Employee Self Service (ESS): Pengertian, Fitur, Manfaat, dan Perannya dalam HR

Sejak pandemi menyerang, penggunaan employee self service atau biasa disingkat ESS semakin banyak digunakan dan telah menghadirkan kemudahan bagi para karyawan juga para HR manager.

Di banyak industri, konsumen lebih suka melakukan tugas-tugas tertentu sendiri untuk kenyamanan mereka.

Contohnya adalah layanan perbankan online atau self-checkout di supermarket. Mengapa ini harus berbeda di tempat kerja?

Oleh sebab itu employee self service menjadi pilihan untuk bagi karyawan atau perusahaan yang menginginkan fleksebilitas dalam porses operasionalnya.

Pada artikel kali ini kita akan membahas apa employee self service atau ESS juga fitur, manfaat, hingga peran pentingnya dalam proses HR pada bisnis Anda.

Apa itu Employee Self Service?

Juga disebut sebagai HR self-service, Employee self service (ESS) mengacu pada fitur yang disediakan oleh sebagian besar solusi HRIS yang memungkinkan karyawan mengakses dokumen dan detail mereka sendiri melalui portal.

ESS memungkinkan karyawan mengambil tanggung jawab untuk pengembangan dan tugas terkait pekerjaan mereka, yang jika tidak harus ditangani oleh departemen SDM, sehingga ini menghemat waktu dan uang Anda.

Karyawan dapat bertransaksi dengan kantor sumber daya manusia mereka untuk memeriksa kompensasi dan permintaan paid time off atau cuti berbayar, meninjau timesheet, memperbarui daftar tunjangan dan banyak lagi.

Banyak solusi memiliki aplikasi seluler yang menawarkan layanan mandiri sehingga pengguna dapat menyelesaikan tugas dari jarak jauh.

Budaya perusahaan yang berkembang mengharuskan sistem SDM juga berkembang. Butuh waktu lama bagi solusi HRIS untuk mengatasi proses manual yang terfragmentasi yang digunakan selama beberapa dekade.

Tetapi dunia SDM sekarang dengan cepat bergeser ke arah sistem yang lebih produktif dan efisien, dan layanan mandiri SDM memainkan peran penting dalam kemajuan itu.

Saat ini, bisnis di seluruh dunia adalah bagian dari ekosistem global dan arena persaingan.

Merek berjuang satu sama lain untuk mempertahankan loyalitas pelanggan dan memberikan yang terbaik dalam produk dan layanan, sementara pada saat yang sama berusaha memberikan tingkat pengalaman yang sama secara internal.

Banyak yang telah dikatakan tentang pengalaman karyawan dan peran penting yang dimainkannya dalam mendorong kesuksesan perusahaan.

Employee self service membantu tujuan itu. ESS menyederhanakan beberapa tugas SDM yang paling mendasar dan memakan waktu, memberikan banyak manfaat bagi karyawan dan manajer.

Mengkonsolidasikan informasi ke dalam satu antarmuka yang mudah digunakan meningkatkan efisiensi dan membantu karyawan menyelaraskan dengan tujuan organisasi.

Produktivitas meningkat karena karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi yang mereka butuhkan.

Selanjutnya, kepuasan karyawan meningkat karena koordinasi dan komunikasi di seluruh organisasi.

Baca juga: Apa itu Tunjangan Jabatan? Ini Pengertian, Jenis, dan Nilainya

Berbagai Fitur yang Termasuk Employee Self Service

Berbagai operasi SDM yang sebelumnya dilakukan melalui transaksi kertas atau sejumlah solusi online kini dapat ditangani dengan satu gateway. Mari kita lihat beberapa contoh fitur self service.

Alat pencatatan waktu dan kehadiran

Alat pencatatan waktu dan kehadiran saat ini dilihat sebagai lebih dari sekadar cara untuk melacak jam kerja karyawan atau untuk tetap mematuhi peraturan jam dan upah.

Alat ini juga diharuskan untuk memenuhi kebutuhan staf canvasing dan memanfaatkan pelaporan biaya tenaga kerja.

Dengan informasi yang dapat diakses melalui ESS, karyawan dapat memantau kehadiran mereka sendiri dan memverifikasi jam kerja mereka untuk pemrosesan penggajian atau payroll.

Jika ada perbedaan, karyawan dapat meminta koreksi. Setelah manajer menyetujui permintaan, sistem secara otomatis memperbarui data kehadiran.

Pengumpulan data melalui portal ESS dan aplikasi seluler memungkinkan sistem untuk menampilkan data waktu dan kehadiran secara real time.

Ini memungkinkan pengguna untuk masuk dan keluar dari mana saja dan mengingatkan manajer ketika karyawan masuk lembur atau mengubah rutinitas kehadiran mereka.

Karyawan dapat masuk dan melihat jadwal kerja mereka, memeriksa kartu waktu atau mengajukan permintaan liburan.

Dokumentasi HR secara online

Employee self service memungkinkan karyawan mengunggah dokumen atau mengubah data pribadi.

Pengguna dapat mengakses dokumen dan dengan mudah mengatur catatan untuk setiap karyawan.

ESS juga menyediakan tempat sentral untuk mempublikasikan dokumen dan pembaruan kebijakan.

Baca juga: Surat Pengangkatan Karyawan: Pengertian, Regulasi, dan Contoh Surat yang Bisa di Download

Pengelolaan tunjangan dan manfaat

ESS merampingkan proses pendaftaran terbuka dengan memungkinkan karyawan membuat perkiraan dan pilihan mereka berdasarkan opsi yang disediakan pemberi kerja.

Karyawan memiliki kemampuan untuk menelusuri dan memilih program tunjangan, mengelola pendaftaran terbuka, dan membuat perubahan untuk peristiwa besar dalam hidup.

Mereka juga dapat menyesuaikan rencana investasi pensiun, seperti mengubah kontribusi karyawan, menyiapkan pinjaman, dan melakukan penarikan.

Payroll

Memberi karyawan kemampuan untuk melihat dan mencetak slip gaji mengurangi beban HR untuk mencetak dan menyerahkan salinan cetak, dan banyak solusi menawarkan setoran langsung untuk benar-benar mengabaikan catatan fisik.

Karyawan juga dapat mengubah jumlah pemotongan dan pengurangan pajak.

Peringatan dan Pemberitahuan

SDM, manajer, dan karyawan dapat menerima pemberitahuan dan peringatan untuk perubahan shift, ulang tahun, liburan mendatang, dan lainnya.

Manajer dapat dengan mudah memberi tahu karyawan tentang perubahan shift yang sering terjadi sehingga semua orang berada di halaman yang sama.

Pelatihan Karyawan

Dalam beberapa tahun terakhir, ada banyak diskusi tentang kesenjangan keterampilan. SHRM menemukan bahwa “75% profesional SDM yang melaporkan kesulitan dalam perekrutan mengatakan ada kesenjangan keterampilan dalam kandidat pekerjaan,” menurut laporan Kesenjangan Keterampilan mereka.

Memberikan pelatihan adalah salah satu cara terbaik untuk mengatasi masalah ini. Organisasi semakin fokus pada pengembangan karyawan melalui eLearning.

Banyak portal ESS memungkinkan karyawan untuk mengakses modul sistem manajemen pembelajaran atau solusi terintegrasi sehingga mereka dapat bekerja melalui kursus yang ditugaskan, berpartisipasi dalam pembelajaran kelompok, belajar untuk sertifikasi, dan banyak lagi.

Baca juga: Talent Management: Pengertian, Proses, Strategi, dan Tips Mengelolanya

Manfaat Employee Self Service

Departemen HR atau SDM masih menghabiskan banyak waktu dan sumber daya mereka untuk SDM transaksional dan operasional.

Portal ESS dapat membantu mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk admin SDM dan juga membawa banyak manfaat seperti:

1. Memastikan catatan karyawan up to date

Sistem swalayan karyawan membantu manajer untuk mendapatkan dokumen di bawah kendali dengan memungkinkan karyawan untuk mengedit informasi pribadi mereka.

Sistem sumber daya manusia seperti kiwiHR memberikan laporan dengan ikhtisar penyelesaian data karyawan.

Oleh karena itu, ini menjadi dasar bagi Anda untuk mengingatkan karyawan untuk melengkapi informasi pribadi mereka.

2. Mengelola waktu istirahat dengan mudah

Apakah karyawan Anda masih mengisi formulir atau mengirim email untuk meminta cuti? B

erkat ESS, Anda tidak perlu mengejar tanggal yang diminta pada email, dan sebaliknya akan menikmati perangkat lunak manajemen ketidakhadiran.

Semua pihak terkait akan diinformasikan melalui email alert selama proses berlangsung. Ini memberitahu saat seorang karyawan mengajukan permintaan cuti dan mengikuti sampai keputusan dibuat.

Dan jika itu tidak cukup, catatan waktu istirahat secara otomatis diperbarui dan dapat diakses oleh orang yang bersangkutan.

Baca juga: Apa itu Attendance Management System? Berikut Pembahasan Lengkapnya

3. Jadikan HR departement Anda lebih efisien

Percayakah Anda bahwa kegiatan administrasi merupakan 60% dari waktu kerja yang dihabiskan departemen SDM dalam proses harian mereka?

Dengan menggunakan employee self service kemungkinan manajemen SDM untuk mengurangi beban kerja ini hingga 40%.

Jika beban kerja SDM dapat dikurangi dengan mendelegasikan tugas administratif, manajer SDM dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk masalah utama.

Dengan demikian, mereka dapat memastikan kesuksesan jangka panjang perusahaan. ESS adalah contoh bagus mengapa 3 dari 4 profesional SDM menganggap penggunaan teknologi SDM penting untuk kesuksesan bisnis di masa depan.

4. Membuat karyawan Anda lebih bahagia

Hampir 80% responden menginginkan cara yang lebih mudah untuk menangani tugas-tugas rutin. Layanan mandiri karyawan dapat memenuhi kebutuhan ini.

Dengan menerapkan ESS, karyawan dapat memeriksa hal-hal seperti perencanaan cuti tahunan, pelacakan waktu, atau memperbarui informasi karyawan.

Karyawan tidak lagi harus melalui segudang dokumen atau orang untuk menanyakan informasi pribadi mereka.

Mereka dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan mereka hanya dengan beberapa klik berkat layanan mandiri karyawan.

Dengan begitu, mereka memanfaatkan waktu kerja mereka dengan lebih baik.

5. Menyingkirkan pertanyaan yang berlebihan

Terhubung dengan poin diatas, pertanyaan seperti “berapa saldo cuti saya?”, “Apakah liburan saya sudah disetujui?” semua akan disingkirkan karena tim dapat mengakses semua informasi mereka langsung di portal ESS.

6. Pelacakan waktu dan penggajian yang akurat

Apakah Anda ingat proses pengelolaan HR di masa lalu, penderitaan karena lembar waktu yang tidak lengkap atau karyawan yang lupa untuk keluar?

Software pelacakan waktu dan kehadiran self service memungkinkan pekerja untuk menyelesaikan timesheet mereka segera setelah mereka diingatkan.

Kemudian mereka dapat memperbarui saldo mereka. Timesheet yang lengkap dan akurat juga mencegah kesalahan penggajian.

7. Menghindari membuang waktu memperbaiki kesalahan

Dengan proses berbasis kertas dan kotak surat yang berantakan, memperbaiki kesalahan memakan waktu.

Sebaliknya, satu platform pusat di mana Anda dapat dengan mudah membuat perubahan dengan cepat dan efisien akan menghemat waktu Anda.

Tidak perlu bolak-balik mencetak ulang dokumen atau mengingat email. Dengan ESS, informasi yang Anda butuhkan terpusat dalam satu sistem.

Baca juga: HRIS Adalah: Berikut adalah Pengertian Lengkap dan Cara Memilihnya

8. Akses data kapan saja, dari mana saja

Karyawan Anda dapat bekerja di kantor atau dari jarak jauh, mereka tetap dapat mengakses apa yang mereka butuhkan. Kapan saja, di mana saja, atau di perangkat apa pun.

9. Penurunan biaya dan penghematan perlengkapan kantor

Biaya administrasi untuk memproses cuti atau mencetak formulir catatan karyawan, permintaan cuti, atau lembar waktu tidak boleh diremehkan.

Kurangi penggunaan dan biaya kertas dengan mengizinkan tim Anda mengakses catatan mereka dan dokumen lainnya secara online.

Dengan mengganti dokumen kertas, Anda juga mengurangi dampak Anda terhadap lingkungan.

Tantangan Dalam Menggunakan Sistem Employee Self Service

Employee self service memang menghemat uang perusahaan dan memiliki berbagai manfaat seperti yang tercakup di atas, tetapi ada juga tantangannya.

Ingatlah faktor-faktor berikut untuk memaksimalkan manfaat penggunaan ESS.

• Karyawan perlu memiliki pengalaman dan pelatihan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Pelatihan tidak hanya harus mencakup bagaimana menggunakan sistem tetapi juga bagaimana memecahkan masalah.
• Dibutuhkan investasi awal untuk menerapkannya, tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda dan penyedia layanan.
• Produk layanan mandiri yang telah dirancang sebelumnya perlu disesuaikan agar sesuai dengan bisnis Anda.
• Karena portal karyawan melibatkan penyimpanan dan pengaksesan informasi rahasia, keamanan teknologi yang kuat sangat penting. Selain itu, kekhawatiran atas keamanan dapat membuat karyawan tidak aman dan ragu-ragu untuk memperbarui informasi mereka, terutama sehubungan dengan peraturan mengenai privasi data. Anda harus siap untuk mengatasi masalah ini dengan tepat.

Mengatasi tantangan ini akan membantu Anda membuat penerapan ESS Anda lebih lancar dan lebih efektif dalam jangka panjang.

Kesimpulan

Dengan layanan employee self service, Anda dapat mengubah departemen SDM Anda menjadi pusat terpadu, yang memungkinkan karyawan mengarahkan jalan mereka sendiri menuju kesuksesan karena SDM berfokus pada langkah-langkah pemotongan biaya, seperti pengurangan turnover dan orientasi yang lebih cepat.

Anda dapat mempertahankan kualitas data yang luar biasa tanpa menambahkan jam ke anggaran SDM.

Dan membiarkan karyawan melakukan tugas seperti entri data meningkatkan produktivitas SDM dan mengurangi jam yang dihabiskan untuk administrasi.

Jika Anda berencana untuk mengadopsi sistem employee self service pada bisnis atau perusahaan Anda, mungkin Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS seperti GajiHub yang memililiki fitur terlengkap dan mudah digunakan.

Dengan meggunkan Gajihub, Anda tidak hanya akan mendapatkan fitur employee self service saja namun juga kemudahan dalam  mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, pengelolaan akuntansi, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jadi tunggu apalagi? Mudahkan proses HR dalam bisnis Anda dengan fitur employee self service dengan menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.