Manfaat menggunakan HRIS system dibutuhkan sebuah bisnis khususnya untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Keberadaan HRIS system ini merupakan bentuk kemajuan teknologi, dimana pengelolaan karyawan tidak lagi dilakukan secara manual.
HRIS system akan mengotomatisasi pengelolaan karyawan dan membuat pengelolaan karyawan menjadi super mudah.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai manfaat menggunakan HRIS system dan juga fitur-fitur yang dimiliki oleh sistem HRIS ini.
Untuk selengkapnya mengenai manfaat menggunakan HRIS system ini dapat Anda simak di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan HRIS System?
HRIS adalah jenis perangkat lunak atau software sumber daya manusia yang digunakan perusahaan untuk mengelola proses dan sistem SDM mereka.
Sistem ini menyediakan fitur-fitur untuk mengimplementasikan, mengelola, dan memantau semua aktivitas yang berhubungan dengan SDM.
Sistem ini membantu seluruh departemen HR untuk memantau siklus perekrutan, mencatat kinerja karyawan, dan mengelola penggajian.
Biasanya, perangkat lunak HRIS menawarkan banyak manfaat, seperti orientasi yang efisien, perekrutan yang efektif, hubungan karyawan yang sehat, dan manajemen yang hemat biaya.
Hal ini bermanfaat karena menyederhanakan dan meningkatkan administrasi data karyawan dalam organisasi, meskipun organisasi dengan berbagai ukuran dapat menggunakan HRIS, namun organisasi atau perusahaan besar mendapatkan keuntungan dari hal tersebut.
Misalnya dengan adanya sistem HRIS, perusahaan bisa dengan mudah melakukan pencatatan kehadiran karyawan dengan otomatis.
Ini tentunya lebih memudahkan dibandingkan harus melakukan pencatatan secara manual tanpa adanya sistem HRIS.
Baca Juga: Tips Memilih Aplikasi HRIS Online dan Rekomendasinya
Apa Saja Manfaat Menggunakan HRIS System?
Sebagai alat yang akan memudahkan pengelolaan karyawan, HRIS system memiliki manfaat yang akan Anda rasakan ketika menggunakannya.
Berikut adalah beberapa manfaat HRIS system untuk bisnis Anda:
1. Meningkatkan pengalaman karyawan
HRIS membawa transparansi ke dalam organisasi karena dapat meningkatkan komunikasi dan hubungan antara manajer dan karyawan.
Ketika karyawan mengetahui bahwa HRIS mencatat kinerja mereka, mereka sadar bahwa manajer juga melacak upaya mereka.
Hal ini menanamkan rasa tanggung jawab yang lebih besar dan memotivasi mereka untuk berprestasi.
Sistem seperti ini memberikan pengalaman orientasi yang mulus dan merampingkan proses karyawan lainnya, meningkatkan pengalaman dan kepuasan karyawan.
2. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan
Sangat penting bagi setiap organisasi untuk mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan negara bagian dan pusat.
HRIS yang baik membantu tim HR dan memastikan perusahaan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan menghindari hukuman yang mahal.
Ketika ada perubahan dalam undang-undang ketenagakerjaan, departemen HR menggunakan HRIS untuk memperbarui karyawan tentang pedoman dan kebijakan baru.
3. Mengurangi biaya SDM
Manfaat menggunakan HRIS system selanjutnya adalah Anda dapat mengurangi biaya SDM yang harus dikeluarkan.
Tanpa HRIS, departemen SDM kemungkinan akan mengeluarkan biaya yang berbeda, seperti biaya pelatihan dan pengembangan, biaya rekrutmen, biaya administrasi dan biaya pengembangan.
HRIS yang efektif dapat mengurangi biaya. HRIS dapat mengotomatisasi proses, termasuk mengumpulkan dan mengirim dokumen, mencatat jam kerja karyawan, dan membuat daftar gaji.
Sistem seperti ini mengotomatiskan proses-proses ini, sehingga profesional HR dapat fokus pada aktivitas yang menawarkan laba atas investasi yang lebih besar.
Baca Juga: 7 Tips Memilih Aplikasi Absensi Online untuk Bisnis
4. Kepatuhan terhadap regulasi yang ada
HRIS memungkinkan organisasi untuk memastikan kepatuhan tenaga kerja terhadap regulasi kepegawaian yang ada.
Sistem HRIS mencatat rincian tentang sertifikasi ini dan memberi tahu manajer ketika lisensi atau sertifikasi tersebut hampir habis masa berlakunya.
Jadi, dengan sistem HRIS Anda tidak perlu bingung lagi menyesuaikan pengelolaan karyawan dengan regulasi yang ada karena semua telah diotomatisasi dengan praktis.
5. Menjaga tempat kerja tetap teratur
Sebelum menggunakan HRIS, para profesional HR mengumpulkan, mengatur, dan mengambil data karyawan, menjadikannya proses yang memakan waktu.
Dengan HRIS, organisasi membuat data yang dapat dicari dan dapat diakses oleh para profesional HR dalam hitungan detik.
Sistem ini menghilangkan kebutuhan akan dokumen fisik dan lemari penyimpanan, sehingga membantu menjaga tempat kerja tetap terorganisir.
6. Meningkatkan efisiensi departemen SDM
HRIS memberdayakan para profesional HR untuk mengarsipkan, mengedit, dan mengambil informasi karyawan.
Alat ini membantu dalam memvalidasi kartu waktu, memproses penggajian, dan menyetujui permintaan karyawan.
Ketika karyawan menyelesaikan pekerjaan mereka tanpa membuang waktu, hal ini meningkatkan efisiensi departemen HR.
Hal ini dapat bermanfaat ketika mengelola tenaga kerja jarak jauh dan hybrid.
7. Mengawasi tunjangan dan penggajian
Dengan HRIS, profesional HR dapat mengawasi dan mengelola penggajian dan tunjangan untuk memastikan karyawan menerima pembayaran dan insentif tepat waktu.
Ketika departemen HR meluncurkan skema insentif baru untuk mendorong dan memotivasi karyawan, HRIS membantu memastikan pembayaran insentif tepat waktu untuk setiap karyawan yang memenuhi syarat.
Baca Juga: 10+ Rekomendasi Software HRIS Terbaik dan Terlengkap
Apa Saja Fitur-Fitur yang Dimiliki HRIS System?
Selain manfaat yang didapatkan ketika menggunakan HRIS system, Anda juga wajib mengetahui apa saja fitur-fitur yang dimiliki oleh HRIS system.
Berikut beberapa fitur yang dapat menjadi pertimbangan Anda dalam memilih sistem HRIS:
1. Rekrutmen
HRIS yang Anda pilih mungkin memiliki sistem yang digunakan untuk melacak data pelamar kerja.
Fitur ini merupakan bagian dari fitur rekrutmen dimana akan memudahkan perusahaan Anda ketika harus melakukan penerimaan karyawan baru.
Fitur rekrutmen ini membantu departemen SDM memindai dan menyeleksi kandidat potensial dari database kandidat yang luas.
Informasi ini memberikan gambaran umum kepada para profesional HR mengenai keterampilan, ketersediaan, dan kredensial kandidat yang relevan.
Bahkan jika seorang kandidat tidak cocok untuk peran tersebut, profesional HR dapat menyimpan dan menyimpan informasi kandidat dan dengan mudah mengaksesnya di lain waktu.
Membandingkan informasi kandidat dalam satu sistem akan memudahkan untuk mengisi posisi pekerjaan.
Ketika perusahaan mempekerjakan kandidat yang memenuhi syarat, hal ini akan meningkatkan kohesi perusahaan dan mengurangi turnover.
2. Orientasi
Program orientasi yang efektif membantu karyawan baru merasa nyaman dan diterima serta membantu memastikan mereka mengenal tugas-tugas mereka.
Dalam HRIS, manajer dapat melacak kemajuan orientasi karyawan baru dan memastikan mereka menerima pelatihan yang memadai untuk unggul dalam pekerjaan mereka.
Proses orientasi dapat melibatkan tur fisik, pelatihan kerja, pelatihan kesehatan dan keselamatan, serta penjelasan mengenai tunjangan dan kebijakan.
Hal ini membantu memastikan setiap karyawan menerima informasi dan sumber daya yang sama yang diperlukan untuk bertransisi ke peran baru mereka.
3. Tinjauan kinerja karyawan
Fitur penting lainnya dari HRIS adalah melacak kinerja dan kemajuan karyawan.
Ketika HRIS menyimpan informasi tentang tinjauan kinerja, fitur analitiknya memungkinkan manajer untuk memeriksa data yang terkait dengan kinerja karyawan di masa lalu dan sekarang.
Hal ini membantu manajer untuk memahami peningkatan atau kemunduran karyawan.
Manajer dapat menambah atau mengubah program pelatihan berdasarkan tinjauan kinerja.
Tinjauan kinerja ini dapat membantu mengidentifikasi karyawan yang membutuhkan dukungan dan sumber daya tambahan untuk meningkatkan kinerja mereka.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Industri Retail Terbaik, Apa Saja?
4. Pelatihan dan pengembangan
Departemen SDM dapat menggunakan sistem manajemen pembelajaran yang mengkoordinasikan dan mengotomatisasi program pelatihan dan pengembangan.
HRIS mungkin memiliki fitur yang membantu organisasi melakukan pelatihan ekstensif di tempat kerja untuk mentransisikan karyawan ke peran yang berbeda dan meningkatkan keterampilan mereka.
Dengan menggunakan fitur ini, manajer dapat menyesuaikan materi pembelajaran, meninjau perkembangan pelatihan, menganalisa kinerja pengembangan, dan mengembangkan tes untuk memeriksa pengetahuan karyawan.
Fitur ini memastikan karyawan berkembang dalam karier mereka dan dapat meningkatkan keterampilan mereka untuk memenuhi persyaratan industri.
5. Employee Self Service
HRIS menyediakan portal layanan mandiri bagi karyawan untuk melihat, mengelola, dan meminta perubahan pada tunjangan, gaji, dan cuti.
Dengan menggunakan HRIS, karyawan dapat mengakses profil pekerjaan mereka kapan saja, sehingga tidak perlu repot meminta informasi tersebut kepada profesional HR.
Departemen HR dapat menggunakan alat ini untuk menyimpan perjanjian dan kontrak karyawan untuk diakses oleh karyawan.
HRIS adalah alat yang penting karena memungkinkan karyawan untuk mengakses dokumen, seperti gaji, formulir pengunduran diri, formulir cuti, dan tanda terima pesanan.
Portal employee self service atau layanan mandiri karyawan ini memungkinkan karyawan untuk melakukan tugas-tugas administrasi sederhana dan mengurangi beban kerja para profesional HR.
6. Manajemen data
Meskipun ada banyak manfaat HRIS, HRIS juga berfungsi sebagai database dan alat pengumpulan data.
HRIS berfungsi seperti sistem transaksional yang menyimpan dan mencatat transaksi karyawan.
Misalnya, ketika seorang karyawan meninggalkan atau bergabung dengan sebuah organisasi, HRIS akan mencatat transaksi tersebut.
Banyak sistem HRIS yang dapat mencatat transaksi karyawan tersebut dan kemudian menganalisisnya untuk mengetahui bagaimana organisasi bekerja dan berfungsi.
Baca Juga: Pahami Pengertian dan Perbedaan HRIS, HRMS, HCM
7. Penggajian dan tunjangan
Melacak tunjangan dan penggajian adalah peran penting dari departemen atau divisi HR, dan HRIS dapat mengelola komponen-komponen penting ini.
Biasanya, HRIS menyediakan dan memberikan tunjangan penggajian untuk setiap karyawan dan menyediakan portal login untuk mereka.
Dengan menggunakan portal ini, karyawan dapat melihat tunjangan dan insentif mereka.
Alat ini mengelola program pensiun dan memungkinkan karyawan untuk memperbarui atau menghapus tunjangan dan paket gaji tertentu jika diperlukan.
8. Laporan yang dapat disesuaikan
Karena HRIS menyimpan informasi karyawan yang penting, organisasi sering kali lebih memilih HRIS yang memungkinkan manajer membuat laporan yang dapat disesuaikan.
Laporan-laporan ini menyoroti faktor-faktor keberhasilan organisasi dan mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan.
Dengan menganalisis dan mengkuantifikasi data karyawan, manajer dapat memastikan bahwa perusahaan beroperasi pada efisiensi puncaknya.
HRIS sering kali memberikan informasi tentang biaya pelatihan, produktivitas karyawan, kepuasan kerja, hubungan karyawan, biaya per perekrutan, tingkat pemecatan, tingkat perputaran, dan waktu yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi.
Laporan-laporan ini membantu dalam memahami perubahan yang tepat untuk meningkatkan prosedur SDM.
Baca Juga: HRIS Adalah: Berikut adalah Pengertian Lengkap dan Cara Memilihnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai manfaat menggunakan HRIS system yang bisa menjadi referensi Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahawa HRIS system akan membantu memudahkan pengelolaan karyawan, termasuk untuk permudah pengelolaan penggajian karyawan.
GajiHub menjadi rekomendasi HRIS system terbaik yang akan membuat pengelolaan karyawan di perusahaan Anda menjadi super mudah.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Insentif Adalah: Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya - 23 December 2024
- Pajak Gaji Berapa Persen? Berikut Besarannya Sesuai Regulasi - 20 December 2024
- 25 Rekomendasi Kerja Online yang Wajib Anda Coba - 20 December 2024