Seiring dengan perkembangan teknologi, dunia HR atau Human resource turut mengalami perkembangan. Transformasi digital HR menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan dari perkembangan teknologi.
Hadirnya transformasi digital HR ini sebagai bentuk menghadapi tantangan dalam meningkatkan adaptasi dan tanggung jawab yang ada. Dengan adanya transformasi ini, perusahaan memiliki keunggulan dalam menghadapi perubahan budaya kerja.
Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan transformasi digital HRD ini, mengapa transformasi ini ada, dan apa saja yang harus dilakukan untuk mendukung transformasi digital HR ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai transformasi digital HR mulai dari pengertian hingga langkah yang harus dilakukan. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Pengertian Transformasi Digital HR?
Transformasi digital HR adalah langkah yang dilakukan untuk memperbarui cara perusahaan menangani tugas-tugas sumber daya manusia (HR) dengan memanfaatkan otomatisasi, data, dan teknologi cloud sehingga proses operasional HR menjadi lebih efisien.
Tujuannya adalah untuk membuat segala sesuatu yang berhubungan dengan proses HR menjadi lebih cepat, lebih efisien, dan lebih baik bagi semua orang di tempat kerja. Hal ini berada di puncak tren SDM yang mendorong masa depan tempat kerja.
Berikut ini adalah elemen-elemen yang biasa ada dalam transformasi ini:
- Otomatisasi: yakni dengan membuat tugas-tugas rutin menjadi lebih mudah dilakukan melalui perangkat lunak.
- Analisis: yakni dengan emahami kebutuhan dan kinerja staf melalui data yang mudah dibaca yang dapat menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
- Perangkat Lunak Orientasi: yakni dengan membantu karyawan baru memulai pekerjaan dengan lancar dan cepat.
- Perekrutan Berbasis AI: yakni cara cerdas untuk menemukan dan merekrut orang yang tepat.
- Pelatihan Sesuai Permintaan: yakni mempelajari keterampilan baru kapan pun karyawan membutuhkannya.
Ini berarti dengan lebih sedikit dokumen dan tempat kerja yang lebih efisien, praktik perekrutan dan perekrutan yang lebih baik, serta departemen SDM yang didukung secara digital yang memiliki lebih banyak keuntungan untuk fokus membangun tenaga kerja yang semakin berkembang.
Baca Juga: Hilirisasi Digital: Arti, Tujuan, hingga Dampaknya terhadap HR
Mengapa Transformasi Digital HR Diperlukan
Pada intinya, teknologi SDM dimaksudkan untuk mengurangi biaya, meningkatkan operasi, dan meningkatkan pengalaman karyawan. Semuanya menjadi semakin penting karena perusahaan bersaing untuk mendapatkan talenta.
Berikut beberapa alasan mengapa transformasi digital SDM ini penting untuk dilakukan:
- Transformasi digital SDM membantu menyederhanakan proses SDM dan mengurangi waktu untuk tugas-tugas rutin
- Memungkinkan strategi yang lebih baik dengan analisis data yang komprehensif
- Meningkatkan perekrutan, orientasi, dan keterlibatan karyawan
- Menghemat uang dengan meminimalkan kesalahan dan mengurangi ketergantungan pada kertas
- Beradaptasi dengan mudah terhadap pertumbuhan bisnis dan perubahan kebutuhan
- Menjaga bisnis tetap terdepan dengan tren teknologi terbaru
- Memastikan akurasi dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan
- Mendorong siklus perbaikan yang berkelanjutan dan ide-ide baru
Sebagai contoh, dengan transformasi digital ini karyawan dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi bisnis yang ingin mentransformasi departemen SDM mereka secara digital.
Dengan menyediakan alat bantu untuk komunikasi yang efisien, manajemen tugas, dan keterlibatan karyawan, adanya transformasi ini dapat membantu merampingkan operasi dan mendorong tempat kerja yang lebih terhubung dan produktif.
Baca Juga: Pahami Pengertian dan Perbedaan HRIS, HRMS, HCM
Apa Saja yang Harus Dilakukan untuk Memulai Transformasi Digital HR?
Transformasi digital yang ingin dicapai oleh para profesional sumber daya manusia dapat dicapai dengan mengikuti beberapa langkah dasar.
1. Penilaian Praktik SDM Saat Ini
Langkah ini memungkinkan Anda untuk mengetahui posisi fungsi SDM Anda saat ini dan meletakkan dasar untuk mencapai tujuan yang Anda inginkan di masa depan.
Mulailah dengan memetakan setiap langkah operasional SDM Anda – mulai dari perekrutan dan orientasi hingga evaluasi kinerja dan prosedur keluar.
Cari hambatan, ketidakefisienan dan area di mana pengalaman karyawan atau kandidat dapat ditingkatkan. Ini akan membantu Anda dengan mengembangkan peta jalan untuk transformasi.
Bahkan, bagian dari penilaian Anda harus berfokus pada alat dan perangkat lunak yang Anda gunakan saat ini. Apakah solusi-solusi ini memenuhi kebutuhan Anda, atau justru menjadi bagian dari masalah Anda.
Mengidentifikasi kesenjangan ini dalam tumpukan teknologi Anda dapat membantu Anda menyadari platform mana yang mungkin perlu diintegrasikan.
2. Menetapkan Tujuan yang Jelas
Tentukan dengan jelas tujuan dan sasaran dari inisiatif transformasi digital SDM. Tentukan apa yang ingin dicapai oleh organisasi, seperti meningkatkan efisiensi, meningkatkan pengalaman karyawan, atau memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan data.
Kekhususan adalah kunci ketika menetapkan tujuan ini. Tujuan yang tidak jelas akan menyebabkan upaya yang tersebar dan hasil yang tidak maksimal.
Sebagai contoh, alih-alih menetapkan tujuan yang luas seperti “meningkatkan rekrutmen,” bidiklah sesuatu yang lebih nyata seperti “mengurangi waktu perekrutan hingga 30% dalam satu tahun ke depan melalui penyaringan dan penjadwalan otomatis.”
Kemudian, lacak tujuan ini dari waktu ke waktu untuk memastikan Anda mencapai tujuan.
Ingat, menetapkan tujuan bukanlah tugas sekali jadi. Peninjauan dan penyesuaian secara berkala dapat membantu tim Anda merespons tantangan baru, perubahan teknologi, dan pergeseran strategi bisnis.
3. Dapatkan Dukungan Pemangku Kepentingan
Dapatkan dukungan dan dukungan dari para pemangku kepentingan utama, termasuk pimpinan puncak, profesional SDM, dan departemen terkait lainnya.
Ini adalah bagian penting dari manajemen perubahan: ketika Anda mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan. Hal ini akan menghasilkan transformasi yang mulus dan menentukan langkah menuju kesuksesan, mulailah dengan memahami perspektif, kekhawatiran, dan minat para pemangku kepentingan Anda terkait pergeseran transformasi digital ini.
Sebagai contoh, para pemimpin senior mungkin akan berfokus pada laba atas investasi dan bagaimana transformasi tersebut sejalan dengan tujuan bisnis yang lebih luas.
Pada saat yang sama, pengguna akhir mungkin akan memperhatikan kegunaan dan bagaimana perubahan tersebut akan memengaruhi rutinitas harian mereka.
Jika Anda memperkenalkan aplikasi karyawan baru kepada tim garis depan, tunjukkan bagaimana aplikasi ini akan mengotomatiskan tugas dan memungkinkan mereka bekerja lebih efisien.
Libatkan pemangku kepentingan sejak dini dan sesering mungkin. Meminta masukan dari mereka selama tahap perencanaan dapat memastikan bahwa rencana transformasi akhir mencerminkan kebutuhan mereka dan meningkatkan komitmen mereka terhadap proyek.
Baca Juga: HR Digital: Arti, Manfaat, Tahap, dan Langkah Implementasinya
4. Memilih Alat dan Teknologi yang Tepat
Ketika Anda meneliti dan mengevaluasi solusi teknologi SDM yang sesuai dengan tujuan organisasi Anda, Anda harus fokus lebih dari sekadar otomatisasi untuk mendorong tenaga kerja yang terhubung, terlibat, dan gesit.
Hal ini dapat mencakup sistem manajemen SDM terintegrasi, perangkat lunak manajemen talenta, alat bantu keterlibatan karyawan, serta memberikan wawasan prediktif dan pengalaman yang dipersonalisasi.
5. Mengembangkan Strategi
Buatlah peta jalan terperinci yang menguraikan rencana implementasi, pencapaian, dan jadwal. Seperti strategi bisnis lainnya, memiliki rencana akan membantu memandu arah, menargetkan pemangku kepentingan, dan memastikan keberhasilan.
Prioritaskan urutan implementasi berdasarkan kekritisan dan dampak dari proses SDM yang berbeda. Bagi transformasi ke dalam beberapa fase yang dapat dikelola untuk transisi yang lebih lancar.
Mengidentifikasi dan melacak indikator kinerja utama (KPI) yang akan menunjukkan keberhasilan transformasi.
6. Pelatihan dan Manajemen Perubahan
Kembangkan rencana manajemen perubahan yang kuat yang mencakup pelatihan karyawan dan strategi komunikasi untuk kelancaran transisi. Persiapkan karyawan untuk menghadapi perubahan, atasi setiap kekhawatiran, dan berikan pelatihan tentang alat digital baru.
Menerapkan platform adopsi digital dapat sangat memudahkan proses ini dengan memandu pengguna melalui teknologi baru. Memastikan bahwa karyawan merasa nyaman dengan teknologi ini sangat penting untuk keberhasilan adopsi.
Hal ini terutama berlaku di organisasi garis depan yang telah lama mengandalkan proses manual dan memperkenalkan alat yang mengutamakan seluler kepada karyawan yang selalu memiliki jadwal shift kertas dan potongan gaji.
Memiliki rencana manajemen perubahan memastikan kelangsungan bisnis. Dengan melatih karyawan sebelumnya, transisi akan berjalan lancar dan akan membatasi gangguan dalam produktivitas, yang pada akhirnya memastikan pengalaman pelanggan tidak terpengaruh.
Baca Juga: 21 Rekomendasi Aplikasi HR Terbaik, Manfaat, dan Cara Memilih
7. Libatkan Semua Orang
Ini berarti semua pemangku kepentingan, mulai dari karyawan hingga C-suite dan semua orang di antaranya.
Ketika berbicara tentang transformasi digital HR, artinya sesuatu yang akan memengaruhi seluruh organisasi dan Anda membutuhkan semua dukungan yang bisa Anda dapatkan agar transformasi ini sukses.
8. Jangan Mempersulit
Selalu mulai dari yang sederhana dan kecil. Lihatlah area-area proses SDM Anda yang dapat dilakukan dengan perubahan digital (prapemilihan & perekrutan, orientasi & orientasi, pembelajaran dan pengembangan, manajemen penggajian, dan sebagainya).
Bicarakan hal ini dengan karyawan Anda dan anggota C-suite. Tanyakan kepada mereka apa yang menurut mereka harus menjadi prioritas.
9. Memprioritaskan Ide
Hal ini pasti akan menghasilkan daftar ide yang panjang. Prioritaskan berdasarkan dampak dan upaya. Yang pertama berarti dampak bisnis dari mendigitalkan ide dan yang kedua berarti waktu dan uang yang dibutuhkan untuk benar-benar membuat ide menjadi digital.
Mulailah dengan ide-ide yang memiliki dampak besar dan usaha yang rendah. Ide-ide ini akan membantu Anda membangun kasus bisnis untuk SDM digital dan membuat Anda bergerak dengan cepat.
10. Budaya itu penting
Teknologi digital saja tidak cukup untuk transformasi SDM. Apalagi transformasi digital untuk seluruh organisasi.
Ini sama pentingnya dengan pola pikir setiap orang yang terlibat. Dan itu semua berkaitan dengan budaya perusahaan Anda.
Mulai dari orang baru yang Anda rekrut, melalui tenaga kerja saat ini hingga ke level C, pola pikir digital dalam arti yang paling luas, sangat penting untuk transformasi yang sukses.
Baca Juga: 8 Tantangan HR di Industri Retail dan Solusi Terbaiknya
Apa Saja Contoh Transformasi Digital HR?
Berikut beberapa contoh transformasi digital HR yang dapat Anda pilih untuk perusahan Anda:
1. Platform Penghargaan
Setiap karyawan ingin merasa dihargai, namun kenyataan di tempat kerja modern sering kali mengurangi atau menghilangkan kesempatan untuk menunjukkan rasa terima kasih secara langsung.
Platform pengakuan dan penghargaan hadir untuk mengisi kesenjangan tersebut, memberikan semua anggota tim kemampuan untuk berbagi pesan penghargaan kapan saja, di mana saja.
Solusi terbaik bahkan memungkinkan karyawan untuk meningkatkan dampak dari setiap momen penghargaan dengan menyertakan hadiah poin reward yang dapat ditukarkan dengan barang dan pengalaman di pasar bawaan platform.
Tidak ada cara yang lebih baik untuk memberi insentif dan memperkuat perilaku karyawan yang mengarah pada budaya organisasi yang hebat dan mengarah pada kesuksesan bisnis.
2. Platform Keterlibatan Karyawan
Platform keterlibatan karyawan memungkinkan karyawan berbagi umpan balik di berbagai saluran digital, seperti survei pulsa dan chatbot bertenaga AI.
Platform ini memberdayakan anggota tim untuk berbagi pemikiran dan perspektif mereka yang sebenarnya, memberikan wawasan kepada organisasi tentang segala hal, mulai dari bagaimana perasaan karyawan tentang manfaat organisasi Anda saat ini hingga apakah mereka puas dengan peran mereka saat ini.
Dengan meminta dan menindaklanjuti umpan balik anonim dari anggota tim, perusahaan Anda dapat mengatasi masalah-masalah organisasi yang signifikan sebelum menjadi tidak terkendali sambil menunjukkan komitmen terhadap transparansi dan membangun kepercayaan.
3. Inovasi Orientasi Perekrutan Digital
Ada banyak cara untuk meningkatkan proses rekrutmen dan orientasi dengan solusi digital. Sistem pelacakan pelamar mengotomatiskan penyaringan resume dan pelacakan pelamar, sehingga menghemat waktu profesional SDM dan mempercepat proses perekrutan.
Platform orientasi digital memungkinkan karyawan baru untuk melengkapi dokumen, mengakses materi pelatihan, dan terhubung dengan rekan kerja baru mereka.
Inovasi-inovasi ini dan inovasi lainnya meningkatkan pengalaman kandidat, membantu karyawan baru untuk mulai berkontribusi lebih cepat, dan memungkinkan tim HR mendedikasikan upaya mereka pada aspek strategis akuisisi talenta.
4. Portal Employee Self Service
Portal layanan mandiri karyawan bertindak sebagai lokasi terpusat di mana anggota tim dapat mengelola informasi pribadi mereka, mengakses kebijakan dan sumber daya SDM, meminta cuti, dan banyak lagi tanpa campur tangan SDM.
Kemampuan layanan mandiri ini mengurangi biaya administrasi dan memberi karyawan lebih banyak kendali atas tugas-tugas terkait SDM, sehingga mendorong tenaga kerja yang lebih terlibat dan otonom.
Baca Juga: Peran HR di Industri IT, Tantangan, Hingga Tips Terbaiknya
Kapan Saat Terbaik Memulai Transformasi Digital HR?
Setelah Anda membaca secara lengkap mengenai transformasi digital HR mulai dari pengertian, langkah, hingga contohnya, lalu kapan saat terbaik memulai transformasi digital HR ini? Jawabannya adalah sekarang juga.
Tidak ada alasan lagi bagi Anda untuk mempermudah pengelolaan karyawan dengan transformasi digital HR ini. Mungkin buat Anda yang baru berencana untuk melakukan transformasi ini, Anda membayangkan harga atau biaya yang dikeluarkan akan besar, padahal transformasi ini dapat dilakukan dengan biaya yang terjangkau.
Anda bisa memilih GajiHub sebagai software payroll dan aplikasi HRIS yang akan mendukung transformasi digital HR perusahaan Anda. GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan sehingga perusahaan Anda bisa mencapai transformasi digital HR dengan mudah dan biaya yang terjangkau.
Hanya dengan harga mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan, Anda akan mendapatkan semua kemudahan HR dalam satu aplikasi, mulai dari pengelolaan penggajian (payroll), absensi, pengelolaan PPh 21, BPJS, izin dan cuti, analisis data, kasbon, rembursement, employee self service atau layanan mandiri karyawan, hingga integrasi dengan software akuntansi.
GajiHub adalah software HR terbaik yang akan mewujudkan pengelolaan HR di perusahaan Anda bertransformasi secara digital dengan baik. Kunjungi tautan ini untuk daftar GajiHub dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.