Absensi Karyawan: Pengertian, Sejarah, dan Jenisnya

Absensi karyawan menjadi bagian penting bagi sebuah perusahaan.

Dari absensi karyawan ini, perusahaan dapat mengetahui kehadiran karyawan, mulai dari karyawan yang datang tepat waktu hingga karyawan yang terlambat.

Dengan perkembangan teknologi yang ada, absensi karyawan saat ini dapat dilakukan secara online, salah satunya dengan aplikasi absensi.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai absensi karyawan, mulai dari pengertian, sejarah, manfaat, hingga jenisnya.

Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa Pengertian dari Absensi Karyawan?

Absensi karyawan adalah dokumen pencatatan kehadiran karyawan, mulai dari kehadiran karyawan hingga pencatatan waktu kerja.

Dari absensi ini, perusahaan dapat mengetahui kehadiran karyawan, siapa saja yang datang tepat waktu dan siapa yang terlambat.

Dengan adanya absensi karyawan, perusahaan ingin menilai kedisiplinan dan juga komitmen karyawan untuk bekerja di perusahaan.

Ketika karyawan atau pegawai tidak melakukan absensi dengan tepat waktu, pegawai tersebut dapat dikenakan sanksi berupa teguran, pengurangan tunjangan, dan lainnya.

Perusahaan juga dapat memantau kinerja pegawai dengan absensi ini, sehingga sangat penting bagi perusahaan menerapkan absensi secara tepat.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absen Karyawan dan Fitur Pentingnya

Bagaimana Sejarah Absensi Karyawan?

Kemunculan absensi karyawan dimulai di tahun 1888 dimana Willard L. Bundy menciptakan mesin untuk mengukur waktu kerja karyawan pertama kalinya di Auburn, New York.

Kemudian sang adik yakni Harlow E. Bundy melanjutkan kerja kerasnya dengan mengurus Bundy Manufacturing Company, sebuah perusahaan yang memproduksi mesin absensi di Amerika.

Harlow pensiun dari pekerjaannya saat berumur 60 tahun.

Bundy Manufactiring Company kemudia bergabung dengan International Time Recording (ITR) Company, yaitu sebuah perusahaan software dan hardware komputer yang ada di Amerika Serikat.

Dengan berjalannya waktu, ITR ini mengubah namanya menjadi Internation Business Machine (IBM) dan terus memproduksi mesin absensi yang diciptakan oleh Willard L. Bundy dan perangkat komputer lainnya, baik itu software ataupun hardware.

Baca Juga: 20 Rekomendasi Aplikasi Absensi Terbaik untuk Perusahaan

Apa Manfaat Absensi Karyawan?

Kehadiran sangat penting di tempat kerja.

Ketika karyawan hadir dan tiba di tempat kerja tepat waktu, hal ini akan membantu menjaga segala sesuatunya berjalan dengan lancar.

Berikut beberapa manfaat dari absensi karyawan:

1. Meningkatkan Produktivitas

Manfaat yang pertama adalah dapat meningkatkan produktivitas, karena dengan adanya absensi ini, perusahaan dapat mengetahui kapan pegawai memulai pekerjaan.

Karyawan juga menyadari bahwa kehadiran mereka sangat diperhitungkan di tempat kerja sehingga mereka akan berupaya semaksimal mungkin untuk meningkatkan produktivitas.

2. Mendapatkan Data yang Akurat

Manfaat yang kedua adalah untuk mendapatkan data yang akurat.

Absensi memungkinkan perusahaan mendapatkan data yang akurat, khususnya terkait kehadiran karyawan.

Ini karena presensi dapat dilakukan secara real time jadi data yang didapatkan akurat dan dapat dipercaya.

3. Untuk Penilaian Kinerja Karyawan

Absensi juga dapat digunakan untuk penilaian kinerja karyawan.

Kinerja yang baik tentunya dimulai dari kehadiran yang tepat waktu.

Jadi, pencatatan kehadiran ini sangatlah penting.

Baca Juga: 7 Tips Memilih Aplikasi Absensi Online untuk Bisnis

Apa Saja Jenis Absensi Karyawan?

Ada berbagai jenis absensi yang dapat dilakukan untuk mencatat dan melacak kehadiran.

Berikut beberapa di antaranya:

1. Pelacakan Manual

Jika Anda menjalankan perusahaan kecil, Anda mungkin melacak kehadiran secara manual.

Satu orang menangani kehadiran dan menandai orang yang tidak hadir ketika mereka tidak ada di tempat.

Ini adalah opsi yang paling dasar, namun bisa memakan waktu. Karyawan juga mudah datang terlambat atau pulang lebih awal jika tidak ada yang mengawasi mereka.

2. Lembar Waktu

Opsi tradisional lainnya adalah meminta karyawan mengisi lembar waktu, baik secara fisik maupun online.

Karyawan dapat melacak waktu di bawah proyek yang berbeda jika Anda menginginkan rincian tentang bagaimana mereka menggunakan waktu mereka.

Opsi ini memakan waktu bagi karyawan dan departemen penggajian, dan mudah bagi karyawan untuk berbohong tentang waktu mereka.

Baca Juga: Apa Itu Abseenteism? Simak Arti, Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya Berikut Ini

3. Kartu Kunci

Alih-alih kartu punch tradisional dengan pencatat waktu, banyak bisnis menggunakan sistem kartu kunci.

Karyawan cukup memindai kartu mereka untuk masuk atau keluar.

Ini cepat dan mudah bagi karyawan, dan sistem melacak waktu secara otomatis untuk Anda.

Namun, mudah bagi karyawan untuk memberikan kartu kunci kepada karyawan lain, sehingga mereka dapat mencatatkan waktu mereka dan membuatnya tampak seolah-olah mereka sedang bekerja padahal sebenarnya tidak.

4. Software Absensi

Perangkat lunak yang canggih dapat melacak karyawan Anda dan memantau bagaimana mereka menggunakan waktu mereka.

Banyak program yang memiliki berbagai fitur yang dapat Anda gunakan, seperti pemantauan GPS untuk melihat di mana karyawan masuk dan memantau situs web dan aplikasi yang mereka gunakan di komputer kerja mereka.

Program-program ini dapat menyederhanakan penggajian karena mengotomatiskan sebagian besar prosesnya.

Jika karyawan bekerja pada proyek berbeda yang ditagih atau dilacak secara berbeda, perangkat lunak ini memudahkan untuk membedakannya.

5. Biometrik

Sistem pelacakan kehadiran ini membutuhkan sidik jari, pengenalan wajah, pemindaian iris mata, atau data serupa untuk mencatat waktu masuk dan keluar.

Pembaca data biometrik menghilangkan kemungkinan terjadinya buddy punch, di mana orang lain mengabsen seorang karyawan agar terlihat tepat waktu.

Ini juga merupakan cara cepat bagi karyawan untuk melakukan absensi masuk dan keluar.

Baca Juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download

Apa Saja Permasalahan Kehadiran Karyawan yang Sering Terjadi?

Ketika Anda memikirkan masalah kehadiran karyawan, Anda mungkin hanya akan melihat hari yang terlewat.

Namun, masalah kinerja lainnya juga bisa termasuk dalam masalah kehadiran di tempat kerja. Berikut ini beberapa contoh masalah kehadiran di tempat kerja:

• Datang terlambat
• Pulang lebih awal
• Ketidakhadiran di menit-menit terakhir
• Tidak menelepon, tidak datang
• Istirahat yang berlebihan
• Penyakit yang berulang-ulang

Semua masalah ini memengaruhi alur kerja dan menurunkan produktivitas, yang pada akhirnya merugikan perusahaan Anda.

Baca Juga: Kekurangan Mesin Absensi Dibanding Aplikasi Absensi, Apa Saja?

Bagaimana Cara Meningkatkan Absensi Karyawan?

Meningkatkan kehadiran karyawan dapat meningkatkan produktivitas dan semangat kerja.

Bahkan jika Anda tidak memiliki masalah ketidakhadiran karyawan yang besar, berupaya meningkatkan kehadiran selalu merupakan ide yang baik.

Berikut ini beberapa cara yang dapat membantu:

1. Buatlah Kebijakan Kehadiran

Memiliki kebijakan kehadiran tertulis menguraikan ekspektasi kehadiran.

Hal ini akan menghilangkan kebingungan mengenai jenis cuti yang tersedia, konsekuensi jika tidak memiliki kehadiran yang baik dan bagaimana cara meminta cuti.

Jika Anda sudah memiliki kebijakan kehadiran, tinjau kembali untuk memastikan kebijakan tersebut masih akurat.

2. Tawarkan Fleksibilitas

Masalah kehadiran tidak hanya terkait dengan tidak masuk kerja seharian.

Terlambat atau makan siang terlalu lama juga bisa termasuk dalam masalah kehadiran.

Jika perusahaan fleksibel dengan jam kerja karyawan, hal ini dapat membantu meningkatkan kehadiran karyawan.

Contohnya, seorang karyawan yang selalu terlambat karena harus mengantar anak ke sekolah sebelum berangkat kerja, mungkin akan senang jika dapat mengubah jadwal mereka untuk mulai bekerja 30 menit lebih lambat.

Waktu tambahan itu memungkinkan mereka mengantar anak-anak mereka dan mulai bekerja tepat waktu.

Baca Juga: Tutorial Membuat Absensi Dengan Daftar Hadir Google Form

3. Bicarakan Tentang Kehadiran

Beri tahu karyawan mengapa penting untuk memiliki tingkat kehadiran yang baik.

Jika karyawan sering bolos atau sering datang terlambat, duduklah bersama mereka satu per satu untuk mencari tahu apa yang menyebabkan masalah tersebut.

Bekerjalah dengan masing-masing karyawan untuk memperbaiki masalah kehadiran kerja.

4. Perbaiki Akar Masalahnya

Kehadiran yang buruk di tempat kerja dapat disebabkan oleh masalah yang mendasarinya, terutama jika itu adalah masalah yang meluas.

Budaya perusahaan atau moral karyawan bisa jadi rendah, dan karyawan Anda mungkin merasa tidak termotivasi.

Memberi penghargaan atau menghukum karyawan atas kehadirannya mungkin tidak akan banyak membantu jika ada masalah yang lebih dalam.

Memperbaiki masalah yang mendasarinya mungkin secara alami dapat memperbaiki masalah kehadiran.

5. Berikan Penghargaan untuk Kehadiran yang Baik

Memberikan penghargaan kepada karyawan yang secara konsisten memiliki tingkat kehadiran yang baik dapat memotivasi mereka untuk menjaga catatan kehadiran mereka.

Hal ini juga dapat mendorong orang lain untuk hadir lebih konsisten.

Sebagai contoh, Anda dapat mempertimbangkan untuk memberikan karyawan waktu libur tambahan jika mereka bekerja selama satu kuartal penuh tanpa absen.

Salah satu kelemahan potensial dari strategi ini adalah orang mungkin datang ke tempat kerja ketika mereka sakit untuk menjaga catatan kehadiran mereka.

Hal ini juga dapat membuat karyawan enggan menggunakan waktu liburan yang telah direncanakan, yang penting bagi mereka untuk menghindari kelelahan.

Baca Juga: 15 Fitur Software Absensi Online Ini Harus Ada, Apa Saja?

Bagaimana Cara Memilih Absensi Karyawan yang Tepat?

Dengan banyaknya pilihan dalam pencatatan kehadiran karyawan, Anda harus dapat memilih absensi karyawan yang paling tepat.

Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memilih absensi karyawan yang tepat:

1. Tentukan Kebutuhan Bisnis Anda

Yang pertama dan paling utama adalah menentukan kebutuhan bisnis Anda.

Setiap bisnis pasti memiliki kebutuhan yang berbeda-beda dan ini dapat menjadi dasar Anda dalam memilih absensi paling tepat.

2. Tentukan Cara Melacak Kehadiran

Aplikasi kehadiran, seperti sistem ketepatan waktu penggajian dan kartu waktu digital, menggunakan format jam kerja dan efektif untuk melacak jam kerja, jam lembur, dan kehadiran karyawan.

Komunikasikan metode pelacakan Anda kepada staf dan manajer untuk memastikan semua orang memahami cara menggunakannya.

3. Fitur Apa Saja yang Dibutuhkan

Pemilihan absensi pegawai juga berhubungan dengan fitur apa saja yang dibutuhkan.

Jika Anda membutuhkan absensi yang bisa digunakan untuk pencatatan cuti, pastinya harus menyesuaikannya.

4. Berkomunikasi dengan Staf Anda

Berkomunikasi dengan staf untuk mendapatkan pilihan terbaik juga menjadi hal yang perlu Anda lakukan.

Staf Anda bisa memberikan masukan sesuai yang Anda butuhkan, jadi pertimbangkan untuk melakukan hal ini.

Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Online Terbaik untuk Semua Bisnis

Kesimpulan

Absensi karyawan memang menjadi bagian penting yang tidak boleh diabaikan oleh perusahaan.

Anda harus bisa memilih jenis absensi karyawan terbaik yang tidak hanya memudahkan dalam pencatatan kehadiran karyawan tetapi juga akan memudahkan pengelolaan karyawan secara menyeluruh.

GajiHub menjadi pilihan terbaik buat Anda yang ingin mendapatkan software absensi yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Selain dapat digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan, GajiHub juga dapat memudahkan pengelolaan karyawan, mulai dari untuk perhitungan gaji karyawan, pengelolaan PPh 21, BPJS, integrasi akuntansi, analisis data, cuti dan izin, kasbon, reimbursement, hingga integrasi fingerprint.

Ini karena GajiHub merupakan sistem HRIS dengan fitur-fitur terbaik yang dibutuhkan oleh seluruh bisnis, baik itu bisnis berskala besar ataupun berskala kecil.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.