Cara Menolak Pelamar Kerja Setelah dan Sebelum Tahap Interview

Dalam dunia HR, menolak pelamar kerja merupakan salah satu tantangan besar. Itulah mengapa dibutuhkan komunikasi yang baik saat menyampaikan penolakan, karena komunikasi yang buruk bisa berdampak negatif pada perusahaan Anda.

Jika penolakan disampaikan dengan cara yang kurang baik, para pencari kerja cenderugn berbagi pengalaman negatif mereka.

Hal ini dapat mengurangi minat kandidat potensial lainnya untuk melamar di perusahaan Anda, sehingga memperumit proses perekrutan dan meningkatkan cost per hire.

Namun, jika Anda mampu menolak kandidat dengan cara yang bijaksana dan profesional, Anda bisa tetap menjaga hubungan baik dengan mereka.

Hal ini penting karena kandidat yang tidak lolos saat ini mungkin saja menjadi aset yang berharga di masa mendatang.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas cara menolak pelamar kerja, template email untuk menolak kandidat, dan tips terbaiknya.

Daftar isi show

Apakah Penting bagi Perusahaan untuk Menolak Kandidat dengan Baik?

Ya, penting, platform job seeker Workable menemukan bahwa 75% pencari kerja tidak pernah menerima balasan setelah mengirimkan lamaran.

Selain itu, 60% lainnya tidak pernah menerima interview feedback setelah wawancara.

Berdasarkan hal tersebut, maka penting bagi perusahaan untuk menolak pelamar kerja dengan baik, misalnya dengan mengirim rejection letter.

Meskipun bukan merupakan hal yang mudah, namun Anda tetap perlu menghadapinya. Glassodoor menemukan bahwa rata-rata proses rekrutmen, mulai dari melamar hingga diterima bekerja memakan waktu hingga 27 hari.

Jika kandidat sudah diundang wawancara dan bertemu calon atasan, penolakan bisa sangat mengecewakan.

Ketika menerima penolakan, para job seeker bisa merasakan berbagai emosi, seperti kecewa, marah, atau frustasi.

Surat penolakan yang baik biasanya mencakup 3 hal, yaitu:

Menyampaikan informasi penting dengan cepat.
Menyampaikan penutupan yang penuh empati.
Melindungi reputasi perusahaan dan meningkatkan citra di mata publik

Bagaimana Cara Menolak Kandidat Setelah Wawancara?

Ada banyak alasan valid yang membuat Anda perlu menolak pelamar kerja. Namun, untuk menghindari hal yang tidak diinginkan, proses penolakan tersebut harus dilakukan secara tepat.

Terutama jika Anda menolak kandidat setelah melalui proses wawancara yang menyita banyak waktu dan tenaga. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan:

1. Hargai Waktu dan Usaha Kandidat

Mengucapkan terima kasih kepada kandidat bukan hanya bentuk kesopanan, tetapi juga menunjukkan penghargaan terhadap waktu dan usaha yang mereka habiskan selama proses wawancara.

Saat kandidat merasa dihargai meskipun tidak terpilih, mereka cenderung membawa kesan positif tentang perusahaan Anda.

Hal ini dapat mendorong mereka untuk membagikan tentang pengalaman positif tersebut. Secara tidak langsung, ini juga memperkenalkan perusahaan Anda kepada lebih banyak calon kandidat di masa depan.

2. Berikan Jawaban Anda dengan Cepat

Kecepatan tanggapan adalah kunci dalam proses rekrutmen. Memberikan jawaban secepat mungkin, baik untuk penerimaan maupun penolakan, menunjukkan profesionalisme Anda.

Anda dapat memberi kabar kepada kandidat yang tidak lolos dalam waktu 2-5 hari setelah wawancara.

Sayangnya, banyak perusahaan mengabaikan hal ini. Bayangkan rasa frustrasi pencari kerja yang telah meluangkan waktu untuk hadir, mengatasi rasa gugup, hingga mengikuti proses wawancara, namun tidak mendapatkan kabar sama sekali.

Hal ini dapat menciptakan kesan buruk yang dapat mencoreng reputasi perusahaan Anda.

Seorang perekrut, pernah membagikan pengalaman serupa pada kami. Setelah dua minggu tanpa kabar, kliennya menerima penolakan tanpa alasan yang jelas.

Dia harus berjuang keras untuk mendapatkan feedback dari perusahaan terkait, sebuah contoh nyata pentingnya memberikan tanggapan yang cepat dan transparan kepada kandidat.

3. Berikan Feedback yang Membangun

Feedback adalah alat yang sangat bermanfaat bagi kandidat untuk meningkatkan keterampilan mereka di masa depan.

Memberikan feedback yang membangun dapat membantu mereka melihat penolakan sebagai kesempatan untuk belajar dan berkembang.

Berdasarkan laporan dari LinkedIn, 94% kandidat ingin menerima feedback setelah wawancara.

Meskipun tidak diwajibkan, memberikan feedback dapat menunjukkan komitmen perusahaan dalam mendukung pengembangan individu dan proses talent acquisition yang lebih baik.

Saat memberikan feedback, pastikan bersikap objektif dan berdasarkan fakta.

Misalnya, Anda dapat menyebutkan jawaban mereka terhadap pertanyaan tertentu yang kurang memadai atau memberi tahu aspek wawancara yang mereka lakukan dengan baik, seperti skor tinggi dalam tes layanan pelanggan.

Dengan menggunakan alat penilaian berbasis data, Anda dapat memberikan wawasan yang objektif, sehingga kandidat memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang area yang perlu ditingkatkan.

4. Jika Ada Potensi, Arahkan ke Posisi Lain yang Tersedia atau Dorong untuk Melamar Kembali

Terkadang, kandidat yang Anda tolak sebenarnya memiliki potensi besar, namun tidak sepenuhnya cocok dengan posisi yang tersedia.

Dalam situasi ini, pastikan untuk mengarahkan mereka ke peluang lain yang mungkin sesuai di perusahaan Anda.

Jika Anda memiliki posisi lain yang relevan, sertakan tautan ke lowongan tersebut dalam email penolakan Anda.

Jika belum ada, tambahkan kandidat tersebut ke database internal perusahaan agar Anda dapat menghubungi mereka saat peluang baru muncul.

Menurut sebuah studi oleh SHRM, 83% profesional HR mengalami kesulitan dalam menemukan talenta yang sesuai.

Oleh karena itu, penting untuk mempertahankan hubungan dengan kandidat yang memiliki potensi tinggi.

Dengan begitu, ketika ada posisi baru yang terbuka, Anda dapat menghubungi mereka kembali.

5. Tanyakan Feedback Kandidat Tentang Proses Rekrutmen

Selain memberikan feedback kepada kandidat, Anda juga bisa meminta pendapat mereka tentang pengalaman selama proses rekrutmen.

Hal ini membantu perusahaan memperbaiki kelemahan dalam proses yang ada dan memperkuat praktik yang sudah berjalan dengan baik.

Contoh pertanyaan yang bisa diajukan:

“Bagaimana pendapat Anda tentang proses wawancara ini?”
“Apakah ada hal yang menurut Anda bisa kami tingkatkan?”
“Bagaimana kesan Anda terhadap jawaban dari pewawancara kami?”

Meminta feedback dari kandidat menunjukkan bahwa perusahaan menghargai pemikiran mereka dan berkomitmen untuk meningkatkan pengalaman kandidat di masa depan.

Hal ini juga bisa meningkatkan citra perusahaan sebagai tempat kerja yang peduli dan profesional.

Bagaimana Template Menolak Pelamar Kerja Setelah Interview?

Menolak pelamar kerja memang tidak mudah, apalagi jika kandidat tersebut memiliki potensi yang baik.

Namun, cara Anda menyampaikan penolakan sangat penting untuk menjaga hubungan profesional dan citra perusahaan.

Nah, berikut adalah beberapa template yang bisa Anda gunakan untuk menolak pelamar kerja:

Template Percakapan Menolak Pelamar Kerja Melalui Telepon

Untuk kandidat yang telah melalui beberapa tahap wawancara, penolakan melalui telepon lebih manusiawi dibandingkan email.

Namun, pastikan Anda menyampaikan kabar buruk ini dengan cepat agar tidak memberikan harapan palsu.

Contoh percakapan:

Halo [nama kandidat], ini [nama Anda] dari [nama perusahaan]. Semoga Anda dalam keadaan baik.

Saya ingin memberi tahu bahwa, sayangnya, kami tidak dapat melanjutkan proses seleksi Anda untuk posisi [nama posisi].

Kami sangat menghargai keahlian Anda seperti [sebutkan keahlian atau keunggulan], tetapi kami memutuskan untuk memilih kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan posisi.

Terima kasih atas waktu dan usaha yang Anda luangkan untuk mengikuti wawancara. Semoga Anda sukses dalam perjalanan karier ke depannya.

Sampai jumpa dan semoga yang terbaik untuk Anda!

2. Menolak Pelamar Kerja Melalui Email

Jika kandidat tidak sampai pada tahap wawancara lanjutan atau merupakan kandidat dari luar kota, email adalah cara yang lebih tepat untuk menyampaikan penolakan.

Subjek: Hasil Wawancara Posisi [Nama Posisi]

Yth. [Nama Kandidat],

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk wawancara bersama kami di [nama perusahaan]. Kami sangat menghargai minat Anda pada posisi [nama posisi].

Setelah mempertimbangkan dengan saksama, kami memutuskan untuk melanjutkan proses dengan kandidat lain. Kami terkesan dengan [keahlian atau keunggulan kandidat], tetapi posisi ini membutuhkan pengalaman lebih dalam [sebutkan keterampilan tertentu].

Kami sangat menghargai usaha dan waktu Anda. Jika Anda memiliki masukan terkait proses wawancara atau komunikasi kami, jangan ragu untuk menghubungi kami di [email].

Terima kasih, dan semoga Anda sukses dalam perjalanan karier Anda.

Hormat kami,
[Nama Perekrut]

3. Menolak Pelamar Kerja dengan Harapan untuk Bekerja Sama di Masa Depan

Jika kandidat memiliki potensi, tetapi tidak cocok untuk posisi saat ini, Anda bisa mendorong mereka untuk melamar di masa depan.

Subjek: Terima Kasih atas Wawancara Posisi [Nama Posisi]

Yth. [Nama Kandidat],

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk wawancara bersama kami di [nama perusahaan] pada [tanggal]. Kami sangat menghargai minat Anda pada posisi [nama posisi].

Sayangnya, kami memutuskan untuk melanjutkan proses dengan kandidat lain untuk posisi ini. Namun, kami sangat terkesan dengan [keahlian atau keunggulan kandidat], dan kami percaya Anda dapat menjadi kandidat yang cocok untuk posisi [nama posisi lain] yang saat ini tersedia.

Posisi ini berada di [nama departemen] dengan tanggung jawab seperti [sebutkan tugas atau tanggung jawab utama]. Jika tertarik, silakan melamar melalui tautan berikut: [tautan].

Kami juga akan membuka lowongan lain dalam beberapa bulan ke depan dan akan senang jika Anda mempertimbangkan untuk melamar lagi di masa mendatang.

Jika ada pertanyaan, silakan hubungi kami di [email] atau [nomor telepon].

Terima kasih atas waktu Anda, dan semoga sukses ke depannya.

Hormat kami,
[Nama Perekrut]

Bagaimana Cara Menolak Kandidat Sebelum Interview?

Selain setelah interview, tim HR juga perlu memikirkan strategi terkait cara menolak pelamar kerja sebelum mereka melakukan interview.

Dengan demikian, Anda dapat menunjukkan penghargaan atas usaha kandidat, menjaga hubungan baik dengan pelamar, dan memberikan mereka kesempatan untuk mencari peluang lain.

Untuk itu, Anda perlu meginformasikan kepada kandidat bahwa lamaran mereka tidak lolos ke tahap berikutnya melalui email.

Isi pesan tersebut biasanya mencakup alasan kandidat tidak lolos, baik karena tidak memenuhi kualifikasi atau ada pelamar lain yang lebih cocok untuk posisi tersebut.

Berikut cara membuat email untuk menolak pelamar kerja sebelum ke tahap interview:

1. Pilih Metode Pengiriman

Surat penolakan dapat dikirim melalui pos atau email. Saat ini, email lebih umum digunakan karena prosesnya lebih cepat dan efisien.

2. Format Surat Penolakan

Jika menggunakan surat fisik, sertakan kop surat perusahaan, tanggal, dan alamat kandidat. Jika menggunakan email, cukup gunakan subjek yang jelas, seperti “Lamaran Posisi [Nama Posisi]”.

Isi surat biasanya terdiri dari:

Salam: Gunakan sapaan seperti “Kepada [Nama Kandidat]”.
Isi Surat: Ucapkan terima kasih atas lamaran kandidat, sampaikan alasan penolakan, dan beri harapan sukses untuk masa depan mereka.
Penutup: Akhiri dengan “Hormat kami” atau “Salam”, diikuti dengan nama dan jabatan Anda.

3. Singkat dan Jelas

Surat penolakan tidak perlu panjang. Sampaikan informasi secara langsung tanpa penjelasan berlebihan.

4. Tetap Profesional dan Ramah

Meskipun berisi kabar penolakan, pastikan isi surat tetap menghormati kandidat. Sikap profesional dan sopan akan membantu menjaga kesan positif terhadap perusahaan Anda.

Contoh Email Menolak Pelamar Kerja

Contoh Email:

Subjek: Lamaran Posisi [Nama Posisi]

Kepada Yth. [Nama Kandidat],

Terima kasih atas minat Anda pada posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Setelah kami tinjau, kami memutuskan untuk melanjutkan proses seleksi dengan kandidat lain yang lebih memenuhi kualifikasi untuk posisi ini.

Kami sangat menghargai waktu dan usaha Anda dalam melamar di perusahaan kami. Kami berharap dapat melihat lamaran Anda untuk posisi lain di masa mendatang.

Salam,
[Nama Anda]
[Posisi Anda]

Dengan memberikan surat penolakan yang sopan dan profesional, Anda tidak hanya menunjukkan penghargaan kepada kandidat, tetapi juga menjaga citra baik perusahaan Anda.

Kesimpulan

Dalam proses rekrutmen, menolak pelamar kerja merupakan hal yang perlu dilakukan dengan hati-hari dan profesional.

Komunikasi yang kurang baik dalam menyampaikan penolakan tersebut dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif dan mengurangi ketertarikan kandidat potensial di masa mendatang.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menunjukkan penghargaan kepada kandidat yang telah meluangkan waktu dan usaha mereka dengan mengucapkan terima kasih dalam tanggapan penolakan.

Selain mengucapkan terima kasih, perusahaan juga disarankan untuk memberikan respons yang cepat dan menyertakan feedback yang membangun bagi kandidat, jika memungkinkan.

Feedback yang jelas dan bermanfaat dapat membantu kandidat memperbaiki kemampuan mereka dan meningkatkan peluang sukses di kesempatan berikutnya.

Untuk mempermudah Anda dalam proses rekrutmen, Anda dapat menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.

Melalui software ini, Anda dapat melakukan proses onboarding sampai offboarding secara optimal dan memudahkan Anda dalam penghitungan bonus, kompensasi, dan bahkan pesangon ketika terjadi pengunduran diri dari karyawan.

Dengan demikian, tim HR dan manajemen dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.