Menerapkan kebijakan dan aturan terkait kasbon menjadi salah satu bentuk dukungan dari perusahaan kepada karyawaannya yang tengah menghadapi kesulitan dalam hal keuangan.
Dengan kata lain, fasilitas kasbon juga dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan dengan cara mengurangi stres akibat situasi darurat terkait keuangan yang menerpanya, seperti kecelakaan, kesehatan, atau kebutuhan mendesak lainnya.
Namun, untuk menerapkan fasilitas ini, tentunya perusahaan perlu membuat aturan kasbon yang dapat melindungi kedua belah pihak dari kesalahpahaman yang mungkin akan muncul terkait pembayaran kasbon, jaminan, atau syarat lainnya.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu kasbon, aturan, alasan pengajuan kasbon, hingga cara pengajuannya.
Apa yang Dimaksud dengan Kasbon?
Menurut KBBI, kasbon adalah kegiatan mengambil atau meminjam barang/ uang yang akan dikembalikan atau dibayar kemudian dengan menyerahkan surat berisi keterangan pengambilan atau peminjaman.
Dalam konteks bisnis atau perusahaan, kasbon juga dapat diartikan sebagai fasilitas pinjaman yang diberikan perusahaan kepada karyawannya.
Berbeda dengan pinjaman bank yang terikat bunga, kasbon umumnya tidak dikenakan bunga dan merupakan bentuk dukungan perusahaan untuk karyawan yang tengah mengalami situasai keuangan mendesak.
Biasanya, kasbon diambil dari sebagian gaji karyawan dan jumlahnya akan dikembalikan dengan cara dipotong dari gaji mereka sesuai dengan jumlah yang dipinjam.
Kebutuhan kasbon sendiri dapat sangat beragam, mulai dari biaya pengobatan, tagihan listrik, pernikahan, dan berbagai kebutuhan mendesak lainnya.
Meskipun bersifat mendukung dan menjadi salah satu upaya perusahaan untuk meningkatkan produktivitas karyawan, sistem kasbon tetap harus diawasi dengan aturan tertentu.
Aturan tersebut dapat mencakup batasan jumlah pinjaman, jangka waktu pembayaran dan sebagainya untuk mencegah segala masalah yang mungkin terjadi di masa depan.
Baca Juga: Ketahui Kelebihan dan Kekurangan Pinjaman Karyawan
Apa Saja Manfaat Kasbon bagi Karyawan dan Perusahaan?
Seperti penjelasan sebelumnya, adanya fasilitas kasbon dapat mengurangi stres bagi karyawan yang sedang menghadapi masalah keuangan, sehingga mereka tetap dapat bekerja secara produktif dan efektif untuk perusahaan.
Selain itu, berikut sejumlah manfaat kasbon, baik bagi karyawan maupun perusahaan:
Manfaat Kasbon bagi Karyawan
1. Dana Darurat Cepat dan Mudah
Kasbon menawarkan solusi cepat dan mudah untuk memperoleh dana darurat. Artinya, karyawan tidak perlu melalui proses panjang dan rumit seperti mengajukan pinjaman di bank.
2. Pinjaman dari Tempat Terpercaya
Kasbon merupakan pinjaman yang berasal dari perusahaan tempat karyawan bekerja, sehingga mampu memberikan rasa aman dan nyaman karena meminjam dari pihak yang terpercaya.
3. Pinjaman Bebas Bunga
Berbeda dengan pinjaman bank atau bahkan pinjaman online yang dikenakan bunga tinggi, perusahaan biasanya tidak mematok bunga pada kasbon. Hal ini tentunya membantu meringankan beban keuangan karyawan.
4. Potongan Gaji
Pembayaran kasbon umumnya dilakukan dengan cara memotong gaji karyawan. Hal ini tentunya akan memudahkan karyawan dala melunasi pinjaman tanpa harus repot-repot melakukan transfer dana.
Manfaat Kasbon bagi Perusaahaan
1. Meningkatkan Loyalitas dan Produktivitas Karyawan
Dengan membantu karyawan di saat darurat, perusahaan dapat meningkatkan loyalitas dan produktivitas karyawan.
Hal ini disebabkan karena karyawan yang merasa dihargai dan diperhatikan oleh perusahaan biasanya akan lebih termotivasi untuk bekerja dengan baik.
2. Memperkuat Citra Perusahaan
Memberikan fasilitas kasbon kepada karyawan menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap kesejahteraan karyawannya.
Hal ini dapat membantu membangun citra perusahana yang positif di mata publik, dan bahkan membantu dalam hal menarik talenta terbaik.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Bisa Anda Download
Apa Saja Contoh Alasan Pengajuan Kasbon?
Meskipun termasuk salah satu fasilitas yang diberikan perusahaan, karyawan tidak bisa semena-mena dalam mengajukan kasbon.
Biasanya, perusahaan memiliki aturan sendiri terkait alasan-alasan apa saja yang membuat kasbon dapat disetujui. Beberapa di antaranya adalah:
1. Masalah Kesehatan
Masalah kesehatan menjadi alasan yang paling umum diajukan oleh karyawan.
Dengan biaya pengobatan yang cukup tinggi, misalnya akibat kecelakaan atau masalah kesehatan yang datang mendadak mungkin karyawan akan mengajukan kasbon kepada perusahaan.
Terutama bagi karyawan yang tidak memiliki BPJS, tanpa adanya kasbon dikhawatirkan mereka akan mengajukan pinjaman online ilegal.
2. Masalah Renovasi Rumah
Biaya untuk renovasi rumah merupakan hal yang perlu disiapkan secara matang.
Namun, apabila renovasi tersebut disebabkan oleh bencana yang menyebabkan rumah tersebut mengalami kerusakan, tentu karyawan membutuhkan biaya untuk memperbaikinya.
Untuk itu, mereka dapat memanfaatkan fasilitas kasbon yang disediakan oleh perusahaan.
3. Masalah Pendidikan
Masalah pendidikan, seperti pendidikan anak yang kerap membutuhkan banyak biaya juga dapat menjadi salah satu alasan yang diterima oleh perusahaan.
Hal ini juga disebabkan oleh tingginya biaya pendidikan di masa kini, misalnya biaya untuk biaya bangunan, biaya per semester, buku, dan masih banyak lagi.
4. Biaya Pernikahan
Karyawan mungkin akan mengajukan kasbon untuk biaya pernikahan karena acara pernikahan sering kali memerlukan biaya besar yang mungkin tidak dapat ditangani oleh anggaran bulanan mereka.
Seperti yang diketahui bahwa pernikahan kerap melibatkan biaya seperti sewa tempat, dekorasi, catering, dan biaya lain yang mungkin melebihi kemampuan finansial karyawan pada saat itu.
5. Peralatan Kerja
Setiap karyawan tentunya membutuhkan peralatan kerja untuk dapat menunjang aktivitasnya. Namun, jika secara menadak perlatan kerja mereka rusak atau hilang.
Dengan adanya kasbon, karyawan pun dapat memperbaiki peralatan kerja tersebut atau bahkan membelinya apabila memang benar-benar dibutuhkan.
Baca Juga: 12 Hak Karyawan Kontrak dan Aspek Penting di Dalamnya
Bagaimana Aturan Kasbon di Indonesia?
Di Indonesia sendiri, saat ini belum ada undang-undang yang mengatur kasbon.
Namun, jika melihat Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, dijelaskan bahwa kewajiban utama perusahaan adalah memberikan upah/ gaji, upah lembur, cuti, jaminan sosial, dan pesangon. Fasilitas kasbon tidak termasuk dalam kewajiban tersebut.
Artinya, kebijakan kasbon merupakan hak masing-masing dari perusahaan, dan bukan suatu kewajiban, sehingga perusahaan dapat menyusun aturan dan ketentuan terkait kasbon sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan.
Meskipun tidak wajib, kasbon dapat menjadi nilai tambah bagi perusahaan untuk menarik dan mempertahankan bakat terbaik.
Fasilitas ini menunjukkan dukungan perusahaan terhadap kesejahteraan karyaannya, di luar kewajiban pokok yang diatur di dalam undang-undang.
Baca Juga: 20+ Fasilitas yang Diharapkan Selain Gaji dan Alasannya
Apa Saja Hal yang Perlu Tercantum dalam Aturan Kasbon?
Meskipun setiap perusahaan memiliki aturan yang berbeda-beda terkait kasbon, namun berikut adalah beberapa hal yang umumnya harus dicantumkan dalam aturan tersebut:
1. Batasan Jumlah Pinjaman
Perusahaan perlu menetapkan batasan maksimal jumlah yang bisa dipinjam oleh karyawan sebagai kasbon. Biasanya, kasbon yang diajukan tidak boleh lebih dari 1/3 sampai 1/2 gaji karyawan.
Batasan tersebut bertujuan untuk mengontrol risiko keuangan perusahaan dan mencegah penyalahgunaan fasilitas kasbon.
2. Jangka Waktu Pembayaran
Selanjutnya, perusahaan juga perlu menetapkan jangka waktu pembayaran kasbon, yaitu periode waktu dalam bentuk bulanan atau pembayaran sekaligus.
Karyawan diharapkan untuk melunasi kasbon dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.
3. Mekanisme Pembayaran
Pembayaran kasbon umumnya dilakukan dengan cara memotong sebagian dari gaji karyaan setiap bulan sasmpai jumlah kasbon lunas. Hal ini dapat dilakukan secara otomatis oleh tim HR atau tim finance.
4. Tujuan Penggunaan
Beberapa perusahaan mungkin menetapkan aturan terkait tujuan penggunaan kasbon, seperti biaya pendidikan, medis, atau keperluan mendesak lainnya.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kasbon digunakan untuk keperluan yang benar-benar mendesak dan penting bagi karyawan.
5. Prosedur Pengajuan
Prosedur pengajuan menjadi hal penting yang perlu dicantumkan dalam aturan kasbon, termasuk formulir aplikasi yang harus diisi karyawan atau jika perusahaan menggunakan software payroll dan HR yang memiliki fitur Kasbon dari Gajihub, tim HR dapat menjelaskan cara penggunaannya.
Setelah itu, biasanya pengajuan akan diproses oleh manajer dan pihak berwenang lainnya.
Baca Juga: Program Kesejahteraan Karyawan: Pengertian dan Jenisnya
Bagaimana Cara Mengajukan Kasbon Karyawan?
Supaya kasbon berjalan secara tertib dan sesuai aturan, perusahaan perlu memiliki prosedur yang jelas dan sistematis Berikut adalah prosedur pengajuan kasbon secara umum:
Tahap 1: Pengajuan Kasbon oleh Karyawan
Pada tahap pengajuan kasbon, karyawan perlu melakukan beberapa hal berikut:
1. Pengisian Formulir Kasbon
Karyawan yang ingin mengajukan kasbon harus terlebih dahulu mengisi formulir kasbon yang telah disediakan perusahaan.
Formulir ini biasanya berisi informasi seperti nama karyawan, divisi, jabatan, nominal pinjaman, tujuan penggunaan dana, dan tanda tangan pemohon.
2. Penyerahan Formulir Kasbon
Formulir kasbon yang telah diisi legkap beserta tanda tangan selanjutnya diserahkan kepada tim HR atau bagian keuangan, sesuai dengan aturan kasbon yang berlaku.
Baca Juga: Medical Reimbursement: Pengertian, Ketentuan, Hingga Prosedurnya
Tahap 2: Proses Persetujuan Kasbon
Proses persetujuan ini menjadi tanggung jawab tim HR atau bagian keuangan. Berikut beberapa langkah yang perlu mereka lakukan:
1. Verifikasi Pengajuan
Tim HR dan keuangan akan melakukan verifikasi terhadap pengajuan kasbon, untuk memastikan bahwa pengajuan tersebut telah sesuai dengan aturan dan kebijakan perusahaan. Verifikasi yang dilakukan meliputi:
- Kelengkapan data: Memastikan formulir kasbon diisi dengan lengkap dan benar.
- Kebenaran penggunaan dana: Memastikan tujuan penggunaan dana sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Kemampuan finansial karyawan: Melakukan penilaian terhadap kemampuan finansial karyawan untuk mengembalikan pinjaman.
- Riwayat pengajuan kasbon sebelumnya: Memeriksa riwayat pengajuan kasbon karyawan untuk memastikan tidak ada tunggakan atau pelanggaran.
2. Persetujuan atau Penolakan
Berdasarkan hasil verifikasi di atas, tim yang terlibat akan menentukan apakah pengajuan kasbon disetuji atau ditolak. Keputusan ini bisa dicantumkan dalam formulir kasbon dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
3. Pemberitahuan Keputusan
Selanjutnya, karyawan akan diinformasikan mengenai keputusan terkait pengajuan kasbon.
Tahap 3: Pencarian Dana Kasbon
Apabila pencairan kasbon disetujui oleh tim HR, keuangan, dan berbagai pihak yang berkepntingan, maka dana tersebut akan dicairkan sesuai dengan nominal yang telah disetujui.
Pencairan dana dapat dilakukan secara tunai atau melalui transfer bank.
Selanjutnya, bagian keuangan akan mencatat transaksi pengeluaran kasbon ke dalam dokumen seperti jurnal atau buku kasbon, yang biasanya memuat informasi seperti tanggal transaksi, nomor kasbon, nama pemohon, tujuan penggunaan dana, nominal kasbon, dan jenis pengeluaran (tunai atau transfer).
Baca Juga: Dana Pensiun Karyawan: Arti, Aturan, Manfaat, dan Jenisnya
Kelola Kasbon Lebih Mudah dengan Gajihub
Selain dengan prosedur di atas, untuk lebih memudahkan Anda dalam pengelolaan kasbon karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR yang memiliki fitur Kasbon di dalamnya.
Dengan software ini, karyawan juga dapat melakukan pengajuan kasbon secara lebih mudah melalui aplikasi Gajihub yang kini sudah tersedia di Google Play Store dan App Store.
Di samping itu, berikut sejumlah keuntungan yang akan Anda rasakan dengan fitur kasbo dari Gajihub:
1. Sudah Terintegrasi dengan Sistem Akuntansi
Jika pada penjelasan di atas tim keuangan perlu melakukan pencatatan secara mandiri dengan jurnal atau buku kasbon, dengan Gajihub, semua nilai kasbon karyawan akan tercatat dan terhitung secara otomatis dalam sistem pembukuan bisnis.
Hal ini disebabkan karena Gajihub telah terintegrasi dengan software akuntansi Kledo.
2. Sudah Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Selain itu, pengajuan kasbon juga terintegrasi secara otomatis dengan sistem payroll, yang memungkinkan memotong gaji karyawan secara otomatis untuk membayar cicilan yang sedang berlangsung.
3. Lebih Mudah dalam Mengatur Plafon Kasbon
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, perusahaan perlu memiliki aturan kasbon tertentu, seperti menetapkan batas maksimum jumlah pinjaman kepada karyawan dan menetapkan cicilan setiap bulannya.
Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan fitur kasbon untuk mengatur atau menambahkan plafon/ saldo kasbon secara mudah, berikut tutorialnya:
Selain berbagai keuntungan di atas, Anda juga dapat memantau laporan kasbon dari seluruh karyawan.
Sementara itu, Gajihub juga akan mengirimkan notifikasi terkait jatuh tempo kepada karyawan yang bersangkutan, sehingga mereka mengetahui kapan tenggat waktu pembayaran.
Baca Juga: Long Shift: Pengertian, Aturan, dan Cara Menghitung Upahnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa kasbon merupakan salah satu bentuk dukungan perusahaan kepada karyawan yang sedang mengalami kesulitan finansial.
Selain dapat meringankan masalah karyawan, adanya fasilitas kasbon juga dapat meningkatkan motivasi dan kepercayaan karyawan kepada perusahaan.
Namun, tentu saja setiap perusahaan wajib memiliki aturan kasbon yang jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman di masa depan, misalnya terkait jumlah pembayaran, tenggat waktu, hingga prosedurnya.
Untuk memudahkan prosedur pengajuan kasbon, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan fitur Kasbon yang tersedia di aplikasi Gajihub.
Dengan fitur ini, karyawan dapat dengan mudah melakukan pengajuan, sementara tim HR dan keuangan juga dapat melakukan approval hingga perhitungan secara otomatis.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.