KPI atau Key Performance Indicator jadi bagian penting yang akan membantu mengukur keberhasilan sebuah bisnis. Sebagai pemilik bisnis, Anda tentunya wajib memahami pengertian dari KPI ini.
Pengertian KPI menjadi dasar bagi Anda untuk memilih KPI yang tepat. Ini termasuk memahami apa saja elemen yang dimiliki oleh KPI ini.
Dalam pengelolaan karyawan KPI ini juga memegang peranan penting karena akan membantu mengukur produktivitas karyawan melalui peraturan yang dibuat perusahaan dan juga tujuan dari perusahaan.
Di artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai pengertian KPI dan cara memilih KPI yang tepat untuk perusahaan Anda. Baca selengkapnya hanya di penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa Pengertian KPI?
Pengertian KPI atau Key Performance Indicator adalah elemen-elemen dari rencana organisasi yang mengekspresikan hasil kuantitatif untuk mengukur sebuah keberhasilan. Dengan kata lain, indikator ini menunjukkan apa yang ingin Anda capai dan kapan waktunya.
KPI adalah pernyataan secara terukur, dan berbasis hasil yang akan Anda gunakan untuk mengukur kemajuan dan menentukan apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Pengertian KPI digunakan untuk menciptakan gambaran holistik tentang bagaimana kinerja organisasi Anda terhadap target, sasaran organisasi, sasaran bisnis, atau tujuan yang diinginkan. KPI yang baik harus mencapai semua hal berikut:
- Menguraikan dan mengukur serangkaian keluaran terpenting organisasi Anda.
- Berfungsi sebagai detak jantung dari proses manajemen kinerja Anda dan memastikan apakah ada kemajuan yang dicapai terhadap strategi Anda.
- Mewakili elemen-elemen kunci dari rencana strategis Anda yang mengekspresikan apa yang ingin Anda capai dan kapan.
- Mengukur komponen-komponen yang dapat diukur dari tujuan dan sasaran Anda.
- Mengukur ukuran yang paling penting yang memimpin dan tertinggal dalam organisasi Anda.
Baca Juga: Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya
Apa Saja Elemen yang Dimiliki KPI?
Setelah mengetahui pengertian KPI, ini saatnya Anda mengetahui elemen yang dimiliki KPI.
KPI adalah jantung dari proses manajemen kinerja yang akan memberi tahu Anda seberapa jauh Anda mencapai tujuan Anda. Ini yang akan membantu Anda menggetakan setiap anggota di dalam tim Anda dan mengukur apakah Anda ada di jalan yang tepat.
Anda akan menggunakan KPI ini setidaknya satu tahun sekali, jadi pastikan KPI tersebut berharga!
Strategi yang hebat melacak kemajuan elemen-elemen inti dari rencana tersebut. Setiap indikator kinerja utama harus mencakup elemen-elemen berikut:
- Ukuran: Setiap KPI harus memiliki ukuran. Yang terbaik memiliki ukuran yang lebih spesifik atau ekspresif.
- Target: Setiap KPI harus memiliki target yang sesuai dengan ukuran dan periode tujuan Anda. Target ini biasanya berupa nilai numerik yang ingin Anda capai.
- Sumber Data: Setiap KPI harus memiliki sumber data yang jelas sehingga tidak ada area abu-abu dalam mengukur dan melacak setiap KPI.
- Frekuensi Pelaporan: Pengukuran yang berbeda mungkin memiliki kebutuhan pelaporan yang berbeda, tetapi aturan yang baik untuk diikuti adalah melaporkannya setidaknya setiap bulan.
- Pemilik: Meskipun ini bukan aspek wajib dari pernyataan KPI Anda, menetapkan ekspektasi tentang siapa yang akan menangani pelacakan, pelaporan, dan menyempurnakan KPI tertentu akan sangat membantu untuk rencana organisasi Anda secara keseluruhan.
Baca Juga: KPI HRD: Penjelasan Mendalam dengan Metrik & Contoh
Mengapa Sangat Penting untuk Memilih KPI yang Tepat?
Sederhananya, KPI mendorong kinerja organisasi. Anda mungkin pernah mendengar pepatah yang mengatakan bahwa “apa yang diukur, akan dikelola” -kami menemukan bahwa hal ini memang benar adanya.
Jika Anda fokus pada KPI Anda, staf Anda akan fokus untuk mengubah perilaku yang sesuai. Sebaliknya, jika Anda memilih KPI yang salah, Anda berisiko mendorong perilaku yang tidak diinginkan.
Katakanlah Anda mengelola bisnis makanan kekinian. Salah satu tujuan Anda adalah menghemat makanan-jadi, untuk iyu Anda memilih KPI yang terkait dengan menyajikan porsi yang lebih kecil.
Konsekuensi yang tidak diharapkan dari tindakan ini bisa jadi adalah pelanggan yang marah dan lebih memilih untuk makan di tempat lain. Meskipun secara teknis Anda telah mencapai tujuan Anda, hasilnya menunjukkan bahwa Anda mengejar KPI yang salah.
Hal yang lebih baik untuk diukur mungkin adalah seberapa optimal proses pemesanan makanan segar Anda sehingga Anda harus membuang lebih sedikit makanan (dengan KPI “jumlah makanan yang terbuang”).
Ada dua aturan untuk memilih KPI (indikator kinerja utama) yang tepat:
- KISS: Anda mungkin pernah mendengar akronim, “Keep it simple, stupid.” Ungkapan ini juga berlaku untuk KPI. Buatlah semudah mungkin untuk dipahami, sehingga karyawan Anda akan mengetahui dengan jelas apa yang harus mereka lakukan.
- KPI yang SMART: SMART adalah singkatan dari specific, measurable, attainable, realistic, and timely. Ini artinya KPI yang dibuat harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batas waktu.
Baca JUga: 20 Contoh KPI Departemen Produksi untuk Kesuksesan Bisnis
Apa Manfaat dari KPI yang Baik?
Setelah Anda memahami pengertian KPI sangat penting bagi keberhasilan rencana strategis Anda karena membantu Anda melacak kemajuan tujuan Anda. Menerapkannya dengan benar sangat penting untuk kesuksesan.
- Memberikan kejelasan dan fokus pada rencana strategis Anda dengan mengukur kemajuan dan menyelaraskan upaya tim Anda dengan tujuan organisasi. Indikator ini juga menunjukkan kemajuan yang terukur dari waktu ke waktu dan menciptakan cara untuk melacak peningkatan berkelanjutan organisasi Anda.
- Indikator kinerja utama menciptakan cara untuk mengkomunikasikan pemahaman bersama tentang kesuksesan. Indikator ini memberikan pemahaman bersama kepada tim Anda tentang apa yang penting untuk mencapai visi jangka panjang Anda dan menciptakan bahasa yang sama untuk mengekspresikan kemajuan Anda.
- Indikator kinerja utama memberikan rambu-rambu dan pemicu untuk membantu Anda mengidentifikasi kapan harus bertindak. Keseimbangan yang baik antara indikator kinerja utama yang memimpin dan tertinggal memungkinkan Anda untuk melihat tanda-tanda peringatan dini ketika segala sesuatunya berjalan dengan baik, atau kapan saatnya untuk bertindak.
Apa Saja Kesalahan Pemilihan KPI yang Harus Anda Waspadai?
Ada dua kesalahan umum yang sering dilakukan selama proses pemilihan:
1. Memilih KPI yang Selalu Anda ukur
Mengukur KPI (key performance indicator) yang selama ini Anda ukur mungkin tidak memperhitungkan perubahan perilaku pelanggan yang dapat membantu perusahaan Anda berkembang. Sebagai contoh, mari kita kembali ke contoh restoran cepat saji.
Jika Anda hanya mengukur kecepatan Anda dalam mengantarkan pelanggan melewati antrean pemesanan hanya karena itulah yang selalu Anda ukur, Anda mungkin melewatkan kesempatan untuk berkembang yang dapat dicapai dengan melakukan sesuatu yang baru, seperti mengintegrasikan sistem pemesanan online.
2. Memilih KPI yang Paling Mudah Diukur
Mendasarkan pilihan Anda pada kesederhanaan daripada strategi, dalam banyak kasus, tidak akan membantu Anda mencapai apa pun. Nilai setiap pengertian KPI berdasarkan hubungannya dengan tujuan Anda secara keseluruhan.
Misalnya, apakah Anda mengukur jumlah pelanggan yang Anda dapatkan setiap hari karena KPI tersebut akan membantu Anda mencapai tujuan strategis, atau hanya karena mudah dilacak?
Baca Juga: 25 Contoh KPI Departemen Keuangan dan Cara Meningkatkannya
Bagaimana Cara Memilih KPI yang Tepat?
Sering dikatakan bahwa “Apa yang diukur akan dikerjakan,” namun bagaimana cara mengukur itu sendiri dilakukan?
Di bawah ini adalah langkah-langkah penting yang perlu dipertimbangkan dalam melacak KPI secara efektif sebagai bagian dari kerangka kerja manajemen kinerja Anda.
1. Identifikasi Ukuran yang Tepat untuk Tujuan Anda
Meskipun organisasi Anda memiliki banyak bagian yang bergerak yang merupakan bagian integral dari operasi dan kinerjanya, tidaklah mungkin, atau tidak efisien, untuk melacak semua hal yang terjadi secara internal.
Untuk satu hal, tidak semua ukuran cukup penting untuk dilacak. Di sisi lain, melacak terlalu banyak ukuran akan menciptakan pekerjaan yang tidak perlu yang pada akhirnya tidak akan berguna.
Sebagai gantinya, pilihlah satu atau dua metrik untuk setiap tujuan Anda yang akan sangat membantu dalam mencapainya. Beberapa metrik dapat digunakan, namun hanya beberapa metrik saja yang akan cukup berdampak untuk meningkatkan kinerja.
Sebagai contoh, katakanlah organisasi Anda memiliki tujuan untuk meningkatkan program pelatihan dan pengembangan karyawan.
Anda dapat mengukur persentase karyawan yang terlatih atau waktu pelatihan, namun tidak satu pun dari hal tersebut yang berkorelasi dengan hasil nyata yang Anda cari: mengembangkan keterampilan karyawan untuk menangani peran yang lebih tinggi. Ukuran yang lebih baik adalah pengurangan kesalahan sebagai hasil dari pelatihan, misalnya.
Tidak yakin metrik mana yang akan meningkatkan kinerja? Berikut ini ada beberapa tips
Setiap KPI seharusnya membantu mengukur tujuan yang jelas yang ingin Anda capai.
Namun, beberapa ukuran Anda akan menjadi indikator yang tertinggal (yaitu KPI hasil), dan beberapa lainnya akan menjadi indikator utama (yaitu KPI pendorong). Inilah cara membedakan keduanya:
Jika Anda tidak tahu aktivitas apa yang akan mendorong hasil yang lebih baik, Anda harus memilih KPI hasil, yang dikenal sebagai indikator tertinggal. Misalnya, jika Anda tidak yakin aktivitas apa yang akan mendorong penjualan yang lebih tinggi di restoran Anda, Anda bisa mengukur ‘penjualan’ dan kemudian mencoba berbagai aktivitas inovatif yang berbeda.
Setelah Anda mengetahui apa yang memiliki dampak terbesar, maka Anda dapat mengukur penjualan selama promosi atau penjualan menu baru.
Baca Juga: 15 Contoh KPI Layanan Pelanggan dan Strategi Meningkatkannya
2. Evaluasi Kualitas KPI Anda
Selain memastikan bahwa KPI yang Anda pilih adalah indikator kinerja yang benar, KPI juga harus memiliki beberapa karakteristik tambahan yang akan menandakan
keefektifannya. Ajukan pertanyaan-pertanyaan ini tentang setiap KPI yang Anda pertimbangkan:
- Apakah mudah diukur?
- Apakah dapat memengaruhi/mendorong perubahan dengan menggunakan KPI ini, atau apakah hal tersebut di luar kendali kita?
- Apakah KPI ini terhubung dengan tujuan serta strategi kita secara keseluruhan?
- Apakah KPI ini mudah didefinisikan dan dipahami?
- Dapatkah diukur secara tepat waktu dan akurat?
- Apakah KPI ini berkontribusi pada berbagai perspektif – yaitu Pelanggan, Keuangan,
- Proses Internal, Pembelajaran dan Pertumbuhan?
- Apakah masih relevan di masa depan?
Jika Anda menjawab “tidak” untuk pertanyaan-pertanyaan tersebut, ini bisa menjadi pertanda bahwa KPI tersebut perlu diubah atau diganti.
Baca Juga: 18 Contoh KPI Sales, Arti, serta Pentingnya bagi Perusahaan
3. Tetapkan Siapa yang Memimpin
KPI adalah alat yang penting untuk mengukur kemajuan, namun akan lebih mudah ditindaklanjuti jika ada orang yang bertanggung jawab untuk melacak dan melaporkannya.
Manfaatnya pihak yang bertanggung jawab juga biasanya lebih cenderung menginginkan ukuran tersebut berhasil, daripada menerima kinerja yang buruk
Bahkan jika orang tersebut hanya bertanggung jawab untuk melaporkan KPI mereka, Anda dapat bertaruh bahwa mereka lebih suka melaporkan berita baik daripada berita buruk-yang akan lebih memotivasi mereka.
Anda mungkin memiliki seorang analis yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan data. Hal ini penting, namun mungkin yang lebih penting adalah memiliki pemimpin bisnis yang bertanggung jawab untuk “melaporkan” ukuran-ukuran tersebut.
Pemimpin bisnis harus dapat menganalisis hasil, menempatkan data dalam konteksnya, dan menjelaskan apakah kinerja itu baik atau buruk dan mengapa. Individu yang bertanggung jawab atas ukuran tersebut akan dapat memengaruhi sumber daya yang didedikasikan untuk meningkatkan ukuran tersebut.
Baca Juga: 25 KPI Marketing untuk Mengukur Keberhasilan Pemasaran
4. Pantau dan Laporkan KPI
Terakhir, penting untuk terus meninjau KPI Anda dan kinerjanya setiap bulan, triwulan, atau frekuensi pelaporan yang telah ditentukan sebelumnya. Pemantauan rutin memudahkan untuk melihat kerangka waktu di mana sesuatu mungkin berkinerja buruk atau berkinerja baik, serta apa yang mungkin terjadi dalam periode ini yang menyebabkan perubahan.
Untuk memastikan seluruh tim memiliki pemahaman yang sama sangat penting untuk melaporkan temuan-temuan ini kepada semua pihak terkait. Banyak organisasi mencoba menggunakan spreadsheet untuk melacak KPI, sebuah metode yang sering kali menimbulkan masalah seperti konflik kontrol versi dan kesalahan perhitungan.
Alternatif yang lebih baik (dan lebih sederhana) adalah menggunakan perangkat lunak manajemen kinerja, seperti ClearPoint Strategy, untuk membuat dasbor KPI yang dapat disesuaikan untuk dilaporkan kepada audiens yang berbeda.
Anda bisa membuat satu dasbor untuk departemen yang mengerjakan KPI, dan dasbor lain yang memberikan gambaran umum tingkat tinggi untuk tim eksekutif.
Baca Juga: 11 KPI untuk Rekrutmen yang Wajib HR Pahami
Bagaimana Cara Membuat KPI yang SMART?
SMART adalah singkatan dari Specific, Measurable, Attainable, Realistic, dan Timely. (Disebutkan pertama kali dalam makalah tahun 1981 berjudul “Ada cara S.M.A.R.T untuk menulis tujuan dan sasaran manajemen,” yang diterbitkan oleh seorang konsultan bernama George D. Duran).
Akronim ini sangat penting untuk diingat ketika menentukan apakah KPI Anda akan berhasil. Untuk membuat KPI yang SMART, Anda harus dapat bertanya dan menjawab pertanyaan-pertanyaan SMART berikut ini:
- Specific (spesifik): Apakah KPI ini terlalu luas, atau sudah didefinisikan dan diidentifikasi dengan jelas?
- Measurable (terukur): Dapatkah saya mengukur ukuran ini dengan mudah?
- Attainable (dapat dicapai): Apakah realistis bagi kita untuk mendapatkan ukuran ini? Dapatkah saya mengambil langkah yang tepat untuk menerapkan KPI ini dan melihat perubahannya?
- Realistic (realistis): Apakah ukuran kita praktis dan pragmatis?
- Timely (tepat waktu): Apakah kita dapat melihat data untuk ukuran ini setiap bulan atau triwulan, bukan setiap tahun?
Baca Juga: Pengertian OKR, Contoh, dan Bedanya dengan KPI
Kesimpulan
Itulah penjelasan mengenai pengertian KPI yang wajib untuk Anda pahami. Penting bagi Anda untuk membuat KPI yang baik yakni yang sesuai dengan tujuan bisnis Anda.
Pastikan Anda menerapkan SMART goals agar KPI yang Anda buat dapat terukur dengan baik.
Selain melakukan pengukuran dengan KPI, penting juga bagi Anda untuk melakukan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. Seperti yang diketahui, karyawan adalah bagian penting yang akan berkontribusi dalam kemajuan perusahaan.
Anda bisa menggunakan GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan perusahaan Anda. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.