Absensi Mobile: Alasan Menggunakannya dan Fitur yang Harus Ada di Dalamnya

Karena tren tempat kerja modern lebih mengarah pada tenaga kerja jarak jauh dan mobile, sistem pencatatan waktu dan kehadiran perlu mengikutinya dengan menggunakan sistem absensi mobile.

Bahkan di industri seperti manufaktur, perawatan kesehatan, dan konstruksi di mana sebagian besar tenaga kerja tidak memiliki pilihan untuk bekerja dari jarak jauh, ada banyak manfaat bagi pemberi kerja dan karyawan untuk membuat pilihan pencatatan waktu dan absensi lebih ramah seluler.

Sistem pelacakan waktu karyawan modern sering kali berbentuk aplikasi seluler untuk perangkat iPhone dan Android.

Aplikasi pencatatan waktu dan kehadiran ini membantu memberdayakan karyawan dan meningkatkan kualitas data waktu dan kehadiran Anda dengan memungkinkan pekerja mengirimkan informasi secara real time mereka sendiri langsung dari ponsel mereka, sering kali menggunakan kode QR yang dapat dipindai.

Pengusaha juga dapat melacak pergerakan pekerja lapangan menggunakan aplikasi berkemampuan GPS.

Mengetahui lokasi GPS yang tepat setiap karyawan memudahkan untuk mengelola kehadiran karyawan, memantau catatan yang akurat, menegakkan kebijakan keselamatan tempat kerja, dan mengawasi kemajuan proyek tertentu.

Dalam artikel kali ini kami akan membahas 11 alasan mengapa Anda harus mengguankan aplikasi absensi mobile dan beberapa fitur yang harus Anda perhatikan saat memilih aplikasi absensi mobile.

Mengapa Penting bagi Anda Melacak Waktun dan Kehadiran dengan Sistem Absensi Mobile?

Baik Anda mengelola perusahaan perusahaan, bisnis kecil, atau sesuatu di antaranya, sistem manajemen waktu dan kehadiran otomatis seluler menguntungkan pemilik bisnis dalam banyak hal, termasuk:

1. Data akurat dan tepat

Karena ponsel kita dibuat dengan jam yang akurat, menggunakannya untuk melacak kehadiran dapat menghasilkan data yang sangat akurat dan terperinci.

Ketika seorang karyawan check-in atau check-out melalui ponsel mereka, aplikasi dapat merekam dengan tepat jam berapa – hingga detik – seketika tindakan itu terjadi.

Dengan memiliki akses ke data waktu tersebut, perusahaan dapat menerapkan kebijakan kehadiran dengan lebih baik.

Selain itu, perusahaan yang tidak mengizinkan pembulatan akan mulai mendapatkan data yang lebih jujur ​​tentang kapan karyawan berada di kantor.

2. Forecasting anggaran yang lebih akurat

Saat Anda melacak waktu menggunakan sistem waktu dan kehadiran otomatis, tenaga kerja Anda menghasilkan data real time yang memudahkan untuk menganalisis alur kerja, memantau produktivitas, dan membuat perkiraan anggaran dan tenaga kerja yang lebih akurat.

Analisis data semacam itu juga dapat membuat perbedaan besar dalam segala hal mulai dari keputusan perekrutan hingga manajemen kinerja hingga inisiatif retensi karyawan.

Mampu melacak di mana dan kapan karyawan Anda melakukan pekerjaan terbaik mereka membuatnya lebih mudah untuk melakukan lebih banyak apa yang bekerja dengan baik dan juga mengidentifikasi dan memperbaiki area apa pun yang menurunkan produktivitas.

Baca juga: Take Home Pay Adalah: Pengertian, Komponen, dan Cara Menghitungnya

3. Mengurangi ketidakhadiran karyawan

Sistem absensi mobile yang baik menyederhanakan upaya manajemen waktu perusahaan Anda dan meningkatkan akuntabilitas bagi karyawan, yang membantu meningkatkan keterlibatan karyawan dan menurunkan tingkat ketidakhadiran di seluruh organisasi.

Sebuah sistem yang memudahkan untuk melacak waktu karyawan dan mendeteksi pola ketidakhadiran membantu menjaga tingkat produktivitas tetap tinggi dan karyawan lebih terlibat.

Perhatian terhadap detail itu juga dapat membantu meningkatkan moral karyawan, yang mengarah ke tingkat pergantian karyawan yang lebih rendah di industri yang sering kali berjuang dengan tingkat retensi yang rendah.

4. Penjadwalan shift yang disederhanakan

Menjaga jadwal tetap terisi penuh di beberapa shift merupakan tantangan konstan bagi pengusaha di bidang yang digerakkan oleh tenaga kerja seperti manufaktur, konstruksi, dan perawatan kesehatan di mana pekerja tidak bekerja di lingkungan dalam ruangan atau mengikuti shift tradisional.

Aplikasi seluler dengan layanan lapangan yang andal memudahkan manajer untuk menjaga staf shift dan produktif dari lokasi mana pun.

Di bidang di mana pelatihan atau sertifikasi khusus diperlukan, alat penjadwalan otomatis memastikan bahwa setiap shift diisi dengan karyawan yang memenuhi syarat.

5. Menghilangkan fraud dalam penghitungan waktu kerja

Pengusaha kehilangan uang milyaran setiap tahun karena tindakan fraud waktu dan kehadiran.

Menitip absen ke teman, mengubah lembar waktu, waktu istirahat yang terlalu lama, dan bentuk umum lainnya dari pencurian waktu jauh lebih mudah untuk lolos ketika perusahaan bergantung pada lembar waktu kertas dan teknologi usang lainnya.

Aplikasi jam waktu seluler membantu memastikan bahwa jam kerja karyawan dicatat secara akurat dan jujur, sehingga mengurangi beban kerja kepala bagi tim penggajian dan sumber daya manusia Anda.

Baca juga: Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP): Pengertian Lengkap dan Cara Hitungnya

6. Pemrosesan payroll yang lebih mudah

Sistem pelacakan kehadiran dan waktu yang ketinggalan zaman juga mempersulit tim penggajian Anda untuk memastikan bahwa mereka menerima dan memproses informasi yang akurat dari karyawan per jam Anda.

Meningkatkan ke solusi pelacakan waktu otomatis dan seluler membantu memastikan bahwa jam dicatat dengan cepat dan akurat, menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan.

Sistem absensi mobile otomatis juga membantu bisnis Anda menghindari kemungkinan kelebihan pembayaran dan kekurangan pembayaran yang dapat menyebabkan pelanggaran kepatuhan dan tuntutan hukum.

7. Alur kerja yang lebih efisien

Bahkan bisnis kecil terkadang kesulitan dengan komunikasi antar departemen, sementara perusahaan yang lebih besar dengan tenaga kerja yang kompleks sering mengalami kesulitan dengan miskomunikasi, informasi yang tidak lengkap, dan kesalahan yang tidak terkendali di berbagai area tempat kerja.

Memindahkan operasi pencatatan waktu dan kehadiran ke sistem otomatis yang memungkinkan aliran data yang lancar antar departemen membantu memastikan bahwa jam kerja dan penggajian karyawan dilacak secara akurat dan tepat waktu, tanpa kemungkinan kebingungan yang sering dimungkinkan oleh metode lama.

Fitur absensi mobile seperti pada software payroll dan HR Gajihub juga yang memungkinkan karyawan mengirimkan timecard, mengubah shift, mengelola cuti berbayar, dan banyak lagi dari lokasi mana pun sehingga memberi pekerja rasa kontrol yang lebih kuat atas kehidupan kerja mereka.

Ini juga membuat pekerjaan administrator lebih mudah dengan merampingkan manajemen waktu di industri dengan kebutuhan penjadwalan yang kompleks. ‘

Dengan memberi karyawan kemampuan untuk berkomunikasi secara langsung dengan penyelia dan rekan kerja, perusahan dapat membantu memastikan bahwa shift berjalan dengan benar dan bahwa setiap peran dilakukan oleh pekerja yang terlatih dan bersertifikat.

Jika Anda mencari solusi absensi mobile yang mudah, aman, dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui gambar di bawah ini:

Baca juga: Mengenal Hak Cuti Karyawan Berdasarkan Undang Undang

11 Fitur yang Wajib Ada dalam Aplikasi Absensi Online

Di bawah ini adalah fitur yang harus dimiliki untuk aplikasi absensi mobile. Daftar kurasi ini akan membantu pemilik bisnis atau SDM untuk mengevaluasi dan memilih aplikasi absensi terbaik.

1. Pelacakan kehadiran berbasis GPS

Ini adalah salah satu fitur terpenting dari aplikasi absensi mobile. Fitur ini memungkinkan karyawan untuk check in dan check out di lokasi yang telah ditentukan.

Lokasi dapat berupa kantor cabang, lokasi pelanggan, tempat tinggal karyawan (untuk bekerja dari rumah). Setiap lokasi ditentukan dengan koordinat dan radius GPS oleh Admin atau HR.

Untuk karyawan lapangan terutama tim penjualan dan layanan harus memiliki opsi untuk check in dan check out dari lokasi baru mana pun.

2. Fitur pengenalan wajah

Otentikasi wajah yang aman dan teknologi canggih harus tersedia di aplikasi absensi mobile yang dengannya setiap kegiatan karyawan dapat diverifikasi.

Bagaimana cara kerjanya? Kegiatan check-in atau check-out akan diautentikasi dengan membandingkan wajah karyawan dengan foto referensi yang dikelola oleh Admin atau HR.

Pengenalan wajah yang dikombinasikan dengan GPS mengakhiri tindakan fraud dari karyawan.

Baca juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download

3. Laporan real time

Supervisor dapat melihat status langsung tim mereka yang melakukan check-in/check-out dari berbagai lokasi.

Laporan ini berguna untuk mengetahui status terkini dari berapa banyak karyawan yang IN/OUT/NO PUNCH di seluruh cabang, departemen, penunjukan, dan lokasi.

4. Status kehadiran harian

Karyawan harus dapat melihat status kehadiran mereka sendiri setiap hari. Berdasarkan pukulan check-in, check out, status kehadiran bisa PRESENT, ABSENT, LATE COMING, EARLY GOING, HALF DAY.

Jika diperlukan, karyawan harus mengajukan permintaan untuk mengatur kehadiran mereka dengan alasan dari aplikasi seluler.

Baca juga: Tips Mengelola Shifting Karyawan Bagi Pemilik Bisnis

5. Permintaan cuti & mengecek saldo cuti

Fitur manajemen cuti di aplikasi absensi memungkinkan karyawan dan supervisor untuk mengakses informasi cuti dan mengambil tindakan dari aplikasi seluler.

Fitur ini menghadirkan transparansi dan kenyamanan bagi karyawan dan supervisor.

Karyawan dapat melihat saldo cuti mereka, mengajukan cuti baru dan mengakses aplikasi cuti lama.

• Lihat saldo cuti yang digunakan & tidak digunakan untuk semua jenis cuti dalam suatu organisasi
• Kirim aplikasi cuti baru dan lihat status persetujuan. Pilihan untuk melampirkan dokumen berdasarkan kebijakan perusahaan.
• Mengkses aplikasi cuti lama

Selain itu, supervisor dapat melihat informasi cuti untuk timnya.

• Melihat saldo cuti bawahan
• Melihatpermintaan cuti yang tertunda dari bawahan dan lakukan tindakan seperti
• Menyetujui, Menolak, Meminta Klarifikasi.

6. Daftar hari libur

Karyawan melihat daftar liburan yang akan datang dan yang lalu selama setahun.

Untuk perusahaan multi-cabang, beberapa hari libur khusus untuk beberapa negara bagian atau cabang. Jadi hanya hari libur yang berlaku untuk karyawan yang masuk yang harus terlihat.

Baca juga: 9 Daftar Aplikasi Absensi dan Tips Memilihnya

7. Direktori karyawan

Fitur direktori karyawan akan membantu karyawan untuk melihat daftar rekan kerja dan informasi kontak mereka.

Fitur ini akan sangat menghemat waktu dan meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi.

Dari sudut pandang privasi, beberapa organisasi tidak ingin mencantumkan karyawan mana pun di direktori atau info kontak mereka terlihat.

Dalam kasus seperti itu, Admin atau HR dapat melakukan perubahan tersebut di admin.

8. Pengumuman

Di era digital, membuat pengumuman perusahaan tersedia di aplikasi kehadiran memastikan komunikasi dari perusahaan ke semua karyawan di berbagai lokasi.

Karyawan langsung diberi tahu dan melihat pengumuman yang dibuat oleh perusahaan di aplikasi seluler itu sendiri.

9. Peringatan & Pengingat Otomatis

Karyawan harus menerima peringatan otomatis untuk berbagai acara di aplikasi.

Untuk Karyawan

• Ketika pengumuman baru dibuat oleh perusahaan
• Ketika permintaan cuti disetujui atau ditolak.
• Ketika permintaan regularisasi kehadiran disetujui atau ditolak.
• Ketika suatu hari ditandai sebagai Absen, Terlambat datang, Lebih awal pulang. sehingga karyawan dapat mengajukan permohonan regularisasi atau cuti hari itu

Untuk Supervisor 

• Ketika seorang bawahan mengajukan cuti atau regularisasi kehadiran

10. Dokumen karyawan

Admin perusahaan atau HR menyimpan dokumen karyawan seperti Paspor, SIM dll untuk kepatuhan hukum.

Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengakses dokumen tersebut dengan aman dari aplikasi dan juga mengirim pengingat kepada karyawan sebelum tanggal kedaluwarsa dokumen.

11. Login yang mudah

Login berbasis OTP seluler menyediakan cara yang mudah dan aman bagi karyawan untuk masuk ke aplikasi seluler.

Juga, login cepat seperti login melalui Facebook & Google adalah fitur yang berguna.

Baca juga: Timesheet Karyawan: Pengertian Lengkap, Cara Buat, dan Template yang Bisa Anda Download

Kesimpulan

Solusi ablikasi absensi mobile yang baik juga dapat membantu mengidentifikasi area yang memerlukan lebih banyak pelatihan.

Jika jadwal Anda menunjukkan kesenjangan keterampilan yang sering terjadi pada shift tertentu atau dalam peran tertentu, informasi tersebut dapat membantu menentukan area di mana Anda dapat menggunakan sistem manajemen pembelajaran yang dapat disesuaikan untuk memulai proses sertifikasi dan pelatihan karyawan.

Sistem absensi mobil Anda bahkan dapat membantu menginformasikan keputusan perekrutan dan perekrutan di masa depan dengan mengidentifikasi area yang kekurangan staf secara kronis, atau di mana keahlian karyawan Anda saat ini kurang.

Informasi itu dapat sangat membantu ketika mencari karyawan baru yang memenuhi syarat.

Sederhananya, meningkatkan ke solusi pencatatan waktu dan kehadiran otomatis yang kompatibel dengan perangkat seluler membantu bisnis Anda menghemat waktu dan uang, meningkatkan layanan pelanggan, dan membuat tenaga kerja Anda lebih bahagia dan lebih produktif.

Di era manajemen tenaga kerja yang semakin mobile, masuk akal bagi bisnis untuk mengadopsi sistem absensi mobile terbaik dan mudah digunakan seperti Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.