Tahukah Anda bahwa keberlangsungan perusahaan dipegang oleh karyawan yang ada di sana? Ini menjadi sesuatu yang penting dan untuk mewujudkannya, perusahaan membuat sistem manajemen karyawan.
Salah satu tujuan dari sistem manajemen karyawan adalah menyejahterakan setiap karyawan yang bekerja untuk perusahaan. Oleh karenanya sistem manajemen karyawan harus dikelola dengan baik.
Lalu bagaimana cara mengelola sistem manajemen karyawan yang baik? Untuk mengetahuinya, Anda bisa menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa Pengertian Sistem Manajemen Karyawan?
Sistem manajemen karyawan adalah alat yang digunakan perusahaan untuk mengatur data karyawan dan fungsi-fungsi utama yang ada di dalam departemen SDM. Ini termasuk perekrutan & orientasi, pelacakan waktu dan kehadiran, manajemen kinerja, pelatihan & pengembangan, penggajian, dan administrasi tunjangan.
Sistem ini merupakan alat bagi manajemen tenaga kerja yang bertindak sebagai sumber kebenaran tunggal bagi para profesional HR dan karyawan Anda. Sistem manajemen karyawan memiliki tujuan meningkatkan efisiensi dan akurasi data SDM perusahaan dan sebagai alat untuk mengelola tenaga kerja Anda secara lebih efektif.
Ini mencakup pelacakan waktu, manajemen tugas, dan kemampuan penjadwalan karyawan. Sistem ini dibuat khusus agar perusahaan Anda dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan tenaga kerja Anda, tanpa batasan jumlah karyawan yang dapat Anda kelola.
Sistem ini akan membawa Anda keluar dari spreadsheet dan lemari arsip dan masuk ke area HR digital, memungkinkan Anda untuk menyegmentasikan data tenaga kerja ke dalam semua sub-kelompok utama dengan mudah.
Baca Juga: 8 Tips Mengoptimalkan Manajemen Penilaian Karyawan
Apa Manfaat Sistem Manajemen Karyawan?
Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen karyawan:
1. Mengoptimalkan proses internal perusahaan
Manfaat pertama dari sistem manajemen karyawan adalah untuk mengoptimalkan proses internal yang ada di perusahaan. Seperti yang kita ketahui, mengelola berbagai proses SDM yang berbeda merupakan tantangan dan memakan waktu.
Meski demikian sistem manajemen karyawan dapat membantu mengoptimalkan proses internal yang terbilang tidak mudah ini. Ini dilakukan dengan cara menggunakan alat bantu untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Menggunakan perangkat lunak dapat membantu meningkatkan efisiensi tim HR, karena mereka tidak perlu lagi berpindah-pindah alat untuk melacak kinerja karyawan dan memelihara catatan mereka.
2. Membantu meningkatkan iklim kerja
Manfaat yang kedua adalah Anda dapat meningkatkan motivasi dan produktivitas tim dengan adanya sistem ini. Alat ini memungkinkan Anda untuk memantau, mengevaluasi, dan memberikan umpan balik kepada karyawan mengenai kinerja mereka.
Ketika karyawan menerima umpan balik yang tepat waktu, hal ini akan membantu meningkatkan budaya kerja.
3. Memastikan kepatuhan terhadap kewajiban hukum
Perusahaan memiliki kewajiban untuk patuh dan taat kepada hukum yang berkaitan dengan karyawan dan juga manajemen karyawan perusahaan. Peraturan hukum adalah beberapa tantangan yang mungkin dihadapi departemen SDM.
Dengan adanya perubahan dalam undang-undang dan peraturan perlindungan data untuk kerja jarak jauh, memastikan kepatuhan terhadap kewajiban hukum sangat diperlukan. Alat bantu manajemen karyawan memastikan Anda tetap mengikuti perkembangan peraturan dan regulasi SDM dan ketenagakerjaan.
Baca Juga: Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya
4. Memastikan keterlibatan karyawan
Sistem manajemen karyawan menawarkan berbagai cara untuk meningkatkan motivasi di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan sistem ini, pemberi kerja dapat dengan mudah memantau dan mengevaluasi kemajuan karyawan.
Sistem tersebut juga akan membantu karyawan merasa lebih percaya diri dan mendorong mereka untuk mengembangkan hubungan yang baik dengan rekan kerja di perusahaan.
5. Menghemat waktu tim SDM
Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat menghemat waktu tim SDM. Sebagian besar sistem ini berbasis cloud, yang akan memberikan akses kepada perusahaan dan tim HR ke data di mana saja.
Hal ini menghemat waktu tim HR karena mereka tidak lagi menunggu untuk mengambil keputusan karena kurangnya informasi. Keputusan yang tepat waktu dapat membantu manajer mengimplementasikan keputusan strategis dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja.
Baca Juga: Manajemen Data Karyawan: Pengertian dan Tips Mengelolanya
6. Menawarkan keamanan data yang lebih baik
Manfaat keenam dari manajemen sistem karyawan adalah membantu meningkatkan metode keamanan data Anda. Dikarenakan perusahaan menyimpan informasi karyawan seperti detail bank, alamat, nomor telepon dan detail identifikasi pribadi, maka menyediakan keamanan data yang lebih baik sangatlah penting.
Penggunaan sistem ini adalah cara terbaik untuk menyimpan data-data karyawan dengan aman. Ini dikarenakan sistem ini menawarkan langkah-langkah keamanan dan enkripsi data yang menjamin keamanan data.
7. Mengurangi dokumen
Manajemen karyawanyang efisien dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan setiap departemen. Hal ini dapat membantu mengurangi dokumen.
Departemen SDM dan karyawan dapat mengisi semuanya secara online dengan mengurangi kebutuhan kertas untuk orientasi karyawan, penggantian biaya, permintaan liburan, cuti sakit, faktur, dan formulir pembayaran karyawan.
Dengan menggunakan sistem ini, departemen SDM dapat menyederhanakan proses dan berkontribusi kepada masyarakat.
8. Menumbuhkan hubungan yang lebih baik antara karyawan dan manajer
Apa yang membuat sistem manajemen karyawan menjadi kebutuhan di setiap perusahaan adalah kemampuannya untuk mengurangi tekanan dan stres yang memupuk hubungan antara karyawan dan manajer.
Hal ini dapat menciptakan lingkungan yang dapat mendorong komunikasi. Hal ini juga akan memastikan karyawan dan manajer bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.
Baca Juga: 10 Kesalahan Manajemen SDM dan Tips Menghadapinya
Apa Saja Jenis-Jenis Sistem Manajemen Karyawan?
Berikut jenis-jenis yang ada di dalam sistem manajemen karyawan:
1. Software manajemen waktu dan produktivitas
Mengelola karyawan dan melacak waktu serta tingkat produktivitas mereka sangat penting bagi para manajer dan pemimpin bisnis. Di sinilah perangkat lunak manajemen waktu dan produktivitas berguna.
Sistem ini membantu melacak jam kerja karyawan yang produktif dan tidak produktif, mengetahui karyawan mana yang mengerjakan proyek apa, siapa yang membuang-buang waktu, dan faktor-faktor yang dapat memengaruhi produktivitas.
Biasanya, perangkat ini memberikan manajer wawasan yang berharga tentang hari kerja terbaik di setiap departemen dan membantu mereka mengidentifikasi waktu menganggur setiap karyawan.
2. Tools manajemen SDM
Sistem ini memusatkan data karyawan Anda dengan cara mengefisiensikan operasi dan fungsi SDM dan membuat pengambilan keputusan menjadi lebih mudah. Mulai dari membantu Anda dalam proses penerimaan karyawan hingga mengelola aktivitas penggajian, alat-alat ini membantu mengelola operasi SDM perusahaan.
Karena sebagian besar proses HR digerakkan oleh kepatuhan, melakukannya secara manual mungkin akan merepotkan dan memakan waktu. Sistem manajemen SDM ini memudahkan manajer untuk menghemat waktu, mengelola karyawan, dan memangkas biaya.
3. Sistem komunikasi karyawan
Sistem komunikasi membantu tim berkomunikasi secara efektif satu sama lain. Alat-alat ini membantu anggota tim berkomunikasi secara efektif satu sama lain.
Untuk menciptakan budaya komunikasi, tetap berkomunikasi secara konstan memastikan pekerjaan setiap karyawan berjalan dengan lancar. Banyak sistem komunikasi yang memungkinkan tim untuk berbagi data selain menyediakan komunikasi yang lancar.
Baca Juga: 9 Langkah Membangun Reward Strategy untuk Karyawan
Apa Saja Tahapan Sistem Manajemen Karyawan?
Sistem manajemen karyawan memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Tahapan Planning
Tahapan yang pertama adalah tahapan planning atau merencanakan. Pada tahapan ini, perusahaan melalui HRD akan membuat rencana dan menentukan kebutuhan perusahaan.
Pada tahapan ini perusahaan dapat mengetahui kebutuhan perusahaan sehingga akan menentukan pemilihan sistem yang dipilih. Dari planning ini, Anda dapat memetakan apa saja kebutuhan perusahaan dan disesuaikan dengan fitur yang ada di sistem yang akan dipilih.
2. Tahapan Ongoing dan Monitoring
Tahapan kedua adalah tahapan ongoing dan monitoring. Tahapan ini dilakukan setelah perusahaan menggunakan sistem manajemen karyawan.
Pada tahapan ini manajer dan karyawan akan melakukan pertemuan guna membahas kemajuan apa saja yang telah dirasakan dengan adanya sistem manajemen ini. Selain itu, pada tahap ini dibahas juga kekurangan yang dimiliki oleh
3. Tahapan Checking dan Reviewing
Setelah melewati tahapan ongoing dan monitoring, tahapan selanjutnya adalah tahapan checking dan reviewing. Pada tahapan ini HRD akan mereview apakah penggunaan sistem sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan.
Apakah dengan adanya sistem ini kinerja karyawan menjadi lebih baik dan apakah bisa menghemat waktu tim SDM perusahaan. Pada tahapan ini juga diberikan umpan balik, solusi, serta hambatan yang ditemui untuk mewujudkan tujuan dan rencana perusahaan.
4. Tahapan Rewarding
Tahapan terakhir dengan adanya sistem ini adalah memberikan reward ke karyawan yang mampu mencapai target yang telah ditentukan perusahaan. Tahapan ini adalah tahapan yang tidak boleh dilewatkan karena pemberian penghargaan dapat membantu perusahaan mencapai tujuan dan rencana yang telah ditentukan.
Dengan adanya rewarding ini, karyawan juga akan memiliki motivasi dan bekerja sama dengan sistem yang telah dipilih perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Overwhelmed Karyawan, Penyebab, dan Dampaknya
Bagaimana Tips Memilih Sistem Manajemen Karyawan yang Baik?
Berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan untuk memilih sistem manajemen karyawan:
1. Pelajari fitur yang Dimiliki
Tips pertama yang bisa dilakukan adalah mempelajari fitur yang dimiliki oleh sistem manajemen karyawan. Anda bisa melihat apakah fitur-fitur yang dimiliki telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pastikan Anda menggali informasi sistem sebelum Anda memilihnya. Anda bisa berdiskusi dengan tim dan juga bertanya langsung kepada platform sistem tersebut sebelum memilihnya.
2. Pilih sistem manajemen karyawan sesuai kebutuhan
Keputusan menggunakan sistem ini adalah agar perusahaan bisa memenuhi kebutuhan dengan mudah. Oleh karenanya, Anda harus mengutamakan kebutuhan perusahaan untuk penggunaan sistem ini.
Seperti halnya yang ada di tips nomor 1, pastikan kebutuhan perusahaan dapat dipenuhi dengan fitur yang dimiliki oleh sistem manajemen karyawan.
3. Cek employee self service
Pastikan sistem yang Anda pilih memiliki employee self service. Employee self service merupakan fitur yang akan mendukung kemandirian karyawan yaitu karyawan bisa melakukan pelayanan mandiri dengan fitur yang ada di sistem.
Ini akan membuat karyawan terlibat secara langsung dengan manajemen karyawan. Ini juga akan memudahkan HRD karena karyawan tidak terlalu tergantung ke HRD.
4. Pastikan platform mudah diakses
Kemudahan akses adalah hal yang wajib dimiliki oleh sistem manajemen karyawan. Pilih plaform yang mudah diakses akan memudahkan manajemen karyawan, terlebih bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan.
Memastikan platform mudah diaksesn akan meningkatkan efektivitas kerja, terlebih jika perusahaan Anda menerapkan sistem kerja remote atau kerja jarak jauh.
5. Sesuaikan dengan budget yang dimiliki
Tips terakhir, pastikan sistem yang dipilih sesuai dengan budget yang dimiliki. Pilihlah platform dengan fitur lengkap dan memilih harga yang masih masuk budget perusahaan.
Pemilihan sesuai budget juga akan berpengaruh ke biaya operasional perusahaan. Jangan membebani perusahaan dengan biaya platform yang tinggi, terlebih jika itu di luar kemampuan perusahaan.
Baca Juga: Ketahui Berbagai Kewajiban Karyawan yang Harus Ditaati
Kesimpulan
Dari penjelasan artikel yang ada di atas, dapat diketahui bahwa sistem manajemen karyawan jadi bagian penting yang akan mempermudah pengelolaan karyawan dan membuat pengelolaan karyawan menjadi lebih efektif.
Setelah mengetahui semua informasi mengenai sistem manajemen karyawan mulai dari pengertian hingga tips memilihnya, ini saatnya Anda menentukan platform yang tepat untuk perusahaan Anda.
Anda bisa memilih software payroll dan aplikasi HRIS GajiHub sebagai sistem manajemen karyawan Anda. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
GajiHub dilengkapi berbagai fitur seperti fitur absensi, penggajian, kelola PPh, izin dan cuti, BPJS, hingga employee self service yang semuanya akan mempermudah manajemen karyawan di perusahaan Anda.
Tertarik menggunakan GajiHub? Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.