SP 1 diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. SP 1 atau surat peringatan 1 diberikan kepada karyawan melakukan pelanggaran awal dimana jika tidak ada perbaikan akan diberikan SP 2 dan terakhir SP 3.
Perusahaan wajib mengetahui pengenai pemberian SP 1 ini, mulai dari perbedaannya dengan SP 2 dan SP 3 hingga kapan SP 1 ini diberikan. Ini dilakukan untuk menegakan peraturan yang telah dibuat oleh perusahaan.
Di artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai SP 1, pebedaan SP 1 dengan SP 3 hingga contoh surat peringatan 1 ini. Diharapkan dengan membaca penjelasan artikel ini, Anda bisa lebih mudah dalam membuat peraturan mengenai SP 1.
Untuk selengkapnya mengenai surat peringatan 1 ini, Anda bisa membaca penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan Surat Peringatan?
Surat peringatan adalah konfirmasi tertulis tentang rapat disipliner dan catatan pelanggaran yang dilakukan karyawan. Jika seorang karyawan melanggar ketentuan kontrak mereka atau melanggar perilaku profesional organisasi mereka, manajer dapat mengeluarkan surat peringatan.
Supervisor biasanya memberikan surat ini kepada individu setelah rapat yang pada awalnya menginformasikan tindakan disipliner mereka dan mendiskusikan dampaknya. Selain memberikan surat tersebut kepada individu yang bersangkutan, manajer juga dapat melampirkannya pada catatan karyawan.
Surat peringatan sendiri terbagi menjadi 3 jenis, yakni SP 1, SP 2, dan SP 3. Surat Peringatan 1 atau SP 1 diberikan kepada karyawan yang terbukti melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan.
Jika karyawan tidak melakukan evaluasi diri dan memperbaiki kesalahan, perusahaan akan memberikan Surat Peringan 2 hingga terakhir Surat Peringatan 3.
Baca Juga: Download Gratis Surat Skorsing Karyawan dan Komponennya
Apa Perbedaan SP 1, SP 2, dan SP 3?
Lalu apa perbedaan SP 1, SP 2, dan SP 3? Berikut penjelasan lengkapnya:
1. SP 1
SP 1 atau Surat Peringatan 1 adalah surat peringatan awal yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang terbukti melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Surat peringatan tahap awal ini diberikan setelah perusahaan melalui HRD telah menyampaikan teguran secara lisan terlebih dahulu.
Nah, ketika karyawan tidak memperbaiki kesalahan yang dilakukan, surat peringatan ini akan diberikan sebagai teguran tertulis dari perusahaan. Diharapkan dengan pemberian teguran tertulis ini, karyawan yang bersangkutan dapat memperbaiki kesalahan dan bekerja dengan lebih baik lagi.
Di dalam SP 1 terdapat surat peringatan yang bersifat ringan dan himbauan kepada karyawan untuk tidak melakukan kesalahan yang sama.
2. SP 2
Bagaimana jika karyawan yang telah mendapatkan surat peringatan pertama tetapi tidak memperbaiki kesalahan? Perusahaan bisa memberikan teguran kedua melalui SP 2.
SP 2 merupakan surat peringatan kedua setelah tidak adanya perbaikan dari karyawan setelah diberikan surat peringatan pertama. Pemberikan SP 2 ini dilengkapi dengan sanksi yang diberikan kepada karyawan yang bersangkutan.
Poin sanksi ini sebelumnya tidak ada dalam surat peringatan pertama dan hanya ada pada SP 2 dan SP 3. Jarak diberikan surat peringatan ini adalah 6 bulan.
3. SP 3
Setelah melakukan pemantauan selama 6 bulan namun karyawan masih melakukan kesalahan yang sama dan tidak ada perbaikan atas kesalahan yang dilakukan, perusahaan bisa memberikan SP 3.
Ini adalah surat peringatan terakhir sebelum perusahaan membuat keputusan pemutusan hubungan kerja atau PHK. Perusahaan melalui HRD akan memantau karyawan yang bersangkutan terkait pelanggaran yang dilakukan dalam jangka waktu 6 bulan.
Jika karyawan masih melakukan kesalahan, maka PHK tidak dapat dihindarkan.
Baca Juga: Contoh Surat PHK dan Cara Membuatnya
Bagaimana Regulasi Pemberian SP 1?
Sebagai seorang manajer, situasi ketika Anda dapat menulis surat peringatan bergantung pada harapan, kebijakan dan nilai pekerjaan yang dimiliki oleh perusahaan. Surat peringatan dibuat dengan harapan karyawan yang bersangkutan dapat memperbaiki kesalahan sehingga tidak perlu dilakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
Perusahaan tidak boleh sembarangan membuat SP 1 karena pemerintah telah mengatur mengenai surat peringatan ini melalui UU Cipta Kerja Pasal 81 Angka 42 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, yang isinya sebagai berikut:
(1) Pemutusan hubungan kerja dapat terjadi karena alasan:
k.pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama;
Selain aturan tersebut, pemerintah juga mengatur pemberian surat peringatan ini dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja Pasal 52 Ayat (1), yang isinya sebagai berikut:
Pengusaha dapat melakukan Pemutusan Hubungan Kerja terhadap Pekerja/Buruh karena alasan Pekerja/Buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut maka Pekerja/ Buruh berhak atas:
- uang pesangon sebesar 0,5 (nol koma lima) kali ketentuan Pasal 40 ayat (2);
- uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 40 ayat (3); dan
- uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 40
ayat (4).
Berdasarkan PP no. 35 Tahun 2021 dijelaskan lebih lengkap mengenai pemberian surat peringatan, yakni sebagai berikut:
Surat peringatan diterbitkan secara berurutan yaitu:
- Surat peringatan pertama berlaku untuk jangka waktu 6 (enam) bulan.
- Apabila Pekerja/Buruh melakukan kembali pelanggaran ketentuan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama masih dalam tenggang waktu 6 (enam) bulan maka Pengusaha dapat menerbitkan surat peringatan kedua, yang juga mempunyai jangka waktu berlaku selama 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya peringatan kedua.
- Apabila Pekerja/Buruh masih melakukan pelanggaran ketentuan dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama, Pengusaha dapat menerbitkan peringatan ketiga (terakhir) yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya peringatan ketiga.
- Apabila dalam kurun waktu peringatan ketiga Pekerja/Buruh kembali melakukan pelanggaran Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama maka Pengusaha dapat melakukan Pemutusan Hubungan Kerja.
- Dalam hal jangka waktu 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya surat peringatan pertama sudah terlampaui, maka apabila Pekerja/Buruh yang bersangkutan melakukan kembali pelanggaran Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama, maka surat peringatan yang diterbitkan oleh Pengusaha adalah kembali sebagai peringatan pertama, demikian pula berlaku juga bagi peringatan kedua dan ketiga.
- Tenggang waktu 6 (enam) bulan dimaksudkan sebagai upaya mendidik Pekerja/Buruh agar dapat memperbaiki kesalahannya dan di sisi lain waktu 6 (enam) bulan ini merupakan waktu yang cukup bagi Pengusaha untuk melakukan penilaian terhadap kinerja Pekerja/Buruh yang bersangkutan.
Baca Juga: Disiplin Kerja: Arti, Jenis, Indikator, Hingga Tips Meningkatkannya
Kapan Surat Peringatan Diberikan?
Lalu kapan karyawan akan mendapatkan surat peringatan ini? Terkait peraturan kapan ini sebetulnya dikembalikan kepada peraturan yang dimiliki perusahaan.
Jika Anda tidak yakin apakah suatu tindakan memerlukan surat peringatan, Anda dapat mendiskusikannya dengan HRD atau anggota staf senior. Anda juga dapat memberikan peringatan lisan sebelum mengeluarkan surat peringatan untuk melihat apakah perilaku individu tersebut membaik.
Tindakan karyawan yang dapat mengakibatkan tindakan disipliner dapat mencakup yang berikut ini:
- Karyawan tersebut telah melanggar kebijakan kesehatan dan keselamatan di tempat kerja.
- Karyawan tersebut tidak melaksanakan tugas pekerjaannya.
- Karyawan tersebut berulang kali terlambat masuk kerja.
- Karyawan tersebut telah mencuri dari rekan kerja, tempat kerja atau bisnis.
- Karyawan tersebut telah membuat ancaman kepada anggota staf, klien atau pelanggan lain.
- Karyawan tersebut telah melewatkan hari kerja tanpa memberi tahu atasannya.
- Karyawan tersebut telah menyesatkan manajer tentang latar belakang akademis atau kualifikasi mereka.
Baca Juga: Insubordinasi di Dunia Kerja: Arti Hingga Cara Pencegahannya
Apa Saja Pelanggaran Berat yang Membuat Karyawan Di-PHK Tanpa SP 1?
Pemberikan surat peringatan dilakukan karena kesalahan karyawan masih dapat ditoleransi dan diharapkan dengan adanya surat ini, karyawan akan intropeksi diri dan memperbaiki kesalahan.
Namun ada pelanggaran yang membolehkan perusahaan langsung melakukan PHK tanpa memberikan surat peringatan. Jenis pelanggaran ini diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021, yang isinya sebagai berikut:
Pelanggaran bersifat mendesak yang dapat diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama sehingga Pengusaha dapat langsung memutuskan Hubungan Kerja terhadap Pekerja/Buruh, misalnya dalam hal:
- Melakukan penipuan, pencurian, atau penggelapan barang dan/atau uang milik Perusahaan;
- Memberikan keterangan palsu atau dipalsukan sehingga merugikan Perusahaan;
- Mabuk, meminum minuman keras yang memabukkan, memakai dan/atau mengedarkan narkotika, psikotropika, dan zat adiktif lainnya di lingkungan kerja;
- Melakukan perbuatan asusila atau perjudian di lingkungan kerja;
- Menyerang, menganiaya, mengancam, ataumengintimidasi teman sekerja atau Pengusaha di lingkungan kerja;
- Membujuk teman sekerja atau Pengusaha untuk melakukan perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan;
- Dengan ceroboh atau sengaja merusak atau membiarkan dalam keadaan bahaya barang milik Perusahaan yang menimbulkan kerugian bagi Perusahaan;
- Dengan ceroboh atau sengaja membiarkan teman sekerja atau Pengusaha dalam keadaan bahaya di tempat kerja;
- Membongkar atau membocorkan rahasia Perusahaan yang seharusnya dirahasiakan kecuali untuk kepentingan negara; atau
- Melakukan perbuatan lainnya di lingkungan Perusahaan yang diancam pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih.
Baca Juga: Pelanggaran Karyawan: Pengertian dan Tips Meminimalisirnya
Bagaimana Cara Membuat SP 1?
Di bawah ini adalah tips untuk menyusun dan menulis surat peringatan untuk karyawan:
1. Cantumkan semua informasi yang relevan
Surat peringatan mencatat sebuah insiden dan tindakan yang telah Anda ambil terkait dengan pelanggaran tersebut, sehingga sangat penting untuk menyertakan semua fakta yang relevan dan spesifik untuk kasus tersebut dalam surat tersebut.
Hal ini juga penting untuk menjaga agar catatan kerja tetap akurat, dengan rincian yang benar dari anggota staf. Cantumkan nama, jabatan, nomor referensi karyawan (jika ada) dan atasan langsungnya jika bukan Anda.
Dengan demikian, Anda dapat menemukan individu tersebut, melakukan pemeriksaan latar belakang, dan mengenali pola perilaku yang berulang. Informasi lain yang perlu disertakan adalah detail manajer pelapor.
Jika Anda telah melaporkan kejadian tersebut, pastikan Anda menyertakan nama Anda, tanggal Anda mengetahui kejadian tersebut dan tanggal Anda secara resmi mendaftarkan pelanggaran tersebut. Jika kasus ini melibatkan anggota staf lain, seperti departemen sumber daya manusia, sertakan juga detail mereka.
Penting juga untuk merinci insiden tersebut, dengan kebijakan atau klausul yang dilanggar, alasan yang diberikan orang tersebut atas perilakunya, dan tanggal pertemuan tindak lanjut.
2. Cobalah untuk membahas hanya satu insiden tertentu per surat
Jika orang tersebut telah melanggar beberapa kebijakan organisasi, pastikan Anda mengirim surat peringatan untuk setiap pelanggaran. Anda dapat menggunakan hal ini untuk keuntungan Anda jika organisasi Anda memberlakukan kebijakan mogok kerja, seperti tiga kali mogok kerja yang setara dengan masa percobaan, karena hal ini akan mempermudah pelacakan tindakan disipliner.
Dengan melakukan hal ini, Anda juga dapat memastikan bahwa orang tersebut memiliki rincian spesifik yang berkaitan dengan setiap contoh pelanggaran sehingga mereka dapat memahami lebih lanjut apa kesalahan yang telah mereka lakukan.
Satu surat peringatan mungkin cukup jika anggota staf menunjukkan perilaku yang tidak diinginkan yang sama dalam waktu singkat, seperti datang terlambat ke tempat kerja. Jika ini yang terjadi, pastikan Anda mencatat periode waktu yang tercakup dalam surat peringatan untuk membantu Anda mengidentifikasi kapan mereka mengulangi perilaku ini.
Baca Juga: 7 Cara Memecat Karyawan yang Baik dan Benar, Wajib Tahu!
Contoh Surat Peringatan 1
Berikut ini adalah contoh surat peringatan mengenai karyawan yang terlambat masuk kerja. Anda mungkin akan mendapatkan manfaat dengan membaca contoh ini sebelum membuat surat peringatan Anda sendiri untuk membantu Anda memahami struktur umum surat tersebut:
Contoh SP 1 Pertama
Contoh SP 1 Kedua
Contoh SP 1 Ketiga
Contoh SP 1 Keempat
Contoh SP 1 Kelima
Contoh SP 2 Pertama
Contoh SP 2 Kedua
Contoh SP 2 Ketiga
Contoh SP 2 Keempat
Contoh SP 2 Kelima
Contoh SP 3 Pertama
Contoh SP 3 Kedua
Contoh SP 3 Ketiga
Contoh SP 3 Keempat
Contoh SP 3 Kelima
Download Template Surat Peringatan 1 di Sini
Baca Juga: Penyebab Underperformance Karyawan dan Cara Atasinya
Kesimpulan
Itulah penjelasan lengkap mengenai surat peringatan dan bedanya SP 1, SP 2, dan SP 3. Dari artikel ini dapat diketahui bahwa pemberian surat peringatan terdapat regulasi yang diatur dalam Undang-Undang.
Seperti jangka waktu pemberiannya yakni selama 6 bulan sejak diberikan surat peringatan peryama. Perusahaan tentunya wajib memahami regulasi ini dan memberikan surat peringatan sesuai ketentuan yang berlaku.
Untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik memang penuh tandangan. Perusahaan wajib melakukannya dengan baik agar karyawan bisa bekerja dengan baik dan menghindari terjadinya kesalahan hingga pemberian surat peringatan.
Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.
Salah satu fitur yang akan memudahkan karyawan adalah Employee Self Service (ESS) dimana dengan fitur ini karyawan bisa melakukan service mandiri dengan mudah dan efektif.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Karyawan Dirumahkan Apakah Dapat THR? Ini Jawabannya - 30 October 2024
- Cuti Melahirkan bagi Suami dalam UU KIA 2024 - 29 October 2024
- Kebijakan Cuti Karyawan dan Jenis-Jenisnya - 29 October 2024