Memulai pekerjaan baru merupakan hal yang menggembarikan sekaligus menegangkan. Ada banyak hal yang hars dipelajari karyawan baru, mulai dari berkenalan dengan staf lain hingga budaya perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu menerapkan rencana 30-60-90 hari onboarding.
Melalui rencana 30-6o-90 hari onboarding, sebagai HR Anda dapat menetapkan harapan yang realisstis dan tujuan yang jelas agar karyawan bisa cepat beradapatsi dan memberikan hasil kerja terbaik.
Rencana ini juga berfungsi sebagai panduan onboarding yang jelas bagi karyawan baru, sehingga mereka dapat menyesuaikan diri dengan aturan dan budaya perusahaan sejak hari pertama bekerja.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu recana 30-60-90 hari onboarding, manfaat, langkah penyusunan, hingga contohnya.
Apa yang Dimaksud dengan Rencana 30-60-90 Hari Onboarding?
Rencana 30-60-90 hari onboarding adalah action plan untuk 30, 60, 90 hari pertama karyawan baru bekerja.
Rencana ini membantu manajer dan pemimpin menetapkan tujuan yang spesifik dan terukur sesuai dengan nilai dan misi perusahaan serta tanggung jawab peran tersebut.
Meskipun detail dari rencana 30-60-90 hari onboarding bisa berbeda tergantung pada peran dan individu, semua rencana memiliki struktur dan tujuan yang serupa.
Berikut adalah apa yang umumnya dicapai dalam setiap tahap rencana 30-60-90 hari:
30 Hari Pertama
Fokus utama adalah pembelajaran. Pada tahap ini, karyawan baru akan diajari cara kerja, diperkenalkan pada alat dan proyek, serta diberikan tujuan kecil untuk dicapai.
Hari 31-60
Pada tahap ini, fokus beralih ke pelaksanaan tugas yang lebih spesifik untuk peran mereka dan mengurangi pelatihan intensif.
Karyawan akan diberikan tanggung jawab yang lebih besar dan diharapkan dapat bekerja sama dengan karyawan lama.
Hari 61-90
Pada tahap ini, karyawan diberikan lebih banyak kebebasan untuk menangani tanggung jawab mereka.
Mereka akan diminta untuk bertanggung jawab atas pekerjaan mereka dan diharapkan menyelesaikan proyek dengan bimbingan minimal dari Anda dan atasan lainnya.
Tujuan dari rencana 30-60-90 hari onboarding adalah membantu karyawan baru memahami tonggak dan hasil yang diharapkan dalam 90 hari pertama mereka di perusahaan serta membuat mereka merasa diterima dan terintegrasi dengan baik.
Baca Juga: 9 Onboarding Document Penting, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Apakah Rencana 30-60-90 Hari Onboarding itu Penting?
Ya, penting. Melalui rencana 30-60-90 hari onboarding mendatangkan banyak manfaat, baik bagi karyawan baru itu sendiri maupun perusahaan, yaitu:
1. Onboarding yang Lebih Lancar
Rencana 30-60-90 hari membantu karyawan baru beradaptasi dengan cepat.
Rencana ini memberikan panduan tentang tugas-tugas dan rencana bulanan, sehingga karyawan dapat memahami pekerjaan mereka dengan baik dan siap untuk sukses sejak hari pertama.
2. Pelacakan Tujuan yang Efektif
Dengan banyaknya hal yang harus dihadapi di pekerjaan baru, karyawan mungkin kesulitan memprioritaskan tugas.
Rencana ini memberikan arah yang jelas tentang bagaimana menambah nilai dan memungkinkan manajer untuk memantau kinerja karyawan dengan mudah.
3. Membangun Kepercayaan dan Kerjasama Tim
Rencana 30-60-90 hari onboarding memastikan Anda dan karyawan memiliki pemahaman yang sama.
Karyawan dapat lebih memahami perusahaan dan produk-produk, memberikan saran yang berharga, serta melihat bagaimana tugas mereka berkontribusi pada tujuan besar perusahaan.
Hal ini meningkatkan fokus dan produktivitas mereka.
Secara keseluruhan, rencana 30-60-90 hari onboarding membantu karyawan baru beradaptasi dengan cepat, menetapkan tujuan yang jelas, dan memotivasi mereka untuk mencapai hasil.
Baca Juga: Perbedaan Induksi Karyawan dan Onboarding, serta Tahapannya
Bagaimana Langkah Menyusun Rencana 30-60-90 Hari Onboarding?
Berikut adalah 5 langkah praktis untuk menyusun 30-60-90 hari onboarding secara efektif.
1. Bayangkan Roadmap untuk Karyawan Baru
Sebelum membuat rencana 30-60-90 hari, Anda perlu memahami bagaimana karyawan baru akan berkontribusi dalam perusahaan. Tanyakan pada diri sendiri hal-hal berikut:
- Apa tanggung jawab dan tugas yang harus dipenuhi oleh karyawan baru ini?
- Apakah karyawan baru ini dipekerjakan untuk menyelesaikan masalah tertentu? Jika ya, masalah apa yang dimaksud?
- Informasi dan keterampilan apa yang perlu dimiliki karyawan baru untuk berhasil?
- Apa tanggung jawab sehari-hari mereka?
- Bagaimana cara melibatkan karyawan baru lebih dalam di perusahaan?
- Apa cara terbaik untuk memberikan umpan balik kepada mereka dan memastikan feedback tersebut diterapkan?
Rencana Anda harus memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan dalam tiga bulan pertama.
Dengan roadmap yang jelas, Anda dapat membuat rencana yang lebih baik untuk membantu karyawan baru sukses dan mengembangkan keterampilan yang diperlukan.
2. Tetapkan Ekspektasi yang Realistis dan Jelas
Saat membuat rencana, pastikan ekspektasi Anda realistis. Pahami bahwa ada batasan pada seberapa banyak yang bisa dipelajari dan dilakukan dalam beberapa bulan pertama.
Setelah itu, Anda bisa meminta mereka menangani kebutuhan mendesak, tetapi jangan membebani mereka terlalu cepat.
Bagaimana cara agar tidak membebani karyawan baru?
Pikirkan beban kerja yang wajar untuk 30 hari pertama. Pertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk belajar dan sesuaikan beban kerja mereka sesuai kemampuan.
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
3. Buat Tujuan SMART untuk Setiap Bulan
Memberikan SMART goals (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) kepada karyawan baru bisa membuat mereka lebih termotivasi.
Tujuan yang jelas membantu mereka tetap fokus dan merasa terlibat. SMART goals memastikan karyawan baru tidak hanya mengamati anggota tim lainnya.
Contoh Smart Goals
Untuk customer service representative:
Selesaikan 20 tiket, pelajari sistem komputer internal, dan atasi masalah teknis.
Untuk content writer:
Terbitkan 5 artikel, termasuk menulis, revisi internal, dan menerapkan feedback klien.
4. Tunjuk Mentor atau Teman
Panduan dan feedback sangat penting dalam rencana 30-60-90 hari. Anda tidak bisa hanya memberikan dokumen dan berharap karyawan baru menyelesaikan tugas.
Dengan kata lain, Anda perlu membimbing mereka saat bekerja sama dengan tim.
Tunjuk seorang mentor atau yang disebut dengan buddy system untuk membimbing karyawan baru selama beberapa minggu pertama.
Pastikan mentor memahami peran mereka dan selalu bersikap ramah.
5. Jadwalkan Feedback Secara Berkala
Rencana 90 pertama tidak selalu berjalan sesuai rencana. Karyawan baru mungkin membutuhkan lebih banyak waktu untuk beradaptasi atau harus membantu tim lain.
Dalam hal ini, sesuaikan SMART goals sesuai situasi.
Rencana 30-60-90 hari adalah panduan, bukan jadwal yang kaku. Jadi, sesuaikan rencana sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan masing-masing karyawan.
Baca Juga: Induction Training: Arti, Tahapan, Manfaat, Komponen, dan Tipsnya
Bagaimana Struktur Rencana 30-60-90 Hari Onboarding?
Seperti namanya, rencana 30-60-90 hari dibagi dalam tiga fase bulanan. Setiap fase memiliki fokus tertentu, didukung oleh prioritas utama, serta tujuan dan metrik untuk mengukur keberhasilan.
Berikut adalah template rencana 30-60-90 hari onboarding yang bisa Anda guankan:
1. Fokus
Anda harus memiliki fokus khusus untuk setiap bulan agar karyawan baru dapat memahami cara kerja perusahaan dan bagaimana mereka dapat berkontribusi terhadap pertumbuhan perusahaan.
- Bulan Pertama: Fokus pada pembelajaran.
- Bulan Kedua: Fokus pada perencanaan dan pengembangan.
- Bulan Ketiga: Fokus pada pelaksanaan dan memberikan saran serta perubahan aktif terhadap keadaan saat ini.
Tujuannya adalah menciptakan strategi onboarding yang mulus, yang dapat menetapkan harapan perusahaan dan memenuhi tujuan utama Anda.
2. Prioritas
Keuntungan lain dari rencana 30-60-90 hari adalah mengakui kurva pembelajaran di setiap fase bulanan dan bertujuan untuk mempermudah transisi.
Saat membuat rencana, tentukan prioritas utama Anda untuk setiap fase bulanan. Anda juga ingin karyawan mencapai tujuan individu mereka melalui setiap fase.
Misalnya, karyawan baru dapat mempelajari proses internal, menjalankan tanggung jawab secara mandiri, dan mengusulkan solusi untuk masalah kritis pada setiap bulan secara berturut-turut.
3. Tujuan
Menetapkan tujuan yang jelas adalah bagian integral dari rencana 30-60-90 hari yang sukses.
Saat menetapkan tujuan, pastikan setiap tujuan mendukung fokus dan prioritas yang Anda tetapkan. Anda dapat membagi tujuan menjadi kategori sederhana, seperti:
- Tujuan Pembelajaran: Pengetahuan dan keterampilan apa yang diperlukan karyawan baru untuk sukses? Bagaimana cara terbaik untuk mempelajari informasi dan keterampilan tersebut?
- Tujuan Kinerja: Kemajuan apa yang Anda harapkan dari karyawan dalam 30/60/90 hari pertama? Apakah ada hal konkret yang ingin Anda capai atau selesaikan?
- Tujuan Pribadi: Apa yang bisa Anda lakukan untuk membantu karyawan baru menemukan tempat mereka di perusahaan? Siapa orang-orang kunci yang harus mereka bangun hubungan?
4. Metrik
Gunakan metrik spesifik untuk melacak kemajuan, merayakan keberhasilan dan pencapaian, serta mengidentifikasi peluang untuk karyawan.
Misalnya, Anda bisa menggunakan metrik kuantitatif (pendapatan, penjualan) atau metrik kualitatif (testimoni, ulasan) untuk mengukur hasil tujuan.
Kemudian, evaluasi kemajuan dan berikan feedback kepada karyawan setiap 30 hari. Sesuaikan rencana sesuai kebutuhan jika diperlukan.
Baca Juga: Download Survei Onboarding, Arti, Manfaat, dan Tips Optimalisasi
Bagaimana Contoh Rencana 30-60-90 Hari Onboarding?
Sebagai referensi, berikut adalah contoh rencana 30-60-90 hari onboarding:
Bulan Pertama: Hari 1-30
Fokus: Memulai dan mendapatkan otonomi
Prioritas:
- Memahami budaya kantor dan tim
- Mengetahui nilai inti perusahaan
- Menetapkan harapan, ukuran, dan tugas
- Pengenalan kepada mitra, pelanggan, dan pesaing
- Menjadwalkan check-in dengan mentor atau teman untuk umpan balik
- Melakukan sesi refleksi
- Memberikan dan meminta feedback
Tujuan
- Tujuan Pembelajaran: Membaca materi internal, mendapatkan akses ke akun yang diperlukan, bertemu dengan kepala departemen untuk memahami harapan klien
- Tujuan Kinerja: Melakukan panggilan penjualan kepada prospek dan klien penting, mendokumentasikan dan menerapkan umpan balik, ikut serta dalam rapat antar departemen
- Tujuan Pribadi: Memperkenalkan diri kepada anggota tim lain, manajer, dan karyawan baru serta memahami peran mereka dalam organisasi, menjadwalkan pertemuan umpan balik berulang
Bulan Kedua: Hari 31-60
Fokus: Mendorong kolaborasi dan kontribusi
Prioritas:
1. Berpartisipasi dalam rapat
2. Mendorong pemikiran berorientasi masa depan untuk produk/layanan perusahaan
3. Menjadwalkan sesi feedback 1:1 untuk memeriksa perkembangan
4. Mendorong otonomi
Tujuan:
- Tujuan Pembelajaran: Menyelesaikan kursus pelatihan online untuk menggunakan alat perusahaan, mengamati anggota tim yang berpengalaman, menyelesaikan pelatihan internal
- Tujuan Kinerja: Berpartisipasi dalam setidaknya lima rapat, membuat saran terkait produk, menemukan dua area untuk perbaikan produk yang ada
- Tujuan Pribadi: Menjadwalkan sesi feedback 1:1 dengan rekan kerja, melakukan check-in bulanan dengan manajer
Bulan Ketiga: Hari 61-90
Fokus: Mengambil inisiatif
Prioritas
- Mengambil lebih banyak otonomi
- Mendiagnosis masalah dan menawarkan solusi
- Mengeksplorasi tujuan untuk sisa tahun ini
Mencari cara untuk mempraktikkan keterampilan kepemimpinan
Tujuan:
- Tujuan Pembelajaran: Mendaftar untuk konferensi, webinar, atau kursus online untuk pengembangan profesional, menganalisis kinerja hingga saat ini dan mengidentifikasi area perbaikan
- Tujuan Kinerja: Melaksanakan tanggung jawab inti dengan tingkat yang lebih tinggi berdasarkan metrik yang ditetapkan, bergabung dengan proyek besar, menyelesaikan proyek atau inisiatif dan mendapatkan umpan balik dari pemangku kepentingan utama
- Tujuan Pribadi: Terlibat dalam kegiatan ekstrakurikuler di perusahaan, mendaftar untuk hari relawan atau acara olahraga atau klub yang disponsori perusahaan
Baca Juga: 13 Cara Menghemat Biaya Rekrutmen untuk Bisnis Anda
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa rencana 30-60-90 hari onboarding merupakan panduan yang dapat membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan peran dan lingkungan kerja mereka selama 3 bulan pertama.
Dalam rencana inni, karyawan diajak untuk memahami budaya perusahaan, mempelajari tugas dan tanggung jawab mereka, serta menetapkan tujuan yang terukur.
Setiap fase dari rencana ini memiliki fokus yang berbeda-beda, mulai dari pembelajaran pada 30 hari pertama, pelaksanaan tugas pada hari ke-31 sampai ke-60, hingga pemberian otonomi lebih pada tanggung jawab mereka di hari ke-61 hingga ke-90.
Dengan berbagai tanggung jawab HR dalam urusan SDM, termasuk onboarding 90 hari pertama karyawan, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gaajihub.
Melalui software ini, tim HR dapat mengurus seluruh administrasi karyawan, baik karyawan baru maupun yang sudah ada di perusahaan dengan lebih mudah, mulai dari urusan absensi, payroll, kelola cuti dan izin, hingga iuran BPJS.
Sebagai contoh, melalui fitur kelola cuti dan izin, karyawan yang sudah mendapatkan hak cutinya, dapat mengajukan cuti secara mandiri dan melihat data terkait cuti mereka lewat smartphone masing-masing.
Sementara itu, tim HR dan manajer dapat melakukan approval apabila cuti tersebut disetujui melalui website Gajihub.
Dengan demikian, tim HR bisa lebih fokus dalam mengelola rencana 30-60-90 hari onboarding karyawan baru.
Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024
- Manajemen Program: Manfaat, Faktor, dan Tips Pelaksanaannya - 24 October 2024