Handing over letter dibutuhkan ketika seorang karyawan ingin meninggalkan pekerjaan, baik untuk alasan mendapatkan pekerjaan baru, cuti, hingga mendapatkan promosi jabatan.
Alasan adanya handing over letter ini adalah sebagai legalitas atas perpindahan pekerjaan dari satu pihak ke pihak lain.
Ini dilakukan untuk meminimalisir permasalahan yang bisa muncul di kemudian hari, khususnya pada bagian operasional bisnis. Sebagai manajer atau pemimpin di perusahaan, Anda wajib memproses handing over letter ini dengan baik dan memastikan penerima surat terima jabatan ini memahami tanggung jawab mereka ke depannya.
Lalu bagaimana cara membuat handing over letter ini? Lalu apa saja prosedur yang harus dilakukan dalam penyerahan surat serah terima pekerjaan ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai handing over letter. Baca selengkapnya di pembahasan yang ada di bawah ini:
Apa Itu Handing Over Letter?
Handing over letter berfungsi sebagai catatan detail utama proyek, termasuk tujuan, hasil, jadwal, dan pemangku kepentingan.
Dokumen ini memainkan peran penting dalam memastikan keberhasilan transisi pekerjaan atau proyek dari satu orang ke orang lain, hingga proyek atau pekerjaan selesai. Dokumen ini juga membantu saat mengalihkan tanggung jawab proyek dari karyawan yang keluar ke karyawan baru.
Selain itu, kehadiran surat ini juga membantu dalam memfasilitasi komunikasi yang efektif dan transfer pengetahuan yang lancar antara tim proyek dan pihak-pihak yang terlibat.
Istilah “serah terima” biasanya mengacu pada hasil akhir atau tahap penutupan proyek. Namun, serah terima juga dapat terjadi dalam situasi lain.
Serah terima dapat terjadi ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan Anda, pergi berlibur, mengambil alih sebagai manajer proyek baru, atau ketika mengatur serah terima proyek kepada klien.
Baca Juga: Hal yang Harus Anda Perhatikan Sebelum Resign dari Pekerjaan
Apa Saja Jenis Handing Over Letter?
Mari kita lihat lebih dekat berbagai jenis dokumen serah terima:
1. Dokumentasi serah terima proyek
Saat Anda bersiap untuk mengalihkan proyek ke tim atau departemen lain, dokumen serah terima proyek adalah senjata rahasia Anda. Dokumen ini akan menjelaskan esensi proyek, tujuannya, status saat ini, tugas yang belum selesai dan yang sedang berlangsung, serta kontak-kontak penting.
Pastikan untuk menyertakan dokumentasi yang komprehensif seperti ruang lingkup proyek, detail proyek, jadwal proyek, dan laporan tim penerima. Ini digunakan untuk melanjutkan pekerjaan yang ditinggalkan oleh orang, manajer proyek, atau tim sebelumnya.
2. Dokumentasi serah terima pekerjaan
Ketika seorang karyawan pindah ke posisi baru atau mengucapkan selamat tinggal pada posisi mereka saat ini, surat serah terima ini diberikan.
Dokumen ini penting untuk merinci tugas sehari-hari, proyek yang sedang berjalan, kontak penting, peran tim dan tanggung jawab utama, dan bahkan informasi sensitif seperti kata sandi.
Dokumen ini akan membantu memberdayakan penerus mereka untuk menggantikan posisi mereka dengan percaya diri, sekaligus menjaga kesinambungan alur kerja.
3. Dokumentasi serah terima aset
Mengelola pemindahan aset fisik di perusahaan Anda? Dokumen serah terima aset adalah panduan Anda.
Menguraikan detail aset yang penting, kondisi, catatan pemeliharaan, dan tanggal serah terima. Hal ini memastikan transisi yang lancar dan memberikan semua informasi yang diperlukan untuk pengelolaan aset yang bertanggung jawab kepada kustodian baru.
Baca Juga: 7 Tips Sebelum Resign yang Wajib Anda Lakukan, Apa Saja?
4. Dokumentasi transfer pengetahuan
Saat Anda mewariskan keahlian Anda kepada karyawan baru atau penerus, dokumen transfer pengetahuan menjadi solusi terbaik.
Dengan dokumen ini Anda dapat membagikan wawasan prosedural, praktik terbaik, panduan pemecahan masalah, dan pelajaran penting yang didapat. Dokumentasi Anda yang cermat juga dapat memfasilitasi transfer pengetahuan penting yang lancar, sehingga orang lain dapat berhasil dalam peran mereka.
5. Dokumentasi serah terima klien
Mengalihkan akun atau proyek klien? Dokumen serah terima klien menjadi jembatan komunikasi Anda.
Berikan informasi klien yang terperinci, laporan kemajuan proyek yang sedang berlangsung, rencana dan riwayat komunikasi, dan perjanjian tingkat layanan. Dokumen ini memastikan transisi klien yang mulus, menjaga hubungan positif dan standar layanan.
Baca Juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Bagaimana Cara Membuat Handing Over Letter?
Untuk membuat surat serah terima yang baik, Anda harus memikirkan elemen-elemen penting berikut ini, yang dirinci dalam langkah-langkah di bawah ini:
1. Identifikasi tujuan dan ruang lingkup
Tanyakan pada diri Anda sendiri:
- Informasi apa saja yang perlu ditransfer?
- Siapa yang akan menerima dokumen tersebut?
- Apa tujuan proyek Anda?
Pikirkan juga tentang tanggal penyelesaian, dan tetapkan indikator kinerja utama (KPI). Dengan melakukan hal ini, Anda dapat memastikan bahwa informasi tersebut relevan dan ditargetkan untuk audiens yang tepat.
2. Pertimbangkan format
Apakah ini akan menjadi laporan tertulis atau presentasi? Haruskah dibagi menjadi beberapa bagian atau disusun secara kronologis?
Dengan mempertimbangkan format dan struktur dokumen serah terima, Anda dapat memastikan bahwa dokumen tersebut mudah dibaca dan dinavigasi.
Struktur surat serah terima Anda memainkan peran penting dalam keefektifannya. Pertimbangkan untuk membagi dokumen ke dalam beberapa bagian yang logis seperti:
- Pendahuluan
- Ringkasan atau ikhtisar proyek
- Perincian tugas
- Daftar sumber daya
- Informasi kontak
Gunakan judul, subjudul, dan poin-poin yang jelas untuk meningkatkan keterbacaan dan aksesibilitas.
3. Buat daftar tugas atau tanggung jawab
Hal ini dapat mencakup:
- Ringkasan proyek yang sedang berjalan
- Kontak-kontak utama
- Anggota tim yang terlibat
- Tugas atau masalah yang belum terselesaikan yang perlu diselesaikan atau ditangani
Dengan membuat daftar tugas dan tanggung jawab yang komprehensif, Anda dapat memastikan bahwa tidak ada yang terlewatkan atau terlupakan.
4. Kumpulkan semua dokumen dan informasi yang relevan
Ini mungkin termasuk rencana proyek, yang akan memberi Anda gambaran umum tentang ruang lingkup, tujuan, dan jadwal proyek.
Catatan rapat juga dapat berguna, karena dapat menyoroti poin-poin penting yang dibuat oleh peserta rapat yang berkaitan dengan topik dokumen.
Daftar kontak dapat membantu Anda mengidentifikasi individu yang dapat memberikan informasi tambahan atau meninjau dokumen. Selain itu, tenggat waktu yang akan datang harus dipertimbangkan untuk memastikan dokumen selesai tepat waktu.
Dengan mengumpulkan semua informasi ini, Anda dapat membuat dokumen yang komprehensif yang memenuhi persyaratan yang diperlukan dan memberikan wawasan yang berharga.
Baca Juga: Download 10 Contoh Surat Keterangan Kerja Gratis
5. Tulis dokumen serah terima
Penting untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas yang mudah dimengerti.
Menyertakan konteks atau informasi latar belakang yang diperlukan akan membuat dokumen menjadi efektif dan mudah diikuti.
6. Tinjau dokumen untuk keakuratan dan kelengkapannya
Periksa untuk memastikan bahwa semua informasi penting dan bidang-bidang utama telah disertakan, dan tidak ada kesalahan atau kelalaian.
Luangkan waktu untuk membaca dokumen dengan cermat, perhatikan setiap bagian dan paragraf dengan seksama, untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dapat diandalkan dan dipercaya.
Dengan memberikan tinjauan menyeluruh pada dokumen, Anda dapat merasa yakin bahwa dokumen tersebut akurat, lengkap, dan sesuai dengan tujuannya.
7. Bagikan dokumen
Pastikan untuk memberikan konteks yang diperlukan atau gambaran umum singkat untuk memastikan orang yang menerima dokumen yang Anda serahkan memahami isinya. Dengan membagikan dokumen tersebut, Anda dapat memastikan bahwa semua orang memahami tanggung jawab mereka.
Berikan daftar kontak utama baik di dalam maupun di luar perusahaan. Ini termasuk anggota tim, klien, atau siapa pun yang penting dalam alur kerja. Memudahkan semua orang yang terlibat untuk terhubung dan berkolaborasi.
8. Menindaklanjuti dengan para stakeholders
Dengan menindaklanjuti stakeholders utama, Anda dapat memastikan bahwa proses serah terima berjalan dengan sukses dan efektif serta tidak ada hal yang terlewatkan.
Hal ini akan membantu memastikan pengalihan tanggung jawab yang lancar dan meminimalkan gangguan pada proyek atau tugas yang sedang berjalan.
Baca Juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
Apa Manfaat Handing Over Letter?
Surat serah terima tidak hanya membantu kelancaran transisi, namun juga menyediakan sumber daya yang berharga untuk referensi di masa mendatang.
Faktanya, ada beberapa keuntungan menerapkan dokumentasi serah terima yang komprehensif di perusahaan Anda, antara lain:
1. Kesinambungan dan konsistensi
Bayangkan ini: seorang anggota tim akan memulai liburan yang memang layak didapatkan. Tanpa catatan serah terima dan dokumentasi yang tepat, ketidakhadiran mereka dapat menyebabkan kebingungan dan gangguan.
Dengan menyediakan dokumen serah terima yang komprehensif, Anda dapat memastikan bahwa alur kerja tetap berjalan dengan lancar saat mereka tidak ada. Hal ini tidak hanya menjaga kesinambungan, tetapi juga menegakkan standar kerja yang konsisten.
2. Efisiensi waktu dan sumber daya
Dokumen serah terima bertindak sebagai peta jalan bagi anggota tim yang baru, memandu mereka dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab harian, serta berbagi informasi penting.
Ini berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk menguraikan nuansa peran dan lebih banyak waktu yang dicurahkan untuk pekerjaan yang produktif.
Efisiensi yang diperoleh dari serah terima yang terdokumentasi dengan baik akan menghasilkan penggunaan sumber daya yang optimal dan peningkatan produktivitas.
3. Pengurangan risiko dan dukungan pengambilan keputusan
Surat serah terima berfungsi sebagai sumber informasi yang berharga, mengurangi risiko kehilangan pengetahuan yang signifikan karena pergantian karyawan.
Dokumen ini menyediakan titik referensi utama untuk pengambilan keputusan, membantu anggota tim baru beradaptasi dengan cepat dan membuat pilihan yang tepat.
Kesinambungan pengetahuan ini meminimalkan dampak pergantian karyawan terhadap jadwal dan hasil proyek.
Baca Juga: Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya
4. Meningkatkan moral karyawan
Ketika karyawan merasa didukung dan diperlengkapi untuk menangani tanggung jawab mereka, semangat kerja akan meningkat. Handing over letter dapat memberdayakan tim Anda dengan meningkatkan rasa kemandirian dan kepercayaan diri.
Mengetahui bahwa mereka memiliki akses ke semua dokumentasi yang mereka butuhkan membuat karyawan merasa dihargai, sehingga berkontribusi pada lingkungan kerja yang positif dan termotivasi.
5. Transparansi yang lebih baik
Komunikasi yang transparan adalah landasan dari setiap tempat kerja yang sukses. Dokumen serah terima membantu menciptakan komunikasi yang efektif dengan memastikan informasi tersedia dan mudah diakses.
Transparansi ini mendorong kolaborasi di antara anggota tim, meruntuhkan penghalang dan menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan.
6. Peluang pelatihan dan pengembangan
Dokumen serah terima dapat menjadi bahan pelatihan yang berharga bagi karyawan baru, atau karyawan yang berpindah ke peran yang berbeda di perusahaan Anda.
Dengan menyimpan catatan proses dan prosedur yang terperinci, Anda dapat menyederhanakan proses orientasi dan lepas landas, sehingga karyawan dapat menyesuaikan diri dengan cepat dan efisien.
7. Kepatuhan dan akuntabilitas
Dalam industri di mana kepatuhan merupakan hal yang sangat penting, dokumen serah terima memainkan peran penting dalam memastikan bahwa tugas-tugas dilaksanakan sesuai dengan protokol yang telah ditetapkan.
Dokumen-dokumen ini sangat penting dalam membangun kerangka kerja untuk akuntabilitas dengan menggunakan indikator kinerja utama yang secara jelas menguraikan tanggung jawab, yang pada gilirannya mengurangi kemungkinan kesalahan atau kekeliruan.
Surat serah terima memberikan pemahaman yang rinci kepada pihak penerima mengenai sejarah, tujuan, dan ruang lingkup proyek, sehingga mereka dapat mengambil keputusan yang tepat dan mengelola proyek secara efektif di masa mendatang.
Baca Juga: Download Surat Rekomendasi Karyawan dan Template Gratisnya
Bagaimana Contoh Handing Over Letter?
Berikut contoh handing over letter yang bisa Anda jadikan referensi dalam membuat surat serah terima:
Contoh Satu
Contoh Dua
Contoh Tiga
Contoh Empat
Contoh Lima
Contoh Enam
Contoh Tujuh
Contoh Delapan
Contoh Sembilan
Contoh Sepuluh
Baca Juga: Surat Paklaring Kerja: Arti, Fungsi, Syarat hingga Templatenya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai handing over letter yang bisa menjadi panduan Anda dalam membuat surat serah terima pekerjaan. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa handing over letter bertujuan agar pekerjaan dapat dijalankan dengan baik meski karyawan yang sebelumnya memegangnya tidak bisa meneruskannya.
Ini dilakukan agar operasional perusahaan tetap berjalan meski ada karyawan yang keluar dari pekerjaan, cuti, atau tidak bisa melanjutkan pekerjaan.
Ini juga termasuk ke dalam pengelolaan karyawan di dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya surat serah terima ini dapat diketahui bahwa setiap karyawan bisa saling berbagi peran dan mendukung satu sama lain.
Pengelolaan karyawan ini memang sangat penting. Anda harus melakukannya dengan baik agar perusahaan atau bisnis Anda berjalan dengan baik.
Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi absensi yang dilengkapi berbagai fitur yang akan membuat pengelolaan karyawan menjadi super mudah.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.