Analisis SDM: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya

Tahukah Anda, analisis SDM menjadi bagian penting bagi sebuah perusahaan?

Analisis SDM ini sangat penting untuk melakukan pengelolaan dan mengoptimalkan pengelolaan SDM dimana nantinya akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Dapat dibilang, analisis SDM ini adalah kunci untuk membangun bisnis yang sukses.

Lalu apa sebenarnya pengertian dari analisis SDM ini dan mengapa analisis SDM ini penting?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai analisis SDM.

Anda dapat menyimak penjelasan lengkapnya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Pengertian dari Analisis SDM?

Analisis SDM adalah proses yang dilakukan untuk pemeriksaan data terkait karyawan.

Sering kali, analisis SDM ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak khusus yang dirancang untuk membantu tim SDM menghasilkan wawasan tentang tenaga kerjanya, termasuk kinerja, keterlibatan, dan retensi mereka.

Seperti jenis analitik lainnya, yang semuanya mengandalkan keterampilan analisis data yang kuat, analitik SDM mencakup pengumpulan, penyortiran, dan analisis data tenaga kerja.

Bekerja dengan analitis SDM dapat memperkuat pengambilan keputusan, meningkatkan resolusi konflik, dan menghasilkan kepemimpinan yang lebih berempati-tiga keterampilan utama SDM.

Analisis SDM adalah metodologi untuk menciptakan wawasan tentang bagaimana investasi dalam aset sumber daya manusia berkontribusi pada keberhasilan empat hasil utama:

Menghasilkan pendapatan
Meminimalkan biaya
Memitigasi risiko
Melaksanakan rencana strategis

Apa Perbedaan Analisis SDM, People Analytics, dan Analisis Tenaga Kerja?

Analisis SDM, peaople analytics, dan analisis tenaga kerja sering kali digunakan secara bergantian.

Namun ada sedikit perbedaan di antara masing-masing istilah ini.

Akan sangat membantu jika Anda mengetahui perbedaannya untuk menilai data yang paling relevan dengan fungsinya.

Berikut perbedaan antara analisis SDM, people analytics, dan analisis tenaga kerja:

1. Analisis SDM

Analisis SDM secara eksplisit berurusan dengan metrik fungsi SDM, seperti waktu perekrutan, biaya pelatihan per karyawan, dan waktu hingga promosi.

Semua metrik ini dikelola secara eksklusif oleh HR untuk HR.

2. People analytics

Meskipun sering digunakan sebagai sinonim untuk analitik SDM, “people analytics” secara teknis berlaku untuk “orang” secara umum.

Hal ini dapat mencakup semua kelompok individu, bahkan di luar organisasi

Misalnya, istilah “people analytics” dapat diterapkan pada analitik tentang pelanggan organisasi dan tidak harus hanya karyawan.

3. Analisis tenaga kerja

Analisis tenaga kerja adalah istilah yang mencakup semua hal yang merujuk secara khusus pada karyawan organisasi.

Ini mencakup karyawan di kantor, karyawan remote, freelancer, konsultan, dan pekerja lainnya yang bekerja dalam berbagai kapasitas dalam suatu organisasi.

Dalam konteks SDM, beberapa metrik analisis tenaga kerja dan analisis SDM mungkin tumpang tindih, sehingga kedua istilah tersebut sering digunakan sebagai sinonim.

Misalnya, data tentang produktivitas dan kinerja karyawan memberikan informasi tentang analitik SDM dan tenaga kerja, dan tujuannya adalah untuk meningkatkan tingkat retensi dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Apa Saja Metrik yang Digunakan untuk Analisis SDM?

Beberapa metrik SDM berkontribusi pada nilai bisnis, namun pertanyaan kunci ketika mengukur metrik ini adalah: apa yang dibutuhkan oleh bisnis?

Pertanyaan ini dapat dijawab dengan baik dengan berdiskusi dengan para pemimpin bisnis.

Kolaborasi strategis antara C-suite dan pemimpin SDM akan membantu menentukan strategi analitik SDM.

Berdasarkan indikator kinerja utama (KPI) organisasi, HR kemudian dapat mengusulkan metrik yang dapat mempengaruhi KPI tersebut.

Penting untuk dicatat bahwa C-suite melihat hubungan yang jelas antara kebutuhan akan analitik dan dampaknya terhadap keuntungan.

Sebagai seorang praktisi HR, Anda perlu membuat alasan mengapa melacak metrik yang terkait secara khusus dengan karyawan perusahaan sangat penting.

Misalnya, C-suite mungkin tidak tertarik dengan jumlah orang yang meninggalkan organisasi secara sukarela.

Yang mungkin menarik bagi mereka adalah berapa banyak dari karyawan tersebut yang berada di posisi strategis atau sangat terampil, durasi kerja mereka, apa yang menyebabkan mereka keluar, biaya untuk mengganti karyawan tersebut, dan akhirnya, bagaimana semua kejadian ini memengaruhi laba perusahaan.

Berikut adalah beberapa metrik umum yang dilacak oleh analisis SDM:

1. Pendapatan per karyawan

Diperoleh dengan membagi pendapatan perusahaan dengan jumlah total karyawan di perusahaan. Ini menunjukkan pendapatan rata-rata yang dihasilkan setiap karyawan.

Ini adalah ukuran seberapa efisien sebuah organisasi dalam menghasilkan pendapatan melalui karyawan.

2. Tingkat penerimaan tawaran

Jumlah tawaran pekerjaan formal yang diterima (bukan verbal) dibagi dengan jumlah total tawaran pekerjaan yang diberikan dalam periode tertentu.

Angka yang lebih tinggi yakni di atas 85% menunjukkan rasio yang baik.

Jika lebih rendah, data ini dapat digunakan untuk mendefinisikan ulang strategi akuisisi talenta perusahaan.

3. Biaya pelatihan per karyawan

Diperoleh dengan membagi total biaya pelatihan dengan jumlah total karyawan yang menerima pelatihan.

Nilai biaya ini dapat ditentukan dengan mengukur efisiensi pelatihan.

Efisiensi yang buruk dapat membuat Anda mengevaluasi kembali biaya pelatihan per karyawan.

4. Efisiensi pelatihan

Diperoleh dari analisis beberapa titik data, seperti peningkatan kinerja, nilai tes, dan transisi ke atas dalam peran karyawan dalam organisasi setelah pelatihan.

Mengukur efisiensi pelatihan dapat menjadi hal yang krusial untuk mengevaluasi efektivitas program pelatihan.

5. Voluntary turnover rate

Pergantian sukarela terjadi ketika karyawan secara sukarela memilih untuk meninggalkan pekerjaan mereka.

Hal ini dihitung dengan membagi jumlah karyawan yang keluar secara sukarela dengan jumlah total karyawan dalam organisasi.

Metrik ini dapat mengarah pada identifikasi kesenjangan dalam pengalaman karyawan yang mengarah pada atrisi sukarela.

6. Involuntary turnover rate

Ketika seorang karyawan diberhentikan dari posisinya, hal ini disebut sebagai “tidak sukarela”.

Angka ini dihitung dengan membagi jumlah karyawan yang keluar secara tidak sukarela dengan jumlah total karyawan dalam organisasi.

Metrik ini dapat dikaitkan dengan strategi rekrutmen dan digunakan untuk mengembangkan rencana untuk meningkatkan kualitas perekrutan untuk menghindari pergantian karyawan secara tidak sukarela.

7. Time to fill

Jumlah hari antara mengiklankan lowongan pekerjaan dan mempekerjakan seseorang untuk mengisi posisi tersebut.

Dengan time to fill, perekrut dapat mengubah strategi perekrutan mereka untuk mengidentifikasi area-area di mana waktu paling banyak dihabiskan.

8. Time to hire

Jumlah hari antara mendekati kandidat dan penerimaan kandidat atas tawaran pekerjaan.

Sama seperti time to fill, analisis berbasis data tentang time to hire dapat bermanfaat bagi perekrut dan membantu mereka meningkatkan pengalaman kandidat untuk mengurangi waktu ini.

9. Ketidakhadiran

Ketidakhadiran adalah metrik produktivitas, yang diukur dengan membagi jumlah hari yang tidak masuk kerja dengan jumlah total hari kerja yang dijadwalkan.

Ketidakhadiran dapat memberikan wawasan tentang kesehatan karyawan secara keseluruhan dan juga dapat menjadi indikator kebahagiaan karyawan.

10. Risiko sumber daya manusia

Hal ini dapat mencakup risiko yang berhubungan dengan karyawan, seperti tidak adanya keterampilan khusus untuk mengisi jenis pekerjaan baru.

Kurangnya karyawan yang memenuhi syarat untuk mengisi posisi kepemimpinan, potensi karyawan untuk meninggalkan pekerjaan berdasarkan beberapa faktor, seperti hubungan dengan manajer, kompensasi, dan tidak adanya rencana suksesi yang jelas.

Analisis SDM dapat digunakan untuk mengukur semua metrik ini.

Apa Saja Jenis-Jenis dalam Analisis SDM?

Ada empat jenis utama analisis SDM. Jenis yang Anda gunakan akan bergantung pada apa yang ingin Anda pahami tentang tenaga kerja Anda.

Berikut jenis-jenis analisis SDM yang dapat digunakan untuk bisnis Anda:

Analisis deskriptif: digunakan untuk menemukan jawaban atas skenario masa kini, seperti “Apa yang sedang terjadi?”
Analitik diagnostik: digunakan untuk meningkatkan pertanyaan analisis deskriptif Anda dengan menjawab “mengapa hal ini terjadi?”
Analisis prediktif: digunakan untuk skenario masa depan, analisis prediktif membantu tim SDM memahami apa yang mungkin terjadi.
Analisis preskriptif: digunakan untuk meningkatkan analisis prediktif dengan membantu perusahaan mengatasi langkah-langkah yang perlu mereka ambil untuk mewujudkan sesuatu.

Apa Fungsi Analisis SDM?

Anda dapat menggunakan analitik SDM untuk menginformasikan semua jenis praktik terbaik, termasuk:

Perekrutan talenta
Keputusan perekrutan
Retensi staf
Standar gaji
Ketidakhadiran
Pembuatan kebijakan
Alat analisis SDM

Ada banyak aplikasi perangkat lunak yang tersedia untuk digunakan jika Anda tertarik untuk menerapkan analisis SDM.

Program-program ini sangat bagus untuk membantu mengambil data tenaga kerja perusahaan dan memberikan wawasan seputar faktor-faktor seperti kinerja, kompensasi, dan keterlibatan jarak jauh.

Harap diperhatikan bahwa tidak semua alat di bawah ini mencakup berbagai fungsi SDM, jadi akan sangat membantu jika Anda menentukan faktor-faktor utama yang ingin Anda ukur dan kemudian memastikan perangkat lunak yang Anda pertimbangkan akan membantu Anda mendapatkan wawasan tersebut.

Apa Manfaat Analisis SDM?

Analisis SDM menyediakan data yang akurat dan terukur bagi perusahaan di berbagai fungsi.

Informasi berharga ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas tentang perilaku karyawan, meningkatkan retensi dan menurunkan biaya rekrutmen, serta membantu tim HR mengukur dampaknya.

Berikut beberapa manfaat dari analisis SDM untuk bisnis Anda:

1. Meningkatkan pengambilan keputusan

Penggunaan analisis SDM memungkinkan manajer dan pemimpin perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang memengaruhi semua area sumber daya manusia, mulai dari perekrutan dan tunjangan karyawan hingga metode pelatihan.

Analitik dapat meningkatkan pengambilan keputusan dengan cara-cara berikut ini:

Memprediksi peristiwa sebelum terjadi untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis
Menganalisis pengalaman, keterampilan, dan pendidikan karyawan untuk membuat keputusan perekrutan yang lebih baik
Mengotomatiskan beberapa tugas untuk meluangkan waktu bagi tugas-tugas yang lebih penting dan bergantung pada keputusan

2. Meningkatkan retensi karyawan

Kehilangan karyawan dapat membuat perusahaan kehilangan waktu, uang, dan pengetahuan institusional yang berharga.

Faktanya, Society for Human Resource Management (SHRM) melaporkan bahwa perusahaan harus mengeluarkan biaya rata-rata $4.700 per karyawan baru, meskipun angka tersebut bisa jauh lebih tinggi.

Meningkatkan retensi dapat menurunkan biaya rekrutmen sehingga tim tidak perlu mengisi posisi yang tidak perlu karena perputaran karyawan yang tinggi.

Analisis dapat membantu meningkatkan retensi karyawan dengan:

Menjelaskan alasan karyawan keluar (kurangnya pelatihan, masalah staf, kenaikan gaji yang tidak teratur, dll.)
Menganalisis umpan balik dari survei dan evaluasi karyawan
Mengidentifikasi karyawan berkinerja tinggi dan mempromosikan mereka atau meminta mereka melatih orang lain

3. Meningkatkan produktivitas

Di banyak perusahaan, produktivitas karyawan mendorong kesuksesan.

Cara analitik dapat meningkatkan produktivitas meliputi:

Melacak hasil kerja karyawan (seperti laporan yang ditulis, penjualan yang dilakukan, dll.), bukan jam kerja
Menggunakan data untuk menciptakan proses kerja yang lebih baik
Menganalisis pola kerja karyawan dengan perangkat lunak pelacakan waktu

4. Potensi tantangan analisis SDM

Meskipun tim SDM Anda bisa mendapatkan manfaat dari penggunaan analisis, penting untuk mengetahui beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi.

Hal-hal tersebut dapat meliputi:

Keterampilan analitsis yang terbatas: anggota staf SDM Anda mungkin tidak memiliki pengetahuan tentang analitik seperti halnya karyawan di departemen TI. Oleh karena itu, Anda mungkin ingin memasukkan analisis data ke dalam program pelatihan SDM Anda.
Akses ke data yang cukup: analisis prediktif membutuhkan kumpulan data yang relevan dalam jumlah besar. Oleh karena itu, departemen SDM yang lebih kecil mungkin mengalami kesulitan menggunakan data untuk membuat prediksi.
Masalah privasi karyawan: karyawan Anda mungkin memiliki kekhawatiran tentang bagaimana Anda menggunakan data yang Anda kumpulkan. Anda dapat meredam kekhawatiran karyawan dengan bersikap transparan kepada karyawan tentang bagaimana Anda akan menggunakan data mereka, menyadari risiko hukum saat mengumpulkan data karyawan, dan berinvestasi pada alat keamanan data yang berkualitas.

Bagaimana Cara Membuat Analisis SDM untuk Bisnis?

Ketika menggunakan analisis SDM, penting untuk memiliki rencana.

Pertimbangkan untuk menggunakan strategi analitik SDM dasar ini:

1. Tentukan tujuan Anda

Identifikasi tantangan SDM yang dihadapi perusahaan Anda dan pertimbangkan bagaimana analitik dapat membantu.

Beberapa tantangan umum dalam SDM meliputi:

Masalah kedisiplinan
Ketidakmampuan untuk merekrut talenta yang berkualitas
Ketidakmampuan untuk mempertahankan talenta yang berkualitas
Masalah dengan keselamatan di tempat kerja
Berkurangnya produktivitas

2. Tentukan jenis data yang ingin Anda kumpulkan

Jenis data yang Anda kumpulkan tergantung pada masalah yang Anda hadapi.

Misalnya, jika masalah Anda berkaitan dengan retensi karyawan, Anda mungkin ingin mengumpulkan data yang melibatkan:

Kepuasan karyawan
Tingkat retensi karyawan
Tingkat pergantian karyawan

Jika masalah Anda berkaitan dengan penjualan tahunan yang lebih rendah, Anda mungkin ingin mengumpulkan data yang melibatkan:

Pelacakan sasaran per agen penjualan
Penilaian prestasi kerja
Pendapatan per agen

3. Kumpulkan alat yang Anda perlukan

Berbagai program perangkat lunak, seperti yang kami sebutkan di atas, membantu perusahaan melacak data SDM.

Pilih perangkat lunak yang menangani masalah khusus Anda dan cari platform yang menawarkan uji coba atau demo gratis sehingga Anda dapat merasakan kemampuan perangkat lunak tersebut.

4. Analisis data

Setelah Anda mengumpulkan data yang Anda butuhkan, periksalah dengan cermat.

Gunakan apa yang Anda pelajari untuk membuat rencana untuk memperbaiki masalah Anda.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai analisis SDM untuk optimasi pengelolaan SDM di perusahaan Anda.

Dalam pengelolaan karyawan, analisis SDM akan membantu tim HR dalam menentukan cara paling efektif untuk pengelolaan karyawan yang efektif.

Untuk memudahkan analisis SDM, Anda dapat menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan, termasuk untuk melakukan analisis SDM.

Dengan GajiHub, Anda bisa dengan mudah membuat laporan kehadiran karyawan, analisis data karyawan, hingga laporan kasbon dan reimbursement.

Tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.