Bagi sebuah bisnis, pembukuan gaji karyawan memegang peranan yang sangat penting. Ini berhubungan dengan pemenuhan hak karyawan yakni gaji dan juga pengelolaan gaji karyawan.
Semakin baik pembukuan gaji karyawan, maka akan makin baik juga pengelolaan gaji karyawan.
Jadi, Anda tidak perlu bingung ketika harus melakukan pembayaran gaji karena semua tercatat dengan baik.
Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan pembukuan gaji karyawan? Bagaimana cara melakukan pembukuan gaji karyawan ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai pembukuan gaji karyawan. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa yang Dimaksud Pembukuan Gaji Karyawan?
Pembukuan gaji karyawan atau pencatatan upah pegawai merupakan dokumen yang di dalamnya berisi rincian informasi gaji atau upah karyawan dalam periode pembayaran tertentu.
Di dalam pembukuan gaji karyawan terdapat beberapa komponen di dalamnya seperti gaji pokok, tunjangan karyawan, bonus dan insentif, potongan, pajak penghasilan, dan jumlah keseluruhan yang diterima oleh karyawan setelah pertimbangan beberapa faktor.
Pembukuan ini dapat dibuat dalam bentuk tabel, daftar, atau dokumen dimana biasanya dokumen ini disiapkan oleh departemen sumber daya manusia (SDM) atau departemen keuangan perusahaan.
Pembukuan ini bertujuan untuk memberikan laporan yang bersifat komprehensif terkait bagaimana gaji karyawan diberikan.
Baca Juga: Payroll Accounting: Pengertian, Tahapan, Cara Hitung dan Tipsnya
Mengapa Pembukuan Gaji Karyawan Penting Dilakukan?
Lalu mengapa pembukuan gaji karyawan ini penting untuk dilakukan? Gaji karyawan merupakan hak yang wajib diberikan oleh perusahaan kepada setiap karyawan.
Dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 93 dijelaskan bahwa pengusaha wajib membayar upah karyawan paling lama satu bulan sekali atau paling lambat tujuh hari setelah tanggal pembayaran gaji jatuh tempo.
Dari penjelasan ini diketahui bahwa perusahaan memiliki kewajiban dalam membayarkan gaji karyawan dan untuk memudahkan sekaligus memperlancar pembayaran gaji karyawan dibutuhkan pembukuan gaji karyawan yang baik dan benar.
Dengan adanya pembukuan ini, perusahaan akan memiliki catatan tersendiri tentang pembayaran gaji karyawan.
Jadi, ketika tiba waktu pembayaran gaji karyawan, perusahaan bisa melakukannya dengan lancar tanpa adanya hambatan.
Dengan begitu, perusahaan bisa memberikan hak karyawan dengan baik sehingga karyawan bisa mendapatkan kesejahteraan hidup.
Baca Juga: Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya
Apa Fungsi Pembukuan Gaji Karyawan?
Berikut beberapa fungsi yang dimiliki oleh pencatatan upah pegawai untuk Anda:
1. Sebagai Transparasi dan Informasi Pegawai
Fungsi yang pertama adalah sebagai bentuk dari transparasi dan informasi dari pegawai.
Dengan adanya pencatatan ini, karyawan akan mendapatkan transparasi bagaimana gaji mereka dihitung dan apa saja komponen di dalamnya.
Misalnya gaji pokok, tunjangan, potongan-potongan, hingga pajak yang diterapkan perusahaan. Dari keterangan yang diberikan ini, karyawan akan memahami bagaimana perhitungan gaji mereka.
2. Bentuk Mematuhi Aturan Pajak dan Kepegawaian
Fungsi yang kedua adalah sebagai bentuk mematuhi aturan pajak dan kepegawaian.
Sebagai perusahaan yang ada di Indonesia, setiap perusahaan harus mematuhi aturan yang ada di dalamnya.
Misalnya dalam pemberian gaji, perusahaan harus memberikan gaji dengan minimal UMR.
Perusahaan juga harus mengikuti aturan perhitungan pajak yang ada di Indonesia.
Dengan adanya pencatatan gaji ini, perusahaan memiliki bukti ketika harus melakukan pelaporan pajak.
3. Sebagai Bagian dari Akuntabilitas Perusahaan
Akuntabilitas menjadi cermin bahwa perusahaan memiliki komitmen perusahaan terhadap karyawan khususnya dalam hal pembayaran yang adil dan sesuai.
Dengan adanya akuntabilitas ini, perusahaan bisa memberikan citra yang baik dan juga sebagai bukti bahwa perusahaan menerapkan praktik bisnis yang etis.
Baca Juga: 10 Manfaat Sistem Penggajian Otomatis dan Contoh Softwarenya
4. Untuk Memudahkan Manajemen SDM
Manajemen SDM menjadi bagian penting bagi sebuah perusahaan. Bagaimana perusahaan mengelola karyawan akan dilihat dari manajemen SDM ini.
Salah satu hal penting dalam manajemen SDM adalah memastikan kesejahteraan karyawan dan ini bisa dicapai dengan memberikan upah atau gaji yang layak.
Ini termasuk membantu dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan kenaikan gaji, penilaian kinerja, dan juga pengembangan karir karyawan.
5. Dukungan untuk Evaluasi Kinerja
Dengan adanya pencatatan gaji pegawai, perusahaan juga memiliki dukungan untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan.
Dari evaluasi kinerja ini, perusahaan dapat memberikan apresiasi dalam bentuk bonus atau kenaikan gaji karyawan dimana ini akan dicatat dalam laporan gaji karyawan.
Baca Juga: Apa itu Payroll? Berikut Artinya, Proses, dan Tips Mengelola Payroll
Apa Saja Komponen dalam Pembukuan Gaji Karyawan?
Berikut beberapa komponen yang dimiliki dalam pencatatan gaji karyawan:
1. Data Umum Perusahaan
Komponen pertama dari pencatatan upah pegawai adalah data umum perusahaan.
Data umum perusahaan ini wajib masuk dalam laporan gaji yang diberikan oleh perusahaan.
Di dalam data umum perusahaan ini akan terdapat informasi seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, hingga nomor telepon perusahaan.
2. Informasi Pribadi Karyawan
Setelah informasi terkait data perusahaan, komponen kedua adalah informasi pribadi karyawan. Ini juga wajib untuk dicantumkan dalam pencatatan gaji.
Dari informasi pribadi karyawan ini, nantinya dapat dipastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan pembayaran gaji dalam jumlah yang tepat.
Agar perusahaan dapat menjamin keakuratan dan untuk menghindari kekeliruan karyawan dengan nama yang sama, Anda dapat membuat laporan gaji yang memuat nama lengkap karyawan, jabatan, dan juga nomor pegawai.
Di dalam pencatatan gaji juga terdapat jumlah kehadiran dan ketidakhadiran karyawan yang membantu menentukan besaran gaji yang didapatkan karyawan.
Baca Juga: Cut Off Gaji: Arti, Proses, Contoh Perhitungan, dan Tips Mengelola
3. Periode Pembayaran Gaji
Komponen selanjutnya adalah periode pembayaran gaji. Periode pembayaran gaji ini wajib diisi dan dapat berubah sesuai dengan periode bulan yang sedang berjalan.
Tanggal gajian yang ditetapkan perusahaan harus ditulis dalam slip gaji agar tidak menimbulkan kerancuan di masa depan.
Misalnya ketika Anda ingin melakukan pencocokan dengan bukti transfer atau bukti pembayaran.
4. Besaran Gaji Karyawan
Komponen berikutnya adalah terkait besaran gaji karyawan. Besaran gaji karyawan ini memuat beberapa komponen di dalamnya, seperti:
- Gaji pokok: yakni jumlah gaji yang rutin dibayarkan perusahaan sesuai kesepakatan antara perusahaan dan karyawan. Gaji pokok ini jumlah minimal yang diterima sebelum adanya tambahan atau potongan.
- Tunjangan: tunjangan merupakan penghasilan tambahan yang didapatkan karyawan berdasarkan kriteria tertentu, misalnya tunjangan makan, tunjangan transpotasi, tunjangan rumah, dan lainnya.
- Bonus: merupakan tambahan penghasilan yang didapatkan ketika karyawan atau perusahaan mendapatkan pencapaian tertentu.
5. Pajak
Di dalam pencatatan gaji karyawan juga terdapat informasi mengenai pajak karyawan. Perhitungan pajak ini diambil dari informasi gaji dan tunjangan yang didapatkan karyawan.
Informasi mengenai pajak ini merupakan bentuk transparasi dan ketataan perusahaan kepada aturan yang ada di perusahaan.
Baca Juga: Penghasilan Neto Karyawan: Arti, Cara dan Contoh Perhitungan
6. Potongan Gaji Karyawan
Selain pajak, komponen selanjutnya adalah terkait potongan gaji karyawan. Potongan gaji karyawan ini dapat disertakan jika memang dilakukan pemotorngan gaji.
Pemotongan gaji ini dapat berupa potongan untuk BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, potongan iuran, dan lainnya.
Jika perusahaan memberikan tanggungan untuk pemotongan gaji ini, perusahaan dapat menuliskannya dalam keterangan tunjangan dan tetap terlihat dalam potongan untuk tujuan kepentingan administrasi yang baik.
7. Gaji Bersih
Setelah perhitungan gaji pokok, tunjangan, pajak, hingga potongan, komponen selanjutnya adalah gaji bersih.
Agar karyawan dapat dengan memahami, buatlah penjelasan sederhana yang di dalamnya menjelaskan penghasilan karyawan serta faktor-faktor yang menguranginya secara jelas dan juga rinci.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan Software Payroll Ini Wajib Anda Ketahui
Bagaimana Cara Membuat Pembukuan Gaji Karyawan?
Untuk membuat pencatatan gaji karyawan, berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan:
1. Ketahui Apa Saja Data Gaji Karyawan
Cara membuat pembukuan gaji yang pertama adalah dengan mengetahui data-data apa saja yang ada di dalam gaji karyawan.
Ini penting karena akan memberikan informasi terkait pembayaran gaji.
Pastikan Anda memiliki akses data gaji karyawan seperti nama karyawan, jabatan, gaji pokok, tunjangan, potongan, hingga total gaji yang didapatkan.
2. Tentukan Format yang Diinginkan
Kedua, tentukan format gaji yang diinginkan.
Format gaji ini dapat Anda pilih dalam bentuk tabel ataupun dalam bentuk daftar. Ini tergantung dengan preferensi dan kebutuhan Anda.
3. Tentukan Header
Jangan lupa untuk menentukan header dalam pencatatan gaji karyawan ini. Di bagian header ini, Anda dapat memasukan informasi seperti nama perusahaan, alamat, logo perusahaan, hingga judul laporan.
Baca Juga: Komponen THP, Cara Menghitung, dan Contoh Perhitungannya
4. Buat Tabel untuk Gaji Karyawan
Cara membuat pembukuan gaji karyawan selanjutnya adalah dengan membuat tabel untuk gaji karyawan.
Anda dapat memilih format tabel yang diinginkan kemudian buatlah kolom-kolom sesuai data gaji yang akan disajikan.
Kolom-kolom ini dapat berupa nama karyawan, ID karyawan, jabatan, gaji pokok, tunjangan, potongan, dan total gaji.
5. Isilah Data Gaji Karyawan
Setelah Anda membuat tabel untuk data gaji karyawan, selanjutnya Anda bisa mengisi data gaji karyawan pada kolom-kolom yang telah Anda buat sebelumnya.
Pastikan data gaji yang Anda isikan ini akurat dan juga lengkap.
6. Hitunglah Total Gaji Karyawan
Selanjutnya Anda bisa menghitung total gaji karyawan. Anda dapat menjumlahkan komponen-komponen yang ada di dalam gaji, termasuk mengurangi potongan-potongan yang ada.
7. Tambahkan Tabel untuk Total Gaji
Jika Anda sudah menghitung jumlah gaji yang didapatkan karyawan, Anda dapat menambahkan tabel untuk total gaji yang didapatkan.
Baca Juga: 8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya
8. Berikan Informasi Tambahan
Jika terdapat informasi tambahan, Anda dapat menambahkan informasi tambahan ini pada pencatatan gaji karyawan.
9. Jangan Lupa untuk Cek Kesalahan
Sebelum Anda mencetak pembukuan gaji karyawan ini, jangan lupa untuk mengecek kembali. Cek dan pastikan tidak ada kesalahan dalam pencatatan gaji karyawan.
Baca Juga: 9 Faktor Penentu Kenaikan Gaji, Aturan, dan Tips Implementasinya
10. Cetak dan Berikan ke Karyawan
Langkah selanjutnya adalah Anda dapat mencetak pembukuan gaji yang telah Anda buat sebelumnya dan berikan kepada karyawan yang bersangkuran.
11. Simpan untuk Arsip Laporan
Jika sudah memberikan kepada karyawan, jangan lupa untuk simpan sebagai arsip laporan. Arsip ini bisa digunakan ketika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Perhari Paling Mudah
Bagaimana Contoh Pembukuan Gaji Karyawan yang Baik dan Benar?
Berikut contoh dari pembukuan gaji karyawan yang baik dan benar untuk Anda:
Perusahaan ABF
Jalan Mawar No. 17 Jakarta Barat
Telepon: (021) 123456543
Email: [email protected]
Laporan Gaji Karyawan
Periode November 2024
| No | Nama | Jabatan | Gaji Pokok | Tunjangan | Potongan | Gaji Total |
| 1 | Anna | Manajer Keuangan | Rp7.000.000 | Rp5.000.000 | Rp550.000 | Rp11.450.000 |
| 2 | Dewi | Admin | Rp3.000.000 | Rp2.000.000 | Rp250.000 | Rp4.750.000 |
| 3 | Dika | Supervisor Keuangan | Rp5.000.000 | Rp3.000.000 | Rp300.000 | Rp7.700.000 |
| 4 | Ali | Marketing | Rp3.000.000 | Rp2.500.000 | R250.000 | Rp5.250.000 |
| Jumlah | Rp18.000.000 | Rp12.500.000 | Rp1.350.000 | Rp29.150.000 | ||
Keterangan:
- Gaji pokok merupakan jumlah gaji yang didapatkan sebelum ditambahkan tunjangan dan dikurangi potongan
- Tunjangan merupakan jumlah tambahan penghasilan yang diberikan kepada karyawan, seperti tunjangan jabatan, tunjangan transportasi, tunjangan kehadiran, dan lainnya.
- Potongan merupakan sejumlah uang yang digunakan untuk memotong gaji karyawan. Potongan ini dapat berupa potongan untuk iuran BPJS, potongan pajak, dan lainnya.
- Total gaji merupakan jumlah gaji bersih yang diterima oleh karyawan
Disusun oleh,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Tanggal Penyusunan]
Baca Juga: Telat Bayar Gaji Karyawan: Ini Regulasi dan Cara Meminimalisirnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai pembukuan gaji karyawan yang dapat menjadi referensi Anda dalam melakukan pembukuan gaji karyawan.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa pembukuan gaji karyawan adalah hal yang sangat penting yang harus dilakukan dengan sebaik mungkin.
Saat ini ada cara melakukan pembukuan gaji karyawan dengan mudah dan juga otomatis yakni dengan menggunakan software payroll dari GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Dengan GajiHub, Anda tidak perlu lagi melakukan pencatatan gaji karyawan secara manual karena semua dapat dilakukan secara otomatis.
Selain untuk memudahkan, dengan pencatatan gaji dengan GajiHub, Anda juga akan menghemat waktu dan operasional perusahaan Anda menjadi lebih efisien.
Yuk tunggu apalagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Insentif Adalah: Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya - 23 December 2024
- Pajak Gaji Berapa Persen? Berikut Besarannya Sesuai Regulasi - 20 December 2024
- 25 Rekomendasi Kerja Online yang Wajib Anda Coba - 20 December 2024