Performance Management: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengukurnya

Perusahaan menggunakan performance management untuk menilai karyawan dan keseluruhan pelaksanaan perusahaan mereka. Performance management atau manajemen kinerja  bisnis memberi manajer, pemilik bisnis, dan tim manajemen informasi berharga tentang pelanggan dan karyawan mereka.

Mengukur dan mengelola kinerja sangat penting untuk pertumbuhan dan peningkatan. Pemilik bisnis dan profesional kepemimpinan melacak kinerja untuk meningkatkan produktivitas, penjualan, dan pendapatan. Jika Anda ingin meningkatkan hasil dalam tim, Anda dapat memperoleh manfaat dari mempelajari metode dan praktik ini.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu performance management, manfaat dan cara mengukur performance management yang efektif untuk kesuksesan organisasi bisnis Anda.

Apa itu Performance Management?

Performance management atau manajemen kinerja adalah proses mengamati dan mengarahkan pencapaian seorang karyawan di tempat kerja. Sebagai alternatif dari sistem penilaian karyawan standar, manajemen kinerja mengambil pandangan yang lebih komprehensif tentang pekerjaan tim Anda.

Strategi performance management yang sukses adalah berkelanjutan, memungkinkan manajer banyak peluang untuk mengoreksi dan memberi penghargaan kepada anggota tim.

Hal ini juga memungkinkan anggota tim untuk memiliki banyak kesempatan untuk meningkatkan pekerjaan mereka. Manajemen kinerja yang efektif berdampak pada pekerjaan sehari-hari dan proses keseluruhan, memberdayakan tim untuk berhasil dalam jangka pendek dan dalam jangka waktu yang lama.

Sedengkan pengukurn kinerja adalah poin data yang dapat digunakan tim untuk mengevaluasi kemajuan. Ini termasuk indikator utama yang berkaitan dengan penjualan, kuota, atau metrik aktivitas harian. Jadi secara keseluruhan, performance management adalah proses yang mengevaluasi kelayakan dan efektivitas tujuan pengukuran tersebut.

Baca Juga: Performance Management Tools: Manfaat dan Contohnya

Apa Manfaat Performance Management?

Ada banyak manfaat untuk performance management, termasuk:

1. Membangun tim yang hebat

Sistem manajemen kinerja yang sukses membangun tim yang terlibat dengan menyambut dialog terbuka. Anda dapat melakukan ini dengan mengadakan rapat tim mingguan atau check-in bulanan.

Saat Anda terhubung dengan tim Anda, kembangkan proses untuk mengukur seberapa terlibat dan termotivasinya anggota tim Anda. Pertimbangkan untuk meminta mereka menyelesaikan survei secara teratur dengan memberikan ulasan pascaproyek. Jadwalkan rapa ini sebulan sekali untuk memastikan bahwa Anda membuat anggota tim tetap termotivasi sesering mungkin.

Baca juga: Human Resource Department: Fungsi, Tugas, dan Tips Mengelolanya

2. Meningkatkan produktivitas

Manfaat performance management yang efektif jauh melampaui anggota tim itu sendiri. Performa yang lebih baik sering kali mengarah pada peningkatan produktivitas, yang dapat memberikan dampak besar di seluruh organisasi Anda.

Saat memberitahu anggota tim tentang tujuan SMART, diskusikan bagaimana karyawan akan melacak keluaran mereka dan mengukur kemajuan mereka. Selain rapat kemajuan rutin, kumpulkan data untuk memantau dan menganalisis produktivitas tim.

Dengan memilih pengukuran objektif ini, Anda dapat menawarkan umpan balik dan panduan yang tidak memihak untuk membantu anggota tim Anda mencapai tujuan mereka.

3. Membangun transparansi

Untuk menciptakan sistem manajemen kinerja yang mencakup transparansi, buat garis besar prosesnya sedini mungkin. Tunjukkan bagaimana mereka harus bersiap dan bagaimana mencapai hasil positif untuk menyediakan struktur dan membantu mereka sukses.

Jelaskan motivasi di balik proses manajemen kinerja untuk mendorong karyawan agar mau berinvestasi. Jelaskan bagaimana tujuan tim dan pencapaian individu berkontribusi pada keunggulan perusahaan dan berusaha setransparan mungkin tentang potensi imbalan atau kemajuan yang mungkin dihasilkan.

4. Perencanaan untuk perbaikan

Dengan performance management berkelanjutan, karyawan dapat dengan mudah memahami kinerja mereka setiap saat. Hasilnya, mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana mengelola diri mereka sendiri dalam pekerjaan, dan mereka dapat menetapkan tujuan dan rencana masa depan dengan lebih efektif.

Manajer yang berhasil mengadopsi program manajemen kinerja juga dapat membuat rencana perbaikan yang lebih tepat. Sebagai supervisor, manajemen kinerja memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang kemajuan tim Anda sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya dan mengoptimalkan produktivitas.

5. Mengetahui anggota yang berkinerja tinggi

Sistem manajemen kinerja yang baik menggabungkan pengakuan di setiap langkah. Sebagai manajer, Anda dapat mengenali anggota tim selama rapat mingguan, pada penutupan proyek atau saat mereka telah mencapai tujuan utama.

Karena sistem ini menawarkan wawasan yang jelas tentang rencana tindakan anggota tim dan tujuan SMART, Anda dapat merencanakan penghargaan dan menawarkan insentif ketika mereka akan memberikan dampak maksimal.

Penghargaan dan pengakuan juga dapat melampaui insentif finansial. Menawarkan penghargaan publik dan fasilitas tambahan dapat membantu anggota tim merasa dihargai, memperkuat kinerja yang baik, dan meningkatkan retensi karyawan.

6. Membentuk pemimpin yang kuat

Program performance management terbaik menjadikan pengembangan kepemimpinan sebagai bagian dari proses yang berkelanjutan. Anggota tim dapat menetapkan diri mereka sebagai pemimpin potensial saat mereka memetakan tujuan SMART mereka. Manajer dapat mengidentifikasi kualitas kepemimpinan selama sering berdialog dengan anggota tim.

Sebagai manajer, Anda dapat memberdayakan anggota tim untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan dengan mengambil alih proyek atau mengikuti program pelatihan.

Dengan menawarkan dukungan dan umpan balik selama proses berlangsung, Anda dapat memungkinkan anggota tim untuk melakukan yang terbaik, mendorong kepuasan pribadi, dan manfaat hemat biaya bagi perusahaan.

7. Memastikan semua orang bertanggung jawab

Ketika tim manajemen menggunakan manajemen kinerja bisnis, mereka membuat karyawan mereka bertanggung jawab. Manajer dan supervisor menilai kinerja karyawan dan sebagai hasilnya, karyawan cenderung lebih sering mempertimbangkan tujuan perusahaan. Ketika bisnis meminta pertanggungjawaban karyawan, karyawan mengakui tanggung jawab mereka.

Ketika sebuah perusahaan menggunakan manajemen kinerja, penilaiannya terhadap perusahaan lebih transparan. Karyawan lebih mengetahui metode evaluasi perusahaan dan apa harapan manajer mereka terhadap metode tersebut.

Baca juga: HRIS Adalah: Berikut adalah Pengertian Lengkap dan Cara Memilihnya

Cara Mengukur Performance Management dalam Bisnis

Mengukur performance management dapat membantu Anda mengevaluasi seberapa efektif strategi dan sistem Anda. Menciptakan dan melaksanakan langkah-langkah manajemen kinerja yang dapat dimengerti, efisien dan jelas adalah tujuan dari setiap program manajemen kinerja.

Berikut adalah enam langkah untuk menetapkan ukuran manajemen kinerja yang efektif:

1. Riset praktik terbaik

Menetapkan apa arti dan proses luar biasa dalam organisasi bisnis Anda adalah langkah penting pertama dalam menilai manajemen kinerja. Pertimbangkan untuk meneliti tren manajemen kinerja dalam industri Anda. Ini dapat membantu Anda membuat dasar dari mana Anda dapat mengevaluasi diri sendiri.

2. Libatkan anggota staf dalam menciptakan tujuan pribadi

Melibatkan karyawan dalam menciptakan ukuran kinerja pribadi menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan berorientasi pada tujuan yang memberdayakan staf untuk memiliki saham kepemilikan dalam kriteria evaluasi mereka.

Transparansi ini membantu karyawan mengetahui dengan tepat kriteria apa yang sedang mereka evaluasi dan tujuan apa yang harus mereka penuhi. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja.

3. Tetapkan tujuan organisasi yang jelas

Setelah membuat tujuan pribadi, Anda dapat mulai menulis tujuan untuk organisasi atau tim yang lebih besar. Pertimbangkan ukuran kinerja apa yang Anda inginkan untuk dicapai oleh tim atau perusahaan Anda. Anda dapat menggunakan sasaran ini untuk merencanakan langkah-langkah dalam strategi manajemen kinerja Anda.

4. Kumpulkan data kinerja

Mengumpulkan, mengatur, dan berbagi data kinerja yang dikumpulkan membantu membuat rencana manajemen kinerja yang sukses. Data Anda akan bervariasi tergantung pada tujuan Anda, tetapi pertimbangkan untuk mengumpulkan data dari survei, ulasan pelanggan, catatan penjualan, dan catatan pendapat atau kritik

Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam setahun, Anda dapat mengumpulkan data dari survei dan ulasan pelanggan untuk mengukur dan melacak kinerja ini.

5. Rancang insentif

Memberi insentif kepada karyawan untuk tidak hanya memenuhi tetapi juga melampaui sasaran kinerja adalah cara yang efektif untuk mendorong organisasi Anda mencapai sasaran strategisnya.

Menguraikan dengan jelas insentif apa yang ada untuk mencapai tujuan kinerja tertentu memungkinkan karyawan mengetahui dengan tepat apa yang sedang mereka kerjakan untuk mencapai tujuan dan apa yang dapat mereka peroleh dari pencapaian mereka.

6. Tetap terbuka untuk saran untuk perubahan

Memiliki rencana ukuran manajemen kinerja yang mapan juga berarti tetap terbuka terhadap saran untuk perubahan. Orang dan organisasi bersifat dinamis, dan faktor eksternal seperti persaingan, perubahan pasar, dan faktor ekonomi dapat menyebabkan perubahan pada rencana kinerja.

Pertimbangkan untuk tetap fleksibel dan sering meninjau rencana pengelolaan Anda untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

Baca juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda

5 Metode dalam Mengukur Performance Management

Berikut adalah lima metode yang perlu dipertimbangkan ketika mencoba mengumpulkan data atau membuat struktur untuk mengukur manajemen kinerja:

1. Skala peringkat numerik

Dalam manajemen kinerja, para profesional dapat menggunakan peringkat numerik untuk menetapkan nilai poin untuk setiap pengukuran kinerja. Ini membantu mereka memprioritaskan langkah-langkah rencana manajemen kinerja.

Anda dapat menggunakan nilai poin untuk menunjukkan kinerja pengukuran saat ini. Misalnya, Anda dapat membuat sistem peringkat, seperti satu sampai lima, di mana lima menunjukkan tingkat kinerja yang tinggi.

2. Evaluasi diri

Evaluasi diri adalah metode penting untuk mengukur kinerja. Proses ini melibatkan pembuatan kriteria objektif, yang dapat digunakan organisasi untuk menentukan seberapa dekat dengan pencapaian pengukuran kinerjanya.

Evaluasi dapat berupa kuesioner, survei atau penilaian yang dinilai. Tujuan dari setiap evaluasi diri adalah untuk memiliki gambaran yang jelas tentang keadaan saat ini untuk menyusun rencana untuk mencapai keadaan tujuan, yang mengarah ke strategi manajemen kinerja yang tepat.

3. Ulasan sejawat

Memfasilitasi ulasan sejawat atau peer-review untuk menilai manajemen kinerja menyediakan forum untuk umpan balik langsung dari rekan kerja dalam desain dan implementasi ukuran manajemen kinerja.

Tinjauan sejawat membantu memperjelas kondisi kinerja saat ini dari perspektif pengguna internal atau pemangku kepentingan yang terpengaruh dan dapat memberikan umpan balik yang bermanfaat dari berbagai perspektif yang berbeda.

Berikut adalah lima pertanyaan yang sering diajukan selama tinjauan pengukuran manajemen kinerja:

• “Apakah tujuan metrik kinerja kami realistis dan dapat dicapai?”
• “Apakah kita mengukur metrik kinerja yang benar?”
• “Apakah kita memiliki metodologi dan teknologi yang tepat untuk menetapkan, melacak, dan meninjau pengukuran kinerja?”
• “Apakah kita memiliki proses komunikasi yang efektif untuk meninjau pengukuran kinerja dengan karyawan?”
• “Apakah ada langkah-langkah tata kelola untuk memastikan ukuran kinerja dan rencana peningkatan kinerja dijalankan dengan tepat?”

4. Daftar periksa tugas dan fungsi

Menetapkan daftar tugas dan fungsi yang jelas dan berwibawa memastikan akuntabilitas dan efisiensi. Dengan merinci anggota tim mana yang bertanggung jawab atas aktivitas mana, Anda dapat menciptakan lebih banyak transparansi dalam proses manajemen.

Ini membantu anggota tim memahami dengan jelas ekspektasi kontribusi mereka, yang dapat meningkatkan kinerja.

5. Performance management cohorts

Kohort adalah sekelompok profesional atau organisasi yang memiliki tujuan atau sifat yang sama. Mungkin bermanfaat untuk bergabung dengan kelompok organisasi serupa di industri Anda saat merancang rencana manajemen proyek.

Anda dapat berkumpul bersama secara berkala untuk berbagi tantangan, praktik terbaik, dan tujuan berwawasan ke depan. Memahami apa yang dilakukan organisasi lain dalam program manajemen kinerja mereka membantu menetapkan dasar yang realistis tentang di mana seharusnya organisasi Anda berada. Sesi kohort adalah peluang penting untuk kolaborasi, inovasi, dan pemecahan masalah.

Baca juga: Manajemen Personalia: Pengertian, Jenis, Elemen, dan Manfaatnya

Contoh Metrik yang Bisa Diukur

Metrik kinerja adalah strategi yang berbeda untuk mengidentifikasi seberapa baik kinerja bisnis. Pertimbangkan contoh metrik kinerja berikut:

1. Arus kas

Arus kas adalah arus masuk dan keluar uang dalam bisnis. Perusahaan menggunakan arus kas untuk membayar pengeluaran perusahaan seperti persediaan dan sewa. Arus kas sangat dihargai karena itu berarti bisnis mengalami pembayaran yang konsisten.

Namun, mengetahui berapa banyak arus kas yang ada sangat penting karena terlalu banyak uang keluar—atau “arus kas negatif”—berarti bisnis tidak menghasilkan cukup uang untuk membayar pengeluaran yang diperlukan.

2. Kepuasan pelanggan

Wawasan yang bagus tentang kinerja bisnis adalah kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan adalah seberapa senang atau tidak senangnya pelanggan dengan barang atau jasa Anda.

Nilai kepuasan pelanggan melalui jajak pendapat, survei, dan ulasan tentang perusahaan Anda. Dengan metrik kunci ini, Anda dapat langsung bertanya kepada pelanggan Anda mengapa mereka merasakan hal tertentu.

3. Implementasi strategi

Saat menetapkan tujuan, bisnis juga menciptakan strategi yang diikuti oleh karyawan. Misalnya, strategi pemasaran mungkin termasuk memposting di media sosial setiap hari.

Implementasi strategi mempertimbangkan seberapa baik bisnis menjalankan strategi untuk mencapai tujuannya. Bisnis yang berkinerja baik bertindak berdasarkan strategi dengan mengintegrasikannya secara konsisten ke dalam operasi bisnis.

4. Pendapatan penjualan

Pendapatan penjualan mengacu pada berapa banyak uang yang dihasilkan bisnis dari penjualan. Pendapatan penjualan signifikan karena ini adalah pendapatan perusahaan, dan ini berkorelasi dengan seberapa baik perusahaan menjual produk atau layanannya.

Untuk meningkatkan pendapatan penjualan, pertimbangkan untuk meninjau kembali strategi pemasaran Anda untuk menjangkau lebih banyak pelanggan.

5. Kesetiaan pelanggan

Loyalitas pelanggan adalah ketika pelanggan membeli produk Anda lagi dan lagi. Dedikasi mereka menunjukkan bahwa mereka menikmati produk Anda, yang menunjukkan kinerja bisnis yang baik.

Pertimbangkan berapa banyak pelanggan yang kembali ke bisnis Anda dan berapa banyak yang membeli kembali produk yang sama. Pelanggan setia juga merupakan cara yang bagus untuk mendapatkan lebih banyak pembeli karena mereka cenderung membagikan ulasan positif tentang bisnis Anda.

6. Trafic situs web

Trafic situs web mengungkapkan beberapa informasi penting, termasuk berapa banyak orang yang mengunjungi situs web Anda dan berapa lama mereka berada di salah satu halaman Anda.

Trafic situs web memberi bisnis Anda pemahaman yang lebih baik tentang siapa pelanggan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki toko online, pertimbangkan berapa lama pelanggan Anda melihat produk tertentu. Informasi ini berharga untuk keputusan bisnis masa depan seperti meningkatkan produksi pada produk ini.

Baca juga: Pengertian Turnover Karyawan, Rumus, dan Tips Menurunkan Tingkat Turnover

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai performance management lengkap beserta cara mengukurnya yang bisa Anda implementasikan dalam bisnis. Proses mengelola performance management dalam bisnis tidak bisa Anda lakukan sendiri, Anda memerlukan kerjasama tim, komunikasi yang baik, dan alat yang tepat agar seluruh pengukuran kinerja dalam bisnis Anda bisa berjalan dengan baik.

Salah satu hal terbaik yang bisa Anda lakukan adalah dengan menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk proses pengelolaan dan pemantauan kinerja karyawan yang lebih baik.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan human capital dengan fitur yang ada di dalamnya seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, pengelolaan akuntansi, reimbursement, employee self service (ESS), mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jadi apalagi yang Anda tunggu? Mudahkan proses pengelolaan performance management dalam bisnis Anda dengan menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.