengurangi Risiko Kesalahan

Menghitung gaji secara manual, apalagi dengan spreadsheet seperti Excel, rawan kesalahan—terutama jika jumlah karyawan banyak.

Sistem payroll bisa menghitung secara otomatis dan akurat, sehingga meminimalkan kesalahan dan menghemat waktu.

Bisa Diakses dari Mana Saja

Sistem payroll berbasis online umumnya bisa diakses melalui laptop atau ponsel kapan pun dibutuhkan.

Karyawan pun bisa melihat slip gaji, absensi, dan data lainnya lewat portal mandiri tanpa perlu menghubungi HR langsung.

Data Lebih Aman

Sistem payroll menyimpan data penting seperti rekening karyawan, pajak, dan identitas pribadi.

Dengan fitur keamanan seperti enkripsi data dan pembatasan akses, risiko kebocoran atau penyalahgunaan data bisa dicegah.

Kekurangan Sistem Payroll

Data Salah Masuk = Perhitungan Salah

Sistem hanya bekerja dengan data yang dimasukkan.

Maka jika terjadi kesalahan input, gaji karyawan bisa salah hitung.

Solusinya, pastikan selalu memeriksa ulang data sebelum diproses.

Harus Tetap Ikuti Aturan yang Berlaku

Meskipun sistem membantu hitung otomatis, perusahaan tetap harus paham dan mengikuti aturan pajak dan ketenagakerjaan yang berlaku.

Tipsnya aktifkan pengingat dan sesuaikan sistem secara berkala agar tetap update.

Sistem Bisa Kurang Fleksibel Saat Perusahaan Tumbuh

Sistem yang cocok untuk bisnis kecil belum tentu cukup saat jumlah karyawan bertambah.

Maka dari itu, pilihlah sistem penggajian yang bisa dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan ke depannya.

Jenis Gaji Beragam Bisa Bikin Rumit

Mengelola karyawan dengan sistem gaji berbeda-beda, seperti gaji tetap, harian, komisi, atau per unit bisa membingungkan.

Oleh karena itu, penting untuk memilih sistem payroll yang bisa mengatur semua jenis struktur gaji secara otomatis dan sesuai aturan.

Bagaimana Cara Memilih Sistem Payroll?

Dengan memilih sistem payroll yang tepat, Anda dapat mempermudah proses penggajian di perusahaan sekaligus memastikan etiap proses berjalan lebih cepat, akurat, dan sesuai peraturan.

Selain itu, sistem yang baik juga membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan dan pelanggaran ketentuan ketenagakerjaan maupun perpajakan.

Berikut beberapa hal penting yang sebaiknya diperhatikan saat memilih sistem payroll:

1. Fitur Otomatisasi

Pilihlah sistem payroll yang memiliki fitur otomatisasi untuk memudahkan berbagai proses seperti perhitungan gaji, potongan pajak, dan pembuatan laporan.

Dengan fitur ini, perusahaan hanya perlu melakukan pengaturan awal, selanjutnya proses payroll dapat dijalankan secara otomatis setiap periode gajian.

Selain lebih efisien, sistem payroll otomatis juga umumnya lebih aman dan akurat karena dilengkapi teknologi enkripsi dan perhitungan otomatis yang dapat meminimalkan risiko kesalahan.

2. Kepatuhan Terhadap Aturan Pajak

Salah satu tantangan penggajian adalah memastikan potongan pajak karyawan dihitung dengan benar sesuai ketentuan.

Sistem payroll yang andal akan secara otomatis menghitung dan memotong pajak, seperti pajak penghasilan, iuran BPJS, dan potongan lain, sehingga perusahaan dapat terhindar dari sanksi akibat kesalahan pelaporan atau keterlambatan pembayaran.

3. Fitur Pencatatan Jam Kerja (Time Tracking)

Sistem payroll sebaiknya dilengkapi fitur pencatatan jam kerja untuk memastikan keakuratan data kehadiran karyawan.

Fitur ini sangat bermanfaat bagi perusahaan dengan sistem kerja shift atau jam kerja fleksibel, karena seluruh data jam kerja akan tercatat otomatis dan terintegrasi dengan sistem penggajian.

Selain mendukung perhitungan gaji, data ini juga dapat dimanfaatkan untuk evaluasi produktivitas dan efektivitas kerja karyawan.

4. Pengelolaan Absensi dan Cuti

Selain jam kerja, sistem penggajian yang baik juga harus memiliki fitur pengelolaan absensi dan cuti.

Fitur ini berguna untuk mencatat kehadiran, izin, cuti tahunan, hingga sakit karyawan secara terpusat.

Beberapa sistem bahkan dapat diintegrasikan dengan jadwal kerja, sehingga memudahkan perusahaan memantau tingkat kehadiran serta melakukan penyesuaian jumlah staf jika diperlukan.

5. Laporan Payroll yang Lengkap

Sistem payroll ideal harus mampu menghasilkan laporan penggajian yang lengkap dan rapi.

Laporan ini mencakup rincian total gaji, potongan pajak, tunjangan, biaya lembur, hingga data cuti karyawan.

Laporan yang tersusun dengan baik akan memudahkan perusahaan dalam melakukan analisis biaya tenaga kerja, perencanaan anggaran, dan persiapan audit.

6. Menyesuaikan dengan Skala Bisnis dan Jenis Usaha

Sistem payroll sebaiknya dipilih sesuai dengan jumlah karyawan dan karakteristik bisnis perusahaan.

Usaha kecil dapat menggunakan sistem payroll yang sederhana, cukup untuk mengelola pembayaran gaji pokok dan potongan standar.

Perusahaan menengah hingga besar membutuhkan sistem dengan fitur lebih lengkap, seperti laporan khusus, pengelolaan tunjangan, dan payroll untuk beberapa cabang sekaligus.

Perusahaan dengan berbagai skema penggajian seperti harian, bulanan, komisi, maupun borongan, perlu memilih sistem penggajian yang fleksibel dan mampu menangani berbagai jenis metode pembayaran secara otomatis.

Kelola Payroll Karyawan dengan GajiHub

Salah satu payroll yang dapat memenuhi berbagai kebutuhan di atas adalah GajiHub.

Dengan software payroll ini, Anda dapat mengelola seluruh kebutuhan payroll, mulai dari penghitungan gaji karyawan otomatis, penghitungan PPh 21, hingga iuran BPJS Ketanagakerjaan.

Software ini juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembayaran gaji ke berbagai bank secara tepat waktu, lengkap dengan jadwal penggajian yang fleksibel.

Anda juga dapat mengakses seluruh laporan payroll dengan mudah untuk membantu pengambilan keputusan bisnis yang lebih cepat dan akurat.

Sementara itu, untuk meningkatkan transparansi dalam proses penggajian, GajiHub juga menyediakan slip gaji dalam format PDF.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa proses pengajian secara manual sering kali memakan waktu, rentan kesalahan, dan cukup merepotkan.

Dengan sistem payroll yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan gaji diterima tepat waktu dan sesuai, tapi juga menjaga semangat kerja serta kepercayaan transparan.

Itulah mengapa banyak perusahaan yang beralih ke sistem penggajian modern bebasis software seperti GajiHub.

Melalui berbagai fitur yang dimiliki software ini, mulai dari payroll, analisa data, hingga presensi, perusahaan dapat mengelola penggajian karyawan lebih otomatis dan akurat.

Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.