9 Tips Agar Tidak Lembur Paling Efektif dan Efisien

Jika Anda seorang atasan atau manajer, Anda mungkin membutuhkan tips agar tidak lembur.

Seperti yang diketahui, lembur yang berlebihan, kelelahan karyawan, dan biaya tenaga kerja yang tinggi adalah masalah umum di banyak tempat kerja.

Untungnya, ada strategi agar tidak lembur yang dapat membantu.

Memahami cara mengelola lembur secara efektif dapat menghasilkan lingkungan kerja yang lebih produktif, keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, dan karyawan yang lebih bahagia.

Entah itu dengan menerapkan jam kerja yang fleksibel atau melakukan pelatihan silang bagi karyawan, ada banyak cara untuk mengurangi jam lembur.

Jadi, mari kita bahas beberapa tips agar tidak lembur dan meningkatkan semangat kerja karyawan.

Baca selengkapnya hanya pada penjelasan GajiHub yang ada di bawah ini:

Mengapa Bisnis Perlu Mengurangi Lembur?

Penting bagi bisnis untuk mengurangi lembur karena lembur menambah biaya tambahan tanpa efisiensi tambahan.

Karyawan yang bekerja lebih dari 50 jam seminggu melakukannya dengan tidak efisien, dan hal ini dapat dilihat tidak hanya dalam lingkup individu tetapi juga di negara.

Penelitian yang dikumpulkan oleh Expert Market melalui sumber-sumber seperti OECD dan Bank Data Dunia menemukan bahwa negara-negara paling produktif di seluruh dunia – negara-negara seperti Irlandia, Norwegia, dan Jerman – adalah negara-negara yang karyawannya bekerja dengan jam kerja paling sedikit.

Sebaliknya, negara-negara yang karyawannya bekerja dengan jam kerja paling banyak – seperti Meksiko, Chili, dan Yunani – adalah negara-negara yang dianggap paling tidak produktif.

Semua ini membangun argumen yang kuat untuk mengurangi lembur di tempat kerja, dan hal ini dapat membuat perbedaan di beberapa area utama:

1. Peningkatan semangat kerja

Bukan rahasia lagi bahwa karyawan yang sering bekerja berlebihan memiliki semangat kerja yang lebih rendah daripada mereka yang bekerja 40 jam seminggu.

Pengurangan jam kerja dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih bahagia.

2. Biaya lebih rendah

Ketika pemberi kerja mengurangi jumlah lembur, mereka menghemat uang dengan tidak membayar tarif lembur yang meningkat.

Mengingat penurunan tajam dalam produktivitas ketika karyawan bekerja lebih dari 48 jam, ini adalah cara mudah untuk mengurangi biaya.

Baca Juga: Download Excel Perhitungan Upah Lembur Sesuai Aturan Indonesia

3. Lebih sedikit risiko keselamatan

Karyawan yang sering bekerja terlalu lama berkontribusi lebih besar terhadap kecelakaan di tempat kerja.

Memiliki staf yang waspada dan bekerja dengan baik akan meningkatkan keamanan di organisasi Anda.

4. Pergantian karyawan yang lebih rendah

Bukan rahasia lagi bahwa karyawan yang sering bekerja terlalu keras sering kali tidak senang dengan pekerjaan mereka.

Memberi pekerja jadwal yang lebih mudah diatur dan dapat diprediksi dapat membantu tingkat retensi.

Baca Juga: UU Cipta Kerja Tentang Lembur: Ini Ketentuannya

Apa Saja Tips Agar Tidak Lembur?

Setelah kita membahas mengapa lembur menjadi masalah bagi bisnis, kita akan membahas cara mengatasi lembur berlebihan.

Gunakan tips berikut untuk mengurangi lembur karyawan dalam operasi Anda dan mendapatkan tenaga kerja yang lebih bahagia dan produktif.

1. Berikan jadwal kerja yang fleksibel

Dalam Survei Pengalaman Pekerja Digital Gartner 2021, 43% karyawan yang disurvei menjawab bahwa jadwal kerja yang fleksibel memungkinkan mereka mencapai produktivitas yang lebih tinggi.

Oleh karena itu, tips agar tidak lembur adalah dengan menerapkan jadwal kerja yang fleksibel untuk staf Anda.

Jika bisnis Anda lebih merupakan operasi kerah putih yang berorientasi pada tugas, membiarkan karyawan Anda memilih bagaimana dan kapan mereka bekerja dapat mengurangi waktu yang mereka habiskan di kantor.

Dengan mengubah ekspektasi “jam kerja” menjadi ekspektasi “tugas yang diselesaikan”, para pekerja dapat menjadi lebih produktif dan menggunakan waktu mereka dengan lebih efisien.

Jika bisnis Anda melibatkan kerja shift atau aktivitas lain yang berfokus pada tenaga kerja, berkreasi dengan penjadwalan dapat membuat perbedaan besar.

Mintalah bantuan alat manajemen karyawan yang lengkap untuk membuat jadwal dengan mudah, memantau jam kerja, dan menghentikan masalah penjadwalan lembur sebelum dimulai.

Cara ini juga dapat membantu memperkuat aturan jam kerja yang tepat untuk memastikan gaji dan jam kerja selalu dicatat dengan benar.

Baca Juga: Apa Itu Lembur: Pengertian, Jenis, dan Cara Hitung

2. Berikan pelatihan ulang

Sering kali, beberapa karyawan kunci adalah orang-orang yang mendapatkan sebagian besar jam lembur.

Para pekerja ini memiliki kombinasi keterampilan yang hampir tak tergantikan, membuat mereka harus menanggung beban kerja yang berat dan jam kerja yang panjang.

Atasi tren ini dengan melakukan pelatihan silang untuk semua anggota tim Anda.

Pelatihan silang tim Anda akan menguntungkan bisnis Anda dalam beberapa area utama.

Karyawan yang dilatih silang akan mendapatkan dorongan semangat karena mereka melihat perusahaan mereka percaya pada kemampuan mereka dan berinvestasi pada masa depan mereka.

Selain itu, karyawan yang baru dilatih silang ini akan dapat membantu karyawan utama, yang mengarah pada cakupan kerja yang lebih baik.

Berinvestasi pada tim Anda adalah tips agar karyawan tidak lembur dan perusahaan dapat mengurangi biaya penggajian.

3. Berikan tim Anda sumber daya yang tepat

Jika memungkinkan, berinvestasi pada sumber daya dan alat produktivitas dapat membuat perbedaan besar sebagai tips agar karyawan tidak lembur.

Sebagai permulaan, luangkan waktu untuk melakukan audit organisasi dan ingatlah bahwa sumber daya bisa datang dari dua area yang berbeda.

Apakah ada alat bantu, baik itu perangkat lunak atau peralatan fisik yang dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu?

Atau mungkin, mirip dengan tips kami di atas, ada sumber daya dalam bentuk pendidikan dan pelatihan silang yang dapat membantu tenaga kerja menjadi lebih produktif.

Dalam kedua kasus tersebut, tim yang lebih produktif berarti tugas-tugas dapat diselesaikan lebih cepat, dan jam lembur berkurang.

Baca Juga: Perhitungan Lembur Depnaker: Ini Aturan dan Cara Hitungnya

4. Merevisi budaya kerja Anda

Lembur dapat menjadi budaya bisnis yang mendarah daging, yang menyebabkan jam kerja yang panjang, pekerjaan yang tidak produktif, dan pergantian karyawan yang tinggi.

Terkadang kerja lembur tidak dapat dihindari, namun dengan menjadikan lembur sebagai pengecualian dan bukan sebagai aturan, karyawan tidak akan merasa tertekan untuk bekerja lembur demi menjaga penampilan.

Tetapkan ekspektasi yang jelas untuk lembur yang diikuti oleh setiap level karyawan dalam organisasi.

Hal ini dapat menyebabkan pergeseran budaya dari atas ke bawah, yang akan membuat jam lembur menjadi minimum dan moral karyawan tetap tinggi.

Kemudian, ketika kerja lembur yang jarang diperlukan – seperti penjadwalan karyawan di akhir pekan – jam kerja akan digunakan secara efisien.

5. Lakukan otomatisasi jika memungkinkan

Sama halnya dengan memberikan sumber daya yang tepat kepada tim Anda, mengotomatiskan fungsi pekerjaan bila memungkinkan dapat menghasilkan tenaga kerja yang lebih efisien.

Apakah ada alat yang dapat meningkatkan efisiensi untuk tugas sehari-hari?

Mungkin perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman membuat karyawan Anda kehilangan waktu 15-30 menit setiap hari?

Berinvestasi dalam sistem baru dapat mengurangi waktu yang terbuang tersebut.

Otomatisasi dapat memberikan lebih banyak waktu bagi karyawan Anda untuk fokus pada pekerjaan yang memberikan nilai tambah paling besar bagi bisnis Anda sekaligus mencegah mereka lembur.

Baca Juga: Overtime Adalah: Berikut Pengertian Lengkap dan Cara Penghitungannya

6. Mempekerjakan lebih banyak pekerja

Ini mungkin terlihat berlawanan dengan intuisi, tetapi salah satu cara paling sederhana untuk mengurangi pengeluaran dan lembur karyawan adalah dengan mempekerjakan lebih banyak pekerja.

Sekilas, pemilik bisnis mungkin merasa bahwa mempekerjakan lebih banyak pekerja tidak masuk dalam anggaran.

Namun, jika staf Anda secara konsisten bekerja lembur, mempekerjakan lebih banyak karyawan dapat mengurangi atau menghilangkan upah lembur, yang bisa menjadi keuntungan bagi neraca keuangan Anda.

Selain itu, mempekerjakan lebih banyak bantuan tidak harus secara penuh waktu.

Jika ada waktu tertentu dalam setahun yang lebih sibuk daripada yang lain, pikirkan untuk mempekerjakan karyawan musiman

Jika ada waktu-waktu tertentu yang membuat karyawan kewalahan, pikirkan untuk mempekerjakan karyawan paruh waktu.

Berkreasi dengan jadwal kerja karyawan baru dapat mengurangi lembur secara keseluruhan.

7. Carilah pola

Saat mencoba mengurangi lembur karyawan, cari pola dalam operasi yang dapat ditingkatkan atau ditambah.

Mirip dengan tips kami sebelumnya, ada beberapa area kunci untuk mulai mencari peluang.

Apakah ada tugas yang sama atau situasi umum yang secara konsisten menghasilkan lebih banyak jam lembur?

Pertimbangkan untuk berinvestasi pada alat untuk membantu karyawan Anda, atau temukan cara untuk menghemat waktu dengan otomatisasi.

Apakah ada waktu tertentu dalam setahun atau dalam seminggu yang selalu membuat karyawan bekerja lembur?

Pertimbangkan untuk mempekerjakan lebih banyak bantuan, bahkan secara paruh waktu atau musiman.

Ada lebih banyak variabel daripada hanya skenario ini, dan mencermati operasi Anda untuk menemukan pola dapat menjadi cara yang bagus untuk menghemat uang bisnis Anda.

Baca Juga: Perhitungan Lembur Karyawan: Ini Rumus dan Cara Mudahnya

8. Rencanakan ke depan

Melihat ke depan beberapa minggu atau bulan ke depan dalam operasi dapat memberikan bisnis Anda kesempatan untuk mendukung karyawan dengan tips agar tidak lembur.

Apakah ada periode sibuk yang akan datang dalam waktu dekat?

Selain mempekerjakan bantuan musiman, mungkin ada alat yang bisa Anda investasikan untuk memudahkan atau mendukung karyawan Anda selama masa itu.

Dalam industri berbasis tenaga kerja dan jasa, mungkin akan ada periode dengan lebih banyak janji temu daripada biasanya, jadi merencanakan ke depan dengan penjadwalan karyawan yang kreatif mungkin tepat.

Merencanakan ke depan memungkinkan bisnis Anda siap menghadapi lebih banyak pekerjaan sebelum datang, sehingga membantu mengurangi lembur karyawan.

9. Buat kebijakan lembur

Terakhir, menetapkan batas lembur atau kebijakan lain semacam itu akan mengurangi jam kerja karyawan secara instan dan meningkatkan gaji mereka.

Jika ada batasan yang jelas untuk berapa banyak karyawan dapat bekerja, tidak akan ada risiko lembur yang berlebihan.

Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan langkah-langkah di atas.

Menetapkan kebijakan lembur tidak secara ajaib menyelesaikan masalah manajemen lembur, dan perlu dilengkapi dengan inisiatif lain.

Sebelum melakukannya, pastikan karyawan Anda dilengkapi dengan alat bantu dan otomatisasi, dan selalu melihat ke depan untuk memperhitungkan periode sibuk dan menyewa bantuan tambahan saat dibutuhkan.

Jika dilakukan dengan benar, membuat kebijakan lembur dapat mengurangi kelebihan jam kerja dan kesalahan absensi.

Baca Juga: Contoh Form Lembur , Manfaat, dan Komponen Di Dalamnya

Apa Saja Penyebab Lembur?

Lembur karyawan yang konsisten dapat muncul dalam berbagai cara.

Salah satu alasan yang umum adalah karena karyawan tidak mendapatkan dukungan yang memadai.

Baik itu proses dan alat yang sudah ketinggalan zaman atau kurangnya staf, karyawan yang terjebak oleh tugas-tugas yang membosankan atau sangat membutuhkan bantuan dapat dengan mudah mendapatkan jam lembur yang banyak.

Selain itu, perusahaan mungkin memiliki budaya yang salah, yang mempromosikan bahwa kerja keras berarti lembur – padahal pada kenyataannya, tidak ada dasar untuk klaim tersebut.

Baca Juga: Overtime Artinya: Aturan di Indonesia dan Tips Mengelolanya

Bagaimana Cara Memberitahu Karyawan Bahwa Tidak Ada Lembur?

Sebelum Anda meminta karyawan Anda untuk mengurangi jam lembur mereka, pastikan mereka mendapat dukungan yang memadai.

Pertama, pastikan bahwa mereka memiliki semua yang mereka butuhkan dalam hal alat dan otomatisasi.

Pastikan mereka tidak kewalahan dengan tugas-tugas mereka, dan Anda menawarkan dukungan yang tepat dan proses penjadwalan.

Jika semua itu sudah terpenuhi dan karyawan masih mengambil lembur yang tidak perlu, jadwalkan pertemuan dengan mereka.

Cari tahu mengapa mereka mengambil lembur.

Mungkin mereka perlu dilatih ulang, atau mungkin mereka akan mengingatkan Anda tentang masalah produktivitas yang sebelumnya tidak dipertimbangkan.

Tinjau kembali kebijakan lembur yang Anda miliki dengan mereka, dan bersiaplah untuk mendukung mereka jika ada masalah di tempat kerja yang tidak diketahui sebelumnya.

Pada akhirnya, lembur karyawan adalah masalah yang dapat dengan mudah diatasi.

Entah itu dengan mempekerjakan karyawan tambahan, mengotomatiskan tugas-tugas kasar, atau apa pun untuk mendukung tim Anda sepenuhnya, langkah-langkah kami di atas dapat membantu Anda mengurangi atau menghilangkan jam lembur di organisasi Anda.

Baca Juga: Peraturan Kerja 12 Jam Menurut Undang-Undang dan Sanksinya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai tips agar tidak lembur yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa dengan mengurangi lembur atau tidak memberikan lembur kepada karyawan dapat memberikan berbagai manfaat.

Mulai dari dapat mengurangi biaya penggajian hingga meningkatkan produktivitas karyawan.

Meski lembur membuat karyawan bekerja lebih lama, namun ini justru dapat menghambat produktivitas karena banyak bekerja belum tentu lebih produktif.

Oleh karenanya penting bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dan benar.

Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Anda bisa dengan mudah membuat jadwal kerja termasuk jadwal lembur dengan sistem HRIS GajiHub.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.