Apakah Anda membutuhkan software absensi online untuk bisnis Anda? Untuk mendukung pengelolaan kehadiran karyawan, Anda membutuhkan fitur software absensi online terbaik.
Melalui fitur software absensi online ini, Anda akan terbantu dalam melakukan pelacakan pekerjaan karyawan. Dengan ini Anda dapat mengetahui produktivitas karyawan dan memberikan penilaian kinerja karyawan.
Lalu apa saja fitur software absensi online yang dibutuhkan oleh bisnis? Mengapa Anda membutuhkan software absensi online ini untuk bisnis Anda?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai fitur software absensi online dan mengapa Anda membutuhkannya. Anda bisa mendapatkan informasi selengkapnya di penjelasan berikut ini:
Mengapa Anda Harus Menggunakan Software Absensi Online?
Buat Anda yang belum pernah menggunakan software absensi online, mungkin Anda akan bertanya-tanya mengapa Anda harus menggunakan software absensi online untuk bisnis Anda?
Software absensi online merupakan perangkat lunak yang akan memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan. Dengan software absensi ini karyawan bisa melakukan pencatatan kehadiran, mulai dari kapan masuk kerja, pulang kerja, istirahat kerja, termasuk di dalamnya ketika ada jadwal di luar kantor.
Ini merupakan kebutuhan dari sebuah bisnis untuk pengelolaan karyawan yang lebih baik. Jika Anda menginginkan kemudahan dalam pencatatan kehadiran karyawan, maka Anda membutuhkan sofwtare absensi online ini.
Terlebih dengan fitur yang dimiliki oleh software absensi online ini, pengelolaan kehadiran karyawan yang semula dilakukan secara manual, kini bisa langsung otomatisasi dengan adanya software absensi.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Absensi untuk Bisnis
Apa Saja Fitur Software Absensi Online yang Harus Ada?
Setelah Anda mengetahui alasan mengapa Anda harus menggunakan software absensi online, membahasan yang tidak kalah penting adalah apa saja fitur software absensi yang harus ada.
Fitur merupakan bagian penting dalam mempertimbangkan software absensi online. Berikut beberapa fitur software absensi online yang harus ada:
1. Pencatatan Kehadiran yang Fleksibel
Sekarang, Anda dapat mengatasi kelupaan karyawan lapangan dengan menautkan kehadiran mereka dengan tugas. Semua berkat pengaitan tugas kehadiran yang fleksibel.
Fitur ini memungkinkan para eksekutif untuk mengakses atau membuka tugas mereka hanya setelah tiba di lokasi dan melakukan absensi. Dengan penautan tugas kehadiran yang fleksibel, manajer dapat memastikan:
- Ketepatan waktu kedatangan staf di lokasi tugas
- Penandaan kehadiran yang akurat dan terverifikasi
- Karyawan hadir secara fisik di lokasi yang ditugaskan
2. Pengenalan Wajah Otomatis
Sistem manajemen kehadiran yang canggih menggabungkan teknologi pengenalan wajah dan verifikasi visual yang cerdas. Karyawan lapangan setelah mencapai lokasi tugas mereka dengan mudah mengambil foto mereka dan mengunggahnya melalui aplikasi eksekutif.
Manajer menerima foto yang diambil yang berisi lat-long, waktu, tempat, dan tanggal klik. Di sana, mereka memastikan kehadiran staf mereka di lokasi klien. Hal ini membantu mereka mendaftarkan kehadiran karyawan secara akurat. Bisnis dengan eksekutif di lapangan menggunakan pengenalan wajah otomatis karena:
- Menghilangkan kebutuhan para eksekutif untuk mengingat kata sandi
- Membantu melaporkan waktu kedatangan yang akurat di lokasi klien
- Mencegah orang yang tidak berwenang untuk menandai kehadiran atas nama orang lain.
Baca Juga: 5 Manfaat Software Absensi Online untuk Bisnis
3. Penandaan Kehadiran dengan Kode Geografis
Penandaan kehadiran dengan kode geografis yang tepat memungkinkan manajer untuk melacak data berbasis lokasi yang akurat. Memanfaatkan teknologi GPS, alat ini menunjukkan lokasi karyawan saat mereka masuk atau keluar.
Alat ini juga memberikan wawasan tentang keberadaan karyawan dengan koordinat geografis. Dengan memanfaatkan absensi berkode geografis, Anda dapat
- Mengaktifkan penandaan kehadiran jarak jauh
- Menghindari kehadiran proxy
- Melacak kehadiran secara otomatis
4. Regularisasi Kehadiran yang Efisien
Perangkat lunak pelacakan kehadiran otomatis tidak lengkap tanpa pengaturan kehadiran yang efisien. Dengan menggunakan fitur ini, karyawan dapat mengajukan permintaan kepada manajer untuk mengatur jam kerja mereka jika shift ditukar dengan hari non-kerja atau sistem gagal menerima permintaan absen.
Berikut adalah beberapa manfaat dari sistem manajemen kehadiran yang digabungkan dengan regularisasi kehadiran:
- Meningkatkan fleksibilitas di tempat kerja
- Catatan waktu yang akurat untuk pemrosesan penggajian
- Peningkatan keadilan dan transparansi dalam kehadiran karyawan
Baca Juga: 10 Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online Bagi Bisnis
5. Jam Masuk dan Jam Pulang yang mulus
Apa yang Anda inginkan: prosedur pencatatan kehadiran yang memakan waktu atau proses masuk dan keluar tanpa hambatan? Yang kedua, bukan? Jadi, gunakan sistem pelacakan kehadiran dengan kemampuan geofencing.
Dengan menggunakannya, manajer lapangan dapat memagari area di mana mereka ingin para eksekutif lapangan mereka mengambil tugas dan perintah. Setelah mencapai lokasi tersebut, para eksekutif dapat dengan mudah masuk dan keluar dengan satu ketukan.
Begitu mereka keluar dari radius yang ditentukan, mereka tidak lagi dapat menandai diri mereka sendiri.
6. Peringatan Jam Masuk Langsung
Bayangkan, Anda akan menerima notifikasi sesaat setelah karyawan menandai kehadiran mereka. Nah, inilah yang dimaksud dengan peringatan jam masuk langsung dalam sistem absensi.
Setiap kali seorang karyawan menandai kehadiran mereka, manajer mendapatkan notifikasi. Mereka mengetahui ketersediaan tenaga kerja pada tugas tertentu tanpa harus repot-repot mencatat secara manual dan menggunakan kertas absensi.
Baca Juga: 10+ Rekomendasi Aplikasi Absensi Kontraktor Terbaik
7. Laporan Kehadiran yang Akurat
Dengan laporan kehadiran yang akurat, manajer dapat memperoleh informasi mengenai jam kerja dan cuti karyawan.
Selain itu, mereka dapat memperoleh gambaran menyeluruh tentang kekuatan tenaga kerja mereka secara keseluruhan, menilai pola kehadiran, menganalisis waktu penyelesaian tugas, dll.
8. Integrasi Penggajian yang Lancar
Sistem absensi harus mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen penggajian. Sistem ini harus memungkinkan sistem penggajian untuk mengambil data kehadiran karyawan secara otomatis, jam kerja, cuti, lembur, komisi bonus (jika ada) – untuk menghitung faktur gaji untuk pembayaran yang lancar.
9. Penjadwalan Shift yang Disederhanakan
Tidak perlu lagi melihat daftar absensi yang membosankan untuk menjadwalkan shift karyawan. Sistem pelacakan kehadiran otomatis sering kali dilengkapi dengan alat penjadwalan shift yang memungkinkan Anda menjadwalkan shift berdasarkan ketersediaan, kapasitas, bandwidth, dan keterampilan karyawan Anda.
Dengan fitur penjadwalan shift yang disertakan dalam sistem absensi, Anda dapat
- Membuat shift harian hingga bulanan untuk karyawan lapangan
- Menugaskan tugas-tugas mendesak kepada eksekutif lain (jika ada yang berhalangan hadir)
- Memungkinkan teknisi lapangan untuk melihat jadwal mereka terlebih dahulu
Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Retail Terbaik, Rekomendasi Nomor 1
10. Komunikasi Otomatis
Misalkan, Anda menggunakan email, skype, dan alat komunikasi lainnya untuk mengelola manajemen tenaga kerja lapangan Anda. Menurut Anda, apakah ini menjembatani hambatan komunikasi antara Anda dan para eksekutif Anda?
Maka, tambahkan sebuah platform yang memberikan transparansi dan kesempatan bagi karyawan untuk melihat data kehadiran & cuti mereka saat ini dan meminta perubahan cepat (jika perlu) melalui obrolan di kantor.
11. Layanan Mandiri Karyawan yang Kuat
Beralih ke sistem layanan mandiri karyawan membantu dalam mengalihkan tanggung jawab secara merata di seluruh tim. Misalnya, personel lapangan tanpa bergantung pada manajer dapat mencatat jam kerja mereka, mengubah informasi pribadi mereka, melengkapi lembar waktu mereka, dan mengajukan cuti.
Hal ini membantu meminimalkan kerepotan tim SDM dan keuangan. Mereka tidak perlu melakukan pekerjaan berat untuk mengkomunikasikan setiap hal kepada karyawan. Sebaliknya, mereka bisa fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis seperti orientasi dan mengelola keuangan.
12. Kepatuhan terhadap Kebijakan yang Terorganisir
Memastikan bahwa bisnis lapangan Anda mematuhi kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan sepertinya sulit untuk dilakukan. Namun tidak, ketika Anda menggunakan sistem manajemen kehadiran keluhan.
Sistem ini memungkinkan manajer untuk mendefinisikan, mengonfigurasi, dan menyesuaikan kebijakan kehadiran. Sistem ini bahkan memberi tahu manajer tentang kedatangan yang terlambat, ketidakhadiran yang tidak sah, pulang lebih awal, dll., dan pelanggaran kebijakan kehadiran lainnya.
Manajer juga dapat membuat laporan untuk memantau kepatuhan terhadap kebijakan kehadiran dan mengidentifikasi tren kehadiran.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Pabrik Terbaik
13. Kehadiran Biometrik yang Efisien
Daripada menggunakan mesin biometrik, bagaimana dengan menggunakan aplikasi absensi yang didukung biometrik? Eksekutif lapangan Anda cukup mengakses perangkat seluler mereka dan memasukkan sidik jari untuk absen dan memulai tugas.
Hal ini akan membuat staf lapangan Anda tidak perlu lagi menggunakan kartu absensi, lencana ID, dan tidak perlu lagi datang ke kantor. Selain itu, manajer lapangan Anda bisa menghindari absen yang tidak terbaca.
Memiliki sistem absensi biometrik yang efisien adalah cara terbaik untuk merekam catatan kehadiran karyawan yang akurat.
14. Manajemen Cuti yang Efisien
Prioritaskan sistem absensi yang terorganisir dengan baik dan otomatis yang bekerja sambil tetap memperhatikan cuti karyawan yang telah diambil atau yang tersisa. Dengan fungsi ini, Anda dapat memeriksa total cuti yang telah diambil oleh karyawan hingga saat ini dan memastikan proses penggajian yang akurat untuk mereka.
Selain itu, Anda dapat memungkinkan karyawan lapangan Anda untuk memeriksa saldo cuti mereka, mengajukan cuti, dan mengakses hari libur yang akan datang.
15. Dukungan Seluler dan Cloud yang Kuat
Mobilitas yang hebat dan dukungan cloud memungkinkan Anda mengelola tenaga kerja Anda dari lokasi mana pun. Karyawan dapat dengan mudah mencatat kehadiran mereka dan mendapatkan akses ke informasi penting saat bepergian.
Hal ini membantu dalam memfasilitasi komunikasi waktu nyata di antara pekerja lapangan dan manajer. Untuk berkolaborasi secara efektif, beroperasi secara efisien, dan mendapatkan wawasan waktu nyata ke dalam proses, yang Anda butuhkan adalah perangkat lunak manajemen kehadiran berbasis cloud, yang mudah dioperasikan melalui perangkat genggam apa pun.
Baca Juga: 16 Mesin Absensi Terbaik untuk Tingkatkan Efisiensi
Apa Rekomendasi Software Absensi Online dengan Fitur Terlengkap?
Lalu apa rekomendasi software absensi online dengan fitur terlengkap untuk Anda? Setelah Anda membaca penjelasan mengenai fitur software absensi online, pasti Anda membutuhkan rekomendasi agar tidak salah memilih.
Buat Anda yang membutuhkan software absensi dengan fitur terbaik, GajiHub menjadi pilihan terbaik untuk Anda. GajiHub merupakan software absensi dengan fitur terlengkap. Apa saja fitur-fitur yang dimiliki oleh GajiHub?
Untuk fitur absensi online, GajiHub memungkinkan penggunanya untuk melakukan pencatatan kehadiran secara fleksibel (bisa untuk WFO, WFA, dan remote), pengenalan wajah secara otomatis, absensi dengan selfie, absensi dengan GPS dan alamat IP, pengelolaan HR yang terintegrasi, abuse detection, pengelolaan shift karyawan, hingga analisis kinerja karyawan.
Selain fitur absensi online, fitur-fitur lainnya yang dimiliki GajiHub antara lain:
- Payroll atau pengelolaan penggajian karyawan
- Kelola PPh 21
- Pengelolaan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
- Integrasi software akuntansi
- ESS Employee Self Service
- Kelola cuti dan izin
- Analisa data
- Reimbursement
- Kasbon
- Live tracking
Harga yang dimiliki GajiHub juga cukup terjangkau yakni mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan. Buat Anda yang tertarik menggunakan GajiHub dan membutuhkan konsultasi, Anda bisa jadwalkan demo bersama Tim Hebat GajiHub di tautan yang ada di sini.
Baca Juga: 20 Rekomendasi Aplikasi Absensi Terbaik untuk Perusahaan
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai fitur software absensi online yang harus ada. Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa setiap fitur yang dimiliki software absensi akan berperan dalam memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan.
Jadi buat Anda yang ingin mulai menggunakan software absensi online, pastikan Anda memilih software absensi dengan fitur terlengkap. GajiHub menjadi pilihan terbaik software payroll dan aplikasi HRIS untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024