Dalam proses pengelolaan SDM, biaya HRD menjadi salah satu yang paling penting untuk dipertimbangkan. Dengan banyaknya biaya terkait SDM, perusahaan harus pintar-pintar mengatur strategi dalam mengurangi biaya HRD.
Seperti yang Anda ketahui, biaya HRD meliputi biaya rekrutmen, retensi, administrasi karyawan, hingga berbagai inisiatif lain yang membutuhkan banyak biaya.
Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa berbagai biaya tersebut dikelola secara efisien, sekaligus tetap mempertahankan kinerja dan motivasi karyawan pada tingkat yang optimal.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu pengertian, jenis, hingga cara dan tips mengurangi biaya HRD.
Apa yang Dimaksud dengan Biaya HRD?
Biaya HRD adalah pengeluaran yang berkaitan dengan pengelolaan dan pemeliharaan sumber daya manusia perusahaan, seperti gaji, tunjangan, pelatihan, perekrutan, dan biaya terkait lainnya.
Biaya ini sangat penting dalam pengelolaan keuangan organisasi karena berpengaruh langsung pada anggotan keseluruhan dan alokasi sumber daya.
Pentingnya biaya HRD terletak pada kontribusinya yang besar terhadap efisiensi operasional dan profit perusahaan.
Pengelolaan biaya HR yang efektif memungkinkan perusahaan untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik, menyediakan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan, serta menjaga karyawan untuk tetap termotivasi dan produktif.
Berbagai hal tersebut tentunya berdampak langsung pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan strategisnya dan mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar.
Baca Juga: Tahapan Offboarding dan Checklist Penting yang Harus Dilakukan
Apa Saja Jenis Biaya HRD?
Biaya HRD yang beragam dapat berdampak besar pada kesuksesan bisnis, terutama bagi bisnis kecil dan UMKM.
Oleh karena itu, penting untuk mengurangi biaya HRD agar anggaran bisa tetap terkendali. Salah satu caranya adalah dengan memahami berbagai jenis biaya HRD, yang terdiri dari:
1. Rekrutmen
Rekrutmen adalah proses menemukan dan menarik kandidat yang berkualitas. Biaya rekrutmen biasanya termasuk:
- Iklan lowongan kerja: Beberapa platform pekerjaan memerlukan biaya yang bisa berkisar dari beberapa ratus hingga beberapa ribu dolar.
- Screening kandidat: Tergantung pada kompleksitas dan persyaratan, biaya ini bisa cukup mahal.
- Proses wawancara: Membutuhkan waktu dan usaha yang bisa mengurangi fokus pada inisiatif bisnis lainnya.
2. Retensi dan Turnover Karyawan
Biaya retensi mencakup pengeluaran untuk mempertahankan tenaga kerja yang stabil dan tetap terlibat.
Saat seorang karyawan meninggalkan perusahaan, biaya penggantinya bisa mencapai 50% hingga 60% dari gaji tahunan mereka.
Selain itu, karyawna yang tidak terlibat juga dapat memberikan dampak pada biaya HRD. Menurut laporan Gallup, ketidakterlibatan karyawan menyebabkan dunia kehilangan produktivitas sebesar $8,8 triliun per tahun.
Baca Juga: Pengertian Turnover Karyawan, Rumus, dan Tips Menurunkan Tingkat Turnover
3. Pelatihan dan Onboarding
Pelatihan dan onboarding mencakup program internal dan eksternal untuk membantu karyawan memahami tugas dan mengembangkan skill mereka.
Meskipun pelatihan memakan cukup biaya, namun berinvestasi dalam hal ini dapat meningkatkan retensi karyawan sekaligus produktivitas.
4. Tunjangan Karyawan
Selain gaji, penting bagi perusahaan untuk menawarkan tunjangan untuk karyawan. Bentuk tunjangan ini dapat termasuk asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti tambahan, kendaraan dinas, hingga tunjangan anak.
5. Administrasi
Biaya HRD tentunya juga melibatkan biaya pengelolaan administrasi karyawan, seperti:
- Gaji tim HR: Pembayaran untuk HR specialist atau tim HR internal.
- Teknologi dan software HR: Biaya berlangganan berbagai software yang dibutuhkan.
- Biaya terkait lainnya: Biaya yang berhubungan dengan tugas dan operasi HR sehari-hari.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Menghitung Biaya HR bagi Perusahaan
Bagaimana Cara Mengurangi Biaya HRD?
Perusahaan sebenarnya memiliki dua jenis pengeluaran, yakni yang wajib dan tidak wajib.
Pengeluaran wajib adalah biaya operasional penting yang tidak bisa dihilangkan, sementara pengeluaran tidak wajib adalah proyek atau pengeluaran yang mungkin dapat meningkatkan proses secara jangka panjang, tapi tidak esensial untuk operasional HR sehari-hari.
Berikut adalah beberapa cara atau strategi yang bisa Anda lakukan untuk mengurangi biaya HRD:
1. Promosikan Perpindahan Internal
Perpindahan internal memungkinkan perusahaan memindahkan karyawan yang ada ke peran atau proyek baru, baik sementara atau permanen, sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Hal ini membantu memenuhi kebutuhan tenaga kerja tanpa harus mengeluarkan biaya untuk rekrutmen dan onboarding.
Strategi ini juga membantu karyawan mengembangkan keterampilan baru dan menemukan jalur karier baru yang pada akhirnya bisa membantu meningkatkan retensi karyawan.
2. Pertimbangkan untuk Merekrut Karyawan Kontrak
Karyawan kontraktor sementara atau freelance tidak memerlukan banyak benefit seperti karyawan tetap dan dapat dipekerjakan hanya untuk proyek tertentu, sehingga dapat membantu mengurangi biaya HRD.
Selain itu, Anda juga bisa mempekerjakan intern atau tenaga part time untuk tugas sementara.
Namun, meskipun Anda merekrut karyawan kontrak, tenaga part time, freelance, atau pun intern untuk menghemat biaya, Anda tetap harus memenuhi hak-hak mereka.
Baca Juga: 15 Hak Kewajiban PKWT PKWTT dan Perbedaannya
3. Beralih ke Pelatihan Online
Pandemi telah meyakinkan banyak perusahaan akan efektivitas dan efisiensi platform pembelajaran online.
Menurut laporan Deloitte 2021, lebih dari 75% organisasi bersedia mengembangkan 40& kontnen pelatihan mereka secara virtual.
Hal ini dapat mengurangi biaya logistik yang berkaitan dengan pelatihan tatap muka. Tim HR juga bisa memanfaatkan karyawan internal untuk membuat dan menyampaikan konten pelatihan, sehingga dapat mengurangi biaya pelatihan eksternal.
4. Hiring Freeze
Hiring freeze atau penghentian rekrutmen sementara dapat memberikan dampak positif langsung pada penghematan finansial, mulai dari mencegah PHK dan memberikan peluang bagi HR untuk menugaskan peran-peran tertentu kepada karyawan yang sudah ada.
5. Tinjau Kompensasi untuk Peluang Penghematan
Anda dapat mempelajari kisaran gaji untuk setiap peran di pasaran dan melakukan koreksi. Tim HR dan top management dapat memberikan contoh dengan bersedia menerima pemotongan gaji, sementara gaji untuk karyawan menengah dan entry-level tidak dipotong.
Selain itu, perusahaan juga harus membatasi kenaikan gaji hanya untuk karyawan dengan kinerja terbaik.
Baca Juga: Analisis Kompensasi: Arti, Konsep Penting, Hingga Langkah-Langkahnya
6. Sederhanakan Praktik Perekrutan
Menurut laporan SHRM Talent Acquisition Benchmark, biaya rata-rata rekrutmen per karyawan cukup tinggi, yakni $ 4,425 dengan waktu rata-rata untuk mengisi posisi adalah 36 hari.
Oleh karena itu, Anda bisa memangkas biaya ini secara signifikan dengan mengotomatisasi proses perekrutan, termask menjadwalkan interview secara online, mengadakan penilaian tes jarak jauh, dan sebagainya.
Anda juga bisa mengurangi biaya HRD dengan mengunggah iklan lowongan pekerjaan melalui media sosial, sehingga tidak perlu membayar biaya untuk job portal.
Baca Juga: Job Board: Pengertian, Manfaat, dan 7 Cara Menggunakannya
7. Batasi Lembur Karyawan
Biaya lembur bisa menambah biaya HR perusahaan secara signifikan, sehingga Anda harus menganalisis departemen yang mengeluarkan biaya lembur lebhi dari yang seharusnya untuk menemukan area yang kurang efisien.
Anda dapat mempertimbangkan penerapan kebijakan lembur yang ketat yang mewajibkan perseujuan manajer sebelum mengambil lembur.
Selain itu, Anda juga dapat menerapkan jam kerja fleksibel yang memungkinkan karyawan untuk bisa menyelesaikan tugas tanpa harus lembur.
8. Tingkatkan Komunikasi Internal
Kebijakan komunikasi yang baik dalam perusahaan bisa mengurangi ketidakpastian karyawan, meningkatkan keterlibatan, dan mengurangi biaya HRD seperti biaya pergantian karyawan.
Dalam hal ini, Anda harus memastikan bahwa tim HR Anda menjaga transparansi dan memberikan update secara rutin kepada karyawan, misalnya melalui pertemuan rutin, buletin, atau platform komunikasi internal.
9. Optimalisasi Ruang Kerja
Dengan semakin banyaknya perusahaan yang beralih ke model kerja hybrid atau jarak jauh, ada peluang untuk mengurangi biaya operasional dengan mengoptimalkan penggunaan ruang kerja.
Anda bisa mengurangi sewa ruang kantor atau bahkan mempertimbangkan untuk menggunakan ruang kerja bersama (co-working space) yang lebih fleksibel dan terjangkau.
Baca Juga: 8 Cara Menciptakan Psychological Safety di Tempat Kerja
10. Memaksimalkan Penggunaan Teknologi HR
Teknologi HR dapat membantu mengotomatisasi banyak proses manual yang memakan waktu dan biaya.
Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR untuk mengelola data karyawan, penggajian, dan administrasi benefit dengan lebih efisien.
Dengan berinvestasi pada teknologi ini, Anda bisa menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dalam jangka panjang.
Salah satu software HR dengan harga terjangkau yang bisa Anda pertimbangkan adalah Gajihub.
Melalui software ini, Anda bisa mengelola payroll, pajak, cuti, absensi, hingga pengelolaan data karyawan hanya dengan harga Rp4.900/bulan/ karyawan untuk paket pro dan cukup Rp11.900 untuk paket elite.
Bahkan Anda bisa menggunakan paket gratis yang sudah terdiri dari fitur absensi, validasi absensi GPS, manajemen karyawan, cuti dan izin, hingga employee self service (ESS).
Dengan harga yang sangat terjangkau, Gajihub juga telah dilengkapi oleh sistem abuse detection yang akan menolak presensi yang mencurigakan, seperti menggunakan GPS atau IP palsu, serta face recognition.
Menariknya lagi, software ini juga menyediakan analisis kinerja karyawan, yang mencakup data kompensasi, demografi, dan produktivitas karyawan.
Data-data tersebut nantinya bisa digunakan Anda dan tim untuk meninjau kembali kompensasi karyawan terkait upaya mengurangi biaya HRD.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
11. Kerjasama dengan Departemen Lain
Selanjutnya, Anda juga bisa bekerja sama dengan tim lain untuk menemukan cara-cara kreatif dalam mengurangi biaya HRD.
Misalnya, tim pemasaran mungkin bisa membantu dengan strategi rekrutmen yang lebih efektif atau tim IT bisa memberikan solusi terkait teknologi yang lebih hemat biaya.
12. Pertimbangkan Program Outplacement
Jika pemutusan hubungan kerja tidak bisa dihindari, pertimbangkan untuk menyediakan program outplacement bagi karyawan yang terkena dampak.
Program ini membantu karyawan menemukan pekerjaan baru dengan cepat, mengurangi biaya yang terkait dengan pengangguran jangka panjang, dan menjaga reputasi perusahaan sebagai pemberi kerja yang peduli terhadap karyawannya.
13. Mengajak Karyawan untuk Memberikan Saran dalam Mengurangi Biaya HRD
Melibatkan karyawan dalam menemukan cara untuk mengurangi biaya HRD sangat lah penting. Seorang konsultan Patrick Doust dan Paul SImon telah melihat bisnis mencapai penghematan biaya besar dengan mengumpulkan feedback dan data dari karyawan.
Salah satu contohnya adalah restoran fast food yang mampu mengurangi biaya penjualan, operasional umum, dan administrasi lebih dari sepertiga dengan menggabungkan analisis tim kepemimpinan dengan data dan berbagai level karyawan.
14. Membina Budaya Kesadaran terkait Biaya HRD
Selain itu, Anda juga perlu meningkatkan kesadaran semua orang tentang penghematan uang. Anda bisa mulai dengan mengingatkan bahwa setiap rupiah itu penting dan menunjukkan bagaimana hal ini bisa diterapkan di tempat kerja.
Misalnya, dengan mangarjakan tim Anda untuk mempertimbangkan saat akan membeli sesuatu atau apakah ada cara yang lebih murah sebelum menggunakan sumber daya.
15. Fokus pada Branding Pemberi Kerja dan Keterlibatan Karyawan
Menarik dan mempertahankan talenta terbaik adalah tantangan yang dihadapi banyak organisasi dalam lingkungan bisnis yang kompetitif seperti sekarang ini.
Oleh karena itu, Anda perlu memperkuat branding pemberi kerja dan employee engagement (keterlibatan karyawan) untuk mengatasi tantangan tersebut dan mencapai kesuksesan dalam retensi dan rekrutmen.
Memiliki strategi branding pemberi kerja yang kuat sangat penting untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik.
Artinya, Anda harus membangun budaya dan nilai-nilai yang jelas serta bagaimana mereka sesuai dengan kebutuhan dan tujuan karyawan potensial.
Baca Juga: Employee Centric Culture, Bagaimana Cara Mengembangkannya?
Apa Saja Tips yang Bisa Dilakukan untuk Mengurangi Biaya HRD?
Meskipun penting untuk dilakukan, namun pahamilah bahwa pemotongan biaya bisa berdampak buruk pada karyawan dan kinerja mereka.
Oleh karena itu, selain melakukan beberapa cara di atas, berikut sejumlah tips yang bisa Anda lakukan:
1. Evaluasi Penghematan
Dalam melakukan pemotongan biaya, Anda perlu mengevaluasi potensinya dalam menghasilkan arus kas dan penghematan.
Terdapat penghematan yang bisa berdampak langsung pada laporan pendapatan dan dapat diukur dalam istilah uang dan juga terdapat penghematan yang tidak berwujud, seperti peningkatan ketaatan karyawan atau pengalaman karyawan yang lebih baik.
Untuk memperkirakan manfaat finansial yang akand iperoleh, Anda dapat mengkategorikan langkah-langkah penghematan sebagai kecil, sedang, atau besar.
2. Ukur Dampak Bisnis
Selanjutnya, Anda harus menilai bagaimana setiap langkah pemotongan biaya akan mempengaruhi operasi bisnis sehari-hari.
Dapatkan juga feedback dari setiap manajer tim untuk menilai kelayakan dari setiap inisiatif. Anda juga perlu mempertimbangkan kemungkinan dampak yang tidak diinginkan pada aktivitas bisnis.
Kemudian, kategorikan langkah-langkah tersebut, mana yang kira-kira akan berdampak negatif, tidak berdampak, atau berdampak positif.
3. Prediksi Waktu Pelaksanaan
Setelah melakukan setiap langkah pemotongan biaya, perkirakan beberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melihat hasilnya.
Langkah yang bisa menghasilkan penghematan dalam tahun ini mungkin perlu Anda prioritaskan dan kategorikan langkah-langkah tersebut sebagai jangka pendek, menengah, atau panjang.
4. Hitung Investasi
Beberapa langkah pemotongan biaya mungkin membutuhkan investasi awal sebelum bisa menghasilkan penghematan.
Misalnya, mengalihkan kegiatan ke dalam perusahaan atau mengotomatisasi proses HR yang membutuhkan biaya terkait manajemen perubahan dan software IT.
Dalam hal ini, kepemimpinan harus memutuskan apakah mereka bersedia melakukan investasi awal.
5. Nilai Risiko Organisasi
Terakhir, nilai apakah organisasi bisa cepat beradaptasi dengan langkah pemotongan biaya untuk mendapatkan manfaatnya.
Misalnya, PHK bisa menyebabkan perubahan besar pada alur kerja bisnis dan struktur organisasi. Oleh karena itu, Anda dan tim HR harus memastikan bahwa perubahan tersebut dilakukan sesuai kebutuhan.
Baca Juga: Cara Hitung UPMK (Uang Penghargaan Masa Kerja)
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa biaya HRD harus dikelola dengan baik agar perusahaan dapat mencapai keberhasilan jangka panjang.
Dengan memahami berbagai jenis biaya dan menerapkan strategi mengurangi biaya HRD dengan tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran mereka sekaligus mempertahankan kualitas SDM.
Untuk mengelola biaya HRD dengan baik, perusahaan perlu terus beradaptasi dan mencari cara inovatif, agar dapat mengurangi biaya tanpa mengorbankan kinerja.
Salah satu yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Untuk menggunakan software ini, Anda hanya perlu membayar Rp4.900 per karyawan setiap bulannya bahkan Anda bisa menggunakan paket gratis.
Gajihub juga memungkinkan Anda mengelola seluruh administrasi karyawan, mulai dari payroll, absensi, pajak, reimbursement, kasbon, dan software ini juga telah terintegrasi dengan software akuntansi Kledo.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.