Software payroll menjadi pilihan terbaik untuk memudahkan pengelolaan penggajian karyawan. Buat Anda yang masih ragu memilih software payroll, Anda harus memahami manfaat software payroll untuk bisnis Anda.
Bagaimana pun pengelolaan penggajian karyawan tidak bisa dilakukan sembarangan. Anda harus melakukan dengan baik agar karyawan bisa mendapatkan hak gaji sesuai dengan pekerjaan yang telah dilakukan.
Dengan manfaat software payroll, Anda bisa melakukan pengelolaan penggajian karyawan secara efektif dan efisien. Apakah manfaat software payroll sebatas itu saja? Tentu saja tidak!
Di artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai manfaat dari software payroll. Untuk lebih lengkapnya Anda bisa membaca penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa Pengertian dari Software Payroll?
Software payroll adalah perangkat lunak yang di dalamnya berisi program untuk mengelola seluruh proses penggajian karyawan dan pengarsipan pajak yang berkaitan. Jika sebelumnya, proses penggajian harus dilakukan secara manual, mulai dari input gaji hingga menghitungnya, dengan software payroll proses penggajian dilakukan secara otomatis.
Tugas-tugas yang dapat di-handle oleh software payroll antara lain perhitungan gaji, pencatatan kehadiran karyawan, perhitungan pajak, pengelolaan BPJS, hingga pengelolaan izin dan cuti karyawan.
Jadi, dengan adanya software payroll ini, karyawan bisa melakukan absensi secara digital dan nantinya HRD akan mendapatkan laporan presensi yang akan menjadi dasar perhitungan gaji dan tunjangan.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Software Payroll Kontraktor Terbaik
Apa Saja Manfaat dari Software Payroll?
Sebagai perangkat lunak yang memudahkan pengelolaan penggajian karyawan, software payroll memiliki manfaat sebagai berikut:
1. Bisa Dilakukan Tanpa Ahli
Manfaat software payroll yang pertama adalah penggajian bisa dilakukan oleh siapa saja. Bisnis Anda tidak perlu membayar staf ahli penggajian untuk mengelola gaji karyawan.
Perangkat lunak penggajian dirancang untuk pemilik bisnis atau orang lain dalam perusahaan yang tidak terlatih dalam penggajian. Anda tidak perlu menjadi seorang ahli atau mengambil kursus akuntansi untuk memahami kebutuhan pemrosesan penggajian perusahaan.
Banyak bisnis merasa mereka harus memiliki akuntan atau ahli penggajian di tempat untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan benar. Namun, staf khusus penggajian ini bisa jadi mahal.
Salah satu cara untuk mendapatkan biaya yang lebih rendah tanpa khawatir kurangnya keahlian Anda akan menimbulkan masalah hukum adalah dengan menggunakan software payroll.
Dengan penggunaan software payroll, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan penggajian secara mandiri tanpa harus membayar staf khusus untuk penggajian. Jika pun harus menggunakan staf khusus, jika biasanya butuh 3 hingga 5 staf, dengan software payroll Anda cukup 1 hingga 2 staf ahli penggajian.
2. Hemat Waktu dan Biaya
Dengan software payroll, Anda membutuhkan lebih sedikit waktu untuk melakukan penggajian. Dengan begitu, Anda dapat menghemat waktu dan biaya.
Bagaimana pun, proses penggajian dapat menjadi proses yang memakan waktu, terutama ketika melakukan pemrosesan penggajian manual, entri data manual, atau ketika Anda mencoba mencari tahu sendiri.
Banyak bisnis dan perusahaan yang kehilangan banyak waktu setiap minggu atau bulan untuk membuat tabulasi penggajian, memeriksa ulang angka-angka dan menyiapkan dokumen yang relevan.
Jangan lupakan proses pembayaran karyawan. Meskipun Anda tidak menulis cek manual dan melakukan setoran langsung ke karyawan Anda melalui bank, tidak memiliki proses yang terintegrasi sebagai bagian dari proses penggajian dapat menyita waktu Anda.
Dengan perangkat lunak penggajian, semuanya menjadi lebih cepat, lancar, dan dapat menjadi bagian yang mulus dari alur kerja Anda secara keseluruhan. Perusahaan dapat menghemat banyak waktu setiap bulan dan sepanjang tahun dengan menggunakan sistem otomatis.
Baca Juga: 10 Software Payroll Usaha Dagang untuk Mengoptimalkan Bisnis
3. Mendukung Work Life Balance
Karena tidak perlu menjadi ahli dan karena penghematan waktu dan biaya, mereka yang menggunakan perangkat lunak penggajian otomatis juga merasakan work life balance yang lebih baik.
Anda tidak perlu tres memikirkan penggajian karyawan Anda. Perangkat lunak penggajian memberi Anda kepercayaan diri untuk mengetahui bahwa hal itu telah diurus dan tidak lagi menjadi beban Anda.
Tidak hanya itu, karena Anda dapat menyelesaikan seluruh proses penggajian dengan lebih cepat, Anda dapat melakukan lebih banyak hal di hari kerja. Hal ini dapat membantu mencegah Anda menghabiskan waktu ekstra untuk “mengejar” tugas-tugas yang tidak dapat diselesaikan sebelumnya.
4. Keamanan Data Lebih Terjamin
Penggajian berurusan dengan begitu banyak informasi sensitif , baik yang bersifat finansial maupun pribadi. Keamanan data perangkat lunak membantu melindungi detail seperti informasi pendapatan, detail bank, dan informasi pribadi yang dapat diidentifikasi, seperti NIK, nama lengkap, dan tanggal lahir.
Software payroll dirancang untuk tahan terhadap ancaman modern dan memenuhi peraturan kepatuhan global terbaru. Ini berarti menggunakan enkripsi yang komprehensif, kata sandi yang kuat, otentifikasi dua faktor, dan firewall yang unggul.
Beberapa sistem bahkan mungkin memiliki fitur atau rekomendasi keamanan lain untuk menjaga keamanan data penggajian Anda.
Pengembang perangkat lunak penggajian juga membuatnya defensif secara internal dan sulit untuk dibobol. Pembaruan keamanan secara berkala biasanya dilakukan di belakang layar untuk memastikan data penggajian, staf, dan informasi perusahaan Anda tetap aman dari akses yang tidak sah atau masalah keamanan lainnya.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Usaha Jasa
5. Kepatuhan Manajemen Penggajian
Kepatuhan manajemen penggajian merupakan kepatuhan terhadap Undang-Undnag yang berlaku di Indonesia. Ini adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan oleh bisnis, baik bisnis berskala besar ataupun kecil.
Menurut studi tahun 2020 yang diterbitkan oleh National Payroll Institute, para profesional penggajian (baik yang berada di industri penggajian maupun karyawan yang bertindak sebagai admin penggajian di sebuah perusahaan) menghabiskan, rata-rata, 56% waktu mereka untuk tugas penggajian yang terkait dengan kepatuhan.
tudi ini selanjutnya mengatakan, “total biaya fungsi-fungsi ini bagi pemberi kerja adalah sekitar $9,9 miliar, berdasarkan gaji rata-rata untuk para profesional penggajian.”
Singkatnya, kepatuhan adalah hal yang mahal di bidang penggajian. Dan ini bahkan belum memperhitungkan biaya karena kurangnya kepatuhan.
Kepatuhan penggajian mencakup dua faktor penting. Yang pertama adalah kebijakan kompensasi yang sesuai.
Misalnya, penggajian harus selalu berjumlah sesuai dengan upah minimum atau lebih, lembur harus dikompensasi dengan cara tertentu yang dapat berubah berdasarkan provinsi dan pembayaran mungkin perlu dilakukan dengan pola tertentu, seperti dua kali dalam sebulan.
Faktor kepatuhan kedua adalah dalam hal dokumen (yang tidak selalu berupa kertas). Perangkat lunak penggajian memastikan bahwa catatan dan laporan yang tepat disiapkan untuk diarsipkan dengan setiap cek gaji yang didistribusikan dan juga untuk catatan perpajakan.
6. Dapat Mengurangi Kesalahan
Pada topik kepatuhan, salah satu cara untuk tetap patuh adalah dengan menghindari kesalahan. Hal ini menjadikan kemampuan untuk mengurangi risiko kesalahan manusia sebagai salah satu fitur terpenting dari perangkat lunak penggajian.
Bahkan akuntan yang paling teliti sekalipun terkadang dapat melewatkan catatan atau salah memasukkan angka. Meskipun transposisi angka masih dapat terjadi dari waktu ke waktu, ketika angkanya benar, sistem penggajian otomatis akan memiliki perhitungan penggajian yang akurat.
Catatan penggajian Anda akan sempurna, disimpan dengan baik berdasarkan template standar dan dengan data yang diambil langsung dari sistem perusahaan. Hal ini memastikan bahwa setiap karyawan Anda dibayar secara akurat dan tepat waktu.
Hal ini juga membuat catatan Anda siap untuk pajak dan audit kepatuhan kapan saja tanpa cegukan yang dapat menyebabkan masalah.
Baca Juga: 10 Software Payroll Retail Terbaik untuk Meningkatkan Bisnis
7. Pengelolaan Gaji Dapat Dilakukan dari Mana Saja
Menjalankan bisnis modern tidak selalu terjadi di kantor dengan akses ke komputer desktop. Hal ini dapat terjadi di banyak kantor rumahan dengan tim jarak jauh.
Salah satu keuntungan signifikan dari perangkat lunak penggajian adalah fleksibilitas. Faktanya, 53% organisasi telah beralih menggunakan sistem manajemen penggajian berbasis cloud dibandingkan perangkat lunak desktop.
Hal ini memungkinkan pemilik usaha kecil yang selalu bepergian atau memiliki kantor jarak jauh untuk mengelola penggajian dari mana saja.
Banyak sistem pemrosesan tradisional dan manual yang diinstal di desktop Anda. Namun, perangkat lunak penggajian saat ini didasarkan pada infrastruktur cloud yang aman, memungkinkan akses untuk mengelola operasi penggajian perusahaan Anda di mana saja dengan koneksi internet yang aman.
Jadi, terlepas dari apakah semua departemen Anda berada di bawah satu atap atau banyak, Anda akan memiliki akses ke penggajian.
8. Karyawan Makin Berdaya dengan Fitur Layanan Mandiri
Tentu saja, manfaat software payroll tidak hanya untuk kepentingan pemilik usaha kecil atau staf pengelola. Penggajian juga dapat memberikan dampak positif atau negatif terhadap pengalaman karyawan.
Karyawan memiliki akses untuk mencari potongan gaji mereka di masa lalu, melihat rincian gaji mereka dan mencetak data penggajian yang relevan yang menjadi hak mereka. Selain itu, portal layanan mandiri karyawan juga memberikan mereka akses ke formulir akhir tahun.
Artinya, mereka tidak perlu menunggu email terenkripsi atau melalui surat siput.
Karyawan juga diuntungkan karena dapat memasukkan dan memperbarui informasi profil pembayaran mereka. Jika mereka berpindah alamat atau mengganti rekening bank, software payroll yang tepat memudahkan karyawan untuk memperbarui informasi mereka tanpa harus bertukar email dengan bagian sumber daya manusia.
Fitur layanan mandiri karyawan menyediakan akses desktop dan seluler ke informasi penggajian dan manajemen akun pribadi. Memiliki opsi layanan mandiri bagi karyawan dapat memberdayakan mereka dan berkontribusi pada kepuasan dan moral karyawan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Manufaktur Terbaik
9. Lebih Hemat Anggaran
Kisaran harga untuk perangkat lunak penggajian yang baik cukup luas. Anda bisa menyesuaikan paket yang dipilih dengan bisnis Anda.
Dibandingkan dengan menyewa akuntan profesional atau biaya yang dikeluarkan untuk menghitung penggajian secara manual, software penggajian menawarkan solusi yang komprehensif dan hemat biaya.
Anda dapat membandingkan harga paket berdasarkan ukuran tim Anda dan fitur-fitur yang ditawarkan perangkat lunak penggajian Anda dibandingkan dengan layanan berkualitas yang sama dari tenaga akuntan.
10. Kemudahan Pembukuan secara Keseluruhan
Ketika catatan penggajian Anda disimpan tanpa cela dan kesalahan manusia dihilangkan, Anda akan menemukan bahwa pembukuan menjadi lebih mudah. Hal ini terutama terjadi jika perangkat lunak penggajian dan pembukuan Anda dapat berbicara satu sama lain melalui integrasi.
Ini adalah manfaat besar bagi banyak bisnis kecil dalam siklus pertumbuhan di mana proses pembukuan menjadi lebih kompleks seiring dengan pertumbuhan perusahaan.
Baca Juga: Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Dagang
Kesimpulan
Memilih software payroll adalah pilihan terbaik yang akan memudahkan pengelolaan penggajian karyawan di perusahaan Anda. Manfaat software payroll tidak main-main dimana Anda bisa mendapatkan berbagai kemudahan dalam satu aplikasi.
Lalu bagaimana cara memilih software payroll terbaik yang akan memberikan seluruh manfaat yang telag dijelaskan di atas. Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan memahai setiap fitur yang dimilikinya, kemudian sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Software payroll terbaik akan memberikan fitur terbaik yang akan membuat pengelolaan penggajian menjadi super mudah. Jika Anda butuh rekomendasi software payroll terbaik, Anda bisa memilih software payroll dari GajiHub.
GajiHub merupakan sofwtare payroll dan aplikasi yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan, mulai dari pengelolaan penggajian, absensi, cuti dan izin, BPJS, akuntansi, hingga reimbursement dan kasbon.
GajiHub adalah pilihan terbaik software payroll yang akan memberikan manfaat seperti yang telah dijelaskan di atas.
Anda bisa daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan nikmati semua kemudahan pengelolaan penggajian dengan mudah di perusahaan Anda.