8 Fungsi HRIS Sistem, Manfaat, dan Cara Memilihnya

Human Resource Information System (HRIS) merupakan software yang dirancang khusus untuk membantu tim HR dalam mengelola berbagai urusan karyawan secara efisien. Namun, sebenarnya apa saja fungsi dari HRIS sistem?

Fungsi HRIS sistem mencakup pengelolaan data, penggajian, hingga manajemen waktu dan kehadiran pada satu platform terpusat yang dapat memudahkan tim HR dan manajemen perusahaan mengakses data secara real-time.

Di era digital seperti sekarang ini, peran HRIS bukan hanya sebagai alat administrasi, melainkan juga dapat mendukung perusahaan dalam mengambil keputusan terkait SDM berbasis data.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu HRIS sistem, manfaat, fungsi HRIS sistem, jenis, dan cara memilihnya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan HRIS Sistem?

HRIS sistem adalah software yang digunakan untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan memproses data karyawan di sebuah perusahaan.

Singkatnya, tim HR menggunakan HRIS untuk bisa bekerja secara efisien dan membuat keputusan yang lebih berdasarkan data.

Secara umum, HRIS mencakup fitur-fitur dasar yang dibutuhkan untuk manajemen HR secara menyeluruh.

Sistem ini membantu perusahaand alam mengelola dan mengotomatisasi proses inti dalam HR, seperti:

Manajemen data karyawan
Administrasi tunjangan
Penggajian
Manajemen waktu dan kehadiran
Pelaporan dan analitik

Apa Saja Manfaat dari HRIS Sistem?

Dengan memilih HRIS sistem yang tepat, tim HR dapat bekerja lebih efisien dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih strategis.

Berikut beberapa manfaat utama HRIS:

1. Menghemat Waktu

HRIS membantu tim HR menghemat waktu. Dengan semua informasi HR yang terpusat di satu platform, tim bisa lebih fokus pada aspek-aspek strategis tanpa harus repot mengelola spreadsheet atau sistem terpisah.

2. Pengalaman Karyawan Lebih Baik

HRIS juga memudahkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi, riwayat kinerja, pengajuan cuti, dan lain-lain.

Hal ini tidak hanya memudahkan tim HR tetapi juga memberikan kenyamanan bagi seluruh organisasi.

3. Mengurangi Kesalahan

HRIS mengotomatiskan pengisian data dan proses HR lainnya, sehingga mengurangi kesalahan data yang berdampak besar pada biaya, waktu, dan kepatuhan regulasi.

4. Keamanan Data

HRIS biasanya memiliki langkah-langkah keamanan ketat untuk melindungi data sensitif karyawan, seperti akses kontrol berbasis peran, enkripsi, dan penyimpanan data yang aman.

Hal ini memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang dapat mengakses atau mengubah data tertentu.

5. Analitik dan Pelaporan

Fitur analitik dan pelaporan pada HRIS memungkinkan tim HR untuk lebih memahami data penting seperti tingkat turnover dan demografi tenaga kerja.

Insight ini dapat mendukung keputusan berbasis data dalam menjalankan inisiatif strategis.

Dashboard bagi para manajer juga membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik terkait karyawan.

Apa Saja Jenis-Jenis Platform HRIS?

HRIS tersedia dalam berbagai jenis yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan tertentu organisasi. Berikut jenis-jenisnya secara umum:

1. Operational HRIS

HRIS ini menangani manajemen orang dan tugas administratif harian. Fitur utamanya termasuk modul untuk mendukung tim rekrutmen, manajemen data karyawan, perubahan organisasi (seperti promosi), manajemen kinerja, dan pengembangan karyawan.

2. Strategic HRIS

HRIS strategis mendukung analisis dan perencanaan jangka panjang, yang dapat membantu tim HR membuat keputusan berbasis data untuk mendukung kemajuan perusahaan.

Fitur utamanya termasuk modul analitik dan pelaporan (misalnya, metrik kinerja dan turnover karyawan), perencanaan tenaga kerja, dan tren keterlibatan serta retensi karyawan.

3. Tactical HRIS

Jenis HRIS ini berperan untuk meningkatkan efisiensi dan memastikan kepatuhan dalam pengelolaan tenaga kerja.

Fitur utamanya termasuk modul otomatisasi alur kerja seperti onboarding dan offboarding, pengelolaan data historis terkait perubahan organisasi, keamanan data karyawan, serta pelaporan kepatuhan regulasi.

4. Comprehensive HRIS

HRIS ini menggabungkan keunggulan operational, strategic, dan tactical HRIS dalam satu platform yang lengkap.

Sistem ini mencakup proses HR harian hingga perencanaan jangka panjang dan manajemen kepatuhan.

Fungsi HRIS sistem ini termasuk analitik lanjutan, strategi perencanaan tenaga kerja, akses data karyawan, manajemen kinerja, otomatisasi tugas, dan keterlibatan karyawan.

5. Limited Function/Specialized HRIS

HRIS jenis ini memiliki fokus mendalam di area tertentu , sehingga cocok untuk organisasi yang ingin berinvestasi dalam satu bidang spesifik.

Fokus utamanya bisa mencakup manajemen kinerja, pembelajaran dan pengembangan, atau kompensasi dan tunjangan.

Apa Saja Fungsi dari HRIS Sistem?

Dengan memilih platform HRIS yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan membuat perencanaan strategis yang lebih baik.

Berikut adalah fungsi utama dari HRIS sistem:

1. Fungsi HR Core

HRIS berfungsi sebagai sstem pencatatan untuk seluruh data karyawan. Dengan ini, HRIS dapat mendukung fungsi-fungsi HR umum, sehingga bisa menghemat waktu tim HR.

Misalnya, HRIS memungkinkan otomatisasi alur kerja untuk tugas-tugas rutin atau memungkinkan karyawan mengakses dan memperbarui informasi dasar mereka sendiri.

Dengan adanya fungsi ini, HRIS dapat mengurangi tugas manual sehingga tim bisa fokus pada upaya yang lebih strategis.

2. Manfaat dan Sumber Daya Kerja Lainnya

Platform HRIS perlu menyediakan satu tempat terpusat bagi karyawan untuk mengakses manfaat dan sumber daya lainnya.

Beberapa platform bahkan memungkinkan karyawan meninjau dan memperbarui informasi mereka, seperti status atau kelahiran anak.

Selain itu, beberapa solusi memungkinkan karyawan untuk melihat manfaat yang mereka dapatkan sepanjang tahun dan terhubung dengan data HR dasar lainnya, seperti informasi gaji.

3. Pengajuan Izin dan Cuti

Banyak platform HRIS yang mendukung permintaan cuti, dan beberapa juga mendukung pelacakan kehadiran.

Fitur ini membuat karyawan dan manajer lebih mudah mengelola tugas-tugas ini. Misalnya, karyawan bisa mengajukan cuti dan melihat sisa jatah cuti mereka langsung melalui sistem, sementara manajer bisa menyetujui atau menolak permintaan cuti dengan lebih cepat dan mudah.

4. Update Payroll

Platform HRIS dapat menawarkan berbagai fitur terkait payroll atau penggajian. Fitur tersebut memudahkan karyawan untuk melihat rincian kompensasi mereka (termasuk gaji pokok, bonus, dan ekuitas), dan ini juga berlaku bagi manajer.

Beberapa platform bahkan terhubung langsung dengan proses payroll dan menjaga agar data penggajian selalu diperbarui berdasarkan data kehadiran dan informasi manfaat yang diterima oleh karyawan.

Salah satu platofrm HRIS yang dapat menjadi pertimbangan Anda adalah GajiHub. Dengan fitur payroll-nya, Anda dapat mengelola seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan, hingga potongan seperti PPh 21 dan iuran BPJS.

Selain terhubung dengan proses payroll yang berdasarkan kehadiran karyawan, GajiHub juga sudah terintegrasi dengan software akuntansi Kledo yang memungkinkan bisnis untuk mencatatkan beban gaji pada sistem akuntansi perusahaan dengan lebih mudah.

Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:

5. Perencanaan Tenaga Kerja

Apakah Anda sedang menambah jumlah staf, mengatur ulang tim, atau merencanakan suksesi, beberapa platform HRIS menyediakan berbagai fitur untuk mendukung berbagai upaya perencanaan tenaga kerja.

Dengan adanya fungsi HRIS sistem ini, semua data karyawan bisa terhubung dalam satu sistem, sehingga keamanan dan aksesibilitas data lebih baik dibandingkan alternatif seperti spreadsheet.

Hal ini membantu Anda merencanakan kebutuhan tenaga kerja secara efektif, memastikan data yang relevan tersedia untuk perencanaan strategis.

6. Keterlibatan Karyawan dan Pelatihan Karyawan

HRIS juga bisa digunakan untuk meningkatkan keterlibatan dan pelatihan karyawan. Misalnya, perusahaan dapat mengukur tingkat kepuasan karyawan melalui survei yang mudah diakses, atau meminta karyawan menyelesaikan formulir tertentu sebagai bagian dari kepatuhan atau pelatihan.

Banyak platform HRIS mendukung kebutuhan ini dengan menyediakan formulir yang bisa disesuaikan dan terhubung ke laporan dan analitik.

Fungsi HRIS sistem ini tentu memudahkan tim HR untuk menjalankan proses dan memantau hasilnya, sehingga mereka bisa memahami tingkat keterlibatan atau kemajuan pelatihan dengan lebih baik.

7. Manajemen Kinerja

Beberapa platform HRIS juga memiliki fungsi manajemen kinerja yang memungkinkan penilaian dari berbagai sudut, seperti penilaian diri, penilaian dari manajer, dan penilaian dari rekan kerja.

Fitur ini juga mendukung penetapan tujuan, formulir feedback yang berkelanjutan, dan lainnya.

Data-data yang ada juga memungkinkan tim HR lebih mudah dalam pengambilan keputusan lainnya, misalnya dalam perencanaan kompensasi.

8. Pelaporan dan Analitik

Fungsi penting lainnya dari HRIS adalah pelaporan dan analitik. Platform HRIS yang komprehensif bisa mengumpulkan berbagai data karyawan dan kemampuan analitik dalam satu sistem.

Tim HR dapat menggunakan HRIS untuk melaporkan metrik-metrik HR yang penting sepanjang employee life cycle, seperti skor eNPS (Employee Net Promoter Score), tingkat retensi/turnover, ulasan kinerja, dan kompensasi di berbagai tim dan demografi untuk memastikan kesetaraan.

Untuk mendapatkan fitur ini, Anda dapat memilih sistem HRIS dari GajiHub yang sudah dilengkapi dengan fitur analisa data.

Melalui fitur tersebut, perusahaan dapat mengetahui setiap data karyawan secara mendalam dengan laporan trend jumlah per karyawan, per bulan, jumlah karyawan per organisasi, atau presentase berdasarkan lama kerja.

Data-data tersebut tentunya dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan SDM dengan lebih baik dan efektif.

Bagaimana Tahapan Memilih Sistem HRIS?

Memilih dan menerapkan sistem HRIS merupakan proses yang kompleks dan terdiri dari beberapa tahap.

Sistsm HRIS yang tepat dapat memberikan dampak besar bagi bisnis Anda, sehingga penting untuk menginvestasikan waktu dan upaya dalam proses pemilihannya.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat membantu Anda menemukan platform HRIS yang sesuai untuk kebutuhan bisnis perusahaan:

1. Evaluasi Kebutuhan HR Anda

Langkah pertama dalam memilih HRIS adalah menentukan kebutuhan spesifik yang diinginkan bisnis Anda.

Hal ini disebabkan karena istem HRIS bukanlah solusi yang bisa diterapkan untuk semua jenis bisnis.

Kebutuhan sebuah usaha kecil yang sedang berkembang tentu akan berbeda dengan perusahaan besar yang memiliki banyak karyawan.

Sementara itu, perusahaan yang berencana menambah jumlah karyawan mungkin memerlukan fitur yang fokus pada rekrutmen dan onboarding.

Beberapa kriteria untuk memilih HRIS meliputi:

Jumlah karyawan yang dimiliki.
Fungsi HR yang ingin diotomatisasi.
Masalah atau kekurangan dalam proses HR saat ini.
Kebutuhan spesifik industri dan rencana jangka panjang.

2. Tentukan Anggaran

Sebelum membandingkan HRIS, tentukan anggaran Anda dengan mempertimbangkan Return on Investment (ROI) yang akan diperoleh, bukan hanya biayanya.

Beberapa penyedia HRIS, seperti GajiHub, menawarkan berbagai pilihan harga dengan fitur-fitur khusus dan bahkan menyediakan fitur-fitur yang dapat diakses secara gratis.

Dengan menentukan anggaran, Anda dapat memilih layanan atau sistem yang sesuai dengan kapasitas keuangan.

3. Libatkan Tim dalam Diskusi

Sertakan pemangku kepentingan dalam diskusi ini, termasuk tim HR, IT, manajemen, dan tim legal untuk memastikan HRIS mendukung kepentingan bisnis.

Langkah ini membantu mengidentifikasi potensi masalah atau kekurangan, dan juga mendapatkan dukungan dari karyawan untuk memudahkan pelatihan HRIS di masa mendatang.

4. Pilih Fitur yang Dibutuhkan

Ketahui fungsi utama yang diperlukan dari HRIS agar lebih hemat waktu dan biaya. Terdapat berbagai jenis HRIS yang bisa dipilih, seperti sistem operasional yang mengotomatisasi proses HR dasar, atau sistem taktis dan strategis yang memiliki fitur lebih canggih.

Berikut beberapa fiturnya secara umum:

Database karyawan
Rekrutmen dan perekrutan
Payroll processing dan administrasi benefit
Pengelolaan waktu dan kehadiran
Onboarding karyawan
Layanan mandiri untuk karyawan
Pelacakan pelamar kerja
Manajemen kinerja

5. Kumpulkan Informasi Vendor

Selanjutnya, lakukan riset dan verifikasi vendor HRIS. Cari informasi mengenai opsi kustomisasi, pengalaman pengguna, dan integrasi sistem.

Manfaatkan ulasan online serta rekomendasi dari bisnis serupa. Buat perbandingan antara HRIS untuk memudahkan evaluasi dan memilih platform yang paling sesuai dengan kebutuhan.

6. Hubungi Vendor dan Mintalah Proposal

Setelah tahu kriteria yang dicari, siapkan Request for Proposal (RFP) berisi kebutuhan bisnis secara jelas untuk dikirimkan ke vendor.

Anda dapat membahas layanan secara detail seperti dukungan teknis, skalabilitas, dan opsi kustomisasi.

7. Persempit Pilihan dan Dapatkan Demo

Pilih 2-3 vendor terbaik dan minta demo produk mereka. Tips untuk tahap ini:

Minta demo langsung atau coba gratis.
Pastikan tim yang terlibat mengikuti sesi demo.
Kumpulkan feedback dari tim yang mengikuti demo.

Salah satu software HRIS terbaik yang menyediakan demo adalah GajiHub. Selain demo, Anda juga dapat melakukan konsultasi gratis via Zoom 1 on 1 selama 45 menit.

8. Implementasi HRIS

Setelah memilih HRIS yang tepat, siapkan rencana peluncuran dan lakukan transisi yang mulus. Jangan harapkan hasil instan, karena implementasi HRIS biasanya memakan waktu 6 hingga 8 minggu.

Beberapa tips untuk transisi yang efektif:

Rencanakan migrasi data.
Tentukan peran karyawan.
Susun rencana pelatihan untuk membantu karyawan memanfaatkan fitur baru.

9. Evaluasi dan Nilai Efektivitas

Penting untuk melakukan evaluasi rutin terkait penggunaan HRIS dan menghitung ROI. Setelah 6 bulan, lakukan survei untuk mengetahui apakah sistem membantu menyelesaikan masalah HR. Jangan ragu untuk melakukan penyesuaian jika diperlukan.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa fungsi HRIS sistem mencakup menyederhanakan tugas-tugas administratif HR, menurangi kesalahan, dan menjaga keamanan data karyawan.

Dengan HRIS yang tepat, tim HR juga bisa lebih fokus dalam merancang strategi SDM yang lebih mendalam, seperti analisis data karyawan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

HRIS juga dapat meningkatkan efisiensi waktu, pengalaman karyawan yang lebih baik, dan kemudahalan dalam mengakses laporan karyawan untuk memantau kinerja karyawan secara keseluruhan.

Nah, salah satu sistem HRIS yang bisa Anda pertimbangkan adalah GajiHub.

Dengan fitur payroll dan integrasinya dengan software akuntansi Kledo, sistem HRIS ini dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola gaji karyawan atau pun tugas administrasi lainnya.

GajiHub juga memastikan pembayaran gaji tepat waktu dengan memiliki sistem penjadwalan pembayaran gaji yang fleksibel dan dapat mengirim gaji ke berbagai bank.

Tak hanya itu, software payroll ini juga menyediakan slip gaji yang bisa diunduh dalam format PDF dan dikirim kepada karyawan.

Slip gaji ini dapat mencatat seluruh komponen penghasilan, tunjangan, potongan, dan berbagai data payroll dengan baik, sehingga membantu meningkatkan transparansi dalam proses penggajian dan perusahaan dapat lebih mudah untuk menganalisis data gaji karyawan.

Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.