Bagaimana Cara Membangun Perencanaan Strategi Tim?

Membuat perencanaan strategi tim adalah hal penting ketika membuat perubahan besar di perusahaan. Ini karena Anda ingin memastikan bahwa seluruh tim Anda secara aktif bekerja ke arah yang sama.

Dengan berkolaborasi sebagai sebuah kelompok, Anda semua bisa menghasilkan ide-ide yang lebih baik untuk menerapkan sistem atau proses baru di tempat kerja Anda.

Agar dapat bekerja secara kohesif, tim Anda perlu berorientasi pada tujuan dan sasaran perusahaan.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan perencanaan strategi tim, menjelaskan mengapa hal ini penting dan berbagi cara mengembangkan rencana strategis sebagai sebuah tim.

Apa itu Perencanaan Strategi Tim?

Perencanaan strategi tim atau team strategy planning adalah proses berkumpul bersama sebagai sebuah kelompok untuk membuat prioritas dan sasaran bagi perusahaan Anda.

Perencanaan strategi tim juga melibatkan penentuan cara mengalokasikan sumber daya dan energi Anda dalam berbagai proyek.

Ketika bertemu sebagai tim untuk perencanaan strategi, ada berbagai tujuan yang mungkin ingin Anda capai.

Misalnya, tim Anda dapat menggunakan perencanaan strategis untuk menerapkan proses yang lebih baik atau meningkatkan operasi.

Dengan merencanakan proyek, tugas, atau inisiatif Anda berikutnya secara kolektif, Anda dapat memastikan seluruh tim Anda mengetahui harapan dan tujuan perusahaan Anda.

Baca juga: 12 Strategi Untuk Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Mengapa Perencanaan Strategi Sebagai Tim itu Penting?

Melakukan perencanaan strategi sebagai tim penting karena alasan-alasan berikut:

• Menghasilkan ide-ide yang lebih inovatif: Ketika mendiskusikan rencana strategis Anda sebagai sebuah kelompok, Anda bisa mempelajari ide dan pendapat semua orang. Hal ini dapat mengarah pada pemikiran yang lebih inovatif dan beragam ide yang lebih luas untuk dipilih.
• Membuat kolaborasi yang ditingkatkan: Melibatkan seluruh tim Anda dapat meningkatkan kolaborasi di tempat kerja. Meminta semua orang untuk berkontribusi pada rencana dapat membantu orang merasa bahwa mereka adalah bagian yang berharga dari tim Anda.
• Pendelegasian pekerjaan yang lebih mudah: Ketika setiap anggota tim dilibatkan dalam proses perencanaan, mereka akan lebih menyadari harapan dan sasaran perusahaan. Hal ini dapat memudahkan orang untuk memahami tugas dan tanggung jawab mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada keseluruhan tujuan tempat kerja mereka.

Baca juga: HR Strategist: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan

Komponen dalam Perencanaan Strategi Tim

Berikut ini adalah elemen-elemen kunci yang membentuk rencana strategis.

Pernyataan visi

Pernyataan visi memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang ingin dicapai organisasi Anda dalam jangka panjang.

Ini adalah pernyataan aspirasional yang menggambarkan keadaan ideal bisnis Anda di masa depan.

Banyak pernyataan visi yang hebat menggunakan bahasa emosional untuk melukiskan gambaran tentang dampak apa yang diharapkan tim terhadap bisnis secara keseluruhan.

Pernyataan misi

Sementara pernyataan visi melihat ke masa depan, pernyataan misi mempertimbangkan masa kini.

Pernyataan misi harus menggambarkan tujuan inti perusahaan dan mengapa perusahaan itu ada. Pernyataan misi Anda harus memberikan konteks untuk semua tujuan dan tindakan lainnya.

Tujuan

Sasaran Anda adalah apa yang ingin Anda capai. Mereka adalah hasil spesifik yang ingin dicapai oleh organisasi Anda dalam kerangka waktu tertentu.

Tujuan strategis bertujuan untuk menjembatani kesenjangan antara visi Anda secara keseluruhan dan tujuan yang diperlukan untuk mencapainya.

Baca juga: Talent Development: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

Sasaran strategis dapat berupa keuangan, terkait pertumbuhan, atau terkait pelanggan. Contoh sasaran strategis adalah “Memasuki tiga pasar asing baru dalam lima tahun ke depan.”

Strategi

Bagian rencana strategis ini adalah tempat Anda mengalihkan fokus dari visi ke eksekusi. Strategi Anda adalah cetak biru tentang cara mencapai sasaran dan tujuan Anda.

Jika tujuan Anda adalah “Memasuki tiga pasar asing baru dalam lima tahun ke depan,” Anda perlu mengembangkan strategi bagaimana Anda akan melakukan ini.

Pasar mana yang akan Anda targetkan? Produk atau layanan apa yang akan Anda perkenalkan? Apa tren pasar saat ini?

Menanyakan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda merancang strategi masuk pasar yang spesifik.

Di sinilah kerangka kerja perencanaan strategis menjadi sangat berguna. Misalnya, Matriks Ansoff membantu Anda mengevaluasi peluang untuk pertumbuhan.

Juga dikenal sebagai tabel perluasan produk-pasar, Ansoff Matrix membantu Anda meninjau potensi risiko dan peluang dari setiap opsi rencana pertumbuhan.

Dengan menggunakan kerangka kerja seperti Ansoff Matrix, Anda dapat menganalisis setiap opsi strategis.

Semua data yang dikumpulkan dan wawasan tim Anda tentang data ini akan membantu menentukan pendekatan strategis Anda.

Metrik

Setelah menulis rencana strategis dan menerapkannya, Anda perlu melacak kemajuannya. Metrik adalah cara bagi Anda untuk mengukur keberhasilan tindakan Anda.

Jika Anda menemukan bahwa rencana strategis Anda tidak memberikan hasil yang Anda harapkan, Anda dapat membuat perubahan pada pendekatan strategis Anda.

Metrik dapat berupa tonggak pencapaian, seperti meluncurkan produk atau menyelesaikan proyek tertentu. Atau metrik Anda bisa berupa ukuran kinerja yang dapat diukur, seperti KPI.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan

Cara Mengembangkan Rencana Strategis Sebagai Sebuah Tim

Ikuti langkah-langkah berikut ini ketika Anda dan tim Anda untuk memulai untuk melakukan perencanaan strategis:

1. Tentukan tujuan rencana Anda

Saat memulai sesi perencanaan strategi dengan tim Anda, pastikan Anda mendefinisikan tujuan dari proses tersebut.

Perjelas tujuan dan sasaran apa yang perlu dikerjakan oleh tim Anda. Saat membuat garis besar rencana Anda, pastikan tim Anda sepenuhnya memahami ruang lingkup pekerjaan yang mereka lakukan.

Pastikan semua orang mengetahui jadwal atau tanggal jatuh tempo yang penting.

2. Buatlah beberapa sesi perencanaan

Daripada mencoba memasukkan semuanya ke dalam satu sesi perencanaan, pecahlah menjadi beberapa pertemuan.

Kemungkinan Anda akan memulai dengan sesi brainstorming awal dan kemudian bertemu untuk mendiskusikan ide apa pun yang disetujui tim Anda untuk bergerak maju dan membuat konklusi.

Pastikan untuk memberi banyak pemberitahuan kepada anggota tim Anda tentang pertemuan yang akan datang sehingga mereka dapat merencanakannya dengan baik.

Tetapkan ekspektasi untuk setiap pertemuan sehingga setiap orang datang dengan persiapan apa yang mereka butuhkan untuk membuat pertemuan berhasil.

Baca juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Manfaat, Proses dan Strateginya

3. Ciptakan peran untuk setiap orang

Alih-alih meminta setiap orang melakukan semua tugas dan membuat hasil yang bias, tetapkan peran untuk setiap orang di tim Anda.

Dengan cara ini, setiap orang menyadari tanggung jawab mereka dan bertanggung jawab atas pekerjaan mereka. Anda akan menginginkan seseorang untuk masing-masing peran penting ini:

Pemimpin

Ini adalah orang yang bertanggung jawab memimpin semua sesi perencanaan strategi tim Anda.

Mereka harus sangat terorganisir, memastikan bahwa tim memenuhi tujuan dan tenggat waktunya. Orang ini memastikan diskusi kelompok berjalan efisien dan setiap orang memiliki giliran untuk berbicara.

Pengatur waktu

Orang ini bertanggung jawab untuk memastikan pertemuan berjalan tepat waktu.

Mereka perlu melacak waktu untuk memastikan tim Anda mengikuti setiap agenda rapat dan bahwa diskusi kelompok tetap dalam jumlah waktu yang ditentukan.

Notula

Notula adalah orang bertanggung jawab untuk menuliskan semua poin pembicaraan penting dalam setiap pertemuan.

Setelah semua orang bertemu, mereka bertanggung jawab untuk menulis catatan pertemuan secara rinci dan mengirimkannya ke setiap peserta.

4. Beri setiap orang kesempatan untuk berbicara

Untuk membuat rencana strategi yang efektif, Anda perlu memberi setiap orang kesempatan untuk berbicara.

Salah satu cara untuk membantu orang berbagi ide mereka adalah dengan mengadakan sesi break-out di mana orang dapat berbagi ide mereka dalam kelompok yang lebih kecil atau dengan berpasangan.

Anda kemudian dapat berkumpul kembali untuk mendiskusikan beberapa ide terbaik tim Anda.

Dorong orang-orang untuk mempersiapkan beberapa poin pembicaraan sebelumnya sehingga mereka memiliki sesuatu untuk dibagikan.

Tentu saja, diskusi spontan juga bisa sangat membantu dalam proses perencanaan.

Secara keseluruhan, akan sangat membantu untuk bertanya apakah ada yang memiliki lebih banyak hal untuk dibagikan di akhir pertemuan.

Baca juga: Pengertian Kompensasi, Manfaat, Strategi, Struktur, dan Faktor yang Mempengaruhinya

5. Lakukan analisis SWOT

Melakukan analisis SWOT dengan tim Anda bisa menjadi cara yang bermanfaat untuk membuat rencana strategis.

Pada dasarnya, tim Anda melihat aspek tertentu dari perusahaan Anda dan menganalisanya dengan melihat empat poin utama ini:

• Strength (Kekuatan): Ini adalah faktor internal yang dilakukan perusahaan Anda dengan baik.
• Weakness (Kelemahan): Ini adalah faktor internal yang perlu ditingkatkan oleh perusahaan Anda.
• Opportunities (Peluang): Ini adalah faktor eksternal yang mungkin menguntungkan perusahaan Anda.
• Threats (Ancaman): Ini adalah faktor eksternal yang dapat merugikan perusahaan Anda.

Sebelum rapat untuk analisis SWOT, beri tahu tim Anda apa yang ingin Anda diskusikan. Mintalah mereka untuk melakukan riset untuk mempersiapkan pertemuan tersebut.

Daripada mendasarkan analisis SWOT Anda pada opini, Anda perlu menggunakan data dan informasi yang kuat.

6. Buat action plan

Setelah semua orang memahami peran dan tanggung jawab mereka, sekarang saatnya untuk menerapkan rencana Anda ke dalam tindakan.

Perjelas apa yang perlu dilakukan setiap orang ke depannya. Pertimbangkan untuk mengadakan pertemuan untuk membahas kemajuan setiap orang.

Saat Anda mengimplementasikan rencana Anda, bersedia melakukan penyesuaian untuk memastikan Anda semua memenuhi tujuan Anda.

Baca juga: 16 Contoh Pertanyaan Untuk Survei Kepuasan Karyawan

Kesimpulan

Membuat perencanaan strategi tim yang baik dan benar menentukan keberhasilan perencanaan bisnis Anda kedepannya. Oleh sebab itu, ini adalah hal yang sangat penting untuk Anda lakukan secara matang.

Dengan mengetahui tahapan dalam membuat perencanaan strategi tim, seluruh tim Anda bisa dengan mudah melakukan apa yang sudah direncanakan dan membuat mereka memiliki fokus yang sama dalam pengembangan bisnis yang telah direncanakan.

Selain itu, Anda bersama tim Anda harus terus membangun komunikasi yang baik agar seluruh strategi dan perencanaan berjalan sesuai koridor sehingga Anda bisa menilai dan mengubah rencana dengan cepat jika tidak sesuai dengan apa yang bisnis Anda harapkan.

Jika Anda adalah seorang pemilik bisnis yang sedang mencari solusi pengelolaan payroll, pencatatan kehadiran karyawan, dan proses HR yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR online Gajihub.

Gajihub adalah software HR dan payroll buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh banyak pemilik bisnis dalam memudahkan pengelolan manajemen sumber daya manusia yang lebih praktis.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.